Eerste aanzet tot een basis cost management model Juli versie 1.6 Guide - Cost Management werkgroep

1Inleiding 2Basis model 3Voorbeelden van het gebruik van het model 4Relatie met de volwassenheid van de organisatie Agenda

Het doel van de werkgroep is: –uitwisseling van informatie op het gebied van cost management tussen de leden –het creeeren van een cost management model om een gezamenlijk uitgangspunt te hebben voor verdere discussie –het model uit te werken met voorbeelden voor direct gebruik –speciale cases te toetsen op financiele haalbaarheid inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Het doel de GSE Cost Management werkgroep is meervoudig.

Het doel van het model is: –het te gebruiken als communicatie- en ordenings model teneinde sturing te kunnen geven aan de IT organisatie inzicht geven aan de klant in de kosten afwegingen kunnen maken bij wijzigingen in zowel organisatorische als technische zin inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Dit cost management model moet worden gezien als een communicatiemodel waarlangs verdere discussie en uitwerkingen kunnen plaatsvinden.

1Inleiding 2Basis model 3Voorbeelden van het gebruik van het model 4Relatie met de volwassenheid van de organisatie Agenda

bewerken tussen- producten verwerken eind- producten Eindproducten zijn voor de klant herkenbare produkten, de klant wil de kosten van deze eindproducten kunnen sturen. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid grondstoffen De kosten allocatie in een IT organisatie verschillen in principe niet met die in een fabriek.

Overhead Cost Centre Profit Centre Budget gedreven Dekkende tarieven Resultaat De invulling kan per bedrijf verschillen, de detaillering is afhankelijkvan de mate van behoefte aan sturing. De behoefte aan sturing kan groeien naar mate de gewenning om te sturen toeneemt. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Er zijn verschillende modellen voor ICT-centra

infrastructuur personeel faciliteiten service level mngt problem mngt change mngt operations mngt klant a klant b klant c klant d kosten activiteiten/ tussen- producten/ services kosten- sleutel activiteiten- sleutel/ product- sleutel producten winst- sleutel/ stuur- sleutel facturen Uit praktische overweging is gekozen voor vier kolommen, meerdere kolommen kan natuurlijk ook inleiding basis model voorbeelden volwassenheid loonslip openen rekening afhandelen schadeclaim Het basis model dient zo flexibel te zijn dat het alle mogelijke financiele verrekenings methoden kan bevatten.

infrastructuur personeel faciliteiten service level mngt problem mngt change mngt operations mngt klant a klant b klant c klant d Uit praktische overweging is gekozen voor vier kolommen, meerdere kolommen is mogelijk inleiding basis model voorbeelden volwassenheid loonslip openen rekening afhandelen schadeclaim kosten activiteiten/ tussen- producten/ services kosten- sleutel activiteiten- sleutel/ product- sleutel producten winst- sleutel/ stuur- sleutel facturen Kosten zijn directe uitgaven van de IT-organisatie.

Kosten zijn directe uitgave voor de IT-organisatie. Indien afschrijving van toepassing zijn, worden hier de kosten op jaarbasis opgenomen. De kosten dienen zo zuiver mogelijk te zijn, dit houdt in dat er nog geen versleuteling heeft plaatsgevonden. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Kosten.

infrastructuur –kosten hardware (afschrijvingen, onderhoud, lease, huur, installatie) mainframe servers netwerk opslag pc's printers en copiers invoer apparatuur uitvoer apparatuur post apparatuur –kosten software (huur, licentie) beheersoftware besturingssoftware ontwikkelsoftware databases kantoorautomatiseringssoftware –communicatie datacommunicatie spraakcommunicatie porti –overige inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een voorbeeld van een opzet van kosten componenten is op basis van infrastructuur....

personeel –personeelskosten eigen middensommen opleidingen –personeelkosten inhuur faciliteiten –huisvesting –papier en porti –stafdiensten outsourcing calamiteiten –backup –uitwijk inleiding basis model voorbeelden volwassenheid.... personeel en faciliteiten

Mogelijke clustering –naar vast en variabel –naar meerkosten –binnen personeelskosten –naar geografie –naar techniek –naar regulier en incidenteel –naar beslisser inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Verschillende vormen van clustering van kosten componenten dient het model te ondersteunen

infrastructuur personeel faciliteiten service level mngt problem mngt change mngt operations mngt klant a klant b klant c klant d Uit praktische overweging is gekozen voor vier kolommen, meerdere kolommen is mogelijk inleiding basis model voorbeelden volwassenheid loonslip openen rekening afhandelen schadeclaim Activiteiten, tussenproducten of diensten. kosten activiteiten/ tussen- producten/ services kosten- sleutel activiteiten- sleutel/ product- sleutel producten winst- sleutel/ stuur- sleutel facturen

Indien kosten direct zijn toe te wijzen aan produkten of diensten is dit voldoende voor doorbelasting. Voor betere sturing van de IT- organisatie is het wenselijk om de kosten eerst te verdelen naar activiteiten, tussenproducten of services. Kosten verdelen naar tussenproducten levert betere informatie op voor doorbelasting, maar geeft weinig toegevoegde waarde voor sturing van de organisatie. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Activiteiten / tussenproducten / services.

l Manage IT Finance l Procure Services and Components l Price Offerings & Administer Customer Contracts l Manage IT Inventory and Assets l Manage Security l Manage Human Resources l Manage Skills Portfolio l Maintain Configuration Information l Manage Availability l Manage Facilities Supporting IT l Manage Backup & Recovery l Manage IT Continuity l Manage Performance & Capacity l Manage Problems l Enable Service Delivery Requirements l Match Resources to Commitments l Perform Services l Sustain Service Delivery Capability l Understand Customer Requirements l Market IT Offerings l Administer Service Levels l Provide IT Operational Support to Customers l Manage Customer Satisfaction l Establish IT Management System Framework l Plan IT Management System l Evaluate IT Management System l Establish IT Value l Conduct Research l Develop IT Strategy l Justify Offerings and Infrastructure Portfolio l Define IT Architecture l Develop & Track IT Plan l Understand Solution Requirements l Design Solutions l Construct and Integrate Solutions l Test Solutions l Gain Customer Acceptance and Certification l Define Change Management Practice l Administer Change l Plan Deployment l Implement Change inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een voorbeeld van activiteiten in de tweede kolom is op basis van het IT Proces Model. Dit model onderkent 41 processen. Satisfy Customer Relation- ships Manage IT Business Value Support IT Services and Solutions Deliver Operational Services Manage IT Assets and Infrastructure Realize Solutions Deploy Solutions Provide Enterprise IT Management System

service level mngt availability mngt capacity mngt problem mngt change mngt operations mngt inventory- & configuration mngt Service level management l beheer service catalogus l beheer standaard service niveaus l afsluiten en beheren SNO l controle SNO l relatiebeheer l onderbouwing SNO l cost mngt l accounting Availability management l onderbouwing beschikbaarheid l onderbouwing beveiliging l onderbouwing uitwijkplan Capacity management l performance analyse en tuning l capacity planning l demand management l resource management l workload management l onderbouwing performance Problem management l incident control l problem control l error control l proactive problem mngt l voortgangsbewaking Change management l change coördinatie l change uitvoering l change control Operations management l produktie ondersteuning l operatie Configuration management l release management l component control en distributie l inventory mngt Onderhoud van kernprocessen l beheer van het proces l audit en control Ondersteuning van kernprocessen l beheer van tools en databases l informatievoorziening Voor sommige processen (met name operatie) zouden de toegekende kosten te groot zijn en is een nadere onderverdeling noodzakelijk, bijvoorbeeld operatie centrale systemen, operatie netwerk, operatie lokale systemen. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een ander voorbeeld van activiteiten is gebaseerd op ITIL en onderkent 33 processen

1uitvoeren ontwikkelopdrachten 2informatiemngt activiteiten 3uitvoeren researchopdrachten 4beschikbaarstellen processorcapaciteit 5beschikbaarstellen opslagcapaciteit 6beschikbaarstellen printercapaciteit 7beschikbaarstellen besturingssystemen 8uitvoeren service mngt OB 9beschikbaarstellen dedicated servers 10beschikbaarstellen LAN 11beschikbaarstellen infrastructuur 12helpdesk 13beschikbaarstellen werkplekapparatuur 14 beschikbaarstellen telefonie 15beschikbaarstellen overige apparatuur 16beschikbaarstellen ingekochte diensten 17 beschikbaarstellen software pakketten 18postverzending 19repro 20D&S inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een ander voorbeeld van kolom twee is gebaseerd op tussenproducten 21blauwdruk 22algemene research 23telefoonnetwerk

hardware services l procurement, installation, configuration and inventory mngt l availability and performance mon l software distribution capability l backup and recovery l problem management communication services l procurement, installation, configuration and inventory mngt l availability and performance mon l capacity planning l backup and recovery l problem management database services l procurement, installation, configuration and inventory mngt l availability and performance mon l capacity planning l backup and recovery l database design and admin l security administration inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een voorbeeld met services desktop services l onsite service\procurement l installation, move add, change l configuration and inventory mngt l problem management customer services l single point of contact help desk l self service capabilities l management of service requests l reporting and trend analysis l service level management l training coordination l security administration

infrastructuur personeel faciliteiten service level mngt problem mngt change mngt operations mngt loonslip openen rekening afhandelen schadeclaim klant a klant b klant c klant d Uit praktische overweging is gekozen voor vier kolommen, meerdere kolommen is mogelijk inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Producten kosten activiteiten/ tussen- producten/ services kosten- sleutel activiteiten- sleutel/ product- sleutel producten winst- sleutel/ stuur- sleutel facturen

Afhankelijk van de organisatie worden verschillende producten of diensten gekozen, afhankelijk van de behoefte wordt gekozen voor producten die zijn gerelateerd aan de gewenning van alloceren of doorbelasten van kosten. In de optimale vorm zijn dit voor de klant herkenbare producten. Hiermee zijn de IT-kosten per product te bepalen waardoor voorspellingen beter zijn te maken. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Producten

Eindproducten IT –operational lease –uitwijk –maatwerk incidenteel –operationeel beheer –installatie –consultancy inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een voorbeeld van eindproducten voor een IT leverancier zijn IT gerelateerd.

Rekenvermogen niet productie systemen –per omgeving (LPAR) Rekenvermogen productie systemen –per applicatie per omgeving (LPAR) Opslagcapaciteit –per gebruiker/applicatie per omgeving (LPAR) Imaging Informatie voorziening Ontwikkeling inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een tweede voorbeeld van eindproducten voor een IT leverancier zijn machine gerelateerd

Fiatteren Telegiro Vervroegde aflossing Extra aflossing Afsluiten lening Overboeking inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een voorbeeld van eindproducten in een bankomgeving betreffende het leningen systeem zijn transactie gerelateerd

infrastructuur personeel faciliteiten service level mngt problem mngt change mngt operations mngt klant a klant b klant c klant d Uit praktische overweging is gekozen voor vier kolommen, meerdere kolommen is mogelijk inleiding basis model voorbeelden volwassenheid loonslip openen rekening afhandelen schadeclaim Facturen activiteiten/ tussen- producten/ services kosten- sleutel activiteiten- sleutel/ product- sleutel producten winst- sleutel/ stuur- sleutel facturen kosten

Facturen worden afhankelijk van de soort IT organisatie wel of niet verstuurd. Bij een Cost Centre wordt in principe géén winst gemaakt, terwijl in een Profit Centre in principe wel winst wordt gemaakt. Bij een IT organisatie die wordt gezien als overhead en sterk budget gedreven is, zijn inzichten in kosten een basis om goed te kunnen budgetteren. Bij een Cost Centre is het zinvol om de klant wel de informatie over de kosten van producten en/of diensten toe te sturen. Het geeft veel informatie waarop de organisatie kan worden bijgestuurd. Facturen geven veel informatie voor het management ten behoeve van sturing. De presentatie van een faktuur is belangrijk met name voor het inzicht geven in de opbouw van de kosten, het gewend raken aan de opbouw en soorten van kosten en om vertrouwen te winnen. Als eenmaal voldoende vertrouwen is verkregen kan vervolgens cost management naar een hoger niveau worden gebracht. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid De klant moet wennen aan en leren sturen op IT facturen.

nutsbedrijf –vast bedrag (ook wel vastrecht, bedrag voor de beschikbaarheid van het product of de dienst) –variabel bedrag (bedrag gerelateerd aan het gebruik van de dienst of het aantal producten) –éénmalig kosten (aan- of afsluiten) inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een mogelijke indeling van een IT factuur is zoals die door nutsbedrijven wordt gebruikt.

inleiding basis model voorbeelden volwassenheid reedsbesteedverwachting outlook planactueelvanaf nu12 mnd Ontwikkeling IS projecten - turnkey projecten Applicaties beheer extern - pakketten Apparatuur computerapparatuur - telefoon & datalijnen Overige diensten post - repro Totaal Voorbeeld (sterk verenvoudigd) van een factuur bij een verzekeringsmaatschappij

infrastructuur personeel faciliteiten service level mngt problem mngt change mngt operations mngt klant a klant b klant c klant d Uit praktische overweging is gekozen voor vier kolommen, meerdere kolommen is mogelijk inleiding basis model voorbeelden volwassenheid loonslip openen rekening afhandelen schadeclaim activiteiten/ tussen- producten/ services kosten- sleutel activiteiten- sleutel/ product- sleutel producten winst- sleutel/ stuur- sleutel facturen kosten Sleutels

Verdeelsleutels geven de mate van gebruik weer. Indien de mate van gebruik niet of nauwelijks bekend is, wordt gelijkelijk verdeeld of basis van FTE's. Naarmate meer bekend is van het gebruik kunnen gedetailleerdere sleutels worden toegepast zoals op uren. Verdeelsleutels zijn altijd onderhevig aan discussie. –percentage –gelijk verdeeld –aantal wijzigingen op een activiteit –aantal verzoeken –tijd –aantal produkten –vierkante meters –aantal gebruikers inleiding basis model voorbeelden volwassenheid De IT organisatie moet wennen aan en leren te sturen op basis van verdeelsleutels.

1Inleiding 2Basis model 3Voorbeelden van het gebruik van het model 4Relatie met de volwassenheid van de organisatie Agenda

infrastructuur l kosten hardware l kosten software l communicatie l overige personeel l personeelskosten eigen l personeelkosten inhuur faciliteiten l huisvesting l papier en porti l stafdiensten outsourcing calamiteiten l backup l uitwijk ResourcesServicesProducten hardware services l procurement, installation, configuration and inventory mngt l availability and performance mon l software distribution capability l backup and recovery l problem management communication services l procurement, installation, configuration and inventory mngt l availability and performance mon l capacity planning l backup and recovery l problem management database services l procurement, installation, configuration and inventory mngt l availability and performance mon l capacity planning l backup and recovery l database design and admin l security administration desktop services l onsite service\procurement l installation, move add, change l configuration and inventory mngt l problem management customer services l single point of contact help desk l self service capabilities l management of service requests l reporting and trend analysis l service level management l training coordination l security administration IT ondersteuning voor: werkplek type 1 l secretariaat werkplek type 2 l administratie werkplek.... l dealingroom back office 1 l batch back office 2 back office 3 inleiding basis model voorbeelden volwassenheid De huidige vormen van administratie sluiten vaak niet aan op deze wijze van doorbelasten Een algemeen voorbeeld van een totale uitwerking met keuzes uit de voorbeelden is gebaseerd op resources, services en producten

IT component v/d eindproducten Half-productenIT Services Kosten Hardware Software Personeel Faciliteiten ITIL Operations Imaging Clearing Boekings- uitvoer Boeking Handtekening controle Telegiro Incasso Acceptgiro Buitenland- betaling Cheques Optisch Leesbare Overboeking inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Een uitgewerkt model voor een IT-organisatie van een bank

inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Rekenvoorbeelden van verzekeringsmaatschappij

1Inleiding 2Basis model 3Voorbeelden van het gebruik van het model 4Relatie met de volwassenheid van de organisatie Agenda

infrastructuur personeel faciliteiten outsourcing calamiteiten ResourcesServicesProducten hardware services communication services database services desktop services customer services werkplek type 1 werkplek type 2 werkplek.... batch 1 batch 2 batch.... Overhead Cost Centre Profit Centre efficiëncy effectiviteit Budget gedrevenDekkende tarievenResultaat inleiding basis model voorbeelden volwassenheid De volwassenheid van een organisatie is nauw verbonden aan de wijze van doorbelasten

overhead doorbelasting op technische eenheden (cpu sec) doorbelasten op basis van back office functie (geld per salarisstrook) marktconform bedrag per jaar voor de totale service (binnen grenzen) inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Voorbeeld salarisstrook betreffende gewenning en groei.

l Consistentie in activiteiten, tussenproducten, producten en diensten betrachten. l Gebruik zo min mogelijk verdeelsleutels. Doe regelmatig een gevoeligheidsanalyse van de sleutels. Bovendien is het raadzaam meetbare sleutels te gebruiken. l Begin met een zo simpel mogelijk model met zo min mogelijk elementen. Pas het model aan indien kostenposten een te groot beslag leggen op bepaalde elementen. l Verander niet te veel in de allocatie en doorbelasting in één keer. Alle stadia naar volwassenheid dienen te worden doorlopen. l De huidige vormen van administratie sluiten vaak niet aan op de gegevens benodigd in kolom 1. l Pas het model aan op de volwassenheid van de klant en de IT-afdeling. l Binnen één organisatie kan één product volwassen zijn en een ander niet. l Probeer uiteindelijk te komen tot een volwassen organisatie om efficient en effectief te werken. In een volwassen organisatie bestaat een goede alignment tussen de IT en de business. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Praktijkervaringen

Voorbeelden van cases zijn: –outsourcing –introductie nieuwe technologie (bijvoorbeeld NT) –doorbelasting specifieke technologie (bijvoorbeeld RS/6000) –recentralisatie Verdere uitwerking dient nog plaats te vinden. inleiding basis model voorbeelden volwassenheid Om het model te toetsen op bruikbaarheid zijn verschillende cases te gebruiken.