On(der)wijs archief Archiefpraktijk op de Haagse Hogeschool

Wie ben ik? Wieneke Vogelzang Archivaris HHS Bestuursbureau Kamer: Poseidon 4.08 Telefoon: 7052

Wat gaan we doen? Ordeningsstructuur Dossiers Documenten Dynamisch archief Processen Selectielijst DMS Digitaliseren Scannen Archiefbescheiden Metadata Bewaartermijnen

Wat ? Hoe lang ? Waarom ? Welke ?

Het opslaan en bewaren van gegevens in geordende en toegankelijke staat Wat is archiveren ?

Om een reconstructie van het werkproces mogelijk te maken: Waarom archiveren ? Informatieve waarde voor de bedrijfsvoering (geheugen van de organisatie) Afleggen van interne/externe juridische, financiele, maatschappelijk verantwoording Cultuur-historische waarde

Welke stukken archiveren ? Archiefbescheiden ( Nen 2082;2000) = Informatieobject, ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken en bewaard om te voldoen aan wettelijke en/of administratieve eisen en/of maatschappelijke behoeften

Selectielijst : Landelijke lijst met overzicht van processen met bijbehorende bewaartermijnen Hoe lang bewaren? Nummer 50 Kernomschrijving Onderwijseenheden Proces Het verzorgen van onderwijseenheden (cursussen) Actor Docenten Grondslag WHW art. 7.3 Archiefbescheiden Cursushandleiding; Reader; Artikel; Dictaat; Presentatie; Evaluatie Waardering V 7 jaar na afronding Soort waardering Minimaal Opmerkingen Dossiers van onderwijseenheden kunnen van belang zijn voor accreditatie. Om deze reden is een waardering van minimaal zeven jaar aangehouden, in aansluiting op de bewaartermijn voor archiefbescheiden voortkomend uit de voorbereiding en evaluatie van tentamens.

Nummer 56 Kernomschrijving Tentamens Proces Het afnemen van tentamens Actor Examinator Grondslag WHW art Archiefbescheiden Tentamenprotocol; Toets sleutel; Cesuur; Presentielijst; Toets/opdracht; Product student; Beoordeling; Tweede beoordeling; Evaluatie Waardering V 7 jaar na beoordeling Andere waardering Product student; Beoordeling; Tweede beoordeling: V 2 jaar na beoordeling Soort waardering Minimaal Opmerkingen Dit proces betreft zowel schriftelijke als niet schriftelijke tentamens. De onderbouwing voor de gestelde termijnen is dat de tentamenproducten voor verantwoording bij inspectie nog twee jaar nodig zijn, terwijl de deugdelijkheid van de toetsing voor accreditatie langer moet kunnen blijken. De termijn wordt daarom afgeleid van de benodigde beschikbaarheid van bronnen voor onderzoeken van accreditatiepanels, met uitzondering van de producten en beoordelingen zelf, die een zware belasting leggen op de capaciteit van hogescholen. Hierbij dient ook te worden gelet op de duur waarop tentamenresultaten als representatief voor het vereiste kennisniveau kunnen worden gezien. Is een tentamenproduct en de beoordeling hiervan om deze reden langer nodig, dan dient deze ook langer te worden bewaard.

Oftewel; Waarom ? Wat ? Hoe lang ? Processen

Geordende staat

Ordeningsstructuur Vaste indeling voor dossiers en documentatie

Stap 1a: Chronologische ordeningsstructuur Toekennen van een bewaartermijn niet mogelijk Reconstrueren van proces tijdrovend

Stap 1b: Ordeningsstructuur o.b.v. documenttype Toekennen van een bewaartermijn wel mogelijk Reconstrueren van proces tijdrovend

Stap 1c: Ordeningsstructuur o.b.v. proces/bewaartermijn Toekennen van een bewaartermijn wel mogelijk Reconstrueren van proces op efficiente wijze

Stap 1: Ordeningsstructuur In kaart brengen van de processen van de academie of dienst Per proces de bewaartermijn vaststellen (m.b.v. selectielijst) Per proces documentaire neerslag bepalen Opbouwen van een logische structuur Testen van structuur

Stap 2: Implementeren van ordeningsstructuur Structuur toepassen op fysiek archief Structuur toepassen op digitaal archief Leg vernietigingsjaar vast Tussentijds overleg over ‘overige documenten’

Stap 3: Bijhouden archiefbeheer Controleer jaarlijks het vernietigingsjaar Vernietig dossiers bij bereiken van vernietigingsjaar Bewaar dossiers op afdeling of in centraal archief op basis van vernietigingsjaar

Toegankelijke staat

We gaan digitaliseren !!!!

Dossierregistratie in Decos Toekennen van proces, bewaartermijn, vernietigingsjaar en vindplaats Aan het eind van het proces Dossierregistratie in Decos Toekennen van proces, bewaartermijn, vernietigingsjaar Bulkscan van het dossier in Decos Aan het eind van het proces Dossierregistratie in Decos Toekennen van proces, bewaartermijn, vernietigingsjaar Documentregistratie in Decos Scan van het document in Decos Aan het begin van het proces Dossierregistratie in Decos Toekennen van proces, bewaartermijn, vernietigingsjaar Documentregistratie in Decos Scan van het document in Decos Toepassing van workflow en procesmanagement in Decos Aan het begin van het proces Niveau 1Niveau 2Niveau 3Niveau 4 Dossierregistratie Digitaal dossier Digitaal proces Procesmanagement Gebruik document management systeem

Niveau 1: dossierregistratie

Niveau 2: digitale dossiers

Niveau 3: digitaal proces

Niveau 4: procesmanagement