Broodje OC 28/01/20141 Roosteren is TOM Hans Westerik

Agenda  Twents Onderwijs Model;  Waarom een roosterproject;  Roosteren;  Webroombooking;  Business Objects;  Mytimetable (incl demo aan het einde);  Waar staan we nu?;  Plannen komende periode. Broodje OC 28/01/2014 2

Nieuw onderwijsmodel Broodje OC 28/01/2014 3

Twents Onderwijs Model (vanuit roosterproject)  Per collegejaar: 4 modulen van elk 15 studiepunten;  Een module is bij een bij elkaar horend geheel. Een module bestaat uit module onderdelen;  Een student haalt een module wel of niet;  TOM: meer aanwezig op UT; dus consequenties roosteren;  TOM module is anders qua opbouw: i.h.a. eerst theorie dan aan de slag. Hierdoor geen symmetrische roosters meer mogelijk. Hierover later meer. Broodje OC 28/01/2014 4

Waarom een roosterproject  Onderwijsvernieuwing: modulen van 10 weken 15 studiepunten, moduleonderdelen leveren geen punten op; o Overleg met interne deskundigen en leveranciers van OSIRIS en SyllabusPlus: je kunt dit niet oppakken zonder het roostersysteem;  UT is één van de weinige universiteiten zonder een geautomatiseerd roostersysteem; o Het leven gaat niet meteen spectaculair veranderen na implementatie van SyllabusPlus, maar willen we ooit vooruitgang boeken dan zullen we een basis moeten leggen; o Maar wel degelijk verbeteringen: bv persoonlijk rooster docenten/studenten naar eigen device en controlefunctie. Broodje OC 28/01/2014 5

Even wat verwarring veroorzaken…… Broodje OC 28/01/2014 6

Projectrisico’s  Geen ‘normale’ pakketimplementatie;  Ontwikkelingen onderwijsvernieuwing lopen nog;  Overgangssituatie minimaal 5 jaar;  Berekenen roosters: nieuw voor UT;  Fall back scenario;  Beperkt aantal key-leden PG;  Reorganisatie UT?  Ontwikkelingen gaan door;  Alles hangt met alles samen;  Groot, complex met afbreukrisico. Conclusie: project opknippen! Broodje OC 28/01/2014 7

Projectrisico’s… Broodje OC 28/01/2014 8

Plan van aanpak  Plan:  Wat gaan we doen;  Planning: wanneer;  Plattegrond: wat is beoogde eindresultaat.  Aanpak: hoe. o Wie: Projectorganisatie (stuurgroep/projectgroep); o Welke activiteiten; o Waar houden we rekening mee.  Geen project zonder plan (van aanpak).  Fase 1 is deze zomer opgeleverd, volgend collegejaar fase 2. Broodje OC 28/01/2014 9

Asymmetrisch roosteren  Asymmetrisch roosteren is tegenovergestelde van symmetrisch roosteren.  Voorbeeld symmetrisch roosteren: 10 weken op rij zelfde dag, zelfde tijdstip, zelfde college, zelfde locatie, zelfde docent.  Bij TOM is symmetrisch roosteren niet meer aan de orde;  Conclusie: per week roosteren!  Hierdoor flexibel, maar veel bewerkelijker en foutgevoelig.  Ondanks nieuw informatiesysteem kunnen we niet de illusie hebben dat we met minder roosteraars toe kunnen. Broodje OC 28/01/

Procedure roosteren  Roosterprotocol (verantwoordelijkheden en tijdstippen);  Formulier roosterinformatie, verantwoordelijkheid opleidingscoördinator (tijdig en volledig aangeleverd);  Roostervolgorde: eerst TOM, daarbinnen eerst wiskunde en practica en dan de rest. Hierna ‘oud onderwijs model’ en daarbinnen eerst wiskunde en practica etc;  Maar als je te laat aanlevert: roosterproces wacht niet….  Zogenaamde jaarzalen (eigen zaal opleiding/faculteit) bestaan niet meer;  Roosteren per kwartiel;  Conceptrooster wordt goedgekeurd door opleidingscoördinator. Broodje OC 28/01/

SyllabusPlus  Leverancier: Scientia (UK);  Defacto standaard binnen (Nederlandse) universitaire wereld;  Voldoet functioneel;  Maar technologisch verouderd;  Bijvoorbeeld roosterdatabase per collegejaar. Broodje OC 28/01/

Webroombooking  Een module van SyllabusPlus waarmee (projectruimtes) gereserveerd kunnen worden;  Opzet is dat studenten beperkt van te voren kunnen boeken, medewerkers kunnen langer vooruit boeken;  Bij het boeken van een ruimte ontvang je een mail ter bevestiging (dit werkt in pilot fase nog niet);  We lopen achteraan met implementatie SyllabusPlus, maar met beschikbaarheid WRB aan studenten zijn we blijkbaar de eerste. Broodje OC 28/01/

Voor hoeveel personen, in welk gebouw? Wanneer, tijdstip en duur? Broodje OC 28/01/

Selectie en boeken  Hierna krijg je een overzicht van beschikbare ruimtes;  Daar kun je er een uit kiezen;  Via My Bookings kun je een overzicht krijgen van al je boekingen en hier kun je ze ook eventueel verwijderen.  Webroombookingen zijn te zien in de zaalroosters via Mytimetable. Broodje OC 28/01/

Business Objects  Navraag : volgens ons is er nog geen universiteit in NL die universes heeft voor B.O.  We hebben zelf een universe gemaakt. Deze staat op het punt om akkoord te worden bevonden.  Verder hierbij een aantal standaard rapportages;  De universe blijkt nu al belangrijk voor derden binnen de UT. Zie verderop: financieel verdeelmodel. Broodje OC 28/01/

Opzet universe Broodje OC 28/01/

Self service met Business Objects Broodje OC 28/01/

Vb ovz BO – 1 : ‘activiteiten’ Broodje OC 28/01/

Vb ovz BO – 2 : ‘contacturen per studentenset’ Broodje OC 28/01/

Vb ovz BO – 3 : ‘activiteiten per docent’ Broodje OC 28/01/

Vb ovz BO – 4: ‘activiteiten per zaal’ Broodje OC 28/01/

Vb ovz BO – 5 : ‘Geschiktheden per zaal’ Broodje OC 28/01/

Vb ovz BO – 6: ‘Studieprogramma-module - activiteit’ Broodje OC 28/01/

Vb ovz BO – 7: ‘Contacturen per dag’ Broodje OC 28/01/

Vb ovz BO – 8: ‘Bezetting per zaal’ Broodje OC 28/01/

Mytime table (Eveoh)  Eveoh = leverancier, Mytimetable = het product;  Mytime table: export van roostergegevens naar elektronische agenda (bv smart Phone of outlook);  Test eerst op acceptatieomgeving en nu productieomgeving;  Proefdraaien door enkele studenten (via studieverenigingen) en docenten (via roosteraars) en roostermakers. Broodje OC 28/01/

Broodje OC 28/01/ Uitgangspunten Eveoh bij Mytimetable  Insteek is dat Mytimetable zonder begeleiding gebruikt kan worden. Zou anders geen doen zijn met bijvoorbeeld de steeds maar weer nieuwe 1 e jaar studenten;  Helpfunctie is ingebouwd;  Begeleiding is verder niet nodig.

Smart phone…… Broodje OC 28/01/

Belangrijke aandachtspunten  Sommige eenheden bepalen achteraf welke docent welk college geeft. Na te vragen bij de roostermaker of dat voor jouw eenheid geldt;  Bij deze eenheden is dus het rooster niet voledig per docent gevuld!  Met andere woorden: selectie op docent geeft dan een onvolledig beeld.  Met Mytime table kun je het rooster naar outlook halen. Dat gaat via een extra ‘calendar’;  Daarmee is het rooster niet geïntegreerd met de eigen agenda;  Het rooster is hierdoor niet zichtbij bij het maken van afspraken via outlook scheduling assistent!  Leverancier werkt aan het laatste probleem. Verwachting volgende zomer beschikbaar. Broodje OC 28/01/

Bijzonderheden en aandachtspunten Broodje OC 28/01/  Onderscheid medewerkers/studenten: medewerkers kunnen conceptroosters opvragen;  onderscheid ‘oud’ en ‘nieuw’ onderwijsmodel.  Webroombooking;  Een roosterselectie kan in CSV worden aangemaakt voor verdere bewerking in Excel. Wel oppassen dat de bestanden erg groot kunnen worden;  Gebruik PDF en CSV heeft belangrijk nadeel: je mist mutaties;  Refreshen rooster: Reporting database wordt elke 10 minuten ververst. Mytimetable ververst elke 5 minuten. Dus in totaal duurt het maximaal 15 minuten voordat een roosteraanpassing beschikbaar komt;

Stand van zaken  Implementatie SyllabusPlus is succesvol verlopen;  Aanloopproblemen vielen mee;  Ondanks alle vernieuwingen (TOM en nieuw systeem) is het toch gelukt om conceptroosters tijdig op te leveren. Prestatie van formaat van de roostermakers;  We zitten nu in de opstart van fase 2 van het project;  Maar door aanloopproblemen en piekbelasting projectleden moeten we wel op gang komen. Broodje OC 28/01/

Evaluatie fase 1 roosterproject  Problemen zijn vooral organisatorisch/procedureel van aard, ondanks roosterprotocol, procedures in MAVIM, module coördinator en opleidingscoördinator is basisinformatie niet op tijd binnen;  Beeld wordt bevestigd: roosteren is een logistiek probleem;  TOM onderwijs roosteren is veel arbeidsintensiever (door asymmetrisch roosteren);  TOM onderwijs: groter beslag op beschikbare accommodatie;  TOM onderwijs: geen vaste tentamenweken; roostercomplicaties;  Problemen die we nu hebben zouden nog extremer hebben gespeeld met het ‘oude roostersysteem’;  Webroombooking: problemen met onderscheid student/medewerker Broodje OC 28/01/

En verder interessant om te melden  Tevredenheid rooster wordt niet bepaald door systeem. Wel door: roosterwijzigingen, tussenuren, ‘onmogelijke tijden’ of locaties;  SyllabusPlus is voor gemeenschap niet zichtbaar, MTT wel;  Met het nieuwe roostersystem werken roostermakers samen. Ze kunnen elkaar nu ondersteunen/vervangen;  Nieuwbouw UT: gezamenlijke practica ruimtes; roosteren complexer;  Rooster wordt gebruikt bij nieuw financieel verdeelmodel van de UT. Op basis m-nummer van de docent en koppeling HR-database wordt input ‘onderwijsinspanning’ vastgesteld. Met behulp van B.O.;  Facilitair bedrijf is samen met ‘Regelpartners’ bezig met een proef waarbij voorzieningen ruimtes worden aangestuurd (CV, elektriciteit, luchtverversing). Broodje OC 28/01/

Een willekeurig voorbeeld: Salamanca Broodje OC 28/01/

Fase 2 roosterproject (t/m zomer 2014)  Nazorg implementatie fase 1;  Inspelen op TOM onderwijs en interfaces (ook in fase 3);  KPI’s kwaliteit roosters en management info (ook in fase 3);  Uitrol webroombooking;  Implementatie SyllabusPlus bij ITC  Notificatie bij wijziging roosters;  WDC (web data collector);  Tonen roosters op schermen/monitor;  Business case ‘student allocator’ Broodje OC 28/01/

Fase 3: roosterproject  Inspelen op wijzigingen TOM;  KPI’s en managementinformatie;  Tentamen roosteren (Exam manager)? Business case;  Inschrijven door student;  Inschrijven en zelf kiezen voor een groep? Student allocator;  Docentbeschikbaarheid;  Interfaces: basisgegevens module/onderdeel, docenten, studenten. Uitdaging: pakketten van derden aan elkaar knopen. OSIRIS, Black Board, en SyllabusPlus. En dan nog eigen applicaties. Broodje OC 28/01/

Demo Mytimetable Broodje OC 28/01/