VMware Zimbra client

Inleiding Met deze sessie van Zimbra cliënt leg ik de nadruk op het gebruiksgemak van Zimbra cliënt en welke mogelijkheden Zimbra te bieden heeft bij de eindgebruiker en dit met zo weinig mogelijk moeilijke woorden.

INHOUD Zimbra: waaier aan voordelen… Opstellen en beantwoorden van mails Accounts Spam en junk mail Beheer adresboek(en) Agenda Takenbeheer Exporteren / Importeren Tips voor optimaal gebruik Praktijk Zimbra cliënt – standaardfuncties

Zimbra met zijn waaier aan voordelen De meest noodzakelijke tools aanwezig in een gebruiks- vriendelijke omgeving Agenda, adresbestanden e.d. gemakkelijk te importeren zonder noodzaak aan allerhande wizards Altijd en overal toegang tot mails, kalenders, contacten en documenten

Zimbra met zijn waaier aan voordelen Afspraken inplannen is vrij eenvoudig en onmiddellijk zichtbaar voor gedeelde contacten De Zimbra gebruiker kan de synchronisatie laten verlopen in om het even welke mailtoepassing, zelfs Outlook (Zimbra connector) en op deze manier een handige export in een PST archief te bewaren. https://mail.physics.ucla.edu/zimbra/downloads/index.html

Zimbra met zijn waaier aan voordelen De gebruiksvriendelijke ‘ajax’ omgeving laat de gebruiker toe gemakkelijk alle functies te benaderen. RMK menu’s, ballontips, drag-and-drop functies, filters etc…

Zimbra met zijn waaier aan voordelen Mogelijkheid tot dezelfde werkomgeving op kantoor, thuis of onderweg

Zimbra met zijn waaier aan voordelen Meerdere adresboeken tegelijk en gemakkelijk te exporteren Handige export van adresitems in de vorm van een V-card bestand (*.vcf) Printvriendelijke weergave van contacten, mails, agenda Gebruik van ‘zimlets’ (downloadprogramma) Toevoegen van externe accounts in webclient Mogelijkheid tot ontvangstbevestiging Geadvenceerde zoekfunctie onder alle onderdelen

Zimbra met zijn waaier aan voordelen Drag-n-drop werkomgeving Zo kan het inplannen van een vergadering over een bepaald onderwerp simpelweg door een mailbericht te slepen naar een bepaalde datum op je kalender. Automatisch worden de gekoppelde ontvangers van dit bericht opgenomen en indien gewenst een uitnodiging opgestuurd. Tevens mogelijk met contact item. Idem voor contacten…

Zimbra met zijn waaier aan voordelen Verbeterde mobiele ervaring Het synchroniseren van zowel mailitems, agenda-items als bijvoorbeeld contacten verloopt nu een pak soepeler tussen server en mobile cliënt dmv externe imap / pop3 toegang Zo kan er een soort van Exchange profiel worden opgeslagen op de smartphone die zo goed als real-time de synchronisatie verkeer regelt van de gewenste zaken. *Aangewezen is een wachtwoord in te stellen op het mobile device wanneer je dit toepast

Werkomgeving Iedere gebruiker van Zimbra heeft de mogelijkheid te werken in de web-based omgeveing Op mobiele apparaten wordt automatisch geschakeld naar een overzichtelijke, mobiele omgeving

Groepering Zimbra cliënt biedt ook de mogelijkheid om mails met hetzelfde onderwerp samen te klasseren, ongeacht of deze zich in éénzelfde map bevinden. Ook handig is het gebruik van labels.  De geadvenceerde zoekfilter laat eveneens toe alle mails samen af te beelden over een bepaald onderwerp, afzender adres en zelfs inhoud.

Beheer al uw mailboxen Zimbra cliënt laat de gebruiker toe meerdere accounts onder te brengen

Mailfilters Mailfilters zijn een soort van regels die je zelf bepaalt voor zowel inkomend als uitgaand verkeer. Zo kan je bijvoorbeeld de mails van een bepaalde afzender of met betrekking tot een bepaald onderwerp in een vooropgestelde map laten toekomen of ineens doorsturen naar een externe mailbox. Houd hierbij wel rekening dat een bepaalde structuur aangewezen moet zijn. Eveneens kan hier ook onmiddellijk een markering worden opgegeven (als gelezen of gevlagd). Let hierbij ook op: wanneer je instelt dat hij inkomende mails moet doorsturen naar een andere mailbox, hiervan geen kopie behouden is in uw eigen mailbox !

Vertrouwde adressen In tegenstelling tot ongewenste post, die onder normale omstandigheden in de spam –map wordt geleid, kunnen vertrouwde mails van een bepaald afzendadres alsook in je spam –map terechtkomen. Bijgevolg heb je toch de mogelijkheid aan te geven dat je deze afzenders toch vertrouwt. Vervolgens zullen deze vertrouwde mails gewoon in je postvak ‘in’ terechtkomen.

Herstel verwijderde items Zimbra clients hebben de mogelijkheid om verwijderde items te herstellen en terug in terug in een gewenste doelmap binnen de mailbox te plaatsen. De maximum hersteltermijn op onze Zimbra server is +/- 1 maand.

Opstellen en beantwoorden van mails Bij het eerste gebruik van Zimbra client kan je reeds een soort van standaard sjabloon instellen. Hierbij kan je zowel het lettertype, fonts, kleur tekst bepalen als het gedrag van je conceptmail. Na of tijdens opstellen van je mailbericht heb je de mogelijkheid een spellingscontrole toe te passen. Je hebt dit reeds gedefinieerd in je voorkeuren dat hij dit automatisch doet of je kan dit manueel doen bij ieder typvenster. Druk op de knop ‘spellingscontrole’ en de woorden die hij niet herkent in de ingestelde taal (bij ons is dit enkel Nederlands) worden gemarkeerd. M.B.V. van de rechtermuisklik heb je dan de mogelijkheid één van de voorgestelde verbeteringen te kiezen of het bewerken van je mail te hervatten en de verbetering zelf aan te brengen. Beheer verschillende handtekeningen in functie waarnaar je mail gericht is. In het onderdeel ‘voorkeuren’ kan je dit allemaal instellen. Wanneer je een ontvangstbevestiging wenst op te vragen kan dit gemakkelijk in het opstelvenster van je mail en meer bepaald onder ‘opties’  ‘leesontvangstbewijs vragen’

Opmaak + bijlages Let op: bijlages (*.XML, *.rar-, *.exe-, *.bat indelingen worden doorgaans geweigerd door de meeste inkomende mailservers). Afbeeldingen mee weergeven in de het tekst (html) veld bij het opstellen van de mail doe je als volgt:

Accounts Bij de web client van Zimbra heb je de mogelijkheid verschillende mailboxen onder te brengen, alsook externe mailboxen.

Maak gebruik van bepaalde persona Zimbra cliënt heeft een handigheid geïntegreerd die toelaat ineens bepaalde eigenschappen mee te geven aan te verzenden items Zo is het handig om bijvoorbeeld (als alternatief van een mailalias) een ‘persona’ te gebruiken bij het beantwoorden en/of doorsturen van berichten die bedoeld zijn naar een bepaald mailadres vanuit een bep. hoedanigheid. Alsook kan dit middel gebruikt worden bij het antwoorden van berichten die al m.b.v. een filter/regel in een vooropgestelde map toekomen.

Spam en junk mail Onaangenaam en niet geheel uit te sluiten is het ontvangen van spam mail. Gelukkig is een agressieve spam filter actief om het grootste aandeel aan spam af te blokken. Mocht er toch spam terechtkomen in je mailbox is er meestal een toegevoegde waarde meegegeven dat dit verkeer automatisch in de ‘junk’ map van je mailbox terechtkomt. Wanneer mailadressen gepubliceerd worden op bijvoorbeeld websites lopen deze automatisch risico opgenomen te worden door allerlei agressieve spambots (soort van autonome software die het internet afscanned naar mailadressen en deze dan doorspeelt naar spam mailers) Mocht het toch zo zijn (eerder uitzonderlijk) dat deze mail doorkomt kan een filter worden toegepast op de mailbox tot het afzendadres van de spammer in de spamfilter is opgenomen.

Adresboek Het adresboek in Zimbra cliënt is eenvoudig te beheren, te exporteren en te delen Zimbra laat buiten het gebruik van de algemene adressenlijst eveneens toe meerdere, persoonlijke adresboeken tegelijk te beheren. Het delen van je eigen adresboek is uiterst eenvoudig. Je bepaalt hierbij volledig zelf welke rol de gemachtigde hierin opneemt. Gedrag van beschikbare adresboekitems zelf bepalen onder voorkeuren. (*gemailde contacten)

Beheer adresboeken Aanmaak eigen adresboek Eigen contactgroep Adresboek delen

Aanmaak eigen adresboek Zimbra cliënt geeft de mogelijkheid meerde adresboeken tegelijkertijd te beheren. Mocht je reeds een export van een adresboek in VCF formaat of CSV (evt. voorzien van meerdere velden waar Zimbra in voorziet) hebben kan je dit makkelijk importeren. Dit onderdeel is te vinden onder de voorkeuren bij ‘importeren/exporteren’. Vervolgens selecteer de lijst die je lokaal bewaard hebt. (*export vanuit Zimbra in verschillende indelingen) Tevens heb je zowél de mogelijkheid adresboeken te delen als adressen uit een gedeeld adresboek op te nemen in de automatische aanvullijst (voorkeuren). Contacten zijn ook vrij eenvoudig te mailen in v-card formaat. *Let wel op dat wanneer je ingesteld hebt dat gemailde contacten automatisch moeten worden toegevoegd in je ‘gemailde contacten’ en Je per ongeluk een verkeerd adres getypt hebt, dit ‘verkeerde adres’ ook opgeslagen is en je dit beter nadien kan verwijderen om verder ongemak tegen te gaan

Contactgroep Naast de voorziene contactgroepen (distributielijsten) op onze Zimbra server heb je zelf ook de mogelijkheid eigen contactgroepen te voorzien. Neem hierbij aliassen in op van zowel de algemene (globale) adressenlijst als eigen adreslijst. Nieuw contactgroep

Adresboek delen Adresboeken kunnen naar gewenst gedeeld worden. Wanneer deze gedeeld worden met interne gebruikers, krijgen deze het gedeeld adresboek in Zimbra web client te zien onder hun contacten. Alsook heb je de mogelijkheid contacten van deze gedeelde adresboeken bij te sluiten in de ‘automatische aanvullijst’. Ook kunnen adresboeken worden gedeeld naar externe personen.

Gedeelde map / postvak Soms kan het handig zijn dat een volledig postvak of een map (bijvoorbeeld een map waarop een filter is toegepast waar alle mails van persoon X in terechtkomen) wordt gedeeld met een ander.

Agenda De agenda in Zimbra cliënt is overzichtelijk en kan probleemloos worden gedeeld. Afspraak / Vergadering? Hoe iemand uitnodigen? Hoe een afspraak annuleren? Hoe een extra agenda maken en deze extern delen? Persoonlijk agenda Een externe agenda importeren/synchroniseren

Afspraak / Vergadering Je kan op eenvoudige manier een afspraak inplannen d.m.v. in om het even welk Zimbra ‘werkblad’ de knop ‘nieuw’ aan te klikken en vervolgens de agenda-item optie te selecteren. Wanneer het een vergadering betreft kan je leden toevoegen (deze ontvangen op hun beurt een uitnodiging), bepaal tijdstip (of definieer herhaling). *’optioneel veld’ dient voor diegenen die niet noodzakelijk aanwezig moeten zijn Bepaal tevens in welke agenda je dit item wil opnemen en welke (voorlopige) status je hieraan geeft. *Privé afspraken zijn niet zichtbaar voor anderen *Agenda van gewenste genodigde staat automatisch afgebeeld (planner) *suggesties in kalender *herinnering /mail te ‘configureren’

Genodigden Wanneer je iemand toevoegt aan je deelnemerslijst krijg je onmiddellijk een overzicht van diens agenda. Mits deze deelnemer zijn agenda gedeeld staat met jouw mailbox zal je alsook kunnen zien welke activiteit er aan de status is gekoppeld. Is dit niet het geval, dan zal je wel kunnen zien of deze al dan niet beschikbaar is zonder meer. (“locaties” worden op onze Zimbra server niet gebruikt)

Regelmaat Afspraken komen soms met een bepaalde regelmaat terug. In geval dat deze zich wekelijks / maandelijks.. voordoen, kan dit in een beweging worden toegevoegd aan je kalender. Mocht éénzelfde afspraak zich op niet-regelmatige basis herhalen, kan simpelweg een kopie worden gemaakt. (RMK)

Inplannen taken De ‘to-do-lijst’ of takenlijst heeft begin- en einddatum + indicatie die het % voltooiing aangeeft Handig is aan te geven welke taken prioriteit de taak moet krijgen, welke categorie je aan welke taak toewijst of ineens delegeert naar collega’s (slepen naar takenlijst) en daarbij een kleine info meegeeft hoeveel percentage reeds is vervuld. Takenlijsten zijn handig wanneer je ze deelt onder een werkgroep. Op deze manier kan ieder lid desgewenst taken toevoegen en opvolgen. Wijs kleur toe per lijst. Handig hierbij is de weergave zo in te stellen dat het leesdeelvenster rechts staat afgebeeld. Zo heb je een compleet overzicht over de taken waar de % voltooiing is aangeduid… *Stel naar gewenst een meldingsherinnering in.

Afspraak annuleren Wanneer je een afspraak wenst te annuleren dien je deze enkel te verwijderen uit je kalender. Je hebt vervolgens de mogelijkheid hier nog een reden aan te koppelen voor de genodigden.

Afspraak beantwoorden Wanneer de genodigde een voorstel krijgt: Mogelijkheden: Aanvaarden Weigeren Misschien Andere tijd voorstellen

Agenda Voorwaarden Privé agenda: Niet meenemen bij het rapporteren vrije/bezette tijd Tip: Let erop wanneer je een afspraak inplant dat de hele dag beslaat, je deze ‘dag vullend’ inboekt. Zodoende overlapt deze de andere afspraken niet in je agenda.

Exporteren / Importeren Exports van agenda, contacten als volledig account kunnen bekomen worden via de web client. De handigste manier is dit op deze manier te doen. Houd er hier wel rekening mee dat een export op deze manier bekomen niet kan binnen getrokken worden in om het even welke client. WEB CLIENT Meest aangewezen optie maar niet compatibel met andere mail clients Enkel aangewezen wanneer 2 accounts of elementen samen worden verwerkt

Tips & Tricks In sommige gevallen, afhankelijk van welke browserversie je hebt, kan het zijn dat je bepaalde velden niet kan bewerken indien de ajax modus van Zimbra cliënt actief is. (vb veld ‘Aan’,’CC’) Om hier toch gebruik van te maken dient te worden overgeschakeld naar de HTML weergave. Log hiervoor eens uit en meld een nieuwe sessie aan onder HTML normen. Houd er rekening mee dat je uitgaande mails voorziet van bijlagen waar je zeker van bent dat deze zullen geaccepteerd worden door de inkomende mail server van je correspondent. In de meeste gevallen worden bijlagen met een .exe, .bat, .msi extensie niet toegestaan door de spam/virus scanner op inkomende mail servers Controleer aliassen op tekens. Onder tekens verstaat men ook accenten. Dus andré@gmail.com zal doorgaans andre@gmail.com zijn (gemailde contacten) Mails of andere items kunnen worden voorzien van een label dat een handig traceermiddel kan zijn Op elke mailbox is een quota van toepassing die onder meer de max. capaciteit van je mailbox bepaalt. De indicatie dat het volume aangeeft is het fijn balkje onder je naam, rechts boven

Tips & tricks Handig is het gebruik van zoekfilters alsook het wisselen in weergave. Om maar een voorbeeld te geven kan je de weergave ‘op bericht’ even wisselen naar ‘per conversatie’ om zo de berichten op te delen /conversatie Contactitems kunnen vrij gemakkelijk worden uitgewisseld in de vorm van een Vcard formaat Importeer een contactlijst vanuit een simpel .csv bestand Maak er een gewoonte van dat je reeds de opmaak en inhoud gecontroleerd hebt alvorens je de mailadressen invult In het voorkeurveld bij adresboek heb je zowel de mogelijkheid om de optie aan te duiden - algemene adressenlijst te doorzoeken bij gebruik van de contactselector als de optie om adressen in je gedeelde contacten bij te sluiten. Verstuur pas je mailbericht wanneer de inhoud gecheckt is. Voorkom dus dat het mailadres reeds is ingevuld alvorens deze controle is uitgevoerd.

Tips & tricks Een veelvoorkomende fout bij het versturen van mails is dat de bijlages vergeten worden. Voeg daarom steeds eerst alle nodige bijlages toe. Let ook op extensies van deze. Sommige inkomende mailservers accepteren geen bijlages met bv. de *.xml, *.bat, *.zip …. Extensie Bekijk de inhoud van binnenkomende berichten met aandacht en niet zomaar diagonaal alvorens je een antwoord formuleert Indien je een grote groep mensen mailt, afgezonderd van een bep. contactgroep, zet deze dan in het veld BCC. Zodoende krijgen de ontvangers geen hele waslijst aan adressen en gooi je niet zomaar ieders adres te grabbel met het gevaar op spam. Een klassieke misser is dat een ‘reply all’ op een binnenkomend bericht wordt gebruikt. Let daarop. Het zou in sommige gevallen wel eens schade aan je relatie met een collega of je baas kunnen aanrichten. Wanneer je toch de functie ‘reply to all’ gebruikt, verwijder daaruit dan geen ontvangers uit de lijst. Zij hebben immers ook een kopij van het voorgaande bericht en dit zou voor deze die je niet meerekent in je antwoord ongetwijfeld opvallen Mail nooit wanneer je boos bent of weet dit alleszins goed weg te steken. 

Vragen ?

Oefeningen Taken Onderdeel Taken: Maak 2 of 3 takenlijsten aan, met inbegrip van een taaklijst “doorsturen vragen m.b.t. Zimbra”. Maak als taak: het invullen van het blad “vragen Zimbra”. Zet een herinnering om 15u35. Geef deze taak de catergorie (label) “Zimbra” en een hoge prioriteit. Wijs deze taak toe aan je buur.

Oefeningen afspraken /vergadering Onderdeel afspraken/vergaderingen: Zet je verjaardag in een persoonlijke agenda tot je 70 ste Maak een afspraak met je buur, die doorgaat op: Elke 2de en 4de dinsdag van de maand, van 8u30 tot 9u30 Vanaf heden tot eind december 2013 Behalve tussen 10 oktober en 24 november Zorg voor een herinnering 2 uur voor aanvang Wijs deze afspraken toe aan verschillende categorien (labels) De buur beantwoordt de uitnodiging door: Twee afspraken te weigeren Voor twee afspraken nieuwe data/tijden voor te stellen Eén afspraak als tentatief te aanvaarden Alle andere afspraken te aanvaarden

Oefeningen agenda Maak een privé agenda aan en geef deze een kleur. Maak een afspraak om vanavond iets te gaan drinken. Maak een nieuwe afspraak: over 10’ samen met je buur een tas koffie drinken (duur 10’) Geef deze afspraak status ‘bezet’ Geef jezelf een herinneringsmail 5’ ervoor

Oefeningen voorkeuren Zet geluid en andere notificaties af, bij ontvangst van mail. Geef berichten weer als ‘gelezen’ na 15 seconden of zet af. Stel een afwezigheidsbericht in voor vandaag Stel je officiele personage in, met bijhorende handtekening; enkel automatisch toe te voegen bij nieuwe berichten. Stel je handtekening zo in dat deze BOVEN bijgesloten berichten Komt te staan. Maak een persoonlijk bericht aan voor je buur (dwz. met je privé persona) Vraag een leesbevestiging

Oefeningen filters/categorien Binnenkomende berichten waar je in CC staat, inde een map “ter info” plaatsen. Binnenkomende berichten vanwege bram.houvenaghel@knokke-heist.be met een blauwe vlag markeren en in een map “sessie Zimbra” plaatsen. Categorien / labels: Definieer een 5-tal labels en wijs deze toe aan berichten, taken, afspraken, contacten Zoek op enkele van deze labels en bekijk de zoekresultaten

Oef. Adresboek / contacten Maak een distributielijst aan met alle leden van je team. Geef deze distributielijst ook een gepaste naam. Verstuur een berichtje naar je team, dat zij deze distributielijst ook kunnen gebruiken.

Functies Zimbra Bijlage