Welkom Dijkwerkerssymposium – Capaciteitsmanagement Amersfoort, 14 Oktober 2015 Hoogwaterbeschermingsprogramma Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 1

Agenda Welkom, aanleiding en doel - Richard Jorissen - HWBP Keynote projectcomplexiteit - Marian Bosch-Rekveldt – TU-Delft Resultaten onderzoek capaciteitsmanagement – Maurice Markslag en Krijn van den Herik – WS Vallei en Veluwe en Dijkwerkers Pauze Paneldiscussie o.l.v. Jaap van der Veen – WS Zuiderzeeland Auke Velema – Rijkswaterstaat Suzanne Frings – WS Brabantse Delta Leon Nieuwland – WS Hollandse Delta Jan Put – WS Groot Salland :00Blik op de toekomst en Afsluiting – Jaap van der Veen Netwerkborrel Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 2

‘Projectcomplexiteit, (h)erken jij het.’ Marian Bosch-Rekveldt Assistant Professor of Project Management TU-Delft Hoogwaterbeschermingsprogramma Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 3

Workshop Review Alexanderhaven Roermond Hoogwaterbeschermingsprogramma Workshop Review Dijkversterking Roermond Alexanderhaven De Dijkwerkers ‘ Capaciteitsmanagement voor uitvoeren HWBP-opgave ’ Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 4

Aanleiding capaciteitsmanagement 5 Bij T=0 project van start. Praktijkervaringen: Complexiteit project groter dan gedacht (fysica grond; meekoppelkansen; nieuwe normering; toetsresultaten etc.); sprake van onderschatting Teams worden lopende het project aangevuld, ontwikkeld etc. Behoefte aan (scherper) inzicht in benodigde personeelsinzet Versnelling in programmering HWBP-projecten Capaciteitsmanagement is werken aan risicomanagement: Stijging plan- en uitvoeringskosten – waterschap is risicodragend Onderuitputting HWBP-budget Niet tijdig realiseren gewenst veiligheidsniveau Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes.

Definieren capaciteitsmanagement 1.Stimuleren anticiperend vermogen bij waterschappen Versterken plan van aanpak (capaciteitsraming, projectscope,...) Per projectfase goede inzicht in menscapaciteit en budget. 2.Stimuleren realiseren capaciteitsbehoefte waterschappen Voldoende menskracht (kwaliteit en kwantiteit) op zowel project als op programmaniveau; korte ≤ 1 jr. en lange termijn ≤ 5 jr. Strategische personeelsmanagement HWBP-projecten Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 6

Opdracht HWBP: Capaciteitsmanagement ‘Ontwikkel een aanpak (incl. kentallen / indicatoren) om, in een vroeg stadium, de gewenste personele inzet te bepalen voor voortvarende uitvoering van HWBP-projecten.’ Aanpak: 1.Uitvoeren deskstudie; 4 projecten uit HWBP-2 2.Uitvoeren ‘review’ workshops; 5 projecten uit HWBP-2 3.Uitvoeren ‘preview’ workshops; 5 projecten uit HWBP-2 4.Collegiale beoordeling door HWBP en waterschappen 5.Definitieve oplevering (MT PD): 15 september 2015 Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 7

Conclusies en Kentallen Hoogwaterbeschermingsprogramma Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 8

Algemene waarnemingen 1.Ieder project heeft een basisbezetting van IPM-rollen. De kleinere projecten zijn qua capaciteit verhoudingsgewijs duurder. 2.Continuïteit van het projectteam en het clusteren van kleinere projecten is lonend; in zowel euro’s, productiecapaciteit, team- en mensontwikkeling. 3.Een als team gezamenlijk geschreven projectplan bepaalt het eindresultaat; is een hulpmiddel voor teamvorming, gesprek met opdrachtgever etc. 4.Er is weinig onderlinge kennis- en ervaringsuitwisseling van projectmanagers HWBP-projecten; denk hierbij aan intervisieachtige sessies. 5.Voorzichtige schatting capaciteitsverdeling per fase: Verkenning 35%; Planvorming 50%; Uitvoering 15%. Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 9

Algemene waarnemingen IPM-rollen Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. Projectmanagement wordt door waterschappen zelf ingevuld. Dit vraagt niet alleen inhoudelijke kennis, maar ook bestuurs- en omgevingssensitiviteit, HR-management. Waterschappen hebben de technische basiskennis op orde. Bij het bepalen van de projectscope is de praktische beheerkennis belangrijke input (assetmanagement). De maatschappelijke, politieke, bestuurlijke omgeving is complex en in beweging. Dit vraagt bestuurlijk sensitief en strategisch omgevingsmanagement. Waterschappen werken veelal nog met RAW, maar passen soms ook geïntegreerde contractvormen toe. Dit vraagt ontwikkeling in contractmanagement. Toename complexiteit door: beleidsontwikkelingen; omgevingsmanagement; innovatie; menscapaciteit; contractvormen. Dit vraagt integraal risicomanagement. Professioneel opdrachtgeversschap en bestuurlijke betrokkenheid zijn kritische succesfactoren. Waterschappen zijn risicodragend. De waterschappen zijn doende integraal projectmanagement (IPM) op te zetten. 10

Stabiele projectscope basis voor capaciteitsmanagement Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 11

Aanpak: Complexiteit project Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 12

Gebruik van kentallen Beperkt dataset 12 projecten van de 14 gebruikt; POV Centraal Holland en Zwolle gaven goed inzicht in complexiteit projectscope. Eerste aanzet: met geschatte bandbreedte plusminus 25%. Het zijn kentallen en zeker geen normen; toepassen kentallen alleen in combinatie met het ‘goede’ gesprek.* Doorlopend optimaliseren kentallen - Door en Voor de waterschappen! * Comply or explain – past toe of leg uit Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 13

Kentallen capaciteitsmanagement landelijke omgeving Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. Conclusies: 1.Versterken van waterkeringen in meer landelijke omgeving betreft voornamelijk grondwerk. 2.Verband tussen de lengte van het project en het percentage capaciteitskosten: KLEIN: lengte ≤ 5km; capaciteitskosten ca. 11,5% van de projectkosten MIDDEL: lengte km; capaciteitskosten ca. 6,6% van de projectkosten GROOT: lengte ≥ 20 km; capaciteitskosten ca. 3,7% van de projectkosten 14

Kentallen capaciteitsmanagement stedelijke omgeving Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. Conclusies: 1.Versterken van waterkeringen in een intensiever bebouwde c.q. stedelijke omgeving betreft voornamelijk een constructieve oplossing. 2.Verband tussen de lengte van het project en het percentage capaciteitskosten. KLEIN: lengte < 1,5 km; capaciteitskosten ca. 17% van de projectkosten MIDDEL: lengte 1,5 - 5 km; capaciteitskosten ca. 9,2% van de projectkosten GROOT: lengte ≥ 5 km; capaciteitskosten ca. 6,1% van de projectkosten 15

Omvang IPM-teams stedelijke omgeving Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes.

Hoe gaan we verder met capaciteitsmanagement! Hoogwaterbeschermingsprogramma Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 17

Capaciteitsmanagement (De Dijkwerkers): in perspectief 2. Capaciteitsraming HWBP op programma niveau 1. Match op persoonlijk niveau 3. Capaciteits- management op waterschapsniveau 4. Optimaliseren samenwerking Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 18

Wat betekent dit concreet? 1.Najaar 2015: Pilot (workshop) met enkele waterschappen waarin we capaciteitsraming B2016 spiegelen aan deze kentallen. 2.Voorjaar 2016: Vervolg met waterschappen: capaciteitsramingen op programmaniveau uitwerken. Leveren input voor P&C-cyclus Waterschappen en RWS. 3.Vanaf nu: Capaciteitsmanagement wordt onderdeel van HWBP-werkwijze: ‘Review – Toetsen – Beschikken’. 4.Vanaf nu: Waterschappen adviseren en ondersteunen bij het in beeld brengen van de projectcomplexiteit en de benodigde capaciteit. 5.Vanaf nu: Waterschappen adviseren en ondersteunen bij het optimaliseren van de regionale samenwerking en bij ontwikkelen capaciteitsmanagement. 6.Op basis van nieuwe data jaarlijks verbeteren kentallen capaciteitsraming. Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 19

Hoogwaterbeschermingsprogramma Heeft u nog vragen? Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 20

Paneldiscussie O.l.v. Jaap van der Veen – WS Zuiderzeeland Deelnemers: Auke Velema – Rijkswaterstaat Suzanne Frings – WS Brabantse Delta Leon Nieuwland – WS Hollandse Delta Jan Put – WS Groot Salland Mensen maken het verschil en zijn de sleutel tot het succes. 21