Organisatiebeheer en Informatiebeheer: Samen maken we morgen mooier Simons, Lindsay en Felix Kucnerowicz

Overzicht Presentatie van de OVAM Aanpak archiefbeheer bij de OVAM Triggers en Aanpak Verbanden tussen informatiebeheer en organisatiebeheersing Praktische toepassingen Synthese Vragen

OVAM – Missie (1/2) De OVAM zet haar schouders onder: het verkleinen van de afvalberg; het hergebruiken en recycleren van afval; Het milieuvriendelijk verwerken van afval; de omslag naar kringloopeconomie – een economie waarin goederen duurzaam worden geproduceerd en hergebruikt – inzetten; het saneren van verontreinigde gronden; het voorkomen van nieuwe bodemverontreinigingen.

OVAM – Missie (2/2) Never make predictions, Risico’s = bedreigingen + opportuniteiten Economie Beleidsmatige ontwikkelingen Demografie Technologie Ecologie Sociaal-Cultureel Never make predictions, especially about the future Casey Stengel (1890-1975)

OVAM - Middelen Mensen 368 medewerkers Risico’s Mensen + hun kennis = kapitaal van de OVAM Financiën 104,3 mio EUR/jaar Risico’s Dalende budgetten Taken nemen toe in: aantal complexiteit

Informatiebeheer - Triggers Recupereerbaarheid Plaats (Wettelijke) Verplichting

Onze werkzaamheden Frequentie Aard werkzaamheid Meten/beoordelen Eenmalig Project Stap per stap: Afstand tot doel Vorderen verbruik van: Menselijke inzet Financiën TIjd Meermalig Proces Per ‘batch’: Hoeveel doorlopen? Steekproeven voor kwaliteit van een product of dienst

Onze werkzaamheden link met informatiebeheer

Onze werkzaamheden link met organisatiebeheersing De OVAM wenst: resultaten te halen => EIKE Vooruitgang te boeken => PDCA De OVAM levert af: Producten Diensten ondersteund door documenten Weergave beleid Verantwoording Weergave huidige situatie Interne belanghebbenden Directie Medewerkers

Informatiebeheer – meer dan hfdst 7 van de Leidraad Procesbeheer Belanghebbenden-mgt Risicobeheer Financieel beheer Human Resources Facility-mgt Organisatiestructuur

PDCA - cyclus Motivatie eigen organisatie Informatiebeheersplan (IBP) Aanpassen aan nieuw sjabloon IBP - Iteratie 2 Enkele voorbeelden: Ordening Organisatie DMS Klaarmaken voor digitalisatie Email aanpak (test) OVOP Aanpak HR Logboek IBP Steekproefgewijze opvolging filenames, folders,…

Plan - Motivatie Informatiebeheer  Werkzaamheden  Organisatiebeheersing Informatiebeheerder  omvangrijk takenpakket Samenwerking vereist binnen de organisatie Directie: goed informatiebeheer => bijdrage tot organisatiebeheersing Collega’s: moeten werken overeenkomstig werkwijze zoals blijkt uit organisatiebeheersing + hulp mbt efficiëntieverbetering

Plan – Optimalisatie archiefbeheer

Plan – Opmaak IBP Sjabloon – zie website CA Hulpsjabloon gebruikt: Informatie over het werkgebied Informatie over het informatie-object Informatie over de spelregels

DO – dossiers ordenen Model dossier als test Startdatum dossier 1985 Opgeslagen in 30 verhuisdozen Wordt geregeld gereactiveerd tgv juridische geschillen Wordt door onze advocaten regelmatig (sinds het begin) bevraagd Wie? Informatiebeheerder Verschillende dossierhouders Eindresultaten: Geordend dossier (circa ¼ zijn dubbels of documentatie) Rijp voor digitalisatie Leidraad voor het ordenen van dossiers

DO – klaarmaken voor digitalisatie IBP => Verwijderen Bewaren Digitaal geschikte opbouw van dms Analoog (substitutie? – Risico-analyse) Wie? Informatiebeheerder: basis-ordening toegepast op informatieobjecten die van toepassing/nut zijn voor de ganse organisatie Afdelingsverantwoordelijken Op basis van IBP en voorbeelden Ondersteund door hulplijn naar informatiebeheerder Toegepast op specifieke informatieobjecten voor die afdeling

DO – Organisatie DMS

DO – Beheer e-mails - test

DO - Overheidsopdrachten

DO – Beheer HR-dossiers Beheerd digitaal per proces Beheerd op vertrouwelijke wijze Vloeit voort uit toepassen OVAM-informatieveiligheidsbeleid Privacy wetgeving Raadpleegbaar per persoon op basis van een specifiek script = haalt de informatie voor een bepaalde persoon uit de verschillende folders

Check middelen- logboek

Check resultaten – kwaliteit opslag Gericht op verbetering - Steekproefsgewijze Filenamen (geïnspireerd op ISO 9660 – afw. Lengte tot 31 char) Naleving ordening – ref. IBP Leerproces Ifv meerwaarde Ifv automatisatie

ACT – Volgende stappen Verbetering en overbrengen IBP in sjabloon CA Organisatie van de opruimoperatie 2015 Inventarisatie 6000 verhuisdozen (nu reeds 750 geïnventariseerd) Verwijderen documentatie (nu reeds 75 dozen) Triage en ordenen van dossiers (per serie) Aanpak via series die niet gaan mogen vernietigd worden Voorbereiden IBP iteratie 2 Goedkeuren IBP iteratie 1 Verdere triage Evaluatie iteratie 1 – aandachtspunt nieuwe doc> verwijderen

Besluiten - Aanbevelingen Gebruik als informatiebeheerder een leidraad organisatiebeheersing omdat je belanghebbenden in deze context werken Wees coach, maak afspraken over deelresultaten, geef aanbevelingen en wees een helplijn Vertaal externe werkwijzen naar de omstandigheden van je eigen organisatie Informatiebeheer is ondersteunend m.a.w. tracht het niet bovenaan de agenda te plaatsen

Dank voor uw aandacht Zijn er nog vragen? Vlaamse overheid Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij Stationsstraat 110 2800 Mechelen T: 015 284 284 F: 015 203 275 www.ovam.be info@ovam.be 25 25