Rondetafel 8 - Workshop 1 3 jaar Traject: Nieuwe functionaliteiten en rapportering

1/ Kennismaking Wout

Helpdesk, gebruikersbeheer Wout Van der Auwermeulen Guy Grysolle Helpdesk, gebruikersbeheer Wout Van der Auwermeulen Systeembeheer, analyses, Cognos rapportering Deelnemers workshop  kennis & interesses ? Peiling naar kennis deelnemers Geen individuele voorstelling Onderbreken voor vragen, opmerkingen, suggesties Bernadette Naets agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust bernadette.naets@mow.vlaanderen.be 79 aanmeldingen / vanaf aug 2015 aanspreekpunt Stéphane Van de Velde Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust stephane.vandevelde@mow.vlaanderen.be nog nooit ingelogd staflid Gerrit Pearce VAPH gerrit.pearce@vaph.be 30 aanmeldingen / vanaf feb 2016 vorming funct beheerder 2017 Patrick Wilmots OVAM patrick.wilmots@ovam.be 57 aanmeldingen / vanaf aug 2015 helpdeks bekende Karin Behaegel Agentschap Overheidspersoneel karin.behaegel@bz.vlaanderen.be 115 aanmeldingen / vanaf aug 2015 aanspreekpunt Arno Peters ABB arno.peters@kb.vlaanderen.be 228 aanmeldingen / vanaf sept 2015 helpdesk bekende Stefaan Ryckewaert Departement WSE, afdeling ESF stefaan.ryckewaert@wse.vlaanderen.be 12 aanmeldingen / vanaf feb 2017 beleidsmedewerker Lymke Janssens Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek lymke.janssens@inbo.be 13 aanmeldingen / vanaf sept 2015 ! medewerker staf Anneleen De Broeck Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap anneleen.debroeck@vaph.be 3 aanmeldingen / vanaf sept 2017 medewerker studiecel Valerie Van der Cammen Departement Buitenlandse Zaken valerie.vandercammen@vlaanderen.be 14 aanmeldingen / vanaf mei 2017 vorming funct beheerder 2017 Magy De Ghouy Departement Landbouw en Visserij magy.deghouy@lv.vlaanderen.be 210 aanmeldingen / vanaf aug 2015 vorming & helpdesk bekende Sarah Van Kerckhoven VREG sarah.vankerckhoven@vreg.be laatst ingelogd op 2/2/2015 directeur organisatie en beleid Nicole Jacque DKB nicole.jacques@kb.vlaanderen.be 2 aanmeldingen / vanaf sept 2016 geen info Hélene De Clercq AgO helena.declercq@bz.vlaanderen.be 50 aanmeldingen / vanaf jan 2016 helpdesk bekende

2/ Agenda Wout

Agenda Wat is Traject, objectmodel, gebruikers, … Wat is er veranderd sedert de indienststelling Wat mag nog verwacht worden Tips and Tricks Rapportering Nieuwe behoeften? 3 jaar Traject Deze workshop is er gekomen op vraag van het VZC n.a.v. Traject evaluatie = bevraging bij alles BD’en  groen licht voortzetting Traject. Het bleek aangewezen om nog eens toe te lichten: Korte voorstelling: wat is Traject, structuur; algemene functionaliteiten Wat is er veranderd sinds de start

3/ De toepassing

De Vlaamse overheid beschikt over een ééngemaakt doelstellingenkader met bijhorende efficiënte en effectieve monitoring Eén geïntegreerde monitoringstool voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid Guy

Wat is TRAJECT? Online tool voor het opvolgen en aan elkaar linken van doelstellingen, projecten, programma’s, processen en indicatoren die entiteiten van de Vlaamse overheid toelaat om allerlei beleids- en beheersplannen op te volgen en hierover te rapporteren

Principes // Informatie éénmalig decentraal invoeren & opvolgen // Maximaal hergebruik van informatie // Entiteit als basis // Verantwoordelijkheid entiteit = bepalen, invoeren en actualiseren van de inhoudelijke gegevens // Instrument voor interne sturing // Output van tool (rapporten) wordt gebruikt voor externe rapportering

Voordelen Daling rapporteerlast Geen tijd meer te steken in discussie over afstemming entiteitsoverschrijdend projectmanagement Eigen objectieven, doelen kunnen plaatsen in het groter geheel van plannen en beleidskaders Transparantie: wie is waarmee bezig in de entiteit? Het project doelstellingenmanagement en het bijhorende gemeenschappelijke monitoringssysteem TRAJECT levert een aantal voordelen op: Door maximaal informatie te hergebruiken zal elk object (doelstelling, project,…) zal slechts 1 keer moeten ingegeven worden in de tool of in de authentieke bron (bv. Vlimpers, wijgwijs processen). Dit brengt een daling van de rapporteerlast met zich mee. TRAJECT biedt een structuur voor projectmanagement voor de gehele Vlaamse overheid waardoor discussies over hoe een project op te volgen overbodig worden. Het is mogelijk om je eigen doelstellingen, projecten,… te kunnen plaatsen in het groter geheel van plannen en beleidskaders. (Je krijgt een zicht op ‘waar ben ik mee bezig en waar draagt dit toe bij’) Tot slot biedt TRAJECT ook de nodige transparantie: het is duidelijk wie waarmee bezig is in de entiteit.

Gebruik van TRAJECT … Verplicht Vrijblijvend Belangrijk is om mee te geven dat TRAJECT een ondersteunend instrument is. Bij de lancering van TRAJECT, was de tool nog volledig leeg. Je kan het vergelijken met een lege doos, die door de entiteiten gevuld moet worden. Elke entiteit is zelf verantwoordelijk voor het bepalen, invoeren en actualiseren van de inhoudelijke gegevens. Hiertoe is het belangrijk dat er binnen de entiteit goeie afspraken worden gemaakt over het plannings-, opvolgings- en rapporteringsproces en dat de inhoudelijke gegevens worden bepaald die in de tool zullen ingevoerd worden. Voor overkoepelende zaken zijn afspraken op beleidsdomein- of VO-niveau nodig, In december 2014 heeft de Vlaamse Regering beslist dat TRAJECT door alle entiteiten verplicht gebruikt moet worden voor de opvolging van alle beleidsdocumenten, zijnde: het Vlaams Regeerakkoord, alle beleidsnota’s en –brieven, de regelgevingsagenda, en transversale beleidsplannen. Verplicht Vrijblijvend

Technische kenmerken TRAJECT // Bestaand software pakket // Gehost in de Cloud // Opdracht gegund aan TenForce/Cegeka // Standaardproduct - geconfigureerd op maat van de VO // Werkt volgens ‘blokkendoosprincipe’

4/ Gebruik

Productie- & testomgeving 2 aparte omgevingen   Productie  Test (acceptatie) Kopie van productie op een bepaald tijdstip Voor iedereen beschikbaar Bovenaan banner 

Toegangsrechten = Per entiteit  elke entiteit ziet enkel ‘zijn’ objecten Iedereen = lezer invoerder = automatisch bij aanstelling als verantwoordelijke functioneel beheerder = via helpdesk enkel functioneel beheerders kunnen nieuwe objecten aanmaken Toegang geven aan andere entiteiten = mogelijk Koppelen als meewerkende organisatie  alle medewerkers van de andere entiteit hebben zicht op 1 object Medewerker rechten toekennen (via helpdesk)  1 medewerker van de andere entiteit heeft zicht op alle objecten

VO-breed gebruik

5/ De inhoud Guy

Object-model (bouwstenen) Zo dadelijk volgt een korte demo in de toepassing. Om die goed te kunnen volgen moet je vertrouwd zijn met de verschillende elementen en hun onderlinge structuur. We tonen daarom nog eerst kort de opbouw.

Opzet van TRAJECT: blokkendoosprincipe 6 soorten bouwstenen - Doelstelling - Bril - Project (met mijlpalen) - Proces - Programma - Indicator (met meetwaarden)  Statusrapportering mogelijk op elk van de bouwstenen  In te vullen periodestatus = automatisch aangemaakt Koppelingen Bouwstenen kunnen aan elkaar gelinkt worden op allerlei manieren  Koppeling doelstellingen enkel binnen een ‘bril’ Bouwsteen (bv. project) wordt één keer aangemaakt, eenmalig opgevolgd en informatie wordt hergebruikt voor meerdere rapporteringsdoeleinden

DEMO

6/ Evolutie Guy

Releasematige uitbreiding 2015 2016 2017 2018 Release 1 2 feb 2015 Release 2 Release 3 Release 4 Release 5 Release 6 GUI Release 7 Release 8 Cognos Release 9

Evolutie 2015-2017 Niet-actieve medewerkers en organisaties Aanpassing werking mijlpalen Niet-actieve medewerkers en organisaties Rapporten in Traject en Cognos Helpdeskwerking Optimalisatie werking statuslijnen Enkele van de veranderingen sinds de opstart. Enkel de topics in vet zullen verder uitvoerig besproken worden Zaken die niet in vet staan, kort verklaren Vermelden dat de volgende slides per release meer details weergeven Meewerkende organisaties Zichtbaar/onzichtbaar zetten in bril

RELEASE 2 - okt 2015 Koppeling ‘meewerkende’ organisatie meewerkende org. krijgt leesrechten = manier om voor 1 object rechten toe te kennen aan 1 organisatie alternatief = 1 medewerker rechten geven op ‘alle’ objecten van een andere org Standaard rapporten: filter op organisatie vwden = org gekoppeld aan bril + doelstelling Projecten - processen - programma’s zichtbaar/onzichtbaar zetten in bril uitgangspunt = prj/prc/pgrm slechts1 x inbrengen

RELEASE 3 - dec 2015 Beheer Niet-actieve medewerkers / Niet-actieve organisaties in bulk toewijzen aan andere medewerker / org Weergave scherm met hiërarchie  tussen projecten onderling + hun mijlpalen / programma’s & projecten ook mijlpalen kunnen in een hiërarchie gezet worden hiërarchie niet weergegeven in de standaardrapporten Mijlpaalverantwoordelijke = automatisch projectmedewerker Extra tabblad ‘Mijn mijlpalen’ standaard ‘Medewerker rapport’ gebruikt bij PLOEG

RELEASE 3 (vervolg) Status invulling via actieknoppen op ‘Mijn To Do’  beheerbaar houden ! - opkuis door functioneel beheerders (technische status aanpassen) Kleurbepaling meetwaarden indicator automatisch zelfde invoerscherm voor kwal./kwant. indicator  zelf onderscheid maken Bulkupdate van velden wordt mogelijk Nieuw rapport Proj/proc zonder opmaak ? Feedback deelnemers : gebruikt ? trekkende & meewerkende organisaties is 1 kolom

RELEASE 4 - jan 2016 Standaardrapport ‘Regelgevingsagenda’ + migratie projecten Projecten - processen - programma’s zichtbaar/onzichtbaar zetten in bril (nog) niet van toepassing op rapport Regelgevingsagenda!

RELEASE 5 - mei 2016 Aanmaak nieuwe statusperiode opgeschort als ‘meest recente status’ = Nog niet gestart / Gerealiseerd / Uitgesteld / Stopgezet / Vervangen.  Actieknop ‘Status heractiveren’ verschijnt Proces aanmaak statuslijnen geoptimaliseerd & op 1e dag van de periode; ook statuslijnen aangemaakt bij programma’s Extra optie bij rapporten: filtering projecten met startdatum in de toekomst Vanuit detailscherm nazien of er een koppeling is met een bril; ook aangegeven in het pop-up venster bij invulling status

RELEASE 5 (vervolg) Mijlpalen niet meer automatisch aangemaakt – behalve bij Regelgevingsprojecten  manuele aanmaak mogelijk Tabblad ‘To-Do’ toont de indicatoren waarvoor je verantwoordelijk bent De exports bevatten enkel nog ‘actieve’ items Bij koppeling van een doestelling aan een bril worden de onderliggende prj/prc/pgrm default op onzichtbaar gezet Gelijkschakeling start- en einddatumvelden in release9 worden geplande en effectieve startdatum terug onderscheiden

RELEASE 6 – niet uitgevoerd Integratie organisaties Vlaams Parlement

RELEASE 7 - nov 2016 Aantal weergegeven karakters in rapport verhoogd naar 8000 cfr. vrij tekstveld teksten ‘Omschrijving’ of ‘Duiding’ soms afgebroken in rapport  rapporten in Word op de verlanglijst Status ‘jaarevaluatie’ als afzonderlijk veld weergegeven in tabbladen ‘Beheer’ is niet het geval in de rubriek ‘status’ op het detail van een object Melding van problemen via ingebedde helpdeskfunctionaliteit - reageren via ‘Stuur bericht’ - overschakeling op mailcommunicatie = verlies van historiek Veld ‘omschrijving’ van processen stroomt door

RELEASE 8 - apr 2017 (VLM) Uitbreiding projectsoorten Andere / Regelgeving typische VLM-projectsoorten niet nuttig voor anderen Project nr. prefix ‘PJ’ vervangen door 3 letteraanduiding volgens projectsoort Link project met ‘Dossier’

ROADMAP TRAJECT Release 9: projectmgnt light Gebruikersbeheer via ACM/IDM (nog te bevestigen) Koppeling met nieuwe Wegwijs-Organisatie Koppeling met nieuwe Wegwijs-Proces (??) Nieuwe software-ontwikkelingen (Tenforce) Rapporten in Word Koppeling prestatiebegroting Nieuw contract vanaf juni 2018 (huidige overheidsopdracht loopt tot mid 2018) Wout

7/ Tips & Tricks Guy

Nog enkele tips … Ctrl + klik (actie) = nieuw tabblad in de browser Ctrl + N = nieuwe browsersessie F5 refresh -versus- back-knop View tabbladen ‘Beheer …’ aanpasbaar met kolompicker  instellingen blijven onthouden !! filter  via ‘Rapport’ naar xls keuzelijsten kolompicker niet goed geordend Een extra tabblad maken met persoonlijke instelling  rapport met sjabloon mogelijk

… & tricks Wijzig weergave scherm  lijst/hiërarchisch/gegroepeerd geen groepering op multiple value attributen (bv. trekkende org) Verwijderde items terughalen = via helpdesk Bulkupdate van een eigenschap !! Kan niet teruggedraaid worden Objecten aanmaken / koppelen via excel import Ontbrekende statuslijn aanmaken  wijzig tijdelijk de startdatum of contacteer helpdesk Ook statuslijnen bij mijlpalen = manueel aanmaken

… more tips Detail Project + Print = Projectfiche  hyperlink versturen = view volgens de toegekende rechten Drukknoppen ‘Status invullen’ op home pagina = statuslijnen met status ‘Niet actief’ Kopiëren van een bril bv. bril ‘Ondernemingsplan 2017’ kopiëren naar bril ‘Ondernemingsplan 2018’ Hoe te beginnen …

TRAJECT Basistoepassing pmProjectTeam = geconfigureerd voor de Vo niet alle functionaliteiten zijn zichtbaar !!! Tijdsregistratie GPS locaties Meetings Mobiles …  informeer bij de helpdesk

8/ Rapportering Wout

Rapporten in Traject Zijn op maat Worden opgebouwd door Tenforce Aanpassingen zijn niet evident Rapporten in excel en PDF (nog niet in Word) Bereikbaar binnen Traject zonder extra toegangsrechten

Rapporten in Traject Rapporten terug te vinden via het tabblad “Mijn To Do” High-level rapport: overzicht van alle doelstellingen onder een bepaalde bril Medium-level rapport: ~aan High-level rapport, maar met toevoeging van projecten, processen en mijlpalen Medium-level rapport tabel: Dezelfde gegevens als in Medium-level rapport worden opgehaald, maar de doelstellingen zelf worden niet in detail gedocumenteerd. Per doelstelling een duidelijk overzicht van de onderliggende projecten en processen. Medium-level plan: weergave zonder grafieken, beschrijvend overzicht van de doelstellingen binnen een bril. Medewerkers: rapport met keuze medewerker, geeft een overzicht mee van alle doelstellingen, projecten en processen waarvoor de medewerker verantwoordelijke of meewerkend is. Regelgevingsagenda: In kader van verplichte rapportering en analoog aan de rapportering die vroeger bestond Proj/proc zonder opmaak: ??? Programmarapport: Er kan een programma gekozen worden, waarvoor dan een gedetailleerd overzicht gegeven wordt van de onderliggende projecten en mijlpalen.

Keuzemogelijkheden Elk rapport zal biedt extra keuzes via aparte schermen voor het rapport opgehaald wordt. Keuzes afhankelijk van het rapport - Voor de eerste vier rapporten en het regelgevingsrapport wordt zeker de bril opgevraagd.

Rapporten in Cognos Zijn op maat Kunnen worden opgebouwd binnen de Vlaamse Overheid Samenwerking is mogelijk Aanpassingen zijn mogelijk mits juiste rechten Cognos analytics user Rapporten in excel, pdf of als internetpagina Zeer beperkt aanbod

Toegang in Cognos Via VOBIP (link: https://vobip-bi.vonet.be/cognos10-login/cgi- bin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/cc.xts) Toegankelijk voor alle entiteiten Rapporten staan onder map: Gedeelde mappen ‎> 1A - Diensten voor algemeen regeringsbeleid (DAR) ‎> TRAJECT      

Toegang in Cognos Cognos user licentie nodig om rapport te draaien Hoe aanvragen? Via IT-aanspreekpunt per entiteit aan HB Analytics user : 414 € / gebruiker + 21% BTW Analytics explorer : 770,1 € / gebruiker + 21% BTW    Meestal vooraf ‘prompts’: mogelijkheid tot filteren en opties Mogelijkheid om rapport te mailen

Demo Rapportering

9/ Behoeften Traject

We zijn nu door de belangrijkste componenten en vernieuwingen gegaan van de voorbije twee jaar. Zelf hebben we nog veel ideeën om verder te bouwen aan traject. We zijn wel benieuwd naar wat jullie belangrijk vinden => Brainstorm: Kwantiteit  kwaliteit? Extra functionaliteit? (tijdsregistratie, financiële/budget link,…of is er al te veel?) Verder uitwerken bestaande functionaliteit? Specifieke noden? Layout? Gebruiksgemak? Ongebruikte functionaliteit Tenforce (zie tips and tricks) Prioriteiten zetten kan nog als extra, nadat de ideeën opgelijst zijn

10/ Tot slot

Meer informatie // https://overheid.vlaanderen.be/doelstellingenmanagement // Info over project // Ondersteunend materiaal - Handleidingen - Basispresentatie - …

Vragen Technische vragen: Inhoudelijke vragen: helpdesktraject@vlaanderen.be Inhoudelijke vragen: Projectteam anne.delarue@kb.vlaanderen.be katrien.mortelmans@wvg.vlaanderen.be peterjan.carlier@kb.vlaanderen.be Samenvatting van de kanalen (websites en contactpersonen) die de beheerders kunnen raadplegen nadien. Ook waar de slides nadien te raadplegen zijn.