Door: GSE- Cost Management werkgroep QPR Control IBM versie 0.6 Kosten en Baten van het Nieuwe Werken

13:30Ontvangst 14:00Welkom 14:05Introductie, Ton Termeulen, GSE 14:15Presentatie GSE cost management werkgroep, “Wat is het nieuwe werken waard?” door … 15:00Demonstratie QPR cost control met een CostPerform invulling van het GSE model Carlos van der Vorst, QPR 15:45De toekomst van Het Nieuwe Werken – The flexible workforce, Wim Wijkmans, IBM 16:30Afsluiting Agenda van de middag

Introductie Welkom Adriaan van Dis over HNW (Martin bewerkt zijn copie) Toelichting UTube filmpje of een eigen productie

Wat is Het Nieuwe Werken waard? Cost management van Het Nieuwe Werken GSE- Cost Management werkgroep

1Wat is HNW 2Wat is het doel of waar moet men zich op richten 3Hoe geef je dit gestalte ofwel hoe richt je dit in 4Hoe voer je het uit dan wel verrichten 5Kosten en baten in de praktijk Agenda

Wat verstaan we onder het nieuwe werken? Werken onafhankelijk van tijd en plaats: Any-time (7*24 uur) Any-where (ook thuis) Any-device (ook mobile en pads) De centrale vraag: Is het de moeite waard om over te gaan naar het nieuwe werken?

Kansen en risico’s van HNW Kansen Verbeterde imago als werkgever, waardoor beter (jonge) medewerkers te krijgen en te behouden Aansluiten op maatschappelijke ontwikkelingen door het faciliteren van een goede balans tussen prive en werk Verbeterd imago naar de klant Lagere kosten Geografische onafhankelijkheid Technische middelen maken het mogelijk Risico’s Veiligheid van data is niet altijd zeker Arbo omstandigheden zijn niet altijd correct Soort werk, niet al het werk kan overal worden verricht IT Governance aanpassen aan nieuwe situatie Meer vrijheid en daardoor meer verantwoording afleggen Nieuwe manier van aansturen en dus output/resultaat gericht Werknemer wordt ondernemer (in loondienst) en de manager wordt coach Organisatie en medewerkers moet het wel aankunnen

Wat moet er worden gedaan om HNW goed in te richten Functioneel Groeps- cq samen werking inrichten Conference calls/Video vergaderen Chatten/messaging Social media tooling zoals sharing Organisatorisch Governance Arbo eisen aan de werkplek Technisch Alleen data opslag centraal of goede synchronisatie Géén data opslag op byo devices Beveiling (minimaal VPN niveau) End user support (op afstand) Unified communications Het Verandertraject Business case koppelen aan de doelen, niet alleen aan techniek en geld Medewerkers en management toetsen op geschiktheid voor HNW Medewerkers en management opleiden

Immateriële zaken benoemen en materiële zaken inzichtelijk maken Immateriële zaken Sociale maatschappelijke verplichtingen Brand image Meer plezier Geen reistijd Materiële zaken Hogere kosten van Infrastructuur Meer opslag Betere beveiliging Lagere huisvestingskosten (nog niet gerealiseerde) Minder kosten voor werving Leveranciers contracten Blijvende legacy Lager Verloop Lager Ziekteverzuim Minder Verhuiskosten Minder reiskosten

Uitgangspunten voor de Case Het bedrijf Een bedrijf met een aparte IT afdeling De IT afdeling belast zijn kosten door aan andere afdelingen Afdelingen die de core business uitvoeren (business afdelingen) zijn winstverantwoordelijk Omvang Organisatie met 500 medewerkers Modale werkplek Standaard uitgevoerd met 2 speciale applicaties Complexiteit Vele variaties mogelijk door beveiligingseisen (denk aan banken en de belastingdienst) en beschikbaarheidseisen. Business voor- en nadelen Voor- en nadelen voor de business zelf (meer omzet, uitbating imago e.d.) blijven hier buiten beschouwing

infrastructuur personeel faciliteiten service level mngt problem mngt change mngt operations mngt klant a klant b klant c klant d kosten activiteiten/ tussen- producten/ services kosten- sleutel activiteiten- sleutel/ product- sleutel producten winst- sleutel/ stuur- sleutel facturen Uit praktische overweging is gekozen voor vier kolommen, meerdere kolommen kan natuurlijk ook loonslip openen rekening afhandelen schadeclaim Het basis model dient zo flexibel te zijn dat het alle mogelijke financiële verrekenings-methoden kan bevatten.

Het Nieuwe Werken heeft invloed op de ICT kosten, maar ook op de eigen kosten van de business afdelingen applicatie personeel faciliteiten WAN klant kosten van deeldiensten kosten- sleutel diensten- sleutel kosten van klantdiensten stuur- sleutel verkoopprijs kosten van exploitatie infrastructuur CCN LAN BOA LOA WP INT EXT BO3 BO2 G2A G2I G2E X2A E2A software hardware personeel faciliteiten specificeren kosten van deeldiensten kosten- sleutel diensten- sleutel kosten van projecten bouwen testen transitie software hardware personeel faciliteiten kosten- sleutel kosten van grondstoffen software hardware kosten van ontwikkel diensten applicatie ontwikkeling infrastructuur ontwikkeling applicatie personeel faciliteiten WAN klant kosten van deeldiensten kosten- sleutel diensten- sleutel kosten van klantdiensten stuur- sleutel verkoopprijs kosten van exploitatie infrastructuur CCN LAN BOA LOA WP INT EXT BO3 BO2 G2A G2I G2E X2A E2A software hardware personeel faciliteiten specificeren kosten van deeldiensten kosten- sleutel diensten- sleutel kosten van projecten bouwen testen transitie software hardware personeel faciliteiten kosten- sleutel kosten van grondstoffen software hardware kosten van ontwikkel diensten applicatie ontwikkeling infrastructuur ontwikkeling

Het Nieuwe Werken heeft invloed op de ICT kosten, maar ook op de eigen kosten van de business afdelingen ICT KostenBusiness Kosten Voor HNW Na HNW

De case voor een doorsneebedrijf Gebruik model om de directe materiële kosten inzichtelijk te maken Gebruik voorbeeld van een doorsnee bedrijf met: Organisatie met 500 medewerkers Modale werkplek Standaard uitgevoerd met 2 speciale applicaties Doorsnee bedrijf bestaat niet: Vele variaties mogelijk door beveiligingseisen (denk aan banken en belastingdienst) en beschikbaarheidseisen (7x24) Gebruik een aantal variabelen om voorbeeld uit te werken m2 Prijs Infrastructuur

Uitwerking Hier komt een voorbeeld van hoe je met een eenvoudige versie van het model kan spelen, met bijv. als variabelen: Aantal personeelsleden % dat meedoet met HNW Werkplekkosten Kosten infra Kosten huisvesting De presentatie van QPR moet dan ingaan hoe je met veel meer details om kan gaan. Nog uit te werken onderwerpen: Verschuiven van IT kosten (netwerk en beveiliging meer, desktops minder, software kosten)  Peter W. en Rolf Welke Business voordelen zijn door HNW te behalen  Frans Vereenvoudigd rekenmodel  Martin, Tom