De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

RAPPORTERING – SAP & BI EXPLOITATIE - ONTVANGSTEN.

Verwante presentaties


Presentatie over: "RAPPORTERING – SAP & BI EXPLOITATIE - ONTVANGSTEN."— Transcript van de presentatie:

1 RAPPORTERING – SAP & BI EXPLOITATIE - ONTVANGSTEN

2 ZTFM0048 – Toestand Artikel

3 ZTFM0068 – Toestand Artikel

4 ZTFM Rapporteringsbehoeftes Hoe werd er gebudgetteerd voor een functiegebied? Hoeveel vorderingen werden er geboekt? (Gecorrigeerd door creditnota’s, minderwaarden, …). Geen aanzuiveringen in toestand artikel! Budget versus geboekte vorderingen: Hoeveel additionele vorderingen worden er nog verwacht? Moet het budget bijgestuurd worden?

5 ZTFM0068 – TOESTAND ARTIKEL TOEGEPAST VOOR ONTVANGSTEN

6

7 ZTFM0068 – TOESTAND ARTIKEL VARIANT EXONT 14W 1

8 ZTFM0068 – TOESTAND ARTIKEL OEFENING 1  Trek toestand artikel voor uw functiegebied met variant EXONT 14W1 (bv. MAF)  Subtotalen op de 7-rekeningen

9

10  Doorklik naar documentjournaal, layout ONTVANGSTEN  Subtotalen op documentsoort samengevat

11 SAMENSTELLING EXPLOITATIE ONTVANGSTEN  De exploitatie ontvangsten worden onderverdeeld in:  Operationele ontvangsten  Financiële ontvangsten  De operationele ontvangsten worden verder onderverdeeld in:  Ontvangsten uit de werkingFacturatie voornamelijk in SD  Fiscale ontvangsten en boetesFacturatie uitzonderlijk in SD  Werkingssubsidies  Andere operationele ontvangsten

12 SD FACTURATIE – 3 DOCUMENTEN SD Order SD Module SD Factuur SD Module FI Factuur = DP Aanrekenen vordering FI-AR Module Simultaan De term factuur wordt gebruikt ter vervanging van “betalingsuitnodiging”

13 SD CREDITNOTA – 3 DOCUMENTEN Creditnota aanvraag SD Module Refereert naar SD Order SD Creditnota SD Module FI Creditnota = Aanrekenen creditnota (vermindering DV/terugbetaling CU) FI-AR Module Simultaan Storneren SD Factuur: Indien de factuur nog niet werd verstuurd naar de klant en er wordt een foutieve ingave vastgesteld (verkeerde debiteur, orderreden, budgetpositie, kostenplaats, bedrag, …), dan mag/dient de factuur gestorneerd te worden. Werd de factuur reeds verstuurd naar de klant, dan dient de rechtzetting te gebeuren door middel van een creditnota. Minwaarde - Verzamelnaam voor: Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening. De vordering is niet geïnd Creditnota-vermindering: boeking minderopbrengst op de 7- rekening. De vordering is niet geïnd Creditnota-terugbetaling: boeking minderopbrengst op de 7- rekening. De vordering is wel geïnd Voor de niet-geïnde vorderingen bepaalt de reden van niet-inning de soort minwaarde die moet geboekt worden.

14 AR VORDERING – 2 DOCUMENTEN Vordering Registreren FI-AR Module Nazicht & DP Aanrekening Vordering FI-AR Module

15 SD FACTURATIE – 3 DOCUMENTEN SD Order VA03 SD Factuur VF03 FI Factuur = Aanrekenen vordering FB03 Simultaan

16 SD FACTURATIE – 3 DOCUMENTEN VA03 / VF03 / FB03 – SD ORDER / SD FACTUUR / FI-AR FACTUUR

17 SD FACTURATIE – 3 DOCUMENTEN DOCUMENTSTROOM

18 ZTFI0094 – Werklijst-definitieve rechten

19 ZTFI0175 – Werklijst debiteuren

20 VORDERING ALGEMENE INFORMATIE  Samenstelling van de vordering  Debiteurlijn: in het rapport krijg je alles wat te maken heeft met de debiteur te zien, alsook de aanmaangegevens en de aanzuiveringen op de betreffende vorderingen. De mate van aanzuivering kan t.a.v. de debiteur geëvalueerd worden (= We kunnen achterhalen hoeveel de debiteur betaald heeft)  Budgettaire lijn of opbrengstenlijn: In het scherm krijg je de verschillende budgettaire lijnen van de vordering te zien. (= Hierop kan je geen aanzuiveringen zien. We weten immers niet waarvoor de klant betaalt.

21 VORDERING ALGEMENE INFORMATIE  Betreffende de debiteurenlijn en de budgettaire lijn  De debiteurlijn toont ook budgettaire gegevens, maar enkel die van de 1 ste budgettaire lijn. Gezien vorderingen in SD wel verschillende positielijnen kunnen bevatten maar steeds binnen 1 vordering op dezelfde budgetsleutel geboekt worden, hoeft voor SD geen budgettaire lijn opgevraagd te worden om ook de correcte budgettaire gegevens te zien. (Geldig voor 90% van de SD vorderingen)  Voor AR is het steeds opletten geblazen indien de debiteurlijn opgevraagd wordt; binnen AR kan een vordering namelijk verschillende budgettaire lijnen bevatten die een verschillende kosten- of budgetplaats hebben. Wanneer de debiteurlijn voor zo’n vordering opgevraagd wordt, toont het rapport echter enkel de budgettaire gegevens van de eerste positielijn. Hier dient dus aandachtig mee omgegaan te worden om te vermijden dat verkeerde interpretaties gebeuren.

22 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN VARIANT SD DEB  Deze variant wordt gebruikt wanneer je de debiteurenlijn wenst op te vragen voor SD-vorderingen (met Referentieoperatie VBRK).  Wanneer je deze variant selecteert, is het zeer nuttig (voor de looptijd van het rapport) dat je jouw aanmaangebied invult in het selectiescherm onder de rubriek Aanmaangegevens – Aanmaangebied.  De outputlijst is als volgt opgesteld:  1 ste lijn: BA (= Business Area) – Soort (=Documentsoort) – BC (= Belastingcode) – Jaar (= Boekjaar van de vordering) –Budg.plts (= Budgetplaats) – Kostenpl. (= Kostenplaats) – Doc.nr. – Debiteur – Aanhef – Naam – Tekst (= omschrijving van de debiteurenlijn) – Bedrag EV (= gefactureerd bedrag = totaal bedrag van de vordering) – Openstaand (= openstaand bedrag van de vordering) – Vereff. (= Datum van het vereffeningsdocument indien vordering reeds vereffend is)  2 de lijn: Gebied (= Aanmaangebied) – Code (= Aanmaancode) – Methode (= Aanmaanmethode) – B (= Aanmaanblokkering) – AMF (= Aanmaanfase) – Rubricering (= de link tussen hoofdsom en administratiekost) – Doc.koptekst (= de tekst op de kop van de vordering) – Fact.ref. (= de link tussen hoofdsom en deelbetalingen/ verminderingen / …) – Best.datum (= Besteldatum) – Bestelnr. O (= Bestelnummer opdrachtgever) – Bestelling (= Bestelnummer goederenontvanger)

23 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN VARIANT SD BUD  Deze variant wordt gebruikt wanneer je de budgettaire lijnen wenst op te vragen voor SD-vorderingen (met Referentieoperatie VBRK).  Wanneer je deze variant selecteert, is het zeer nuttig (voor de looptijd van het rapport) dat je jouw aanmaangebied invult in het selectiescherm onder de rubriek Aanmaangegevens – Aanmaangebied.  De outputlijst is als volgt opgesteld:  1 ste lijn: BA (= Business Area) – Gebied (= Aanmaangebied) – Soort (=Documentsoort) – BC (= Belastingcode) – Jaar (= Boekjaar van de vordering) –Budg.plts (= Budgetplaats) – Omschrijving (= omschrijving van de budgetplaats) – Budgetpos. (= Budgetpositie = BMAR) – Kostenpl. (= Kostenplaats) – Omschrijving (= omschrijving van de kostenplaats) – Doc.nr. – Artikel (= Verkoopartikelnummer) – Tekst (= omschrijving van de budgettaire lijn) – Bedrag (= bedrag van de budgettaire lijn) – Gefact.Bed (= totaal bedrag van de vordering)  2 de lijn: Ordern. SD (= het nummer van het SD-order, bv ) – Doc. nr. SD (= het nummer van de SD-factuur, bv ) – Doc.koptekst (= de tekst op de kop van de vordering)

24 Bedrag gefactureerd vs. Openstaand bedrag Opbrenstenlijn vs. Totaal gefactureerd bedrag Geen openstaand bedrag. We weten niet waarvoor de klant betaalt.

25 FB03

26

27 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN VARIANT AR DEB  Deze variant wordt gebruikt wanneer je de debiteurenlijn wenst op te vragen voor AR-vorderingen (met Referentieoperatie BKPF*). De velden die betrekking hebben op de budgettaire lijn, werden uit de outputlijst gehaald.  Wanneer je deze variant selecteert, is het zeer nuttig (voor de looptijd van het rapport) dat je jouw dienstcode invult in het selectiescherm onder de rubriek Kopgegevens – Business area.  De outputlijst is als volgt opgesteld:  1 ste lijn: BA (= Business Area) – FGeb (= Functiegebied) – Jaar (= Boekjaar van de vordering) – Doc.nr. – Toewijzing – Fact.ref. – BP (= Budgetperiode) – Budgetpos. (= Budgetpositie = BMAR) – Omschrijving – Budg.plts (= Budgetplaats) – Omschr. Budg. Plaats (=Omschrijving van de budgetplaats) – Kostenpl. (= Kostenplaats) – Debiteur – Naam – Val. (= Valuta) – Bedrag EV (= gefactureerd bedrag = totaal bedrag van de vordering) – Openstaand (= openstaand bedrag van de vordering) – Vereff.doc (= Nummer van het vereffeningsdocument indien vordering reeds vereffend is) – PrCtr (= Profitcenter)  2 de lijn: Tekst (= tekst die opgevuld staat in het extra tekstveld Stand van zaken)  3 de lijn: SbNr (= subnummer)  ! Opgelet: enkele belangrijke budgettaire gegevens, zoals Kostenplaats, Budgetplaats, Budgetpositie,… worden wel in de outputlijst getoond, maar voor AR-vorderingen die bestaan uit meerdere budgettaire lijnen met een verschillende kosten- / budgetplaats, worden enkel de budgettaire gegevens van de eerste budgettaire lijn opgevuld in het rapport.

28 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN VARIANT AR BUD  Deze variant wordt gebruikt wanneer je de budgettaire lijn wenst op te vragen voor AR-vorderingen (met Referentieoperatie BKPF*). De velden die betrekking hebben op de debiteurenlijn (betreffende de aanzuivering), werden uit de outputlijst gehaald.  Wanneer je deze variant selecteert, is het zeer nuttig (voor de looptijd van het rapport) dat je jouw dienstcode invult in het selectiescherm onder de rubriek Kopgegevens – Business area.  In de outputlijst krijg je per budgettaire lijn van de vordering een aparte lijn in het rapport.  De outputlijst is als volgt opgesteld:  1 ste lijn: CB (Categorie Budgetrekening = Exploitatie of Investering) – BA (= Business Area) – FGeb (= Functiegebied) – Jaar (= Boekjaar van de vordering) – Soort (= Documentsoort) – Doc.nr. – BP (= Budgetperiode) – Budg.plts (= Budgetplaats) – Omschr. Budg. Plaats (=Omschrijving van de budgetplaats) – Budgetpos. (= Budgetpositie = BMAR) – Kostenpl. (= Kostenplaats) – Subsidiëring (= subsidiecode) – Markering (= nummer van de bestedingsmarkering) – Debiteur – Naam – Bedrag EV (= bedrag van de budgettaire lijn) – Gefact.Bed (= totaal bedrag van de vordering) – Tekst (= tekst die opgevuld staat in het extra tekstveld Stand van zaken)  2 de lijn: Lange tekst (= lange tekst die opgevuld staat in het veld L.tekst op de debiteurenlijn)  Achtergrondinfo: er wordt enkel een subtotaal gemaakt op Bedrag EV, gezien een subtotaal op Gefact.Bed. niet nuttig is; je zou het bedrag van de vordering dubbel/driedubbel/ … tellen.

29

30 FB03

31

32 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – ALGEMENE SELECTIEVELDEN  Boekjaar: hier vul je het jaar/de jaren in die je wenst op te vragen (jaar waarin de vordering(en) werd(en) geboekt)  Bedrijfsnummer: GENT of POLI of AGER of AGKU of ….  Valuta: EUR  Vereffeningsdatum: hier vul je de van-tot data mee waar het programma voor de aanzuiveringen rekening mee moet houden  Opties:  Budgettaire lijn: indien je de budgettaire lijn wenst te zien, vink je dit veld aan (zie Algemene informatie)  Debiteurlijn: indien je de debiteurlijn wenst te zien, vink je dit veld aan (zie Algemene informatie)  Je moet deze keuze maken vooraleer het selectiescherm verder in te vullen. De mogelijke selectievelden zijn namelijk verschillend afhankelijk van welke lijn je opvraagt.  Geregistreerde vorderingen: dit veld kan je enkel aanvlaggen bij het opvragen van de budgettaire lijn. Indien je dit veld aanvinkt, krijg je een lijst met enkel geregistreerde vorderingen (=vorderingen die door de dienst in AR geregistreerd werden, maar die nog niet door team Ontvangsten geboekt werden). Het is dus niet mogelijk een lijst te krijgen van zowel geregistreerde als geboekte vorderingen.  Inclusief vereffende doc.: door dit veld aan te vlaggen, krijg je zowel openstaande als vereffende (vorderingen met 0,00 als openstaand saldo) documenten in de lijst.  Incl. stornodocumenten: met dit vinkje krijg je zowel geboekte als gestorneerde documenten in de lijst. Dit is enkel van belang bij Departement Financiën.  Enkel stornodocumenten: met dit vinkje krijg je enkel de gestorneerde documenten. Dit is enkel van belang bij Departement Financiën.

33 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – ALGEMENE SELECTIEVELDEN  Lange tekst: op de debiteurlijn kan een lange tekst ingevuld worden indien het invulveld ‘Omschrijving’ te kort is.  Weergavevariant: een weergavevariant bepaalt de lay-out van de outputlijst. Indien je hier niets invult, krijg je alle velden, m.a.w. een erg onoverzichtelijke lijst. We raden dus aan een weergavevariant in te vullen. Wanneer je een weergavevariant invult op het selectiescherm, kan je deze in de output nog steeds wijzigen.

34 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN - KOPGEGEVENS  Boekhouddocumentnummer: dit is het FI-documentnummer (=het nummer van de vordering)  Referentiecode 1 Kop: hier wordt voor SD-vorderingen die aangemaand werden, melding gemaakt indien de aangetekende zending teruggekeerd is. Bv. interessant om eens een statistiek te trekken: Hoeveel van de aangetekende zendingen keren terug (foutief adres, … )  Documentsoort: documenten in de boekhouding hebben naargelang hun soort een verschillende documentsoort, bv. DP = vordering, DV = creditnota-vermindering, …  Boekingsdatum: de boekingsdatum is de datum dat de vordering in de boekhouding ingeschreven werd. Je kan via ingave van dit selectiescherm enkel de boekingen van een welbepaalde maand opvragen  Documentdatum: meestal is de documentdatum gelijk aan de boekingsdatum, behalve in specifieke gevallen, bv. voor ziekenvervoer is de documentdatum de datum van het vervoer  Basisdatum: dit is de datum waarop de betaaltermijn begint te lopen (in het kader van de aanmaningen is dit een belangrijke datum)  Invoerdatum: de invoerdatum is de datum dat de boeking in SAP werd ingevoerd.  Voorbeeld: op 09/01/15 worden boekingen ingevoerd met boekingsdatum 31/12/14. De invoerdatum is 09/01/15 en boekingsdatum is 31/12/14.

35 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN - KOPGEGEVENS  Ref.Oper (SD>VBRK / AR>BKPF*): hier kan je de lijst beperken door de referentieoperatie van de vordering in te geven. VBRK-documenten werden aangemaakt vanuit de module SD. BKPF-documenten werden aangemaakt vanuit de module AR. REACC-documenten werden aangemaakt vanuit de module Real Estate (uitdovend, geen nieuwe facturatie meer).  Opgelet: geconverteerde AR-documenten hebben referentieoperatie BKPFF. Nieuw geboekte AR-documenten krijgen referentieoperatie BKPF. Daarom moet voor AR-documenten steeds BKPF* ingegeven worden.  Transactiecode: de transactiecode is de code van de transactie in SAP waarmee het document geboekt werd, bv. ZTSD0005 is de transactiecode om een interface te laten lopen -> vorderingen geboekt aan de hand van de interface, krijgen die transactiecode mee.  Referentie: dit veld wordt standaard ingevuld met het nummer van de SD-factuur, maar sommige diensten vullen hier specifieke gegevens in, bv. bibliotheek noteert hier het lenersnummer, indien een bijlage aan de vordering gehangen wordt – staat hier ‘zie bijlage’  Factuurreferentie: belangrijk voor creditnota-vermindering: hier staat het nummer van de vordering waarop de creditnota-vermindering betrekking heeft  Koptekst: belangrijk voor creditnota-verminderingen die geboekt werden via SD: hier staat de reden waarom de vordering verminderd diende te worden.  Speciaal grootboekteken: deze code wordt enkel ingevuld bij bepaalde rechten ouder dan Dit veld is van belang voor team Visum van Departement Financiën.

36 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN - KOPGEGEVENS  Belastingscode: dit veld geeft de belastingscode van de vordering weer; zo kan je nagaan of er al dan niet BTW gerekend werd. Vorderingen uit SD zonder BTW hebben geen belastingscode, vorderingen uit AR zonder BTW hebben belastingscode 00. De debiteurlijn is steeds inclusief BTW. Kan bv. gebruikt worden om een statistiek te trekken op enkel facturen met BTW  Business area: dienstcode van de verantwoordelijke dienst (bv. SPO = Sportdienst). Wordt idealiter ingevuld bij rapporten op AR Vorderingen: Dit zal het rapport versnellen.  Meeboekrekening: de meeboekrekening is een balansrekening beginnend met een 4 die je terugvindt op de debiteurlijn. Deze 4-rekening is afhankelijk van de groep waartoe de debiteur behoorFlowsoort: dit wordt enkel gebruikt door Team Visum van Departement Financiën  Bewegingssoort: dit wordt enkel gebruikt door Team Visum van Departement Financiën  t in combinatie met de soort opbrengst.

37 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN - BETALINGSGEGEVENS  Betalingsconditie: de betalingsconditie bepaalt de betaaltermijn en dus ook de uiterste betaaldatum voor SD-facturatie.  Openstaand bedrag: via dit veld kan je selecteren op het bedrag dat nog open staat op een vordering. Kan gebruikt worden om kleine openstaande bedragen te verwijderen uit de lijst.  Betalingswijze: belangrijk bij creditnota’s-terugbetalingen; hier vind je de betalingswijze, bv. 5 Binnenlandse Overschrijving. Team Ontvangsten van Departement Financiën vult deze betalingswijze aan bij klaarzetten van de terugbetaling.  Partnerbanktype: indien voor een bepaalde debiteur meerdere bankrekeningnummers gekend zijn, krijgen deze een code in een ranglijst toegekend, bv. partnerbanktype PREF slaat op de geprefereerde bankrekening. Team Ontvangsten van Departement Financiën vult het partnerbanktype in bij klaarzetten van de creditnota-terugbetaling.  Betaalblokkering: hier staat de betaalblokkering van het document (deze blokkering zorgt ervoor dat de creditnota-terugbetaling niet op de betaallijst komt zonder voorafgaande controle)  Referentiecode 3: hier staat de mededeling die voor de burger zichtbaar is op zijn rekeninguittreksel bij een terugbetaling  Vereffeningsnummer: een vordering die volledig vereffend is, krijgt een vereffeningsnummer. De vereffening kan 1 of meerdere ontvangsten bevatten en/of een creditnota-vermindering en/of een minderwaarde. Een vereffening is dus niets steeds een inning !

38 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – SD GEGEVENS  Ordernummer SD: dit is het nummer van het verkooporder binnen de module SD  Factuurnummer SD: dit is het nummer van de verkoopfactuur binnen de module SD  Ook SD gegevens: wanneer je het vinkje hier opzet (dus bij het opvragen van de debiteurlijn), krijg je in de output gegevens voor de volgende kolommen:  Bestelnr. O (= bestelnummer opdrachtgever): hier komt de info die weggeschreven staat op het SD-order op de kop onder tabblad Bestelgegevens – Opdrachtgever - Bestelnummer (bv. takelnummer voor takelingen, eannummer voor de meterkasten)  Best. Datum (= besteldatum): hier komt de info die weggeschreven staat op het SD-order op de kop onder tabblad Bestelgegevens – Opdrachtgever - Besteldatum (bv. geboortedatum burger voor ziekenvervoer, takeldatum voor takelingen)  Bestelling (= bestelnummer goederenontvanger): hier komt de info die weggeschreven staat op het SD-order op de kop onder tabblad Bestelgegevens – Goederenontvanger – Bestelnummer (bv. huurperiode voor de meterkasten)  Artikel (= verkoopsartikel): hier komt het nummer van het verkoopsartikel. Opgelet want bij het opvragen van de debiteurenlijn, krijg je enkel het verkoopartikel van de eerste budgettaire lijn. Dit selectieveld kan gebruikt worden om statistieken te trekken op artikel.  Omschr. Art. (= omschrijving verkoopartikel): hier komt de omschrijving van het verkoopartikel. Opgelet want bij het opvragen van de debiteurenlijn, krijg je enkel verkoopartikel van de eerste budgettaire lijn

39 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – AANMAANGEGEVENS Deze velden zijn enkel van belang voor vorderingen aangemaakt via de SD-module.  Aanmaancode: dit veld maakt mogelijk dat je selecteert op aanmaancode van de vordering. Deze aanmaancode stuurt de aanmaanmethode aan wanneer niet de standaard aanmaanmethode van het distributiekanaal (SD-dienst) mag gevolgd worden voor die bepaalde vordering.  Aanmaangebied: hier kan je een selectie maken om per aanmaangebied een rapport te krijgen. Elk distributiekanaal (SD-dienst) heeft een eigen aanmaangebied.  Aanmaanblokkering: via dit veld kan geselecteerd worden op één of meerdere aanmaanblokkering(en) (deze blokkering zorgt ervoor dat de vordering niet aangemaand wordt). Zo kunnen de geblokkeerde dossiers bv. per kwartaal opgevolgd worden.  Invoerdatum aanmaanblokkering: selectie op basis van datum waarop de aanmaanblokkering op het document geplaatst werd.  Aanmaanfase: via dit veld kan je selecteren per fase waarin de SD-vordering zich bevindt, bv. vul aanmaanfase 1 in om alle vorderingen te krijgen die in fase 1 zitten.  Aanmaanmethode: sinds 01/01/14 wordt bij elke aanmaanrun de aanmaanmethode weggeschreven op de vordering. Via dit selectieveld kan je per aanmaanmethode een rapport krijgen.  Aanmaanontvanger: de aanmaanontvanger wordt ingevuld op de debiteur of bij aanmaak van het SD-order. Dit veld zorgt ervoor dat de aanmaningen naar een ander adres/andere debiteur verstuurd worden dan waar de factuur op geboekt werd, bv. ingeval (voorlopige) bewindvoering.  Ook aanmaandatums: zet dit vinkje op wanneer je de verschillende aanmaandata wilt zien. Het rapport loopt hierdoor wel trager, dus vlag dit vakje enkel aan als je deze gegevens echt nodig hebt.

40 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  Correspondentie: dit is een extra tekstveld dat vooral door Dienst Invorderingen gebruikt wordt om vorderingen die de gerechtsdeurwaarder terugkoppelt aan te vullen met de reden waarom deze minwaarde moeten worden.  Notitie: dit veld wordt gebruikt om een wijziging van Business Area mee te geven; indien de business area van een vordering niet overeenstemt met de dienst die verantwoordelijk is voor de opvolging van die vordering, wordt in dit veld de correcte Business Area ingevuld.  Betalingsadviesinformatie: dit is een extra tekstveld dat vooral door Dienst Invorderingen gebruikt wordt om vorderingen die de gerechtsdeurwaarder terugkoppelt te controleren alvorens deze als minwaarde geboekt worden.  Dossiernummer JD: vorderingen in behandeling bij de Juridische Dienst krijgen steeds een juridisch dossiernummer; hier kan je selecteren op juridisch dossiernummer.  Jurist: op de vorderingen in behandeling bij de Juridische Dienst worden steeds de initialen van de behandelende jurist vermeld; via dit selectieveld kan je filteren op jurist.  Stand van zaken: in het extra tekstveld Stand van zaken wordt heel wat informatie omtrent de invordering van de vordering weggeschreven.  Opvolging: in dit tekstveld wordt door Dienst Invorderingen het lijstnummer genoteerd waar de vordering die als minwaarde geboekt moet worden, opgelijst staat.  Datum verjaring: dit extra tekstveld wordt gebruikt door Departement Financiën

41 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  Rubricering: dit veld is niet zichtbaar op het FI-document zelf, maar wordt achterliggend via programmatie ingevuld op het moment van het uitvoeren van aanmaanfase 2 DWANG. De invulling van dit veld is hetzelfde op de hoofdsom als op de administratiekost en zorgt dus voor de link tussen beide. De rubricering bevat het FI-documentnummer van de administratiekost.  Administratiekosten: het extra tekstveld Administratiekosten wordt enkel ingevuld op de vordering – hoofdsom; hier wordt het FI-documentnummer van de administratiekost in weggeschreven.  Historiek betwisting: dit extra tekstveld wordt aangevuld wanneer een burger een vordering betwist  Oorspr. naam/adres bij wijzig.: wanneer naam- en/of adresgegevens gewijzigd worden, moeten de diensten dit aanvullen in dit extra tekstveld.  SOB:diverse/niet terug.mat.: dit veld wordt enkel ingevuld voor vorderingen van de Bibliotheek. Hier worden de titels van de verschillende nog niet teruggebrachte materialen vermeld.  SOB:datum aangetekende zending: dit veld wordt enkel ingevuld voor vorderingen van de Bibliotheek. Hier wordt de datum van versturen aangetekende zending vermeld.  Reden wijzig. Aanmaangegevens: wanneer de aanmaangegevens gewijzigd worden (bv. wissen van de aanmaangegevens), wordt in dit extra tekstveld de reden van wijziging ingevuld.

42 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  Debiteur: dit is het SAP- nummer van de debiteur  Naam: hier komt de naam van de debiteur  Aanhef: ingeval er een aanhef (bv. BVBA) ingevuld is, kan via dit selectieveld hierop gefilterd worden  Straat: hier kan je filteren op straatnaam van de debiteur  Postbus: hier komt het postbusnummer van de debiteur  Postcode: via dit selectieveld, kan je filteren op postcode van de debiteur  Gemeente: via dit selectieveld, kan je filteren op gemeente van de debiteur  Land: dit is de landcode van de debiteur (bv. BE)

43 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  Partnertype: in dit veld wordt het partnertype van de debiteur weergegeven. Dit veld wordt enkel bij specifieke debiteuren ingevuld (dus meestal staat er niets); bv. ingeval van (voorlopige) bewindvoering staat er op de stamgegevens partnertype 90.  Partnerrol: er zijn verschillende partnerrollen. De meest gebruikte door de Stad is FO (= Factuurontvanger), nl. wanneer een factuur naar een ander adres gestuurd moet worden dan het adres van de debiteur waarop de vordering geboekt wordt. Wanneer je hier de waarde FO invult, worden de kolommen PAR nummer en PAR name in de output ingevuld met de gegevens van de factuurontvanger. Vul je dit selectieveld niet in, laat hij die velden leeg in de output.  Bank key: indien er een bankrekeningnummer van de burger gekend is, wordt dit ingevuld op de stamgegevens van de debiteur. De bank key bestaat uit de eerste 3 cijfers van het bankrekeningnummer. Via dit selectieveld kan je dus filteren op een bepaalde bank key / groep aan bankrekeningnummers (bv. 091 = Belfius)  Bankrekeningnummer: het bankrekeningnummer dat is gekend op de stamgegevens van de debiteur  Bankland: dit is de landcode van het gekende bankrekeningnummer van de debiteur

44 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – KOPGEGEVENS  De selectievelden van de budgettaire lijn zijn dezelfde als die van de debiteurenlijn, al werden de velden die betrekking hebben op de debiteurlijn uit het selectieveld verwijderd: ‘Referentiecode 1 Kop’, ‘Basisdatum’, ‘Meeboekrekening’, ‘Flowsoort’ en ‘Bewegingssoort’.

45 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – SD GEGEVENS  De selectievelden van de budgettaire lijn zijn dezelfde als die van de debiteurenlijn, maar in de output krijg je bij aanvlaggen van ‘Ook Sd gegevens’ voor alle positielijnen / budgettaire lijnen in de kolommen :  Artikel: het(de) verkoopartikelnummer(s ) van het SD-order  Omschrijving artikel: de omschrijving van het (de) verkoopartikelnummer(s ) van het SD-order  In het selectiescherm krijg je ook het selectieveld ‘Verkoopsartikel’ waar je per verkoopsartikel een rapport kan opvragen of voor welbepaalde verkoopsartikelen.

46 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – BUDGETTAIRE GEGEVENS  Opbrengstenrekening: hier kan je filteren op een welbepaalde opbrengstenrekening of een bereik aan opbrengstenrekeningen (bv. van tot )  Fonds: het fonds is INT wanneer de vordering geen subsidiecode meekreeg en EXT indien er een subsidiecode is  Budgetperiode: de budgetperiode geeft voor vorderingen aan in welk budgetjaar deze geboekt werd. Voor creditnota’s- verminderingen staat in budgetperiode het budgetjaar van de vordering welke verminderd wordt.  Budgetplaats: het selectieveld budgetplaats zorgt ervoor dat je een of meerdere budgetplaatsen kan selecteren voor je rapport  Cat.budgrek.: via dit selectieveld categorie budgetrekening kan je meegeven of je enkel E (explotatie) of I (investeringen) wilt krijgen in het rapport  Budgetpositie: de budgetpositie(=BMAR) stemt meestal overeen met de opbrengstenrekening(=AMAR, algemene rekening), al kan de opbrengstenrekening gedetailleerder zijn dan de budgetpositie  Functiegebied: het functiegebied is de dienstcode van de verantwoordelijke dienst. In principe is dit de dienst die de vordering geboekt heeft (in geval de boekhoudcel de vorderingen boekt, is dit dienst waarvoor de vordering werd geboekt)

47 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – BUDGETTAIRE GEGEVENS  Subsidiëring: hier kan je de subsidiecode van de vordering terugvinden  Bestedingsmarkering: indien voor de vordering een FM-belofte werd opgemaakt, kan je het nummer van de FM-belofte ingeven in het veld Bestedingsmarkering. Zo krijg je alle vorderingen, minwaarden die gemaakt werden voor deze FM-belofte.  Profit Center: het profit center is de entiteit waaronder de dienst valt. Voor bedrijf GENT bestaan o.a. de profitcenters P1ALG, P1BMO, P1HIH, P1OND, ….  Budgethouder: voor vorderingen van bedrijf GENT is de budgethouder het college, de waarde die hiervoor wordt ingevuld is GENT.  Kostenplaats: het selectieveld kostenplaats zorgt ervoor dat je een of meerdere kostenplaatsen kan selecteren voor je rapport  Referentiecode 1 Budg.: ingeval een minwaarde geboekt wordt op een vordering met meerdere verschillende budgettaire lijnen, wordt per budgettaire lijn van de minwaarde in Referentiecode 1 van de budgettaire lijn verwezen naar de overeenstemmende lijn van de vordering  Kostenplaats Activa: ingeval het gaat om een vordering met Categorie Budgetrekening I (investeringen), kan je via dit selectieveld filteren op de kostenplaats van de vordering

48 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  De selectievelden van de budgettaire lijn zijn dezelfde als die van de debiteurenlijn, al werd wel het veld ‘Rubricering’ uit het selectieveld verwijderd gezien dit betrekking heeft op de debiteurlijn.

49 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN WEERGAVESCHERM AANPASSEN

50 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1 - LAYOUT  Business area van regel 1 naar regel 2 verhuizen & positioneren  Kolom Business area verwijderen:  De regel Business area selecteren. Deze wordt geel aangeduid.  Klik op de pijl naar rechts zodat Business area bij de Verborgen velden komt te staan:

51 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1 - LAYOUT  Business area van regel 1 naar regel 2 verhuizen & positioneren  Kolom Business area toevoegen op Regel 2:  Klik op tabblad Regel 2  Selecteer de regel Business area die nu bij de Verborgen velden staat. Deze wordt geel aangeduid.  Selecteer bij de inhoud van Regel 2 waar je de kolom Business area wilt;  Wil je hem achteraan de lijst, moet je niets aanduiden in het linkerdeel van dit scherm  Wil je hem tussen 2 velden, moet je het tweede veld (dus het veld waar je het nieuwe veld vóór wilt hebben, selecteren)

52 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1 - LAYOUT  Trek een rapport op debiteurlijn (SD DEB), aanmaangebied 24 & wissel naar de layout ACTIVA VOLL (juridische dossiers)

53 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1I – DEBITEURLIJN VS BUDGETTAIRE LIJN SD Facturatie  Raadpleeg de debiteurlijnen voor uw aanmaangebied  Voor een filtratie uit op de tweede lijn van de vorderingen (bv. op aanmaanblokkering, aanmaanmethode, ….)  Selecteer een documentnummer van een vordering  Trek de budgettaire lijnen van dit document via deze transactie  Raadpleeg het overeenstemmende SD order, de SD Factuur en de FI Factuur

54 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1II – VERKOOPSARTIKEL SD Facturatie  Trek de openstaande bedragen van een verkoopsartikel voor uw aanmaangebied (hier ATD, budgettaire lijn)

55

56 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1II – VERKOOPSARTIKEL SD Facturatie  Trek de openstaande bedragen van een verkoopsartikel voor uw aanmaangebied (2011)

57 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1II – VERKOOPSARTIKEL SD Facturatie  Trek de openstaande bedragen van een verkoopsartikel voor uw aanmaangebied (2011) & een budgetplaats ( )

58 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1II – VERKOOPSARTIKEL SD Facturatie  Trek de openstaande bedragen van een verkoopsartikel voor uw aanmaangebied (2011) & een budgetplaats ( )

59 ZTFI0123 – Detail aanzuivering van vorderingen Gent: SD

60 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD GEBRUIK  Via dit rapport kan je voor een bepaalde SD-dienst de FI-facturen (DP) opvragen met een detail van de aanzuiveringen :  Ontvangsten (FC: Via financiële rekening / FI: Cash-betaling aan loket stadssecretaris)  Minwaarden (OP: minderwaarden / DV: creditnota’s verminderingen)

61 SD FACTURATIE & AANZUIVERING SD Order SD Module SD Factuur SD Module FI Factuur = Aanrekenen vordering FI-AR Module Ontvangsten FC - Via financiële rekening FI - Cash-betaling aan loket stadssecretaris Minwaarden OP - minderwaarden DV - creditnota’s verminderingen Aanzuivering

62 SD CREDITNOTA & AANZUIVERING Creditnota aanvraag SD Module Refereert naar SD Order SD Creditnota SD Module FI Creditnota = Aanrekenen creditnota (vermindering/terugbetaling) FI-AR Module Volledige Vermindering – Directe aanzuivering met originele FI Factuur Gedeeltelijke Vermindering – Aanzuivering wanneer de FI Factuur volledig aangezuiverd is, m.a.w. wanneer overige FC of FI binnenkomt Terugbetaling Aanzuivering wanneer betalingsopdracht wordt uitgevoerd Aanzuivering

63 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD SELECTIESCHERM  Boekjaar: jaar van de facturen/vorderingen die je wenst op te vragen. Dit wordt afgeleid van de facturatiedatum (binnen SD) of de boekingsdatum (binnen FI).  Bedrijfsnummer: Gent (ook voor de IVA’s) of Poli  Aanzuiveringen: vul hier een interval van datums in. Hiermee kies je welke aanzuiveringen (inningen, verminderingen, minderwaarden) er dienen geselecteerd te worden.  Aanmaangebied: elke SD-dienst vult hier zijn eigen aanmaangebied in  De andere selectievelden die het rapport bevat kunnen je opvraging verfijnen, maar zijn niet noodzakelijk in te vullen. Je kan in de verkregen lijst immers achteraf steeds filteren.  Enkel documenten met oninbaarheden : enkel de FI-facturen, vorderingen die een aanzuivering hebben met een minderwaarde (OP) worden opgelijst. Voor bedrijf Poli ook de vorderingen die een aanzuivering hebben met een vermindering geboekt door dienst Invorderingen (OH). Dergelijke soort lijst kan je niet verkrijgen door achteraf te filteren, dit is de enige uitzondering op de algemene regel.  Documentnummer: nummer van de FI-factuur (de vordering)  Verkoopdocument: nummer van het SD-order  Facturatiedocument: nummer van de SD-factuur

64 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD SELECTIESCHERM  Doc.soort: documentsoort van de FI-factuur (de vordering). Voor SD-factuur vanaf 2014 steeds DP (geen onderscheid meer tussen BTW/niet-BTW, belastingen/geen belastingen).  Enkel betalingen met doc.soort: de aanzuiveringen kunnen bestaan uit inning (FC : op rekening, FI: aan loket stadssecretaris), vermindering (DV), minderwaarde (OP). Voor Poli bijkomend vermindering geboekt via dienst invordering (OH).  Boekingsdatum: de boekingsdatum (binnen FI), dit is gelijk aan de facturatiedatum binnen SD.  Invoerdatum: dit is de datum dat de FI-factuur werd geboekt  Referentieoperatie : via dit veld kan je de verschillende soorten vorderingen selecteren. Je dient wel een technische benaming in te vullen: VBRK (enkel vorderingen die geboekt zijn via SD), BKPF (enkel vorderingen die geboekt zijn via AR). BKPFF ( AR-vorderingen van 2013 en ouder die geconverteerd zijn naar NFI). Via de ZTFI0123 vraag je in principe enkel de SD vorderingen op, dus VBRK  Referentie: dit is een kopgegeven, afhankelijk van de SD-dienst wordt hier soms specifieke informatie in weggeschreven waarop kan geselecteerd worden (vb takelnummer, lenersnummer bibliotheek, aanvraagnummer Grabbelpas,….).  Business Area: dit is dienstcode van de verantwoordelijke dienst (= functiegebied)

65 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD SELECTIESCHERM  Ontvangstland: via dit selectieveld kan je voor de éénmalige debiteuren via de landcode bijvoorbeeld de facturen opvragen die naar het buitenland werden verstuurd  Rekeninggroep: via dit selectieveld kan je voor de benoemde debiteuren via de rekeninggroep BUIT (BTW plichtige buitenlanders, BUIF(Buitenlandse filialen), BUIN (Niet-BTW plichtige buitenlanders) de facturen opvragen die naar het buitenland werden verstuurd.  Transactiecode: dit veld werd toegevoegd om een lijst te kunnen trekken voor de administratiekosten. Elke boeking krijgt automatisch een bepaalde transactiecode, maar bij de boekingen voor administratiekost is dit veld leeg (de geconverteerde boekingen van 2013 en ouder voor administratiekosten krijgen echter wel een transactiecode bij conversie !).  Fonds, Budgetplaats, Budgetpositie, Kostenplaats : op basis van deze budgettaire gegevens kan je specifieker bepalen welke SD-facturen je wenst op te vragen  Openstaand bedrag: via dit veld kan je bepalen dat je enkel vorderingen wenst te krijgen met bijvoorbeeld een openstaand bedrag verschillend van nul.

66 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD SELECTIESCHERM  Aanmaangebied : elke SD-dienst vult hier steeds zijn eigen aanmaangebied in  Aanmaanblokk: hiermee kan je enkel die vorderingen opvragen die geblokkeerd zijn voor aanmaning om diverse redenen  Aanmaancode: hiermee kan je enkel die vorderingen opvragen die een welbepaalde aanmaanmethode volgen.  Aanmaanmethode: op moment van aanmaning wordt op de FI factuur/vordering vanaf 2014 de aanmaanmethode weggeschreven. Een aangemaande factuur kan je dus per aanmaanmethode opvragen.  Gewijzigd op : hier kan je een datuminterval ingeven. FI – facturen/vorderingen die een aanmaanblokkering kregen binnen dit interval worden opgevraagd.  Aanmaanfase: via dit veld kan je FI-facturen/vorderingen opvragen die in een welbepaalde aanmaanfase staan, vb fase 1 : facturen die een eerste aanmaning kregen  Lst.aanmaning: hier kan je een datuminterval ingeven. FI- facturen/vorderingen die een aanmaning kregen binnen dit interval worden opgevraagd.  Layout: voor dit rapport werden diverse weergaves gemaakt. Via dit veld kan je op voorhand bepalen welke weergave je wenst te zien, maar eens je de lijst krijgt kan je dit nog wijzigen of een andere bestaande variant selecteren via

67 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM  Transactie getrokken vanuit twee invalshoeken (eerste op documentsoort DV, andere op documentsoort DP):

68 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM – LAYOUTVARIANT FACT ALLE  De volledige facturatie opvragen met al zijn aanzuiveringen:  Deze variant bevat alle uitgaande facturatie (DP) en een detail van alle mogelijke inningen. De interne SD-facturatie werd eveneens uitgesloten.  De storno-facturen werden uitgesloten.  Enkel de FI–facturen/vorderingen werden geselecteerd, niet de creditnota’s of de minwaarden.

69 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM – LAYOUTVARIANT FACT ALLE  De lijstopbouw bestaat een kopregel en positieregel.  De kopregel (oranje) lijst de facturen (vorderingen) op.  De positieregel (wit) lijst de aanzuiveringen op.

70 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM – LAYOUTVARIANT FACT ALLE In boekjaar 2014 werd er voor aanmaangebied 08:  ,37 euro gefactureerd met facturen, waarvan er ,37 euro nog openstaat. Er is voor ,00 euro aangezuiverd via inningen (FC/FI), verminderingen (DV). Eens de minderwaarden zijn geboekt, zullen deze ook op deze lijst staan als een positieregel met documentsoort OP. Door te filteren op de kolom documentsoort van de positieregel kan je opvragen uit wat de de ,00 euro bestaat. Filter op documentsoort DV (verminderingen) : 1.364,74 euro Filter op documentsoort FC/FI (inningen): ,26 euro

71 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM – LAYOUTVARIANT AFBETAL I  Via variant /AFBETAL I kan je opvolgen of een burger zijn maandelijkse afbetalingen doet ingeval van een toekgekend afbetalingsplan. Dergelijke facturen zijn immers geblokkeerd met een aanmaanblokkering I.  Actieve filters: zie

72 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM – LAYOUTVARIANT AFBETAL I  In de kopregel staat de factuur (oranje) en in de positieregel de aanzuivering (wit).  In de kolom gewijzigd kan je zien wanneer de aanmaanblokkering werd gewijzigd. Je kan eveneens de aanmaanfase en laatste aanmaandatum van de factuur zien (bij terugdraaien van fases en aanmaandatums kan hier nog een fout inzitten. Om voor 1 factuur conclusies te trekken kijk je dus best nog eens naar de detail van de FI-factuur zelf (FB03) of de aanmaanhistoriek (F150).

73 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM – LAYOUTVARIANT BLOKKERINGE  Periodiek wordt er van de dienst verwacht dat men de reden van blokkering nakijkt en controleert of er bepaalde acties dienen ondernomen te worden.

74 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM – LAYOUTVARIANT CREDITNOTA  Via variant creditnota kan je creditnota’s verminderingen (DV) of creditnota’s terugbetalingen (CU) opvragen en zien of deze respectievelijk werden vereffend met de factuur of al werden terugbetaald aan de debiteur.  Om de lijst sneller te doen lopen, vul je in het selectieveld Doc.soort best de documentsoorten in : DV en CU

75 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD WEERGAVESCHERM – LAYOUTVARIANT CREDITNOTA  In de kopregel (oranje) staat de creditnota-vermindering (DV) of de creditnota-terugbetaling (CU). Indien er geen positieregel (wit) onder de kopregel (oranje) staat of er geen vereffeningsdatum in de kopregel(oranje) ingevuld is, moet de vereffening van de creditnota nog gebeuren. Gedeeltelijke verminderingen kunnen immers pas vereffend worden op moment dat de factuur volledig aangezuiverd is en voor terugbetalingen moet je rekening houden met een zekere minimum doorlooptijd die nodig is om de terugbetaling klaar te zetten en uit te voeren.  Naargelang de behoeften kan de dienst zelf nieuwe varianten opmaken. Belangrijk om weten is dat je steeds goed een onderscheid moet maken tussen de kopregel en de positieregel.  Op beide regels kunnen er filters gezet worden. Indien je echter filters zet op de positieregel zullen wel nog steeds alle kopregels getoond worden.

76 ZTFI0123 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: SD OEFENING 1  Trek de lijst met aanzuiveringen voor uw aanmaangebied  Boekjaar: 2014  Aanzuiveringen: –  Aanmaangbied: 22

77 ZTFI0174 – Detail aanzuivering van vorderingen Gent: AR

78 ZTFI0174 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: AR ZTFI0174 VS ZTFI0123  ZTFI0123 is voor SD-facturen:  De wijze waarop de documenten zijn aangezuiverd kunnen hier tot in detail volledig getoond worden (wat betreft de vorderingen vanaf 2014), waarbij het duidelijk is via de documentsoort van de aanzuivering hoe deze is gebeurd:  Ontvangsten (FC: via financiële rekening / FI: cash-betaling aan loket stadssecretaris)  Minwaarden (minderwaarden (OP) / creditnota’s verminderingen (DV) )  In principe zullen/mogen er hier geen GB documentsoorten tussen staan.  Bij ZTFI0174 zullen er wel GB documentsoorten aanwezig zijn:  Dit is een rapport voor de AR-vorderingen. Reden is dat de manier van aanzuiveren voor een groot deel van deze vorderingen (vooral de subsidies) in diverse stappen verloopt (in –en uit de wachtrekening met telkens nieuwe saldo’s) en het niet mogelijk is om terug te keren tot de oorspronkelijke boeking (de FC / OP / DV-boeking).  Doordat we vanaf 2014 een GB-boeking enkel nog gebruiken om gedeeltelijke FC en FI ontvangsten te koppelen aan een vordering, kan je veronderstellen dat voor vorderingen vanaf 2014 een aanzuivering met een GB-boeking een ontvangst is (en dus niet een vermindering of een minderwaarde).  De ZTFI0174 wordt voornamelijk intern bij financiën gebruikt  Voor het opvolgen van afbetalingsplannen of aanmaningen heeft dit rapport geen nut, gezien het hier niet gaat om uitgaande facturatie waarvoor per factuur een afzonderlijke vordering is opgenomen.  Eventueel nuttig voor subsidie-vorderingen vanaf 2014 : via dit rapport zal men kunnen zien hoe de subsidie is aangezuiverd (met een inning of een minwaarde).  Opgelet:  Voor beide rapporten geldt dat als je een GB-boeking ziet bij vorderingen van 2013 of ouder je in het nieuwe systeem niet kunt achterhalen uit wat deze GB-boeking eigenlijk bestaat. Hiervoor moet je in principe in het oude productiesysteem gaan kijken. Reden is hier dat de ketting van boekingen niet werd geconverteerd, wegens niet mogelijk.

79 AR VORDERING – 2 DOCUMENTEN Vordering Registreren FI-AR Module Nazicht & Aanrekening Vordering FI-AR Module Ontvangsten FC - Via financiële rekening FI - Cash-betaling aan loket stadssecretaris Gedeeltelijke ontvangst GB – Diverse Verrichting Minwaarden OP - minderwaarden DV - creditnota’s verminderingen Aanzuivering

80 ZTFI0174 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: AR SELECTIESCHERM – INVOERVARIANT AR DETAIL  Deze variant is bruikbaar voor exploitatie. De dienst dient wel nog bijkomend zijn business area in te vullen.

81 ZTFI0174 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: AR WEERGAVESCHERM

82 ZTFI0032 – Verzamelstaat Invorderingsstaat ZTFI0024

83 ZTFI0176 – Verzamelstaat vorderingen

84 ZTFI0176 – VERZAMELSTAAT VORDERINGEN GEBRUIK  Via dit rapport kan je een afdruk maken van één of meerdere geboekte vorderingen (niet de geregistreerde)  Het zijn de budgettaire lijnen (opbrengstlijnen) die op de afdruk komen + de debiteurnaam en adres. Indien een vordering dus bestaat uit meerdere budgettaire lijnen, zal de vordering uitgesplitst per budgettaire lijn getoond worden. Dit omdat bepaalde dimensies van de budgetsleutel verschillend kunnen zijn binnen één vordering (vb kostenplaats, budgetplaats). Ook indien alle dimensies gelijk zijn zal elke budgettaire lijn apart opgelijst worden.

85

86

87 ZTSD0002 – Overzicht van verkooporders Rapport ZTSD0002 (Enkel SD) overzicht van verkooporders (met budgettaire gegevens). Rapport nog niet helemaal af, creditnota’s worden niet correct opgelijst. Staat uitgelegd in SD Cursus

88 ZTSD002 – OVERZICHT VAN DE VERKOOPORDERS SELECTIESCHERM  Je vult minimum verkoopsorganisatie, distributiekanaal en productgroep in. Je kan eventueel ook andere parameters meegeven (documentnummer is hier het ordernummer).

89 ZTSD002 – OVERZICHT VAN DE VERKOOPORDERS WEERGAVESCHERM  Op deze lijst zie je specifieke boekhoudkundige gegevens van het order zoals kostenplaats, budgetplaats, budgetpositie. Deze lijst geeft je overzicht van zowel orders als van creditnota aanvragen

90

91 Y_GD 1 _ Overzicht nog te koppelen verrichtingen

92 Y_GD1_ OVERZICHT NOG TE KOPPELEN VERRICHTINGEN SELECTIESCHERM  Met deze query, worden alle open ontvangen bedragen opgelijst, dwz ontvangsten die nog geen bestemming naar een vordering of een wachtrekening hebben gekregen.  Driemaandelijks wordt aan de SAP diensten gevraagd om deze lijst te trekken. Deze lijst wordt opgestuurd naar de niet SAP diensten. Dit, met de vraag om op te geven aan welke vordering de ontvangst mag gekoppeld worden of in welke wachtrekening deze moet geboekt worden.

93 Y_GD1_ OVERZICHT NOG TE KOPPELEN VERRICHTINGEN WEERGAVESCHERM – VARIANT OPENPOST2014 VOOR BOVENSTE SCHERM (+ INVULLEN BUSINESS AREA)

94 Y_GD1_ OVERZICHT NOG TE KOPPELEN VERRICHTINGEN OEFENING 1  Zoek de nog te koppelen verrichtingen op voor uw business area (bv. in dit geval OPENPOST2014 voor BMO)  Zoek een nog te koppelen verrichting op via FB03 (bv. in dit geval )  Zoek het rekeninguittreksel met deze verrichting (Via FF_6)

95 Y_GD1_ OVERZICHT NOG TE KOPPELEN VERRICHTINGEN OEFENING 1

96

97 Y_GD 1 _ Overzicht geregistreerde documenten debiteuren Vroeger 60 & 61

98 Y_GD 1 _ OVERZICHT GEREGISTREERDE DOCUMENTEN DEBITEUREN SELECTIESCHERM  Deze querie lijst alle geregistreerde vorderingen/creditnota’s op. Geregistreerd, dus het betreft nog niet geboekte documenten. Deze documenten worden door het GDC gecontroleerd en indien OK, geboekt. Diensten gebruiken deze lijst ter controle van hun geregistreerde documenten.

99 Y_GD1_ OVERZICHT GEREGISTREERDE DOCUMENTEN DEBITEUREN WEERGAVESCHERM

100 Overige transacties – Standaard / Zie oefeningen TransactieOmschrijving VA03Klantorder weergeven: beginscherm VA05Opvragen order via lijst van orders SDO1Opvragen orders via tijdvak VF03Facturatiedocument weergeven VF31Berichten uit facturatiedocumenten VF05Lijst van facturatiedocumenten FBL5NPostenlijst debiteuren ZFBL5NPostenlijst debiteuren (NIEUW – Uitbreiding met bestedingsmarkering) MB03Artikeldocument weergeven FF_6Rekeningoverzicht afdrukken Y_GD1_ Statistiek facturatie per verkoopartikel XD03 / FD03 / VD03Debiteur weergeven ZTSD0001Overzicht facturen SD (Y_GD1_ ) - Verouderde benamingen

101 Doorklik naar GP1 600

102  Indien men voor een bepaalde vordering van 2013 of ouder wenst te weten of er documentwijzigingen waren (terugdraaien van aanmaandatum / aanmaanfase, werd het document in het verleden al geblokkeerd, …) kan men bij FB03 doorklikken naar het oude systeem. Documentwijzigingen werden immers niet mee geconverteerd.  FB03 in NFP200  Klik op de debiteurlijn

103  Deze factuur werd geblokkeerd met aanmaanblok H. Klik je op omgeving - documentwijzigingen, dan krijg je wijzigingen omdat deze blokkering er niet in 2014 werd opgezet.  Wens je te weten wanneer deze er werd opgezet moet je naar het oude SAP systeem gaan.  Vanuit documentoverzicht kan je klikken op

104  Je zit nu in de GP1 600  Zie handleiding doorklikknop


Download ppt "RAPPORTERING – SAP & BI EXPLOITATIE - ONTVANGSTEN."

Verwante presentaties


Ads door Google