e-Depot Pilot e-Depot Pilot

1.Gemeente Maastricht 2.NA 3.A C-content (MyLex) – Gershon Janssen (CMIS) 5.NCDD - NESTOR Partners

Doelstellingen: 1.Inrichten van twee zaaktype-processen 2.Juridisch onderzoek Actieve Openbaarheid : niet- monumentale bouwvergunning 3.Ontsluiten e-Depot naar ambtenaar gemeente (koppeling terug) 4.Business Case (uitplaatsen vs. RMA) 5.NESTOR audit e-depot

-Lean werken -Substitutie mogelijk maken -Proces volledig digitaal inrichten (van burger tot e-Depot) -Metadata: niet mappen, maar bij creatie toevoegen/inrichten -(eind)gebruikers, documentaire informatiemanagers en beheerders opleiden Twee zaaktypes: Aansprakelijkheidstelling WABO: niet-monumentale bouwvergunning 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

(PID) Daarbij zal een procesanalyse plaatsvinden, waarin onderzocht : –de zaaktypen, –documentstromen, –metadata (administratief, technisch en beheer/proces), –archiefwettelijke bewaartermijnen (vernietigbaar vs. te bewaren), –technisch aspecten (koppeling terug; ftp vanuit gemeente ja/nee; koppeling zaaksystemen (CMS) (Exxellence; Squit) met DMS (Alfresco) 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

MidofficeCloud zaaksysteem DMS Cloud Voorkant Achterkant PDC E-depot Broker Scan Aansprakelijkheidstelling

OLO Enable U SquitXO Alfresc o BAG Roxit Flexinext Kofax Ruimtelijke pl. Key2d ds NHR BRP Key2d ds NHR BRP Coda DOD Bericht. Box Cognos Frontoffice Midoffice Backoffice Cloud Exxellence OLO Alfresco Kofax Squit2go DigE plan DigE plan DOD Bericht.Box DOD Bericht.Box Enable U Webservices Cloud MyLex Voorkant Achterkant 12 3 a-b 4 5 E- depot PDC WABO

Onderzoek naar inrichten van twee zaaktypeprocessen is afgerond Inrichten loopt: –koppelingen tss. systemen (om uit DMS xml-export te genereren – SIP) –inrichten CMS tbv geautomatiseerd vullen metadatavelden (vlg. TMLO) 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

Wat waren de leerpunten (voor zover)(perspectief gemeente)? 1.Begin niet met het moeilijkste proces: Hou het simpel! 2.Bereidheid proceseigenaar tot medewerking 3.Eenduidige interpretatie van in TMLO aanwezige elementen (interne afspraak) 4.TMLO: Bottom Up benadering ipv Top Down (4 aggregatieniv. – begin bij archiefstuk  overerfbaarheid) 5.Zorg voor voldoende deskundigheid 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

(Perspectief RHCL)? Ook bovenstaande Projectleiding intern houden? Geen TMLO-feestje van alleen archief, alleen DIV, maar hele organisatie Zorg voor bevlogen DIV’ers 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

Juridische toets naar actieve openbaarheid bij WABO: niet- monumentale bouwvergunningen: getoetst is op documentniveau of actieve openbaarheid juridische gezien kan (nog niet de metadata) Auteursrecht op bouwtekeningen juridisch getoetst (…) (wenselijk is Creative Commons-licentie aangaan met architect, webformulier bij aanvraag bouwvergunning) 2. Actieve Openbaarheid

Onderzoeken op welke wijze de e-Depot-tenant ontsloten zal worden voor de ambtenaren van de gemeente Maastricht – met behulp CMIS standaarden en –de aansluiting met een externe partij (C-Content) Schema: koppeling waar? 1.Zoekschil (MyLex) ~ e-Depot 2.Zoekschil (MyLex) ~ CBS 3.Zoekschil (MyLex) ~ CMS/DMS (gemeeZnte) 4.e-depotoplossing De Ree ~ CBS ~ Zoekschil (MyLex) 3. Koppeling terug

Binnen de pilot zal er ook een toetsing plaatsvinden op basis de zogenaamde Nestor criteria. Wat is NESTOR? 34 criteria: –waar een waardering uit volgt of de keten digitaal duurzaam is ingericht –records continuüm, van creatie tot beschikbaarstelling –criteria gebaseerd op ISO16363 / DIN –Data Seal of Approval (DSA) 4. NESTOR audit

Pilot: Fase 1: audit op eerste deel van de keten, van creatie tot ingest Fase 2: vertaling in Nederlands van 34 criteria –Waarbij criteria in Nederlandse context worden gesitueerd –Samen met NESTOR, NCDD en A2020 –Publicatie 4. NESTOR audit

Businesscase ‘uitplaatsing’ door de Gemeente Maastricht bij het RHCL. Bij uitplaatsing neemt het RHCL versneld het beheer over van afgesloten dossiers (semi-statisch archief) die nog niet in aanmerking komen voor de wettelijke overbrenging. Afweging voor gemeente: Eigen RMA    overbrenging e-Depot RMA  ‘Uitplaatsen’ e-Depot    overbrenging e-Depot 5. Business Case

Trigger voor Business Case (Pilot)? Substitutie van documenten afdeling V&L (Veiligheid en Leefbaarheid) gemeente Maastricht  WABO Nulmeting (Doxis): negatieve uitkomst Vervangingsbesluit kan pas indien digitale duurzaamheid is gewaarborgd : of een RMA-functionaliteit voorzien of e-Depot 5. Business Case

Eindpresentatie Pilot: Donderdag 7 juli

Met dit project draagt het RHCL bij aan het lean maken van werkprocessen bij de gemeente Maastricht, het omzetten van een gemengd analoog-digitaal werkproces naar een volledig digitaal werkproces, het toepassen van substitutie (papieren archief vervangen door digitaal), het versneld openbaar maken van overheidsinformatie, het opstellen van een afwegingskader voor het ‘uitplaatsen’ van afgesloten digitale dossiers, en tot slot het borgen van de digitale duurzaamheid of toegankelijkheid voor de (zeer) lange termijn. Samenvattend