P. van der Terp DienstverleningPlus

2 Agenda Historisch perspectief Ingreep Overgangsjaar 2007 Historische kosten Vergelijking kosten Filenet - GovUnited Keuzemogelijkheden DienstverleningPlus

3 Historisch perspectief RDS Aangeschaft in 2004 Implementatie mislukt door:  Geen standaard pakket  Geen performance garantie  Fouten in de software  Onvoldoende integrale aanpak  Ondeugdelijk project management (capaciteit)  Niet gebruikers vriendelijk  Strategische partner haken af (geen vertrouwen in toekomstvastheid)  Te hoge complexiteit voor Steenwijkerland In brief 11 oktober 2005 gemeld dat RDS is vervangen door filenet

4 Historisch perspectief Filenet 29 september 2005 aanschaf filenet 5 april 2006 start nieuw college 10 mei 2006 college vraagt aan DT grip op Automatiseringsdossier Verschillende verzoeken in PFO en B&W 1 oktober 2006 wethouder bedrijfsvoering “te gast” in de stuurgroep 26 oktober 2006 B&W vergadering : ingreep 13 december 2006 Audit automatiseringstraject 5 januari 2007 B&W vergadering over de audit 27 maart 2007 commissievergadering

5 Ingreep 26 oktober 2006 Geen duidelijkheid op dossier verkregen => Automatiseringstraject stopgezet Onafhankelijk onderzoek laten doen =>  Basis (infrastructuur) moest eerst op orde  Gaan voor standaardisatie  Hoge ambitie  Veel gelijktijdige veranderingen  Filenet goede keuze, maar implementatie onderschat  Projectaansturing onvoldoende professioneel  Organisatie niet ingericht op softwareontwikkeling  Waardevol ambitieniveau  Organisatieveranderingstraject, géén ICT  Andere Overheid is geen FileNet maar FileNet is (slechts) een hulpmiddel  Maak structuur

6 Historische kosten Eenmalig € € € € Exploitatie € 0€ € € € € € €

7 Overgangsjaar 2007 Inrichten van gedragen, betrokken en overzichtelijke projectorganisatie Schrijven van (samenhangende) projectplannen Opstellen informatiearchitectuur Implementeren Quick Wins  Digitalisering facturen  Bekendmakingen  Decentrale regelgeving  Samenwerkende catalogi  Provas online vergunningen  Redesign van de website  Invoeren van webformulieren  Koppeling CRB-Gemword Communicatie

8 Waarom geen zelfbouw Onvoldoende kennis van techniek en ontwikkeling binnen Steenwijkerland Door gezamenlijke inkoop lagere kosten Eigen beheerorganisatie is duurder Koppelingen met landelijke systemen moeten zelf worden ontwikkeld en beheerd Te ingewikkeld qua techniek en proces Ontwikkeling is geen kerntaak

9 Waarom nu GovUnited Steenwijkerland heeft nu geen Document Beheer Systeem (DMS) maar wel dringende behoefte. GovUnited biedt (onder andere) DMS FileNet moet nog ontwikkeld worden. DMS van GovUnited beschikbaar is tegen lagere (ontwikkel)kosten GovUnited is een intergraal concept met DMS als hart van de keten Leverancier biedt in eerste fase extra capaciteit bij uitrol Er is samenwerking en afstemming met 70 andere gemeenten Centrale ontwikkeling van onderdelen Standaardisatie van werkprocessen Kosten onder controle en verdeeld over 70 gemeenten

10 Vergelijking kosten Filenet - GovUnited Filenet Eenmalig€ € € Exploitatie€ € € € GovUnited Eenmalig€ € Exploitatie€ € € € Neutraal: efficiencykosten en personeel, bij hogere kwaliteit.

11 Keuzemogelijkheden Filenet versus GovUnited Maatwerk-Standaardoplossing Solistisch-Samenwerken Eilandautomatisering-Integrale oplossing Duur-Kosteneffectief Hard-/software -Dienst

12 Steenwijkerland en GovUnited Samen met zes gemeenten Zuidhorn, Midden-Drenthe, Winterswijk, Zaanstad en Uithoorn Bestuurlijke vertegenwoordiging in DB- GovUnited Ambtelijk vertegenwoordigd in werkgroepen Samen met kopgroep gemeenten als Dordrecht, Amsterdam, Den Haag, Almere, etc.

13 DienstverleningPlus Voor de burger Richtinggevend Kwaliteit verhogend Verbeteren dienstverlening Standaard werkwijzen Verbindt mensen Automatisering is onderdeel Biedt integrale oplossing

14 Presentatie Logica