GGD Voorbereid Ontwikkeling van een OTO-infrastructuur voor GGD’en Bijeenkomst 3 29 januari 2009 Therese Claassen en Joek Boomsma

Programma uur Lunch uur Introductie ROAZ: Pieter Janssen uur Terugkoppeling van de werkgroep GROP uur Terugkoppeling van de werkgroep OTO 15:00 uur Korte pauze 15:15 uur Vervolg OTO uur Vooruitblik implementatie van de modelplannen uur Vervolg uur Afsluiting

Doel vandaag: Informatie mbt ROAZ-ontwikkeling Dilemma’s Modelplan GROP Resultaten schrijfgroep OTO Voorbereiding implementatiefase Verduidelijking vervolg

11 dec 2008 tot vandaag 2e bijeenkomst 11 dec 08: GROP en opschalingsmodel Tips en tops opschalingsmodel Eerste opzet OTO Implementatie en wat is er nodig om te gaan implementeren Tussen 2e bijeenkomst en vandaag: Concept GROP verstuurd met enquete Feedback van 2e bijeenkomst en enquete verwerkt in GROP en besproken in werkgroep GROP Start werkgroep OTO

Werkwijze en planning

Planning 5 februari stuurgroep Vandaag input voor de concepten die we meesturen naar de stuurgroep. Vaststelling door bestuur en ALV GGD Nederland met instemming van GHOR- bestuur en ALV GHOR in maart 5 maart implementatiebijeenkomst

GGD Voorbereid Terugkoppeling van de werkgroep GROP

Modelplan GROP -Tot nu toe -Resultaten enquête -Stand van zaken -Schrijfgroep GROP

Enquete GROP Veel reacties: van heel positief tot ‘ik kan er niks mee’ Goed: Opschalingsstructuur: eenduidig Crisiscoordinator Aanspreekpunt binnen de GGD Duidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden (processen) GGD Goed hulpmiddel voor eigen GGD

Enquete GROP Minder goed: Afbakening GHOR – GGD mag duidelijker Fasering in opschaling aanbrengen Rol JGZ/PSH verduidelijken Preparatiefase uitwerken

Schrijfgroep GROP Rol crisiscoordinator: Geen afzonderlijk figuur wel apart beschrijven en voorbereiden. Andere naam: Coordinator Crisisteam GGD Actiecentrum meer een ondersteunend orgaan i.p.v. coordinerend orgaan. Actiecentrum kan verward worden met actiecentrum GHOR en Actiecentrum GGD is (in de praktijk) meestal alleen IZB Alarmering opgenomen per proces. Hoe kan de melding binnenkomen Fasering uitwerken of criteria benoemen?

Crisisteam GGD Registratie PSH Personeels- desk Secretariële ondersteuning Facilitaire ondersteuning Communicatie Crisiscoordinator GGD Directeur GGD Logistiek IZB MMK GOR

Crisisteam GGD Registratie PSH Personeels- desk Secretariële ondersteuning Facilitaire ondersteuning Communicatie Coordinator Crisisteam GGD Directeur GGD Logistiek IZB MMK GOR

Modelplan GROP 1.Opschalingsstructuur (organogram) en wisselende samenstelling 2.Aanpassingen n.a.v. input vorige bijeenkomst en feedback via enquete

Feedback 1. Procesverantwoordelijkheid GGD/GHOR Voorstel: Discussie GGD/GHOR geen onderdeel dit project maar wel meenemen bij update (over 2 jaar)

Feedback 2. Fasering aanbrengen: Criterium is impact op de GGD-organisatie Geen relatie met GRIP-fasering. Dilemma: blauwdruk of beschrijven criteria.

Feedback 3. Rol van JGZ? Voorstel: JGZ wordt nadrukkelijk genoemd bij PSH Ook verwijzen naar protocol calamiteiten en zedenteams

Feedback 4. Verantwoordelijkheden arts infectieziektenbestrijding Voorstel: benoemen verantwoordelijkheden directeur GGD en crisiscoördinator en benoemen speciale rol van de arts infectieziektebestrijding

Feedback 5. Relatie crisisteam GGD, actiecentrum GHOR en actiecentrum GGD Voorstel:

COPI OvDG OVDB OVDP Crisisteam GGD Crisiscoördinator GGD Directeur GGD MMK GOR IZB ROT HsGHOR HSB HSP GBT RGF RBC Korpschef RBT RGF RBC Korpschef Coördinerend Burgemeester Burgemeester Operationeel Leider PSH

COPI OvDG OVDB OVDP Crisisteam GGD Crisiscoördinator GGD Directeur GGD MMK GOR IZB ROT HsGHOR HSB HSP GBT RGF RBC Korpschef RBT RGF RBC Korpschef Coördinerend Burgemeester Burgemeester Operationeel Leider PSH Ondersteuning Actiecentrum

Feedback 6. Alarmering MMK en GOR Voorstel: in bijlage verschillende mogelijkheden waarop de meldingen bij de GGD binnen kunnen komen

Feedback 7. Onderhoud en beheer GROP Voorstel: onderdeel van de preparatiefase

Feedback 8. Piketregeling? Voorstel: Piketregeling beperken tot coördinator crisisteam GGD, voor procesleiders geldt dat GGD’en zelf de eigen (on)mogelijkheden kunnen aangeven (bestuurlijke afweging)

Feedback 9. Preparatiefase Voorstel: 1.Crisiscoordinator GROP benoemen 2.Hiërarchie beschrijven 3.Functionarissen per hiërarchische functie benoemen (taakkaarten) 4.Administratief informatiesysteem opzetten (van wat) 5.Voorbereiden personeelsdesk 6.NAW-gegevens personeel 7.Communicatiemiddelen en –lijnen in orde maken en afspreken 8.Cateringfaciliteiten 9.Evaluatieformulieren 10.Afstemming 11.Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO-plan) 12.Onderhoud en beheer GROP

Feedback 10. Verwijzing naar draaiboeken Voorstel: verwijzen naar richtlijnen en draaiboeken i.v.m. Actualisering (bijvoorbeeld GOR)

Resultaat 1.Modelplan GROP aanpassen 2.Naar stuurgroep GGD Voorbereid 3.Behoefte aan input? 4.Vaststelling door bestuur GGD Nederland en ALV met instemming GHOR

GGD Voorbereid Terugkoppeling werkgroep OTO

Vorige keer Eindtermen OTO 1.Kwalificatieprofielen en wat betekent dit voor vakbekwaam worden/ blijven 2.Modelplan OTO: Cyclische oefenmethodiek van Opleiden, Trainen en Oefenen van het GROP 3.Borging OTO 4.Eerste indicatie kosten OTO 5.Inventarisatie potentiele aanbieders

kwalificatieprofielen Doel: in kaart brengen benodigde competenties/ kwalifcaties en behoefte aan OTO Alleen taken die extra, boven op de ‘normale’ taken komen en waarvoor OTO nodig is. Focus op crisisbeheersing. Aanvullend op de taakkaarten Geen uitspraak wie het zou moeten doen, wel wat hij/zij moet kunnen om de taak te vervullen Meest optimale situatie Werving en selectieprocedure personeel (kwalificaties)

kwalificatieprofielen Drie soorten profielen: 1.Crisiscoordinator 2.Procesleider (MMK,IZB,GOR,PSH) 3.Ondersteunende functies: Informatiemanager Secretarieel ondersteuner Facilitair ondersteuner Logistiek Registratie Personeelsdesk Communicatie

Opbouw kwalificatieprofiel Bestaat uit beschrijving: –Positie –Kerntaken (crisisbeheersing) Werkzaamheden Beoordelingscriteria Dilemma’s –Competenties Gedragscompetenties Organisatiecompetenties Vaktechnische competenties –Kwalificatiestructuur (modelplan OTO) Vakbekwaam worden Vakbekwaam blijven

Vakbekwaam worden/ blijven Worden Opleiding: –Basisopleiding GHOR –Opleiding basisvaardigheden crisismanagement Selectiecriteria voor het aannamebeleid –Bijvoorbeeld leidinggevende capaciteiten Blijven OTO cyclus

Modelplan OTO Fase 0: GROP check Fase 1: Alarmeringsoefening Fase 2: Communicatie Fase 3: Training Fase 4: Deelplan review en oefening Fase 5: Oefening GROP Fase 6: evaluatie Fase 7: Vaststellen nieuw GROP Projectfase: ontwikkelen en implementeren OTO

Uitgangspunten Verschillende uitgangssituaties van personeel dus rekening houdend met beginners en geoefend personeel. Focus op GGD-functionarissen. Wel verwijzingen naar ketenpartners

Generieke activiteiten per fase Doelstelling bepalen van activiteit (OTO) Doelgroep bepalen Draaiboek maken voor activiteit Uitnodigen en voorbereiden van deelnemers Evalueren van de resultaten (groep-, individuele prestatie en evaluatie van de procedure). Input voor volgende fase

Fasen OTO-cyclus Projectfase: Ontwikkelen en implementeren GROP en OTO-cyclus binnen GGD Fase 0: Check GROP. Voldoet het GROP nog? Veranderingen in omgeving die aanpassingen nodig maken in GROP? Fase 1: Alarmeringsoefening Fase 0 en 1: kunnen dienen als 0-meting, waar staan we?

Vervolg fasen OTO-cyclus Fase 2: communicatie. Voorlichting en bewustwording (input fase 0 en 1) Fase 3: Training: procedures toetsen Fase 4: Deelplan review en oefeningen. (processen, afdelingen, rollen) Fase 5: Oefening van het GROP Fase 6: Evaluatie van proces, inhoud en van groepsproces en individueel functioneren Fase 7: Vaststelling nieuw GROP

Tijdspad Hele cyclus 1 keer per 2 jaar Fase 1: alarmoefening 1 keer per kwartaal Fase 3: Training, naar behoefte Fase 4: review en oefeninig deelplannen. 1x per twee jaar. Crisisteam 1 x per half jaar (wisselende scenario’s) Fase 2 (communicatie) en 6 (evaluatie GROP): check na elke oefening/ training Fase 5 (oefening GROP) en 0/7 (check en vaststellen GROP): 1 keer per twee jaar

Evaluatie modelplan OTO Eerste versie: vooral beschrijvend/ kwalitatief Over 2 jaar Ervaring opdoen met OTO Ontwikkelen oefeningen/ oefenbank

Randvoorwaarden/ advies Ondersteuning van de afdeling communicatie Urgentiebesef (zeker bij bestuur, directie, topmanagement) Middelen en tijd (formatieopbouw) Opnemen in kwaliteitssysteem Opleiding, oefeningen en trainingen organisatieoverstijgend ontwikkelen: –Vergelijkbare kennis –Kostenbesparend –Basisopleiding meerder keren per jaar Ketenpartners: betrek/ informeer uw ketenpartners tijdig Aandacht voor reguliere taken die weinig toegepast worden.

GGD Voorbereid Implementatie

Implementatiefase Doornemen modelplan implementatiefase Ondersteuning: 5 maart: bijeenkomst implementatiefase Najaar: vervolgbijeenkomst kennisdeling Tussentijds ondersteuning door GGD Nederland

Financiele compensatie Na 5 maart uitbetaling door GGD Nederland euro per veiligheidsregio Criteria: Deelname projectfase Aanvraag compensatiegelden Intentieverklaring Implementatieplan Factuur -> website GGD Kennisnet

Afsluiting Voortgang: Feedback van deze bijeenkomst verwerken in GROP en modelplan OTO Versturen modelplan OTO aan GGD contactpersonen. Feedback via enquete 3e bijeenkomst werkgroep OTO Concepten voorleggen aan stuurgroep Vaststelling van producten door ALV 5 maart start implementatiefase