Lerend netwerkmoment wagenparkbeheerders 24/11/2017

Agenda Bevraging vloot 2016 – voertuiginventaris: Frank De Moor TCO tool en mobiliteitsprofielschets: Peggy Ultimo: Luc De Cock Transitietraject: transitiemanager Benny Gers

Doel van dit netwerkmoment Informeren In dialoog treden Luisteren naar wensen/noden/opmerkingen

Netwerkmoment wagenparkbeheerders 24/11/17 Voertuigeninventaris Vlaamse overheid Netwerkmoment wagenparkbeheerders 24/11/17

Doel Jaarlijkse bevraging wagenpark Vo vlotter laten verlopen Op elk moment aanpasbaar Minder kans op fouten Beter overzicht Minder velden bevragen Bron voor mobiliteitsprofielschets

Scope Dienstvoertuigen Vo die onder het klimaatprogramma vallen Alle wagens vanaf 2015 je kan retroactief aanpassen Exclusief bepaalde type wagens: tractoren, toeristische treinen,….

Eigenschappen Gebruik van veel externe bronnen om zo weinig mogelijk info te bevragen: Wegwijs: organisaties DIV: aankoop wagens Inmotiv: wagengegevens Vito: ecoscore HFB: Voertuigenklasse Aanpassingen mogelijk via toepassing of via een sjabloon (Excel)

Continu verbeteren Navigatiepad Knoppen bijgemaakt Rapporten bijgemaakt Fouten opgelost Minder invullen: Invullen datum uitschrijving -> ook invullen datum uit bij organisatie Over enkele maanden ook sneller -> Eigen server i.p.v. gedeelde.

Overlopen van toepassing https://apexprod.vonet.be/pls/apex/f?p=WPB _FB Inloggen met LDAP inloggegevens Indien geen LDAP inloggegevens -> Contact opnemen met lokale beheerder Vo gebruikersbeheer (of gebruikersbeheer@vlaanderen.be)

Vragen? Handleiding www.facilipunt.be

Netwerkmoment wagenparkbeheerders 24/11/17 Mobiliteitsprofielschets & TCO-tool Netwerkmoment wagenparkbeheerders 24/11/17

Mobiliteitsprofielschets

TCO-tool http://tcodienstvoertuigen.vonet.be/

Voertuigbeheer 24 november 2017 Luc De Cock

Planning Voertuigbeheer toepassing   15/09 Gunning afgerond en gegund aan Ultimo 25/10 Start implementatie en migratie 22/11 Eerste opladen actieve voertuigen en test configuratie. 13/12 Actieve voertuigen in Archibus migreren. Januari 2018 – Historiek Januari 2018 – InMotiv Februari 2018 – ACM/IDM Maart 2018 – Orafin en rapportering AWS

Waardoor – Waarvoor keuze van Ultimo Licentie model op basis van concurrent gebruikers Beheerders Onderscheid rapportering vs beheerders Zelfbediening licenties (1000). Geen beperking op basis van aantal voertuigen. Prijs en staffel (inschatting groei). Kennis en ervaring voertuigbeheer. Breder gebruik voor opvolging mobiliteit. Inclusief rapportering. Beschikbare functionaliteiten.

Voertuigbeheer functioneel

Voertuigbeheer functioneel

Voertuigbeheer functioneel

Voertuigbeheer functioneel

Voertuigbeheer functioneel

Voertuigbeheer functioneel Opvolgen en automatische verwittiging Keuring Onderhoud Winterbanden Opladen, analyse en rapportering tankbeurten Analyse oorzaken defect Gebruik self-service door bestuurders. Objectsoorten voor onderscheid welke data belangrijk zijn. vrachtwagen <> personenwagen Historische gegevens worden bewaard. Schadegevallen behandeling

Voertuigbeheer Data ! Aan de hand van Keuze Merk – Model – Versie Ophalen technische data voertuig Merk – Model – Versies die op de markt beschikbaar zijn. Vestigingen – FMIS code <- Vastgoed databank Afdelingen <- Wegwijs OVO-sleutels Boomstructuur Orafin – Link via chassisnummer en kenteken Assets Bestelbon & facturen Leveranciers – KBO <- Orafin Personen <- Gebruikersbeheer

Rapportering In Voertuigbeheer toepassing Datawarehouse (AWS) Samenbrengen data vanuit voertuigbeheer, orafin, voertuigoverzicht Behoud Archibus data Onderscheid orginele data en bewerkte data.

Financiële rapportering wagenpark Speciaal daartoe uitgewerkt rapport in Orafin -> doorstroming naar vlootbeheer Mogelijkheid bij het opmaken van inkooporders tot het invoeren van een kenteken -> stroomt door naar de rapportering Belangrijke efficiëntiewinst: voortaan rapportering op kenteken mogelijk vanuit Orafin Belangrijke efficiëntiewinst: facturen moeten niet manueel in de vlootbeheerstoepassing worden ingevoerd. Opvolging TCO per voertuig! Er volgt nog een communicatie onder andere via het POB-overleg (financieel verantwoordelijken) + leden van het lerend netwerk vlootbeheerders Momenteel wordt communicatie / handleiding verder uitgewerkt in overleg met FB  communicatie volgt nog Timing = start vanaf boekjaar/budget 2018 (januari 2018) Verantwoordelijke namens HFB: Robby Verbeeck – robby.verbeeck@kb.vlaanderen.be

Ultimo als single source of truth Ideaal scenario: voertuiginventaris en bevraging verdwijnen Ultimo als enige bron voor rapportering Voordelen: Tijdswinst Geen dubbele registratie Rapporteringsmogelijkheden – snelheid van rapporteren

Ultimo: interesse? Enkele vragen: Wie is geïnteresseerd? Wie gebruikt wat op dit moment? Zijn er drempels om niet in te stappen? Wat zijn jullie noden?

Transitietraject: toelichting van Benny Gers

Dank om uw ideeën met ons te delen Agenda Dank om uw ideeën met ons te delen Informatie delen Hoe kijken we naar Fleet Management Onze kijk op klantengroepen TCO en bredere begrippen Volgende stappen in het traject

Fleet Transitietraject Wat is het doel van dit traject Ondersteunen van de klanten bij het implementeren van een mobiliteitsaanpak Versnellen van de implementatie van de klimaatdoelstellingen Ondersteuning aanbieden bij het verwerven van fleet/mobiliteitsoplossingen De Vlaamse Overheid klaar maken voor Fleet Management in 2020 Evolueren naar een Centraal Diensten Centrum

Fleet Transitietraject - Aandachtspunten Vergroening van de vloot Hoge vraag naar hulp bij de vergroening van de vloot (klimaatprogramma) Vroegtijdige betrokkenheid van de interne klanten HFB Fleet als interne consultant voor de interne klanten Vrees voor centralisatie bij de interne klanten Voldoende aandacht besteden aan de verandering (change management) Elke verbetering is een verandering, niet elke verandering is een verbetering Voorstel fleet management van de toekomst Wat zijn de noodzakelijkheden om succesvol te zijn Evoluties in de markt Intuïtiviteit van de oplossingen, zeker voor de tool, is essentieel Clean data -> knowledge is power

3 fasen Fleet Management  BUY Aankoop versus Lease Technische specificaties Raamcontracten Om het even welke activiteit binnen R&R Procurement HOLD Gebruik van het voertuig Reparatie, onderhoud, banden, pechverhelping Management van de rijdende vloot SELL  Verkopen van het voertuig  Beëindigen van de lease, inleveren wagen Stopzetting verzekering, dienstverlening Permanent overleg Procurement en Fleet Management  voor de bewaking van de Real Cost of Use

Samenwerking Procurement & Fleet Management Strategisch Tactisch Operationeel Strategisch Tactisch Operationeel Procurement Fleet Management Missie en Visie Doelstellingen  Tools, Processen, Policies, Systemen, Inrichting Pool, handen, overleg

Onze huidige kijk op de Klantengroepen E2E klanten Departement Omgeving Vlabel Agentschap Wonen Vlaanderen Contract users Agentschap Wegen en Verkeer VMM en ANB De Vlaamse Waterweg Ad-Hoc users De Lijn VRT VITO From Buy over Hold to Sell Use the Buy only User chooser principle

Van TCO naar bredere begrippen TCO => Total Cost of Ownership Deze definitie en formule blijft behouden, we evalueren tijdens de loop van het project We veranderen het gebruik en/of inhoud niet ECU => Estimated Cost of Use RCU => Real Cost of Use ICO => Internal Cost of Operations De kost op een dienst of produkt in onze eigen organisatie Al dan niet centraal of decentraal Intensiteit van het gebruik Flow in Fleet Management RACI om R&R te bepalen

Volgende stappen Finaliseren inventarisatie gegegens van de volledige vloot Analyseren van de gegevens Feedback rapport Kick off meeting Klantengroepen Plan van aanpak implementatie nieuwe beheerstool Fleet Input van de klantengroepen Wij blijven u op regelmatige stijdstippen informeren van de vooruitgang 30/11/2017 15/12/2017 30/12/2017 Vandaag Zie Luc DC

Laatste slide Dank voor uw input Heeft u nog vragen, bemerkingen, bezorgdheden? Uw input, uw feedback dragen bij tot het succes van dit traject.