7 juni u – 12u Praktisch met Traject
Intro & doel Functioneel beheerders Klankbordgroep doelstellingenmanagement Nood aan refresh van bepaalde toepassingen binnen Traject /////////////////////////////////////////////////// DOEL: enkele handvaten aanreiken om (verder) aan de slag te gaan
Agenda (I) Blok 1: ALGEMENE INFORMATIE Gegevens in bulk aanpassen / Smartlists / Welke rol in Traject ziet welke informatie / Verschil in het ‘verwijderen’ en ‘niet actief zetten’ van een item Blok 2: DOELSTELLINGEN Koppeling van doelstellingen en projecten / Wijzigen van volgorde doelstellingen / In bulk aanpassen van frequentie rapportering Blok 3: PROJECTEN Aanmaken van projecten / Meer uitleg rond gebruik van mogelijkheden rond opvolgen projecten
Agenda (II) Blok 4: MIJLPALEN ’ Automatische mijlpalen Blok 5: RAPPORTERING Statuslijnen in bulk aanpassen Overtollige rapporteringslijnen verwijderen
En we gaan van start…
Acceptatie of live omgeving Acceptatieomgeving (vrij uitproberen): Login: Paswoord: entiteitsspecifiek (onlangs door Helpdesk bezorgd) Productieomgeving: Login: Paswoord: Traject01 of aangepast
Algemene informatie (I) GEGEVENS IN BULK AANPASSEN / AANDACHTSPUNTEN: Status: Hoofdattributen: actie/afgesloten/verwijderd Algemeen-status: status project aanpassen (niet in bulk) Frequentie aanpassen: check rapporteringen VO-niveau Frequentie gewijzigd, dan mogelijk te veel of te weinig statuslijnen -> manueel statuslijn toevoegen Handig voor: Toevoegen van entiteit x als meewerkende organisatie Aanpassen van de rapporteerfrequentie Hertoewijzen van projecten Aanpassen van einddata van project -…
Algemene informatie (II) SMARTLISTS / AANDACHTSPUNT: Benoemen om overzicht te houden Handig voor: Maatrapportering voor afdelingshoofden of middelmanagement Selectie van die projecten die te laat zijn nog op te starten zijn binnen 3 maanden aflopen …
Algemene informatie (III) WELKE ROL ZIET WELKE INFO / AANDACHTSPUNT: Projectleider en projectmedewerker: Lees- en/of invoerrechten “mijn projecten” Handig voor: Beleidscoördinatie op niveau beleidsdomein Samen met verschillende entiteiten 1 beleidsnota uitwerken
Algemene informatie (IV) VERSCHIL IN VERWIJDEREN EN NIET-ACTIEF / AANDACHTSPUNTEN: Niet-actief: Nog altijd raadpleegbaar Aantal items niet in bulk op niet-actief Geen statuslijnen meer Verwijderen: Definitief Advies: Jaarlijkse controle en “trash” vermijden
Doelstellingen (I) KOPPELING DOELSTELLING & PROJECT / AANDACHTSPUNTEN: Oplaadbestand: Oplaadbestanden splitsen (#foutboodschap) Gesplitste bestanden kan je gelijktijdig via verschillende browsers opladen Geen lijnen in Excel wissen of verschuiven Projecten in andere brillen: Koppeling van doelstellingen aan andere brillen, betekent eveneens projecten meee Geen nummering in de titels omwille van hergebruik Advies: Projecten zichtbaar/onzichtbaar zetten
Doelstellingen (II) WIJZIGEN VAN VOLGORDE / AANDACHTSPUNTEN: Titel: Gebruik geen nummer in de titel Nummering met 1000-tallen werken om tussenvoegingen gemakkelijk te maken
Projecten AANMAKEN VAN PROJECTEN / AANDACHTSPUNTEN: Andere versus regelgeving: Regelgevingsprojecten (specifieke projecten): Automatische genereren van mijlpalen Andere: Standaard mijlpalen maar aan te passen naar projectspecifieke mijlpalen
Mijlpalen AUTOMATISCHE MIJLPALEN / AANDACHTSPUNTEN: Standaardmijlpalen: 4 standaard mijlpalen Aan te passen aan project
Rapportering (I) STATUSLIJNEN IN BULK / AANDACHTSPUNTEN: Zie eerder “Algemene informatie”
Rapportering (II) OVERTOLLIGE STATUSLIJNEN VERWIJDEREN/ AANDACHTSPUNTEN: Statuslijn wordt aangemaakt eerste dag van de maand van de periode waarop periodiciteit bepaald is. Vanaf release 5 wordt dit aangepast: Periodiciteit wekelijks: op maandag Periodiciteit maandelijks: eerste van de maand Periodiciteit driemaandelijks: eerste van de eerste maand van het kwartaal (1/1, 1/4, 1/7, 1/10) Periodiciteit halfjaarlijks: 1/1 en 1/7 Periodiciteit enkel jaarevaluatie: 1/6
TRAJECT MEER INFO: Aanspreekpunten entiteit of
Succes!