Demo rapportering Traject 18 september 2017

Agenda Introductie Wat is het? Hoe raadplegen? Demo Wat met nieuwe behoeften

1. Introductie

Vooraf Werken met Traject voor opvolging van beleids/beheersdocumenten: rapporteringsbehoeften In Traject: een aantal vooraf gebouwde rapporten. Handig maar met beperkte flexibiliteit Traject: monitoringstool, geen rapporteringstool Keuze voor het ontsluiten van alle beschikbare data uit Traject in een rapporteringspackage

Keuze technische oplossing Verschillende opties bekeken binnen het projectteam: Cognos, Qlikview, PowerBI,… Stuurgroep DM: in januari 2016: keuze voor Cognos de meest logische en meest haabare Trekker: Departement WVG i.s.m. Agentschap Informatie Vlaanderen

2. Wat houdt de rapporteringspackage in?

Wat? Package: elke dag ververst via dump Volledig datamodel is ontsloten: alle objecten in TRAJECT (doelstellingen, projecten, processen, mijlpalen, indicatoren) met de belangrijkste metadata (incl. statuskleur + duiding) relaties tussen de objecten Package: elke dag ververst via dump Security ingebouwd in package: alleen view op data van de eigen entiteit

Wat? Rapport programma Rapport bril Rapport VRD Rapport OP Welke rapporten: allerlei mogelijke combinaties zijn mogelijk in principe (nu nog maar beperkt aantal combinaties in rapporten) Koppelingen mogelijk met andere databanken (bv. indicatoren), vragen hierover aan helpdesktraject@vlaanderen.be Welke rapporten nu ontwikkeld: Rapport programma Rapport bril Rapport VRD Rapport OP

3. Hoe raadplegen?

Raadplegen Via VOBIP (link: https://vobip-bi.vonet.be/cognos10-login/cgi- bin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/cc.xts) Toegankelijk voor alle entiteiten Rapporten staan onder map: Gedeelde mappen ‎> 1A - Diensten voor algemeen regeringsbeleid (DAR) ‎> TRAJECT         

Raadplegen Cognos user licentie nodig om rapport te draaien Hoe aanvragen? Via IT-aanspreekpunt per entiteit aan HB Analytics user : 414 € / gebruiker + 21% BTW Analytics explorer : 770,1 € / gebruiker + 21% BTW Meestal vooraf ‘prompts’: mogelijkheid tot filteren en opties Draaien rapport duurt lang, best bijlage als email selecteren

4. Demo

Vobip Demo vanop de ontwikkelomgeving: Rapporten: 4 reeds gemaakt: 1 vanuit invalshoek programma, 1 vanuit invalshoek bril, 1 specifiek voor het ondernemingsplan van het Departement WVG, 1 Vlaanderen Radicaal Digitaal Programma met projecten, mijlpalen en subprojecten. Bril met doelstellingen en projecten Ondernemingsplan Departement WVG Vlaanderen Radicaal Digitaal (VRD)

Rapport: Programma’s met projecten, mijlpalen en subprojecten Rapport openen: Klik op het rapport

Prompt-pagina: Keuzes maken om het rapport te filteren

Kies een : 1 programmastatus, 1 programma, 1 of meerdere projectstatussen optioneel 1 of meerdere mijlpaalstatussen. Keuze voorbeeld: Programma ‘Aanbevelingen Audit Vlaanderen Departement WVG 2015’ Klik ‘Finish’ Rapport

Drill-trough naar Mijlpaalfiche: een detail van een mijlpaal en een historisch overzicht van zijn mijlpaalstatussen

Rapport: Bril met doelstellingen en projecten.

Prompt-pagina: Keuzes maken Kies een bril: Voorbeeld Beleidsnota Bestuurszaken 2014 - 2019

Rapport Drill-trough naar detail van een doelstelling in doelstellingenfiche:   OD1.3 - Professionalisering van de HR-functie doelstellingenfiche Overzicht van de projecten onder die doelstelling

Rapport Ondernemingsplan Departement WVG Rapport Ondernemingsplan Departement WVG. Specifiek voor WVG, maar kan ook in een versie voor een andere entiteit gebouwd worden.

Rapport Programma Vlaanderen Radicaal Digitaal

Andere opties om rapporten te bekijken op Vobip-platform: In plaats van rechtstreeks op het rapport te klikken zijn er nog een aantal extra mogelijkheden om een rapport te runnen:

Set properties (voor beheerders) Run with options: interessant voor performantie ! (ook in combinatie met 5. Report view en 6.schedule) keuze tussen formaat: html pdf excel levering: view = direct bekijken save = opslaan en later bekijken print email

3. Open in report studio: Voor ontwikkelaars 4 3. Open in report studio: Voor ontwikkelaars 4. Open in workspace Advanced: Voor ontwikkelaars 5. Create a Report View Om een eigen versie (op basis van de beschikbare prompts) te maken. Deze versie kan dan opgeslagen worden op de persoonlijke folders op Vobip (tabblad My folders).

6. Schedule: Om een eigen versie van een rapport (=Report View) op een vast moment te draaien

Toegangsbeleid. Rapporteringsomgeving is dusdanig opgezet dat iedereen die inlogt slechts toegang heeft tot de gegevens van zijn eigen entiteit. Een rapport kan daardoor generiek gebruikt worden.      Tot slot: 3 oktober: Opleiding voor rapportbouwers: toelichting bij de opbouw van het rapporteringsmodel. Basiskennis van Cognos Report Studio is vereist.

5. Nieuwe behoeften?

Afspraken Cognos-rapporteurs van eigen entiteit kunnen zelf aan de slag met package Vereist een Cognos ‘analytics explorer’ licentie Als er rapporten in de entiteiten worden gebouwd, graag seintje zodat we deze eventueel VO-breed kunnen ontsluiten Aparte opleiding op 3/10 voor bouwers, Cognos kennis vereist

Afspraken Als je rapporteurs binnen entiteit hebt: Cognos expertise meer dan welkom!!! Eventuele bijkomende rapportbehoeften: kunnen gemeld worden aan helpdesk Traject en worden geprioriteerd (via klankbordgroep)en opgenomen naargelang beschikbare centrale capaciteit (die BEPERKT is) Op termijn: misschien rapporteringsgroep

Vragen?