Infosessie Verhuis E-gebouw Departement Financiën 0 & +1 Welkom!

Inhoudstafel 1 - Verhuisinfo – Christian Vidts – FM- verhuiscoördinator Werkplek Roosevelt +4, +5 en verdieping -1 Standaard kantoormeubilair Interieur Wat gebeurt er vóór de verhuis D-day! – de eigenlijke verhuis Uitwijkmogelijkheden Hoe verhuisdozen vouwen, kleven en labelen Na de verhuis Meer info? - Contactgegevens

2 – Locatie- en handbibliotheken Veroniek Lammertyn – Documentalist - Archief Visie Stappenplan 3 – Poolfietsen en poolwagens Stephanie Vermeulen Dienstverplaatsingen- FM Service & Logistiek 4 – Begeleidingstraject Wijs Werken Nina De Blieck – Wijs Werken Doel van het begeleidingstraject Ambassadeurs Eigen werkomgeving - Gemeenschappelijke zone - Resultaat Traject leidinggevenden Tijdslijn

Deel 1 – Verhuisinfo Christian Vidts – FM-verhuiscoördinator

Fietsenparking -1

Gezamenlijk archief -1 .

2. Standaard kantoormeubilair

De ”onzichtbare” kabel ClickShare De ”onzichtbare” kabel 1 – Steek de USB-knop in de laptop 2 – Ga naar de USB-drive op de laptop en dubbelklik op de ClickShare software 3 – Druk op de knop op uw beeldscherm te delen Meer weten? Servicedesk Digipolis, + 32 9 266 09 99, servicedesk@digipolis.gent, http://servicedesk

3. Interieur Inrichting gemeenschappelijke delen ‘work in progress’ Voor atrium en inkom, Voor bibliotheek en het documentatiecentrum, voorbereidings- en interviewlokalen (Dienst Selectie) Voor de confidentiële ruimtes (Dienst HR, IDPBW) Voor de huiskamers en de brainstormruimtes Sta/zit meubilair Fotoposters

Franklin D vaste elementen signalisatie E F Barneys Hofstraat

franklin overzicht

losse elementen huiskamers brainstormruimtes vergaderzalen ...

4. Wat gebeurt er vóór de verhuis? 27/02 Levering verhuisdozen Voor de eigenlijke verhuis: de werken zijn voltooid; Het ontbrekende standaardmeubilair is geleverd o.a. bureaus, lockers, zit/sta bureaus; 13 & 20/03 plaatsen bureau’s 14 & 21/03 telefonie, wifi & bekabeling;

D-day minus 1. – de dag vóór de verhuis 15 & 22/03 Bestaande locatie Voor 12 u : Alle verhuisdozen zijn ingepakt; Vanaf 12 u: Kasten worden verhuisd; Digipolis pakt schermen in; Laptop, muis en toetsenbord zelf meeverhuizen;

5. D-day - Dag van de eigenlijke verhuis 16 & 23/03 Toekomstige locatie 9u: Verhuisfirma verhuist verhuisdozen, schermen en gelabeld meubilair; Ten laatste vanaf 14u: Digipolis sluit schermen aan; Ten vroegste 14u: Werkplekken zijn beschikbaar voor het personeel;

6. Uitwijkmogelijkheden tijdens de verhuis van dag -1 vanaf 12u tot dag verhuis tot 14u. Telewerken Vergaderzalen reserveren Teamactiviteit …

7. Hoe verhuisdozenkleven en labelen ? Hoe kleven Hoe labelen

Hoe verhuisdozen kleven? Stap 1 : doos plooien Bovenkant doos Stap 2 : kleven lange zijde onderaan Stap 3 : kleven korte zijde onderaan Stap 4 : kleven lange zijde bovenaan Hoe verhuisdozen kleven? Stap 5 : etiket korte zijde

Hoe verhuisdozen labelen Elke kast is genummerd > RK 5.01 Elk bureau is genummerd > RB 5.01 Als er geen kast- of bureau nr. is > Brainstorm Kelder > Kelder K36 Niet meer nodig > FM

Hoe verhuisdozen en meubilair labelen?

Labels nummers lockers – 5 x 3 cm

7. Na de verhuis Lege verhuisdozen verzamelen op één zelfde plek; Verwittigen wanneer deze mogen opgehaald worden;

8. Meer info? Contactpersonen: Belangrijke linken: Verhuiscoördinator van Dienst Vastgoedbeheer: Christian Vidts – 09 266 59 67 Verhuiscontactpersoon van je dienst: Nadine De Potter – 0476/94 23 09 Beheer van het gebouw: Michel De Maesschalck – 0475/59 76 34 Belangrijke linken: Op https://stad.gent/groepgent vind je : De verhuisfolder Onder Wijs Werken vind je: de interieurgids de werkplekcataloog ikv het activiteitsgebonden werken  

Naar een optimale informatieservice voor Groep Gent Deel 2 - Locatie- en handbibliotheken Naar een optimale informatieservice voor Groep Gent

Managen van werkprocessen: aan de documentaire informatiebehoeften voldoen Informatiediensten op maat: toegang en ondersteuning verzekeren + inzetten op digitale informatiebronnen Beheren van locatie- en handbibliotheken vanuit 1 centraal documentatiecentrum Visie De fusie biedt een opportuniteit om BIDOC (bibliotheek- en documentatiecentrum) en het bibliotheek- en documentatiebeheer van het OCMW Gent op elkaar af te stemmen en samen te werken aan een optimale documentaire informatieservice. 1. De tekst kan gewoon aangepast worden.

Vragen? Locatie- en handbibliotheken: stappenplan Algemene communicatie: nieuwsbrieven + infomomenten Rondgang op de diensten Huiswerk: selectie handbib – locatiebib – weg Tweede rondgang: digitale alternatieven? Invoer handbib in catalogus + tips rond beheer Verhuizing en invoer locatiebib Vragen? Piet.Temmerman@stad.gent Veroniek.Lammertyn@ocmw.gent 1. Door rechts te klikken op de afbeelding kan je kiezen > ‘Afbeelding wijzigen’ > Kies vervolgens de gewenste staande afbeelding. Opgelet: Je zal zien dat de verhouding van je foto verandert. Door de witte vierkante hendeltjes te verslepen rechts en links kan je de verhouding vervormen tot de oorspronkelijke. Daarna klik je rechts op de afbeelding > Kies je: ‘Afbeelding opmaken’ > Het tabblad ‘Bijsnijden’ > vervolgens geef je enkel bij ‘Positie van afbeelding’ de waarde ‘hoogte’ = 20 in. Zo zal je foto niet meer vervormd zijn.

3 – Poolfietsen en poolwagens Stephanie Vermeulen – Dienstverplaatsingen – FM

Fietspunt Zuid: poolfietsen voor AC Zuid + E-gebouw   Poolbestand - 18 gewone fietsen - 1 E-bakfiets + 15 E-fietsen + 2 plooifietsen (vanaf februari 2017) Reserveren - Met Ultimo-reserveringstool via http://vlootbeheer.gent.be - Handleiding op intranet onder faciliteiten – voertuigen – fietsen Fietsenstallingen - E-gebouw: 267 afgesloten plaatsen op verdieping -1 Lockers - E-gebouw: 128 kleine lockers - Vragen: beheer.sitezuid@stad.gent 18 fietsen (moeten we nog opsplitsen 1 E bakfiets voor E gebouw 5 E fietsen voor E gebouw 2 plooifietsen voor E gebouw

Poolwagens site Zuid – Parking Seniotel - Hofstraat   Poolbestand - 7 poolwagens Reserveren - Met Ultimo-reserveringstool via http://vlootbeheer.gent.be - Handleiding op intranet onder faciliteiten – voertuigen – poolwagens site Zuid Sleutels, boordocumenten, badge Seniotel - Ophalen en afgeven aan dezefde balie (of AC Zuid of E-gebouw) Gebruik Parking Seniotel - Handleiding op intranet onder faciliteiten – voertuigen – poolwagens site Zuid 18 fietsen (moeten we nog opsplitsen 1 E bakfiets voor E gebouw 5 E fietsen voor E gebouw 2 plooifietsen voor E gebouw

7 poolwagens in parking Seniotel (Hofstraat)   Ligging Plannetje invoegen Supprimeren parkeerplaats Hfstr 47 E-gebouw Toegang Seniotel In/uitrit Seniotel

CONTACT vragen.dienstverplaatsingen@stad.gent Stephanie Vermeulen 0473 78 88 01 Elke De Dekker 0476 58 69 66 CONTACT

Deel 4 Groep Gent Departement Financiën Begeleidingstraject 2017

KENNISDELING & ONTWIKKELING STERK LEIDERSCHAP WAARDEN GROEP GENT (WORTELS) KENNISDELING & ONTWIKKELING ACTIVITEITS GEBONDEN PLAATSON-AFHANKELIJK VERTROUWEN RESULTAAT WIJS WERKEN DIGITALE WERKPLEK & DIA* HUISVESTING * Digitaal informatie- en archiefbeheer WIJS WERKEN

Wat willen we bereiken? Draagvlak vergroten voor en optimaliseren van het gebruik van de activiteitsgebonden werkomgeving Bijsturen afspraken mbt gebruik van de werkplekken van de teams Opmaken van afspraken voor de gemeenschappelijke zones Voorbereiden van leidinggevenden op hun veranderende rol binnen de context van het Wijs Werken – afgestemd op IAO- traject

Begeleidingstraject Operationele voorbereiding van de verhuis TASKFORCE Hoe gaan we werken in de nieuwe omgeving? AMBASSADEURS Ondersteunen van leidinggevenden OPLEIDINGSTRAJECT

Ambassadeurs - opdracht Hoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving? Samen uitwerken van afspraken rond het gebruik van de werkomgeving Bepalen van het gebruik en inrichting van de werkplekken Informeren en begeleiden van de collega’s Uitwisselen van informatie m.b.t. het project (ondersteunen interne communicatie up/down)

Ambassadeurs – eigen werkomgeving Sessie 1: voorstel meubilair Bespreken voorstel keuze meubilair voor alternatieve werkplekken (in lijn met catalogus) DATUM: 24/01/2017 – 10u-12u Sessie 2: afstemmen afspraken op nieuwe werkomgeving Evalueren en bijsturen van de bestaande werkplekmatrix en samenwerkingsafspraken Hoe alle medewerkers informeren over de gewijzigde/nieuwe afspraken DATUM: 9/02/2017 – 10u-12u Hoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving – zone Financiën? 2 sessies

Ambassadeurs – gemeenschappelijke zones Samenstelling: Vertegenwoordigers/ambassadeurs uit alle teams die gebruik zullen maken van het gebouw => Vertegenwoordiging van de ambassadeurs Financiën Opdracht: Uitwerken van een set afspraken rond het gebruik van de atrium omgeving (inclusief leeszaal en cafetaria) Timing: start in maart Hoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving – gemeenschappelijke zones? 3 sessies

Resultaat van het ambassadeurstraject Medewerkers zijn op de hoogte van praktische afspraken verhuis + evolueren verder in werken volgens principes wijs werken Medewerkers vinden snel hun draai in de nieuwe werkomgeving na de verhuis Aandacht voor personaliseren en gezelliger maken van de werkplek Ambassadeurs informeren en betrekken spontaan de collega’s

Traject leidinggevenden Financiën Doelgroep: leidinggevenden Inhoud: Sessie 1: leidinggeven binnen het activiteitsgebonden werken Visie wijs werken Gebruik en gedrag werkplekken Uitwisselen van ervaringen Sessie 2: leidinggeven op afstand Do’s en dont’s rond telewerken Gebruik van de checklist telewerken Wijs werken als leidinggevende 2 sessies van 3u Vragen: - wie doelgroep: voorstel projectleiders - Afstemmen op traject Ginkgo - Wanneer data inplannen?

Overzicht traject Wijs Werken januari februari maart Financiën verdiep 2 2 feb Financiën verdiep 1 16 maart Financiën gelijkvloers 23 maart Ambassadeurs sessie 1 24 jan Ambassadeurs sessie 2 9 feb Infosessie + rondleiding fin 0 en 1 Interieurgids + gedrag/gebruik 22 feb Data toevoegen Sessie 1 ATRIUM Infosessie + rondleiding fin 2e Interieurgids 9 jan Leidinggevenden 2 sessies

Vragen?

Bedankt voor uw aandacht! Open Bedankt voor uw aandacht!