HET PROJECTBUREAU OP MAAT

AGENDA INTRODUCTIE HET PROJECTBUREAU VAN HET STEDELIJK MUSEUM AMSTERDAM CASE STUDY HET FRAMEWERK VAN THE CABINET OFFICE ONDERLIGGENDE PRINCIPES LESSONS LEARNED BIJ HET OP MAAT MAKEN AFSLUITING

INTRODUCTIE

INTRODUCTIE Wie zijn jullie en wat verwachten jullie van sessie?

OVER HET STEDELIJK

PROJECTBUREAU STEDELIJK MUSEUM

PROJECTBUREAU STEDELIJK MUSEUM Organisatie 5 Projectleiders 5 Projectmedewerkers 2 Stagiaires 5 Registrars 1 Manager Op afroep freelance projectleiders / medewerkers / registrars

TAKEN PROJECTBUREAU 1. Projectmanagement Leveren projectleiders en assistenten voor succesvolle projecten, ondersteuning afdelingen met projectmatig werken 2. Programmanagement Bewaken relatie tussen projecten en lijnwerkzaamheden (oa capaciteitsmanagement) 3. Portfoliomanagement Bewaken voortgang op strategische projecten en vertalen ambities organisatie naar haalbare activiteiten 4. Informatievoorziening Zorg dragen voor juiste informatie in Stedelijk voor medewerkers en directie

PROJECTBUREAU: RESULTATEN Tentoonstellingen (#15 per jaar) – Variërend van 50 K tot 2 M Publicaties (#10 per jaar) Strategische projecten (#15 per jaar) ICT, Duurzaam, Processen, Collectiebeheer, Visie etc Programma & Portfoliomanagement Overzicht, samenhang, stuurinformatie, planningen

KORTE CASE STUDY: MATTISE De slak, 1953. Tate, Londen

Kazuifels voor de La Chapelle du Rosaire in Vence, ca. 1950 Kazuifels voor de La Chapelle du Rosaire in Vence, ca. 1950. Museum of Modern Art, New York

FRAMEWORK THE CABINET OFFICE

FRAMEWORK THE CABINET OFFICE: PRINCE 2

FRAMEWORK THE CABINET OFFICE: MSP

FRAMEWORK THE CABINET OFFICE: MOP

FRAMEWORK THE CABINET OFFICE: P30

FRAMEWORK TOC: INDELING Principes Thema’s Processen

FRAMEWORK: SAMENHANG PRINCIPES Prince 2 MSP Zakelijke rechtvaardiging Leren van ervaring Rollen en verantwoordelijkheden Management per fase Management by exception Productgerichte aanpak Op maat maken 1. Afgestemd blijven op de bedrijfsstrategie; 2. Leiderschap bij de verandering; 3. Het visualiseren en communiceren van de betere toekomst; 4. Focussen op de baten (‘benefit’) en op de bedreigingen voor die baten; 5. Toevoeging van waarde; 6. Ontwerpen, ontwikkelen en opleveren van een coherente vaardigheid ‘capability’; 7. Leren van de ervaringen. P30

FRAMEWORK: SAMENHANG PRINCIPES MOP Govern effictilvey Hold people to account Prioritize investment, align and adjust to business strategy Safeguard value Invest in people and processes Track progress through higlight and exception based reports Senior management commitment Governance alignment Strategy alignment Portfolio office Energized change culture P30

FRAMEWORK: SAMENVATTING PRINCIPES Leren van ervaring (Prince2, MSP) Leiderschap / senior commitment (MSP, MoP) Focussen op baten / zakelijke rechtvaardiging (Prince2, MSP, P3O) Governance alignment (P3O, MoP) Aanhaken bij bedrijfsstrategie (MSP, MoP) Visualiseren voortgang, doel, betere toekomst (Prince2, MSP, MoP) Investeren in mensen en processen, energieke cultuur (P3O, MoP)

PRINCIPES: STUREN IN PROJECTEN Sturen in projecten op vier onderdelen: kwaliteit, scope, kosten (waaronder inzet van personeel), en planning. Alle invalshoeken werken in samenhang. Er kunnen maar 2 hoeken vastgezet worden. Voorbeeld (oranje lijn): Stel doorlooptijd wordt korter en je houdt vast aan dezelfde kwaliteit en output, dan nemen kosten toe. Voorbeeld (gele lijn): Je wilt meer opleveren voor het- zelfde budget en in dezelfde tijd, dan gaat de kwaliteit omlaag.

OP MAAT MAKEN: ORGANISATIE Directeur Zakelijk directeur Manager Collecties Manager Conservatoren Manager PMB STUURGROEP Curator Projectleider PROJECTGROEP Werkpakket Bruiklenen Werkpakket Pers Werkpakket Tentoonstellingsbouw Werkpakket Marketing Werkpakket Educatie Werkpakket Zaalteksten Werkpakket Public Program Werkpakket Development Werkpakket Restauratie Werkpakket Publicatie

OP MAAT: DOCUMENTATIE STURING DOORLOPEND IDEE INITIATIE REALISATIE VOORBEREIDING PRODUCTIE REALISATIE AFSLUITING Opdracht Projectplan Evaluatie Presentatie Kickoff Werkpakketplan 1 Verantwoording Werkpakketplan 2 Startdocument Werkpakketplan 3 STURING DOORLOPEND Maandelijkse rapportage op voortgang, issues, besluiten (wijzigingen), risico’s, financiën tijdens alle fases

OP MAAT MAKEN: BIJEENKOMSTEN IDEE INITIATIE VOORBEREIDING PRODUCTIE REALISATIE AFSLUITING Kickoff met alle geinteresseerden (via afdelingshoofden) Maandelijkse projectgroepvergaderingen Twee-wekelijkse projectgroepvergaderingen Wekelijkse projectgroep meetings Evaluatie met projectgroep DOORLOPEND 2-wekelijks directieoverleg 3-wekelijks hoofdenoverleg collecties 2-wekelijks tentoonstellings overleg (manager PMB + CUR + COL) Wekelijks MT 3-wekelijks curatoren overleg

OP MAAT MAKEN: VOLG BELEIDSCYCLUS EVALUEREN BELEID 4 jaar 1 jaar STUREN IN PROJECTEN VOORBEREIDEN MONITOREN

OP MAAT MAKEN: TOOLING

OP MAAT MAKEN: VISUALISATIE PLANNING Visual projectmanagement

OP MAAT MAKEN: VISUALISATIE PORTFOLIO

UITDAGINGEN: MATRIX Matrix terugkerend issue Voordelen Specialisatie in units Snel op te schalen (met externe specialisten) Multi-disciplinaire aanpak Nadelen Conflicterende belangen (projectleider vs lijnmanager, lijn vs project) Zwaardere belasting medewerkers Meer overleg nodig

UITDAGINGEN: DATA-ANALYSE, KPI’S

UITDAGINGEN: AGILE VS PRINCE2 VS LIJN Source: http://prederi.com/2015/07/is-your-organisaiton-ready-for-agile/

AFSLUITING & DISCUSSIE Zijn vragen beantwoord?