Grensoverschrijdend samenwerkingsprogramma met financiële steun van de Europese Unie (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling) Interreg Vlaanderen-Nederland Eerstelijnscontrole ( ) 11 september 2015 Stefaan Buelens, coördinator Financiële cel
Interreg IV ( ) Interreg V ( ) INTERREG IV 94 miljoen EUR EFRO (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling), 231 miljoen EUR uitgaven 69 projecten met 610 projectpartners uit VL en NL + extra projectpartners light Document-gedreven INTERREG V 152 miljoen EUR EFRO startte eind 2014 (21 projectaanvragen in behandeling) E-loket
Kosten- en financieringsplan Financieringsplan per projectpartner Maximum 50% EFRO Inkomsten aftrekken Cofinanciering voorzien (kan wijzigen bij uitvoering) Kostenplan per projectpartner 20% flexibiliteit maximum budget per kostensoort bij controle projectpartner light: sub-projectwerking binnen partner !
Structuur kostenplan en declaratie Personeelskost (SUT of % van totale projectkost) Reiskosten (alleen bij SUT) Overhead (% van personeelskost) Externe Expertise en diensten Uitrusting Investeringen en bouwwerken Inkomsten Specifieke bewijslast per kostensoort (bewijs aanbesteding, onkostennota, factuur, …)
E-loket Alle informatie rechtstreeks en maar één keer invoeren Alle informatie-uitwisseling tussen programma en project(partners) verloopt via het e-loket Geen papieren stukken meer bij Interreg Afstappen van Excel-Word-opmaak Afschaffing van documenten en handtekeningen Volledige digitalisering projectwerking en informatisering declaraties (scans koppelen aan kostenlijn) Datacontrole (budgetoverschrijding, dubbeldeclaratie, …) Correcte afrondingen
Eerstelijnscontrole aanvaarden of (gedeeltelijk) verwerpen van gedeclareerde kostenlijnen (Reden van verwerping invoeren per lijn) Controleprotocol + onafhankelijkheid controleur Resultaat controle automatisch + continue in overzicht, niet nog eens kopiëren naar een apart rapport of attest Werkpapieren voor auditspoor FLC-werkzaamheden Volledig te betalen door projectverantwoordelijke (vaste voorschotten + eindafrekening) Bijzondere straf bij fouten FLC!
Controle op stukken Declaratie uitgaven uiterlijk 6M na betaling Check op volledigheid door Interreg Controle op stukken: < 30 kalenderdagen 100% controle (tenzij zeer veel kleine uitgaven, dan sampling) ! PP light: passen in PP light reglement Financiële correcties bij fout aanbesteding
Aandachtspunten controle op stukken Toetsen kostenplan (rubriekniveau) Toerekenbaar aan het project Naleving aankoopregels toetsen Volledige en correcte bewijsstukken Betaald door de projectpartner, correcte berekening, correcte verdeelsleutel,…
Controle ter plaatse Tussentijds en bij eindcontrole Steekproef/selectie door Interreg Sampling uitgaven (min. 25%) Werkpapieren + correcties in e-loket
Aandachtspunten controle ter plaatse Urenstaten en overuren Detailstaten reiskosten Aanbestedingen (ev. fin. correcties) Realiteit gemaakte projectkosten Correctheid verdeelsleutel Logo-gebruik en horiz. aandachtspunten Overfinanciering en inkomsten Projectadministratie
Post 2 OHO: betaald door Interreg Inwerktraject eind begin 2016 Overleg met Interreg Ad hoc consultancy opdrachten
Technische bekwaamheid Selectiecriteria Capaciteit aantonen om projectteam aan te stellen Nederlandstalig + gediplomeerd/ervaren Teamleider Teamleden + backup 1 referentie (max. 2) gelijkwaardige opdracht Selectiecriteria: Prijs 55% - kwaliteit 45%
Indienen offerte Uiterlijk op 9 oktober 2015, 11u ! 1 op papier, 1 elektronisch Attesten voor niet-Belgische inschrijver Bewijs handtekenbevoegdheid Offerteformulier: alle lijnen invullen Documenten bekwaamheid (capaciteit + referentie) en criteria (opbouw prijs + kwaliteit plan van aanpak & teamleider)
Vraag en antwoord Geen aparte vormvereisten of format voor plan van aanpak (Groei)curve werkbelasting onbekend geregistreerd accountant geen eis voor teamlid Projectkosten reëel en forfait: zie reglement Protocol is te onderhandelen. Courante kwaliteitseisen/zekerheid geven (nu 1% - 95%) Borgstelling € 7.000,00 (niet % opdracht)