Gebruikerstraining Digitaal Zaakgericht Werken @Dongen september 2015 Veerle Ultee

Verwachtingen Wat verwacht je van deze training? Ik wil meer weten over… Ik hoop te leren hoe… Ik heb een vraag m.b.t. … Ik… Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

Agenda Theorie ZGW ZGW Game Demo zaaksysteem Zelf oefenen Uitgangspunten deel 1 Begrijpen wat zaakgericht werken is Begrijpen van hoe het generieke proces verloopt Een beeld vormen over de behandeling van een zaak Theorie ZGW ZGW Game Korte pauze Demo zaaksysteem Zelf oefenen Vragen en afsluiting

Theorie Zaakgericht Werken Zaakgericht Werken” is het organisatiebreed, procesmatig samenwerken met de “Zaak” als middelpunt. Wat Het doel hiervan is betere informatievoorziening (transparantie), dienstverlening, voorspelbaarheid en efficiëntie van de bedrijfsvoering. Waarom Dat doen we met behulp van een gemeentebreed zaaksysteem waarin we onze werkzaamheden vastleggen. Het doel hiervan is betere informatievoorziening (transparantie), dienstverlening, voorspelbaarheid en efficiëntie van de bedrijfsvoering. Hoe

Theorie Zaakgericht Werken Aanleidingen voor ZGW: Digitale dienstverlening (24/7) Digitaal werken Kennisdeling (bedrijfsvoering) Resultaat gericht werken Management informatie Fase 1 = Fundament voor doorontwikkeling Het doel hiervan is betere informatievoorziening (transparantie), dienstverlening, voorspelbaarheid en efficiëntie van de bedrijfsvoering.

Theorie Zaakgericht Werken Voordelen ZGW Meer overzicht over mijn werk en dat van collega’s Alle dossiers (én archief) digitaal beschikbaar Brieven en andere documenten maken vanuit het zaakdossier Betere samenwerkingsmogelijkheden Termijnbewaking

Theorie Zaakgericht Werken Wat verandert concreet? Corsa en papieren dossier verdwijnen Post gaat digitaal via het zaaksysteem Van document- naar zaakgericht werken Natte handtekening verdwijnt Inzicht in zaken van anderen Dossier in het zaaksysteem, soms parallel afhandeling in vakspecifieke applicatie Digitaal taken uitzetten aan collega’s Corsa en papieren dossier verdwijnen Post gaat digitaal via het zaaksysteem Van document- naar zaakgericht werken Natte handtekening verdwijnt Inzicht in zaken van anderen Dossier in het zaaksysteem, soms parallel afhandeling in vakspecifieke applicatie Digitaal taken uitzetten aan collega’s

Theorie Zaakgericht Werken De definitie van een zaak is: “Een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.“ Voorbeelden: Aanbesteding van een nieuwe brug Beleidsstuk jeugdzorg Omgevingsvergunning Melding WMO Melding openbare ruimte

Theorie Zaakgericht Werken zaaktype = Blauwdruk zaak elke (aan)vraag: uniek nummer betrokkenen zaakinformatie documenten status resultaat  primair: verbeteren dienstverlening en/of bedrijfsvoering Kenmerkend voor zaak- en procesgericht werken is dat (uit: Thema’s en Kernprincipes): 1. voor elke (aan)vraag een zaak wordt gedefinieerd die als zodanig op overkoepelend niveau bestuurd, bewaakt en uitgevoerd wordt; 2. de klant én de gemeente inzicht hebben in de afhandeling (status) van alle eigen lopende zaken; 3. gemeentelijke (dienstverlenings)processen ontworpen en gestandaardiseerd worden volgens eenzelfde overkoepelend processtramien; 4. een zaak bestaat uit de combinatie van betrokkene(n), zaakinformatie, documenten, status, resultaat en eventueel besluit; 5. alle informatie betreffende een zaak onder eenzelfde nummer wordt bijgehouden; 6. de registratie van zaakgegevens plaats vindt in een gemeentebreed en voor externe doeleinden toegankelijk geautomatiseerde informatievoorziening, die wordt aangeduid als zakenbeheer (systeem).

Zaakstadia Toekomstig Eigenaar Concept DIV Ontvangen In behandeling Opgeschort Afgehandeld Te archiveren Gearchiveerd Eigenaar DIV

Generiek Proces Ontvangen & registreren Aanvullen & accepteren Behandelen & afronden Archiveren

ZGW Game De situatie Gemeente IJsselwater EK Vrouwenvoetbal Bouwwerkzaamheden stadion Verschillende meldingen

ZGW Game De opzet Spelbord 5 rollen: Zelf aanvragen afhandelen Klant KCC/DIV Behandelaar 1 Behandelaar 2 Behandelaar 3 Zelf aanvragen afhandelen

Let’s Game ZGW Game Let op: Fictieve gemeente Processen zijn niet waarheidsgetrouw: Melding Openbare Ruimte Klachten afhandeling Het draait om de generieke zaakafhandeling Let’s Game

10 minuten pauze! Theorie ZGW ZGW Game Demo zaaksysteem Zelf oefenen Uitgangspunten deel 1 Begrijpen wat zaakgericht werken is Begrijpen van hoe het generieke proces verloopt Een beeld vormen over de behandeling van een zaak Theorie ZGW ZGW Game Korte pauze Demo zaaksysteem Zelf oefenen Vragen en afsluiting Uitgangspunten Pauze Koffie, thee, iets lekkers Toilet bezoek of roken Klaarzetten voor deel 2 (trainer)

Agenda Theorie ZGW ZGW Game Demo zaaksysteem Zelf oefenen Uitgangspunten deel 1 Begrijpen wat zaakgericht werken is Begrijpen van hoe het generieke proces verloopt Een beeld vormen over de behandeling van een zaak Theorie ZGW ZGW Game Korte pauze Demo zaaksysteem Zelf oefenen Vragen en afsluiting Uitgangspunten deel 2 Link leggen tussen theorie en systeem(inrichting) Het zaaksysteem snappen Kunnen werken en zoeken in het zaaksysteem

Demo Zaaksysteem We werken met uitgangspunten zoals: Iedereen doet mee Iedere zaak heeft een eigenaar Transparant, tenzij Geen papieren post meer Zaak eigenaar stuurt kopie en IBB Stukken worden digitaal getekend , tenzij Zie voor een volledig overzicht het uitgangspunten document!

Demo Zaaksysteem Rollen Rol Toelichting DIV Aanmaken, registreren en verspreiden nieuwe zaken KCC Notities maken bij alle openbare zaken Zaakeigenaar (groep) Verantwoordelijk voor zaak, behandelen Behandelaar (groep) Verantwoordelijk voor taak binnen zaak Raadpleger Leesrechten op alle openbare zaken Beheerder Kan alles zien en doen ;)

Demo Zaaksysteem Schermindeling zaaksysteem Alleen de belangrijkste onderdelen Daarna zelf in 2-tallen oefenen Af en toe centrale terugkoppeling

Demo Zaaksysteem Menubalk Filtervelden Zakenlijst: details zaak Team Team Team Zakenlijst: details zaak Filters

Zelf Oefenen Werk samen; wissel per opdracht de bediening van muis en toetsenbord Volg het oefenboek (fictieve zaken) Stel vragen! Open Google Chrome Ga naar http://zaaksysteem.regio.loc Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

Zelf Oefenen Loop je vast? Toets F5 (vernieuwen) Ga terug naar “Mijn Zaken” Controleer of er een schermpje open staat Overleg met je buurman Vraag! Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

Zelf Oefenen Behandelstappen Uitzetten aan collega; krijgt automatisch rechten! Gebruiken voor onder andere: Advies Ondertekenen Opmerking of deadline toevoegen Komen in mijn zaken Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

Zelf Oefenen Documenten Via DIV Uploaden Via Sjabloon Tekenen en verzenden Status Metadata Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

Zelf Oefenen Notificaties Gekleurd bolletje Overzicht Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

Zelf Oefenen Voorwaarden voor afhandelen Documenten: status definitief Behandelstappen voltooid of geannuleerd Resultaat gevuld IBB gereed/ n.v.t. gekozen Check compleetheid Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

Intranet! (hulp bij mijn werk) Vragen en Afsluiting Oefenen 18-9 tot 1-10 Inloop uurtjes Extra training 1e vragen ideeën Dooront- wikkeling Handleidingen Cursus materiaal FAQ Intranet! (hulp bij mijn werk) Huishoudelijke Mededelingen 6 oktober nieuwe werkwijze Informatie op intranet Tot xx september oefenen Inloopuurtjes Extra trainingen Keyuser; vragen en ideeën Doorontwikkeling

Hebben jullie nog vragen? Vragen en Afsluiting Hebben jullie nog vragen? Huishoudelijke Mededelingen 6 oktober nieuwe werkwijze Informatie op intranet Tot xx september oefenen Inloopuurtjes Extra trainingen Keyuser; vragen en ideeën Doorontwikkeling

Bedankt voor jullie aandacht Veerle Ultee