Ministry of Foreign Affairs Kingdom of the Netherlands Travel Advice Ministry of Foreign Affairs Kingdom of the Netherlands 25 October 2017 Mr Jeroen Jansen

Policy Consular services Information sharing Support to Dutch abroad Aims Help Dutch to take responsibility and stay safe Minimize the demand for support Some quick words on policy Consular services in two stages: 1 before traveling abroad, 2 once abroad => 1 information sharing, 2 Update & Support

Communications Channels Travel advice site Social media 24/7 BZ travel app 24/7 BZ Information service 24/7 BZ Contact Center In order to enable our citizens take their own responsibility, we have an obligation to inform them to the best of our knowledge and abilities Therefore, multi-channel approach I am going to shortly touch upon the different channels, before we focus more on the travel advice itself. First the site, this screenshot is of English version of the site (but I like the picture of Miffy)

Social Media https://twitter.com/247BZ https://www.facebook.com/ministeriebz/ Social media: this is a screenshot of the MFA Consular Twitter site. Conclusion: Changes in classifications are reported in all channels

24/7 BZ Travel App Up-to-date advices What to do in case of emergency Contact details of Dutch representations Push alert in case of changes in advice Modern look & feel User friendly 150.000 downloads The app, gone live in 20## Some developments, see next slide

24/7 24/7 BZ Travel App + Direct contact button to 24/7 Contact Center Link to 24/7 BZ Information Service Direct contact button to 24/7 Contact Center 7 days a week, 24 hours a day Local costs New additions to the app: 24/7 BZ Information Service Just by leaving phone number or emailadres (light) or by leaving more details 24/7 Overal dichtbij

Travel advice 250.000 unique visitors per month Sudden increases in crisis situations Role media

Travel advice No specific security risks Careful; security risks Necessary travel only Against all travel 4 colour system Discussions: > on meaning of colour ‘green’ > Can Green and Orange / Yellow and Red exist next to each other?

Travel advice Content Security of Dutch is central Non binding advice Text in line with map (and vice versa) Procedure Embassy advises Consular Department has overview and decides Sources of information: Other government departments Security and Intelligence Services EU Member States Local authorities Companies and organisations, like NGO’s and travel agencies De Nederlandse ambassades en consulaten weten wat er speelt in een land. Ze bezoeken gebieden om de veiligheidssituaties te beoordelen en spreken met lokale autoriteiten en andere organisaties. Daarnaast heeft het team dat de reisadviezen maakt contact met: * Veiligheid Nederlanders is uitgangspunt inhoud reisadvies * Als voorbeeld van contact met reisorganisatie: in Sri Lanka contact gehad met TUI agents on the ground; naar aanleiding daarvan reisadvies aangepast.

International aspects National competence Impact on bilateral relations Informal consultation with like minded National competence: Specific to the Dutch travelers – the threat to their safety can differ from that to other travelers, also Dutch travelers may have other customs Minister of FA holds responsibility, politically accountable

Multi-channel approach Focus on security issues Information based What works Multi-channel approach Focus on security issues Information based Close cooperation with third parties Customized to Dutch travelers We will never win it in speed from the media, but we base our communications on hard information and provide consolidated advices. Misschien leuk bijv om te noemen dat we bij Cuba contact hadden met TUI die mensen op de grond hadden, waarna we ook obv hun info het reisadvies hebben aangepast (toch Diane?).   Open deur, maar wat voor internationale bedrijven (zoals een TUI) niet werkt: Duitsers mogen bijv. wel naar een land reizen, Nederlanders niet. Kunnen deze bedrijven niet goed uitleggen aan hun klanten. Daarom ook goed dat we deze workshop hebben, zo ontstaat hopelijk meer begrip over verschillende reisadviezen tussen EU-lidstaten.   Wat werkt: goede samenwerkingsverbanden tussen overheid en internationale reisbedrijven. Dit vergroot de informatiepositie van de overheid (door info te kunnen krijgen van mensen on the ground, naast eigen ambassadepersoneel) en wanneer een Thomas Cook bijv. besluit om mensen ergens weg te halen met eigen vliegtuigen en er nog plekken over zijn, dan kunnen er in goed overleg vaak wel Nederlanders mee. Die hoeven wij dan niet meer op te halen

Use of confidential information Staying unbiased Challenges Use of confidential information Staying unbiased International differences Matching travel advices to media (in speed) Managing expectations Does it work for the public and partners? We will never win it in speed from the media, but we base our communications on hard information and provide consolidated advices. Misschien leuk bijv om te noemen dat we bij Sri Lanka contact hadden met TUI die mensen op de grond hadden, waarna we ook obv hun info het reisadvies hebben aangepast (toch Diane?).   Open deur, maar wat voor internationale bedrijven (zoals een TUI) niet werkt: Duitsers mogen bijv. wel naar een land reizen, Nederlanders niet. Kunnen deze bedrijven niet goed uitleggen aan hun klanten. Daarom ook goed dat we deze workshop hebben, zo ontstaat hopelijk meer begrip over verschillende reisadviezen tussen EU-lidstaten.   Wat werkt: goede samenwerkingsverbanden tussen overheid en internationale reisbedrijven. Dit vergroot de informatiepositie van de overheid (door info te kunnen krijgen van mensen on the ground, naast eigen ambassadepersoneel) en wanneer een Thomas Cook bijv. besluit om mensen ergens weg te halen met eigen vliegtuigen en er nog plekken over zijn, dan kunnen er in goed overleg vaak wel Nederlanders mee. Die hoeven wij dan niet meer op te halen

Thank you & safe travels