Infosessie ‘Inspireren, communiceren en declareren: alles wat je moet weten als promotor van een plattelandsproject’ Turnhout 19 mei 2017

Intro Peter Bellens, Gedeputeerde voor plattelandsbeleid

Programma voormiddag 9:00 – 9:30h Ontvangst met koffie 9:30 – 9:45h tijd TUINZAAL (HOOFDGEBOUW) TERRASZAAL (KUUB) 9:00 – 9:30h Ontvangst met koffie 9:30 – 9:45h Intro Peter Bellens   9:45 – 9:50h Intro concept (Tinne van Looy) 9:50 – 11:00h Declareren voor dummies (Tinne Van Looy en Lisbeth Hoefkens) Plattelandsloket voor dummies (Miel Gilis en Kristien Vanlommel) 11:00 – 11:15h Pauze 11:15 – 12:30h Do’s en don’t in projectcommunicatie (Hilde Verhelst, Evelien Aerts, Johny Geerinckx) 12:30 – 13:30h  Netwerklunch

Alles wat je moet weten als promotor van een plattelandsproject: DECLAREREN Turnhout 19 mei 2017

Infosessie declareren Voorstellingsrondje Welke richtlijnen moet ik gebruiken? Declareren praktisch Type kosten Communicatieverplichtingen Na afloop van het project …

1. Voorstellingsrondje

2. Welke richtlijnen moet ik gebruiken?

Welke richtlijnen moet ik gebruiken? 3 soorten richtlijnen of type projecten LEADER: MAK+ - Kempen Zuid – Kempen Oost: ANT/KPO2015xxx – ANT/KZU2015xxx – ANT/MAK2015xxx - KZU16/LEA/xx – KPO16/LEA/xx – MAK16/LEA/xx (http://www.leaderprovincieantwerpen.be/aan-de-slag) OmgevingsKwaliteit: ANT2015/xx – ANT16/SW/xx P+: ANT2015/P10xx Goedkeuringsbrief

Declareren: praktisch

Wat is declareren? 2 maal per jaar bewijs je de gemaakte kosten aan de hand van standaardsjablonen en vertel je wat je gerealiseerd hebt, om dan de cofinanciering op de gemaakte kosten te ontvangen 2 maal per jaar 15/02/xx (deadline voor uitbetaling 15/07/xx) 15/07/xx (deadline voor uitbetaling 31/12/xx) Standaardsjablonen excel-tabel: financieel overzicht voortgangsverslag

Wie controleert je dossier? OKW Dubbele controle: door provincie en door VLM (Nadine Vantomme) Uitbetaling na 3 à 4 maanden + brief P+ Dubbele controle door provincie en door VLM (Nadine Vantomme) Min. 1 terreincontrole Uitbetaling na 3 à 4 LEADER Controle door LEADER-coördinator Steekproefsgewijze controle door VLM Uitbetaling na 3 à 4 maanden

Hoe een declaratiedossier indienen? Via plattelandsloket OF op papier en digitaal Plattelandsloket: sjablonen op je computer invullen en dan opladen Papieren dossier in 2-voud naar OKW – P+: provincie + VLM Brussel LEADER: Leadersecretariaat Digitaal dossier naar platteland@provincieantwerpen.be EN OKW@vlm.be / Pplus@vlm.be Miel.gilis@rurant.be (LEADER MAK+) OF Kristien.vanlommel@rurant.be (LEADER Zuid en Oost) Declaratiedossier bestaat uit Excel-sjabloon financieel overzicht: ondertekend en geparafeerd Genummerde kosten- en betaalbewijzen (enkel voor OKW en LEADER) Voortgangsverslag Bijkomend communicatiemateriaal: foto’s, uitnodigingen, persberichten… Indien geen kosten gemaakt, enkel voortgangsverslag en enkel digitaal

Plattelandsloket

Plattelandsloket Bijlagen zijn max. 4MB per bijlage Je kan in het tabblad declaraties ook altijd gaan kijken naar je vorige declaraties

Uitzonderingen Meermaals declareren Deadline niet gehaald Indien beperkte eigen middelen bv. kleine organisaties,… Deadline niet gehaald Uitstel vragen met schriftelijke verantwoording aan beheersdienst/PG-coördinator Afwijking van meer dan 10% per kostenrubriek Toestemming vragen aan VLM (met provincie in cc)/PG: reden voor afwijking en exact bedrag Beperkte verlenging van het project (binnen N+3) 14 dagen voor einde project Mail naar VLM (met provincie in cc)/PG Inhoudelijke wijziging Per mail naar provincie  PMC/PG

Wijziging in het plattelandsloket

Voortgangsverslag Altijd indienen Voortgangsverslag of eindverslag (indicatoren + foto’s) Stand van zaken Communicatie – knelpunten … Wet op de overheidsopdrachten

Financieel overzicht: voorblad

Financieel overzicht: facturen/kosten

Factuur + kostenbewijs NIET voor P+: adviseur platteland en/of VLM komt dit eventueel controleren bij einddeclaratie BIJ DE PROMOTOR (copromotoren bezorgen dus wel alle info aan promotor!!!) Boekhoudkundige code meenemen in declaratie Projectcode vermelden op elke factuur vanaf 01/7/2017 OF boekhoudkundige code

Type kosten

Mogelijke kosten Investeringskosten Personeelskosten Werkingskosten Overhead Externe prestaties Inkomsten Bijdrage in natura (enkel voor LEADER) Volgens goedgekeurde projectfiche subsidiabele kosten investeringsproject vs dienstverleningsproject

1. Investeringskosten Wat? Wat niet? Bouw of verbetering onroerende goederen Aankoop machines Erelonen Landschapswerken Aankoop multimediamateriaal – verwerven/ontwikkelen computersoftware Haalbaarheidsstudies Wat niet? Aankoop grond of gebouwen Leasing zonder eigendomsoverdracht Zuivere studies Ondergrondse leidingen Rollend materieel Aankoop dieren, zaai- en pootgoed

2. Personeelskosten Looncode bepalen Wat is NIET subsidiabel? Bruto maandloon voor voltijdse functie (loonfiche eenmalig meesturen (ook P+)) Maandloon dat net lager ligt dan bruto maandloon fiche Zit verrekend in de loonkost: bruto maandloon – vakantiegeld – eindejaarspremie – RSZ werkgever – verzekering arbeidsongevallen – vervoerskosten woon-werkverkeer – maaltijdcheques Wat is NIET subsidiabel? Projectsupervisie Extralegale voordelen: groepsverzekering, hospitalisatieverzekering,… Beroepskleding,… Kosten voor aanwerving Ontslagvergoeding, opzegvergoeding

2. Personeelskosten

2. Personeelskosten Tijdsregistratie: 1 per halve dag op PDPO gewerkt – per maand en per persoon

2. Personeelskosten

3. Werkingskosten Wat? - exploitatiekosten - opleidingskosten - betaald vrijwilligerswerk - promo en publiciteit - projectgerelateerde kosten voor grondstoffen, gereedschap … - aankoop multimediamateriaal, afschrijven over 3 jaar - verplaatsingskosten !!! Grote aankopen onder werkingskosten bv. PC, beamer, …  in het begin van de projectperiode te verrichten! !! Voor kleine onkosten worden kastickets als onkostennota + betaalbewijs aanvaard  (datum + bedrag + gekochte items + leverancier moet duidelijk zijn)

4. Overhead Forfaitair bepaald  goedkeuringsbrief/projectfiche (max.15% van de personeelskost) GEEN bewijsstukken nodig, enkel invullen in financieel overzicht Wat? Huur – verwarming, elektriciteit, gas, water – telefonie, internet,…- representatiekosten – ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies – kosten voor verzekering

5. Externe prestaties Wat? - consultancy - ondersteuning externe organisaties - studies - erelonen

6. Inkomsten Vanaf projectkost >50.000€ Inkomsten ook bewijzen: indien bewezen projectkosten lager liggen dan bruto-projectkosten wordt herrekening gemaakt, en teruggevorderd!

7. Bijdrage in natura = onbetaald vrijwilligerswerk, gekoppeld aan een investering, waarvan materiaalkosten bewezen worden, a rato van max.20€/h MOET expliciet zijn goedgekeurd Maximum 15% van de totale projectkost Per vrijwilliger: getekend registratieformulier

Wet op de overheidsopdrachten Naleven! Rapporteren in voortgangsverslag Alle relevante stukken via mail bezorgen aan provincie + beheersdienst (hoeft niet op papier) Opdrachtdocumenten/bestek Bewijs van publicatie/verzending PV van opening Ontvangen offertes Gunningsverslag en beslissing PV’s van oplevering Contracten attesten

Wet op de overheidsopdrachten < €8.500 (excl.BTW): aanvaarde factuur <€85.000 (excl. BTW): onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor werken, leveringen en diensten <600.000€ (excl.BTW) voor werken OF <€207.000 voor leveringen en diensten (excl. BTW): onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Sancties Indien >10% niet subsididiabele kosten => verwittiging per mail Bij 2e overtreding => boete Niet-subsidiabel gedeelte wordt afgetrokken van de totale goedgekeurde projectkost

Communicatieverplichtingen en aanbevelingen

Wat valt onder promotiemateriaal? Alle publicaties zoals brochures, kaarten, artikels, websites, uitnodigingen, flyers, infoborden,… over het project, die bedoelt zijn om het grote publiek in te lichten over het project en die gedrukt of geplaatst worden, zijn promomateriaal. Belangrijk: Ook promomateriaal i.k.v. project waarvan kosten niet worden ingediend moeten voldoen aan de communicatieverplichting!!

Verplichte projectcommunicatie: Wat moet er op staan? Beschrijving van het project Vermelding “met steun van ELFPO” Nodige logo’s en slogan Voor alle publicaties en promotiemateriaal over het project!

Verplichte projectcommunicatie: Wat? Logo’s en slogan terug te vinden op: www.vlaanderen.be/pdpo LEADER OKW Platteland Plus

Verplichte projectcommunicatie: Voor wie? Iedere begunstigde die plattelandsssteun ontvangt >50.000€ : KLEIN INFORMATIEBORD (betaald door werkingsbudget in LEADER) Infrastructuurvoorzieningen of bouwwerkzaamheden met totale plattelandssteun >= 100.000€ : GROOT INFORMATIEBORD+ PERMANENT WERFBORD binnen 3 maanden na afronding IEDERE begunstigde die plattelandssteun ontvangt: INFORMATIEPOSTER (A3-formaat, te verkrijgen via secretariaat) Het bord of poster moet tenminste tijdens de uitvoering van het project omhoog hangen, op een voor het publiek gemakkelijk zichtbare plaats.

Sanctieregeling bij fouten: Geen vergoeding van het promotiemateriaal in geval van geen publicatie van logo’s en slagzin. Gedeeltelijke vergoeding van 25% of 75% van het promotiemateriaal indien logo (’s) of slagzin ontbreken

Na afloop van het project…

Na afloop Investeringsprojecten 5 jaar in stand houden zonder bestemmingswijziging 5 jaar alle documenten en bewijsstukken bijhouden Investeringsprojecten>€100.000: permanent bord blijft 5 jaar staan

Contactgegevens

Contactgegevens OKW en P+ Provinciaal Steunpunt Platteland: Tinne Van Looy – Lisbeth Hoefkens (tinne.vanlooy@provincieantwerpen.be – lisbeth.hoefkens@provincieantwerpen.be) provincie Antwerpen Dienst Landbouw en Plattelandsbeleid Desguinlei 100 2018 Antwerpen 03 240 58 31 OF 0473 87 18 11 platteland@provincieantwerpen.be www.provincieantwerpen.be/platteland VLM Brussel: Nadine Vantomme (nadine.vantomme@vlm.be) Afdeling Platteland en Mestbeleid Gulden Vlieslaan 72 1060 Brussel 02 543 69 67 Pplus@vlm.be OF OKW@vlm.be

Contactgegevens LEADER Kristien Vanlommel: LEADER coördinator LEADER Kempen Oost en Zuid (kristien.vanlommel@rurant.be) Miel Gilis: LEADER coördinator LEADER MarkAante Kempen + (miel.gilis@rurant.be) RURANT vzw Hooibeeksedijk 1 2440 Geel tel.: 014 58 27 07 platteland@provincieantwerpen.be www.leaderprovincieantwerpen.be Davy De Dobbeleer: LEADER VLM Davy.dedobbeleer@vlm.be OF 02 543 69 52