ELEKTRONISCH FACTUREREN ..Naar 100% binnen 18 maanden.. Is uw gemeente eind 2018 klaar voor de verplichting? Workshop regiodagen gemeentefinanciën juni/juli 2017 John van Schaik, PIANOo programmabureau e-factureren Programmabureau e-factureren

Programmabureau e-factureren Agenda Rol programmabureau Wat is e-factureren Aanbestedingswetgeving Techniek Voortgang Aanpak Praktijkvoorbeelden Programmabureau e-factureren

programmabureau e-factureren Scope Ondersteunt de implementatie bij gemeenten, provincies en waterschappen en alle andere aanbestedende diensten om e- factureren te kunnen ontvangen en automatisch te verwerken. Doel Geeft de afdelingen Financiën, ICT en inkoop informatie om e- factureren te kunnen verwerken. Het programmabureau fungeert als vraagbaak voor medewerkers van medeoverheden die e- factureren willen realiseren. Periode Operationeel van februari 2016 tot eind 2018. Thema e-factureren op PIANOo website Hulpmiddelen: documenten en handreikingen zoals een business case, plan van aanpak, checklist PvE, Organisatie regiobijeenkomsten, Expertgroep met medeoverheden, toeleveranciers, ICT-dienstverleners. IT service providers: EU subsidieaanvraag (CEF-Call e-Invoicing) Toeleveranciers: project ketenactivatie Implementatiemonitor (voortgang e-factureren bij medeoverheden). Programmabureau e-factureren 3

Wat is een elektronische factuur? Een elektronische factuur (e-factuur) is een factuur in een gestructureerd formaat die volledig automatisch uitgewisseld en verwerkt kan worden. Dus: geen e-mail met PDF-bijlage ! Programmabureau e-factureren

Programmabureau e-factureren Waarom e-factureren? Gemak De verwerking verloopt automatisch. Snellere verwerking De papierstroom blijft achterwege. Nauwkeuriger Geen fouten door handmatige verwerking. Goedkoper Geen print- en portokosten (verzender). Minder Spookfacturen Betalingstermijn verkorten Wet- en regelgeving (2014/55/EU, Aanbestedingswet) Voordelen: Efficiënter werken – u kunt handelingen overslaan in het ontvangst- en verwerkingsproces Minder fouten – facturen worden automatisch uitgewisseld en verwerkt in het financiële systeem Beter betaalgedrag - de doorlooptijd van een inkoopfactuur neemt af. Betaalgedrag is een belangrijk onderwerp; uw MKB leverancier is u dankbaar. Minder zoekgeraakte facturen in post of spamfilters (minder betalingsherinneringen: 11% vs. 27%) Minder spookfacturen – bij een beveiligde verbinding (vgl. PDF + e-mail) Wet- & regelgeving: EU Richtlijn – NL Aanbestedingswet Programmabureau e-factureren

Wijziging Aanbestedingswetgeving Op basis van de Europese richtlijn 2014/55/EU moeten aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven voor overeenkomsten waarop de aanbestedingsrichtlijnen of concessierichtlijn van toepassing zijn, elektronische facturen (e-facturen) kunnen ontvangen en verwerken die voldoen aan de EU-norm*) en lijst van syntaxen. Deze eisen worden met de wijziging van de Aanbestedingswetten en Aanbestedingsbesluiten geïmplementeerd. *) EN 16931 Kunt u de e-factuur al ontvangen? 6

Aanbestedingswetgeving Wie? Aanbestedende diensten & speciale-sectorbedrijven. Wat? Verplicht om e-facturen te ontvangen en te verwerken. als gevolg van een overeenkomst op basis van de aanbestedingsrichtlijnen. die voldoet aan de Europese norm. Verplichting is recht voor Leveranciers*) om te versturen. Wanneer? 18 maanden nadat Europese norm is gepubliceerd. Verwachting eind 2018. water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten: de speciale sectoren *) De Rijksoverheid heeft e-facturatie verplicht gesteld voor nieuwe contracten Kunt u de e-factuur al ontvangen? 7

Techniek

SLEUTEL TOT SUCCES

SLEUTEL TOT SUCCES

SLEUTEL TOT SUCCES

beveiligd netwerk: Simplerinvoicing Open standaard voor facturen Geen 1 op 1 afspraken. Beveiliging Geen spookfacturen of malware, Gecontroleerde afzenders, Encryptie, Gegarandeerde aflevering. Geen handmatige activiteiten Vrije keuze provider Groot bereik leveranciers Access Point Access Point Simplerinvoicing Netwerk (Feb 2017): 400.000 leveranciers kunnen e-factureren 35 service providers Zie ook www.simplerinvoicing.org De voordelen van een beveiligd kanaal zijn: Geen spookfacturen, alle leveranciers worden gevalideerd Vermijden van malware en virussen in e-mail en met name attachments; berichten die niet aan de standaard voldoen worden direct uitgefilterd. Verzekerde aflevering, door monitoring van de berichtenuitwisseling. Geen e-mails die verdwijnen in spamboxen. Verwerkbare facturen, doordat de structuur al aan de bron wordt gevalideerd. Berichten zijn beveiligd en niet onderweg gewijzigd of gelezen, door toepassing van beveiligingscertificaten (bijvoorbeeld PKI) Betrouwbare aflevering, door toepassing van identificatietechnieken zijn ontvanger en verzender verzekerd van identiteit (non-repudation) E-mail / EU-aanbeveling: Versleuteling e-mail / beveiligd per leverancier afspraken maken Firewall / spamfilter / whitelisting (e-mailadressen control) Spookfacturen (?) Herinneringen (PDF 27%) / E-facturen over netwerk: 11%) AP AP AP Service Provider Programmabureau e-factureren

Programmabureau e-factureren Conclusie Techniek De techniek en afspraken zijn er, Bewezen kanaal-infrastructuur beschikbaar, Simplerinvoicing hanteert nu SI-UBL-formaat, SI-UBL convergeert naar Europese Norm. Toekomstbestendig e-factuurformaat beschikbaar, Implementatie e-factureren niet afhankelijk van tempo invoering Norm en Wet. OpenPEPPOL: onderdeel van een Europees project: E-delivery. Nu zelfstandig. Per Lidstaat eigen OpenPEPPOLl beheerder: in Nederland is dat Simplerinvoicing Formaat staat vast: richting EC 1e kwartaal 2017 – publicatie verwacht eind q2-2017. Verzamelfacturen technisch niet mogelijk. Ofwel: er ligt een snelweg en er is vastgesteld welke vrachtauto’s er overheen mogen (!) Wie gaat er (facturen) inladen en wie gaan er uitladen? Programmabureau e-factureren

Voortgang

E-facturatie in Europa Veel landen verplicht versturen aan Rijksoverheid Voor 2012: Noorwegen, Zweden, Denemarken 2012-2014: Turkije, Oostenrijk, Slovenië 2015-2016: Italië, Spanje, Zwitserland, Polen 2017: Nederland, België, Frankrijk, Portugal Na 2017: UK (NHS), Ierland, Duitsland, …. En in toenemende mate aan decentrale overheden Programmabureau e-factureren

Implementatiemonitor 2017-05 Gemeenten Waterschappen Provincies Zie ook de PIANOo website: https://www.pianoo.nl/e-factureren Programmabureau e-factureren

Ondersteuning programmabureau Thema e-factureren op PIANOo website, Hulpmiddelen: faq, documenten en handreikingen zoals een business case, plan van aanpak, checklist’s, etc., Organisatie regiobijeenkomsten, Expertgroep met medeoverheden, toeleveranciers, ICT-dienstverleners. IT service providers: EU subsidie, Toeleveranciers: project ketenactivatie, Implementatiemonitor (voortgang e-factureren bij medeoverheden). Kunt u de e-factuur al ontvangen? 17

Aanpak

Wat betekent dit voor Uw organisatie? IT systemen op orde (Financiële) processen op orde Inkoopvoorwaarden op orde Kunt u de e-factuur al ontvangen? 19

Stappenplan e-factureren Initiëren project Situatiebeschrijving Bepalen veranderstappen Uitvoering tijdens project Uitvoering na project Evaluatie na project https://www.pianoo.nl/themas/elektronisch- factureren/handreikingen-e-factureren/stappenplan- implementatie-e-factureren Stappenplan is beschikbaar op de website van PIANOo. Highlights & aandachtspunten in 20 minuten (!) Programmabureau e-factureren

Programmabureau e-factureren InitiËREN project Wat komt er op u af? Coördinator Doelstellingen Business Case Projectvoorstel Kies Scenario/pad Projectleider PID https://www.pianoo.nl/stap-1-initi-ren-project Informeer uzelf! (website PIANOo – programmabureau e-factureren) - Stel concrete doelstellingen – samenhang met P2P, maar maak het niet groter dan het is. - Het is nl. zó 27 november 2018 - Business Case: stel u op de hoogte van de mogelijkheden . - Zorg voor ondersteuning vanuit de organisatie Programmabureau e-factureren

ProjectAanpak in de organisatie Project e-factureren is een samenspel van: ICT Architectuur Connectiviteit en ICT aanpassingen Workflow Inkoop On-boarden leveranciers Inkoopvoorwaarden Aanbesteden Financiën Procesverandering Organisatorische change Leveranciers On-boarden klant ICT aanpassingen Staat E-factureren op de kaart bij elke betrokken afdeling? Project team gevormd? Vertegenwoordiging alle betrokken afdelingen? De keuze van de oplossing Finance: Wijzigingen niet beperkt tot een ander bestandsformaat! Ontwikkelingen in software? Wie gaat de implementatie verzorgen? Ontvangen in scan en herken / workflow / financiële software? Identificeren in organisatieproces. Validatieslagen toevoegen / vervangen? Welke gevolgen voor de workflow? goedkeuring Welke kanalen ga je gebruiken / Via netwerk, e-mail, 3 of 4 cornermodel? Welke kanalen beschikbaar houden? Multi-channel benadering Gevolgen voor organisatieprocessen (Financiën + Inkoop) Verplichtingenadministratie / 3 way matching al aanwezig? Let op interne gebruikers -> goedkeuren van factuur (xml eventueel anders dan PDF of papier) On-boarding leveranciers / - Welke noodzakelijke informatie verstrekken: Inkoopordernummer? Routenummer? Kostenplaats? Opstellen communicatieplan / brochure long tail kleinere leveranciers: activiteiten? Baten Voordelen voor verzender en ontvanger Doelmatigheid (efficiëntie, faalkosten en doorlooptijd) Rechtmatigheid Goed opdrachtgeverschap (Beter betaalgedrag) Verplichting Lasten: Implementatie inspanning (In- & Extern) Reallocatie medewerkers Complexiteit Transitie Relatie met P2P traject (verplichtingen) Programmabureau e-factureren

Keuze Implementatie scenario Financieel systeem 1 Scan & Herken oplossing 2 3 Inkoop oplossing We zien dat er globaal 4 scenario’s zijn waarmee medeoverheden e-factureren implementeren: Rechtstreeks in het financiële systeem Via de Scan& Herken administratie Via de inkoopoplossing (volledige) outsourcing. Deze laatste is in dit plaatje achterwege gelaten, omdat het in de cloud zit, en die zie je niet  Het scenario via het financieel systeem hebben we hierna uitgewerkt, omdat de ervaring leert dat dit in meer dan 60% van de gevallen de voorkeur heeft. Voorbehoud: dit wil in geen geval een voorkeur uitspreken vanuit PIANOo. Het is puur een optelsom van bestaande inrichting, aangeboden oplossingen en andere overwegingen. Inkomende e-factuur Programmabureau e-factureren

Voorbeeld: financieel systeem Access Point Ontvangst Technische Validatie Logging Fout afhandeling (SI)-UBL Scope “service broker” XML Financieel systeem Logische (functionele) Validatie Factuur administratie (optioneel) DMS (Document Management Systeem) Workflow (goedkeuring) Keuze voor technieken en systemen Selectie van een (externe) service provider voor e-facturen via het netwerk (Access Point) “service broker” van de leverancier van het financieel systeem voor de import naar dit systeem Indien gekozen voor verwerking e-mail + XML, dan aanvullende aanpassing in Het Access Point voor het ontvangen en verwerken van e-facturen via de e-mail (denk aan technische validatie o.b.v. template per leverancier, beveiliging, whitelisting), Of, De scan& herkenoplossing voor het ontvangen van XML (UBL) facturen Benodigde koppelingen Inkomende facturen vanuit het Access Point naar de “service broker” Facturen van de “servicebroker” naar het financiële systeem Facturen van de “servicebroker” naar het DMS (incl bijlagen) Specifieke aandachtspunten Opslag in het DMS van SI-UBL/XML bestanden en de toegankelijkheid vanuit de financiële administratie Uitval in het financiële systeem Wel of géén PDF tonen aan de eindgebruiker Indien e-mail Doublures in afhandeling van e-facturen door ontvangst van meerdere kanalen Beveiligingsmaatregelen voor het e-mail kanaal (encryptie, authenticatie, whitelisting, virusscanning, etc.) Eisen aan formaten in e-mail met XML (UBL) Varianten E-mail en beveiligd kanaal via dezelfde provider, waardoor geen doublures plaatsvinden in functionaliteit en techniek. Rechtstreekse koppeling naar financieel systeem door serviceprovider. Met name wanneer delen van de oplossing ‘in de cloud’ staan is een aparte servicebroker mogelijk overbodig. Bewaren van de originele berichten door de service provider   Selectiecriteria service provider Integratie met DMS en Financieel systeem Signalering uitval AP Aanvullende diensten m.b.t. Archivering, Bijlagen, E-mail, On-boarding toeleveranciers. Kosten (model) SLA (beschikbaarheid, rapportage, beveiliging etc.) Mate van ontzorging PDF scannen, workflow, outsourcing, etc. Budget- houders E-mail + UBL Financiële administratie Crediteuren PDF (e-mail) Scan & herken oplossing Logging Fout afhandeling Papier Programmabureau e-factureren

aandachtspunten (in voorbeeld) Technisch Ontvangst EU-norm e-factuur, Afhandeling van bijlagen (PDF bijgesloten in e-factuur), Opslag in het DMS. Tonen van ‘factuur’ aan de eindgebruiker (budgethouder) Indien ook e-facturen via e-mail kanaal: Doublures in afhandeling van e-facturen (€), Eisen aan e-factuurformaat bij ontvangst via e-mail, Beveiligingsmaatregelen voor het e-mail kanaal (encryptie, authenticatie, whitelisting, virusscanning, etc.). Aansluiting op uw ICT architectuur Aansluiting op het bestaande inkoopfactuur verwerkingsproces Opslag van UBL bestanden + PDF-bijlagen! Programmabureau e-factureren

E-factureren op gang brengen On-boarden leveranciers Aanpak bepalen (en uitdragen) Aansluitplan on-boarding Toeleveranciers identificeren Toeleveranciers segmenteren Inkoopvoorwaarden aanpassen? Zoek betrokkenheid in de breedte binnen uw organisatie 1 Visie Facturen ontvangen en verwerken lijkt voor de buitenwereld (maar ook intern) soms zo triviaal en weinig spectaculair. Er ligt dan ook vaak geen hoogdravende visie ten grondslag aan de uitvoering van deze processen. Toch kan de invoering van e-factureren juist goed slagen als ze gedragen en gesteund wordt door een duidelijke, simpele visie op het proces. Deze duidelijke visie zal in het invoeringstraject breed moeten worden uitgedragen. (Kostenbesparing / Snellere betaling / Wettelijke eis / Correct betalen / duurzamer (papierloos) / monitor factuurstatus / onderdeel automatisering P2P / B2B) 2 Tijdsplan Maak een activiteitenplan specifiek gericht op de on-boarding van uw toeleveranciers  - Overleg met afdeling Inkoop Beleg een kick-off met alle bij de invoering van e-factureren betrokken afdelingen (dus ook Inkoop). Stel in dit overleg / afstemming periodiek de stand van zaken van on-boarding aan de orde. Betrek eventueel een of enkele toeleveranciers in het overleg. 3 Inkoopvoorwaarden (al besproken). Communicatie (!) 4 Toeleveranciers in kaart brengen, Breng uw toeleveranciers in kaart + Completeer de noodzakelijke gegevens Breng waarborgen aan voor het onderhoud op die gegevens. Voorwaarden voor leveranciers aanvullen (zoals KVK- en e-mail gegevens) Analyseer deze in kaart gebrachte toeleveranciers, b.v. op grootte, aantallen facturen, omvang van de factuurbedragen, complexiteit en vergelijkbare parameters. Selecteer uit de in kaart gebrachte toeleveranciers de z.g. early-adaptors Start met hen op kleine en eenvoudige schaal de verzending, ontvangst en verwerking van e-facturen Communiceer de lessons learned met andere toeleveranciers 5 Bijsluiter e-factuur: Het blijkt handig te zijn om in het hele P2P proces te kunnen verwijzen naar: standaarden, altijd geldende afspraken, richtlijnen. Dus: Adressering (OIN-nummer) juist bij leverancier opgenomen? Factuurvelden: Gegevens noodzakelijk voor vlotte afhandeling in ontvangst- en verwerkingsproces Template factuur ontwikkeld door expertgroep; binnenkort op PIANOo-website De bijsluiter is meer dan het benoemen van extra xml-velden die in templates zijn beschreven. Stappen: - Maak bijsluiter. + Communiceer de bijsluiter naar uw toeleveranciers   6 Externe communicatie Uw leveranciers doen graag zaken met u. Maar ze hebben een broertje dood aan bureaucratie en regels. Zeker als ze er zelf niets mee opschieten of er last van hebben. De aanbeveling is dat u simpel, to the point, zakelijk en relevant communiceert. Met die gedachte in het hoofd kan het geen kwaad om ook de afdeling communicatie naar uw externe uitingen (brieven, e-mail, formulieren, websites) te laten kijken. - Verduidelijk waarom e-factureren goed is voor verzender en ontvanger (kosten/efficiencyvoordelen, gemak, minder/geen fouten meer, terugdringen betaaltermijnen etc.)  - Controleer welke gegevens de leveranciers van u heeft: welke contactpersonen, telefoonnummers, post- e-mail- en factuuradressen. Vergeet daarbij niet om te controleren of uw leverancier uw OIN-nummer heeft.   Informeer tijdig en communiceer vaak en breed. Let op: het zijn niet alleen de inkopers of de opdrachtgevers binnen de lokale overheden die contact hebben met uw leveranciers. Van receptioniste tot kantonnier/opzichter buitendienst zijn er tal van medewerkers binnen uw gemeente/waterschap/provincie die contact hebben met de leveranciers. Vaker dan u wellicht denkt. Bijsluiter Adressering / verplichte factuurvelden 7 Procesbegeleiding Zorg ervoor dat er (een) aanspreekpunt(en) is / zijn binnen uw organisatie voor uw toeleveranciers, zij zijn u dankbaar, en uw wethouder ook (!). Externe communicatie Folder / leaflet / kernfactuurafstemming / adressering Programmabureau e-factureren

Programmabureau e-factureren On-boarding Toolkit vijf belangrijke instrumenten   leveranciersbrief algemene (generieke) folder 1-op-1 gesprekken bijsluiter één aanspreekpunt Programmabureau e-factureren

Programmabureau e-factureren Praktijkvoorbeelden Programmabureau e-factureren

PRAKTIJKVOORBEELD BREDA Leverancier: Van Dorp Installaties BV Gebruikt boekhoudpakket: ZET Solutions Klant: Gemeente Breda Gebruikt financieel systeem: Key2Financiën van Centric Lessons learned: Eis beveiligd kanaal voor factuur

PRAKTIJKVOORBEELD THOLEN Leverancier: Zeeuwse Reinigingsdienst Gebruikt boekhoudpakket: AFAS Klant: Gemeente Tholen Gebruikt financieel systeem: Civision van PinkRoccade Less. learned: Boekhoudpakket ontzorgt kleine leverancier

PRAKTIJKVOORBEELD ZAANSTAD Leverancier: Sweco (voorheen Grontmij) Gebruikt boekhoudpakket: Oracle / Apro Klant: Gemeente Zaanstad Gebruikt financieel systeem: EnterpriseOne van CapGemini Lessons learned: Splits ‘connectiviteit’ en ‘functionaliteit’ Aansluiten via Jnet > met connectiviteit via het SI netwerk

PRAKTIJKVOORBEELD ZOETERMEER Leverancier: Stedin Gebruikt boekhoudpakket: SAP Klant: Gemeente Zoetermeer Gebruikt financieel systeem: Key2Financiën en e-Verbinding Lessons learned: “en nu de interne processen op orde”

Programmabureau e-factureren Dank u voor uw aandacht. Hulp bij e-factureren www.pianoo.nl/e-factureren hulpbijefactureren@pianoo.nl 070 - 379 82 89 Programmabureau e-factureren

Stelling (1) Overheden kunnen gerust het versturen van een e-factuur verplicht stellen bij het sluiten van nieuwe contracten. 34

Stelling (2) Als een e-factuur sneller wordt betaald dan een papieren factuur stap ik morgen over. 35