E-policy Knokke-Heist 2013 © mvo 2005 Gemeenschappelijk reglement voor gemeentebestuur, gemeentelijk waterbedrijf, gemeentelijke vzw’s en OCMW..

Inhoud De essentie Ons netwerk, wat, hoe…. Reglement gebruik Internet en ! Controle Sancties Contactpersoon Klachtenprocedure

Essentie Het bestuur vaardigt een reeks richtlijnen uit voor de bescherming van zijn computers (hard- en software) en het elektronische netwerk. Deze richtlijnen worden gepubliceerd om ervoor te zorgen dat alle gebruikers van de computers en het elektronische netwerk op de hoogte zijn: van de toegangsvoorwaarden tot die systemen van hun verantwoordelijkheden inzake het gebruik ervan. De richtlijnen moeten helpen om situaties te vermijden die het welzijn van de personeelsleden en de organisatie in gevaar kunnen brengen. Lees deze richtlijnen aandachtig en neem contact op met de dienst ICT of je diensthoofd als je nog vragen hebt. © mvo 2005

Detail overzicht © mvo 2005

Globaal netwerk

Virtualisatie © mvo 2005

Configuratie ICT Knokke

Externe verbindingen © mvo 2005 ISA 2006 Firewall glasvezel Draadloos

Verklarende woordenlijst Verklaring van enkele termen op gebied van , internet en informatica in het algemeen Vb. attachment, extensies, hyperlink, plug-ins, reboot, wormen enz...

Doel Dit document bevat de standpunten van het bestuur betreffende : het gebruik van de elektronische briefwisseling ( ) de toegang tot het internet (sites, forumdiscussies, enz) Het gebruik van ICT apparatuur het toezicht over het systeem van elektronische briefwisseling en toegang tot internet, en de eerbied voor het privé-leven en de privé-sfeer van de werknemers.

Toepassingsgebied Deze richtlijnen zijn bindend voor alle personeelsleden in eender welk dienstverband Op alle toestellen van het gemeentelijk netwerk (inclusief OCMW, Woon- werkwinkel enz...)

Waarom Ongeoorloofde toegang kan nadelige gevolgen hebben voor het bestuur en/of de individuele gebruiker Aanzienlijke kosten -> efficiënt gebruik Correct gedrag zowel intern als extern (naleving eigendomsrechten, auteursrechten, softwarelicenties, privacy enz...) Misbruik kan het netwerk of servers overbelasten Misbruik kan leiden tot negatieve publiciteit Communicatie moet door providers minstens één jaar worden bewaard !

Algemene gedragscode GEEN Outlook Is een communicatiemiddel Met risico's Zoals fax, telefoon Niet voor persoonlijke doeleinden Niet geschikt voor vertrouwelijke informatie Is snel, zeer snel… bezint vooraleer ge begint Intern : http//zimbra Extern: https//onderzoek.knokke- heist,be/zimbra

Deontologische regels Communicatie Verspreiden vertrouwelijke informatie = verboden Voor beroeps activiteiten Geen Kritiek op eigen organisatie Geen spam, stalking geen berichten mbt discriminatie (kabouterdans), pornografie enz... Verbod kettingmails (kankerpatiëntjes enz,,) Versturen virussen (Antivirus !), Bijlagen > 3 MB (opgepast met foto's) Forwarden – mailinglijsten !!! (gebruik BCC bij mailing naar groot aantal personen), Geen standpunten innemen namens bestuur tenzij toelating college !

Richtlijnen PC gebruik Login en paswoord = strikt persoonlijk en eigen verantwoordelijkheid (niet van diensthoofd of schepen !) Binnenkort policy op paswoordgebruik Inzage bestanden medewerker verboden (met uitzondering controleprocedures) Enkel inzage/toegang tot daartoe verleende mappen Hacking, virus, wormen enz verboden ! Opgepast met paswoorden en toepassingen ! Absoluut verbod software te installeren zonder toelating ICT !!

Technische gedragscode Ieder zijn eigen login en paswoord Gebruik van login's en paswoorden door meerdere personen is strikt verboden (tenzij uitdrukkelijk toegelaten), scherm beveiligen bij verlaten werkstation (ctrl+alt+del – computer vergrendelen) Je dient te beseffen dat wanneer je het wachtwoord aan derden doorgeeft, je hen toestaat om in jouw naam bepaalde verrichtingen uit te voeren Test je paswoord :

Antivirus en netwerk Antivirus – Ieder pc of notebook is voorzien van antivirus dat dagelijks automatisch wordt voorzien van een update Desktop = Trend Worryfree Business Security via netwerk Notebook : Free AVG antivirus via internet – De gebruiker mag NOOIT het antivirusprogramma uitschakelen Internet – Downloaden of uploaden van welke bestanden ook is in principe verboden zonder toelating ICT ! – Antwoord NOOIT op spam – Gebruik enkel betrouwbare websites (nooit zonder nadenken ergens op klikken)

Registratie en Afwezigheid Alle in- en uitgaande communicatie = principieel Dienst Stadsadm. - Secretarie – Registratie in de Workflow + opvolging – Belangrijke mails overmaken aan Secretarie voor registratie Instellen doorsturen bij verlof/ziekte (zie hierna)

Mail - afwezigheid In zimbra kunt ge uw mailbox delen met een collega Die zorgt dan voor de afhandeling van uw mail U kunt nog altijd zelf uw mail raadplegen heist.be/zimbra Afwezigheidsmeldingen zijn een slecht idee. Zo beantwoordt u automatisch spamberichten, die servers weten dan dat uw -adres echt bestaat en pas dan wordt ge het doelwat van spam.. © mvo 2005

Controle Dit Reglement werd besproken in het overlegcomité met de vakbonden, Principes = geen permanente controle Recht op controle door ICT Veiligheid en technische werking netwerken Bescherming vertrouwelijke gegevens Voorkomen ongeoorloofde of lasterlijke feiten Wijze van controle – Logging , proxy-server – Enkel toegankelijk voor ICT – Algemeen toezicht : controle loglijsten op anomaliën – Voorlichtingsfase : opleiding medewerkers – Individualisering (zie verder)

Individualisering Wanneer : – ICT stelt misbruik vast bij algemene controle loglijsten (te hoge download, teveel trafiek)

Wat hebben ze geraadpleegd © mvo 2005

Controle mail via Spamfilter © mvo 2005

Individualisering Uitpluizen loglijsten van die specifieke gebruiker Verwittigen hiërarchisch diensthoofd (nota) Nodigt medewerker voor individueel gesprek uit

Sancties Afsluiten toegang tot internet en Tuchtsancties cfr statuut Juridische sancties naar gelang inbreuk Contactpersoon : – Diensthoofd – Dienst Personeelzaken – Dienst ICT Klachtenprocedure – Benadeeld => syndicale organen (overlegomité) – Privacy => Commissie ter bescherming van de persoonlijke levensfeer – Vertrouwenspersoon (IDPBW)

Tools Antispam – ASSP (dubbel) Inventaris - ocsreports helpdesk : GLPIGLPI Windows Updates : Case (in opstart) Antivirus : enkel via TC Printerbeheer : Xerox CentrewarewebXerox Centrewareweb Hulp op afstand : – VNC Viewer (intern) – TeamViewer (internet met of zonder routers..) – NVParticipant (Cevi)

OCS Inventory

Anitivirus

OCS Inventory

GLPI

Netwerk Scan