Informatiebijeenkomst Europees openbare aanbesteding Bedrijfscatering

Agenda Aanleiding opdracht Wat is BVP? Opdrachtomschrijving Projectdoelstellingen Plafondbedrag Gunningscriteria Planning Vragen Schouwing

Aanleiding opdracht en toepassing BVP Het huidige contract expireert. De Gemeente wil niet meer op de stoel van de aanbieder zitten. De aanbieder is immers de expert.

Wat is BVP? Objectieve aanbestedingsmethodiek. De aanbieder is de expert. Aanbieder wordt niet ingeperkt maar uitgedaagd. Focus op kwaliteit en niet op prijs. Minimaliseren van controle. Expert onderscheidt zich door zijn visie (de risico’s en kansen) op het project. BVP is een objectieve aanbestedingsmethode waarbij uit wordt gegaan dat de expertise bij de aanbieders ligt en niet bij de aanbestedende dienst. De methode wilt leveranciers niet inperken door een lijst aan eisen op te stellen maar juist uitdagen met een vernieuwend en passend idee te komen ter invulling van de opdracht. De concentratie ligt hierbij op kwaliteit en dat is later in deze presentatie ook terug te zien in de gunningscriteria. De controle vanuit de aanbestedende dienst wordt geminimaliseerd door een samenwerkingsverband tussen de potentiele opdrachtnemer en aanbestedende dienst. Het onderscheidend vermogen kunnen aanbieders weergeven door de visie op het project weer te geven en aan te tonen expert te zijn in het vakgebied.

Opstellen offerteaanvraag Opdracht in de markt Informatiebijeenkomst Voorbereidingsfase: Opstellen offerteaanvraag Opdracht in de markt Informatiebijeenkomst Opstellen plan van aanpak door aanbieders Inschrijvingen Het proces bestaat uit een viertal fasen: de voorbereidingsfase, beoordelingsfase, concretiseringsfase (ofwel Pre-Award fase) en uitvoeringsfase. In de voorbereidingsfase dient u een Plan van Aanpak in te dienen met o.a. de prestatieonderbouwing, het risico- en kansendossier en de prijs.

Prestatieonderbouwing Risico- en kansendossier Beoordelingsfase: Prestatieonderbouwing Risico- en kansendossier Interviews met 3 hoogst scorende inschrijvers Prijs Naar aanleiding van de beoordeling van de prestatieonderbouwing en het risico- en kansendossier worden de drie hoogst scorende inschrijvers uitgenodigd voor een interview. Na de beoordeling van het interview en de prijs, wordt de EMVI-inschrijver bekend gemaakt en de concretiseringsfase aangegaan.

Concretiseringsfase: Risicomanagementplan opstellen In de concretiseringsfase worden de details van de opdracht in overleg besproken en uitgewerkt. Alle risico’s vanuit aanbieder en opdrachtgever worden uitgewerkt in een risicomanagementplan en de aanbieder wordt gevraagd hoe hij deze risico’s gaat minimaliseren. Wanneer deze fase positief verloopt voor beide partijen, start de uitvoeringsfase.

Documenteren van ongeïdentificeerde risico’s Rapportages Uitvoeringsfase: Beheersen risico’s Documenteren van ongeïdentificeerde risico’s Rapportages In de uitvoeringsfase worden de risico’s beheerst, worden ongeïdentificeerde risico’s gedocumenteerd en worden rapportages uitgebracht door de aanbieder met o.a. informatie over de klanttevredenheid en voortgang.

Opdrachtomschrijving Bedrijfscatering Restauratieve voorziening (exploitatie bedrijfskantine) Koffieservice t.b.v. het College van Burgemeester en Wethouders Koffieservice t.b.v. de Ambtelijke organisatie (op afroep) Banqueting (op afroep) Partycatering behoort niet tot de opdracht. Is onlangs opnieuw in de markt gezet en hiervoor wordt een nieuw contract afgesloten.

Projectdoelstellingen De organisatie van de Gemeente Roermond en het College van Bestuur maximaal ontzorgen. Continuïteit en stabiliteit van de cateringdiensten borgen. De huidige situatie optimaliseren, dat wil zeggen een toename van de doelgroep in het restaurant/kantine nastreven. Gezondheid en vitaliteit van de medewerkers stimuleren, waarbij ruimte blijft voor incidenteel een snack en het assortiment voldoende variatie biedt. Lokale en regionale producten maximaal inzetten. Lokale bakker levert brood en vlaaien.

Plafondbedrag € 80.000 excl. BTW per jaar op basis van exploitatie bedrijfsrestaurant en koffieservice B&W locatie Stadhuis. Aanvullende diensten (zoals banqueting en vergaderservice ambtenaren) zijn niet meegenomen in het plafondbedrag. Op basis van de exploitatie van het bedrijfsrestaurant en de koffieservice ten behoeve van het College van Burgemeester en Wethouders in het Stadhuis, bedraagt het plafondbedrag 80.000 excl. BTW. Inschrijvingen boven het plafondbedrag worden niet in behandeling genomen. De op afroep aanvullende diensten zoals koffieservice en banqueting zijn niet meegenomen in het plafondbudget.

Gunningscriteria   Subgunningscriteria Te behalen punten G1 Kwaliteit Prestatieonderbouwing RAVA plan (risico- en kansendossier) Interview / presentatie 80 30 25 G2 Prijs Aanneemsom (Bedrijfsrestaurant en koffieservice ten behoeve van het College van Burgemeester en Wethouders) 20 Totaal 100 Kwaliteit wordt eerst beoordeeld. De drie best scorende Inschrijvers op de onderdelen A en B gaan door naar de Interviewronde. Pas na de interviewronde wordt het aspect prijs beoordeeld.

Planning Activiteit Datum Offerteaanvraag / Aankondiging 4-08-2016 Sluiting aanmeldingsmogelijkheid informatiebijeenkomst 5-09-2016 Informatiebijeenkomst 8-09-2016 om 14.00 uur Locatie Stadhuis, Markt 31, 6041 EM Roermond Indienen vragen 16-09-2016 Nota van Inlichtingen (beantwoording) 29-09-2016 Indiening inschrijvingen, sluitingsdatum 10-10-2016 Bekendmaken 3 inschrijvers met hoogste score 24-10-2016 Interviews met sleutelfunctionarissen 31-10-2016 & 1-11-2016 Bekendmaken EMVI-inschrijver 3-11-2016 Concretiseringsfase (kick-off) 8-11-2016 t/m 2-12-2016 Voornemen tot gunning 6-12-2016 Einde Alcatel-periode 28-12-2016 Definitieve gunning 4-1-2017 Contractondertekening 4-1-2017 - 1-2-2017 Startdatum uitvoeringsfase 1-2-2017

Vragen?

Schouwing