De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

0 Introductie KaiZengine. 1 Missie Kaizengine Kaizengine is de katalysator die massaal beschikbare ideeen laat om zetten in significante en concrete resultaten.

Verwante presentaties


Presentatie over: "0 Introductie KaiZengine. 1 Missie Kaizengine Kaizengine is de katalysator die massaal beschikbare ideeen laat om zetten in significante en concrete resultaten."— Transcript van de presentatie:

1 0 Introductie KaiZengine

2 1 Missie Kaizengine Kaizengine is de katalysator die massaal beschikbare ideeen laat om zetten in significante en concrete resultaten. 1

3 2 Doelstelling introductie training Kwaliteit van Ideeen Feedback & samenwerken Platform beetje leren kennen Al veel goede ideeen Weten wat doelstelling is Kortom klaar voor 13 weken Pilot

4 3 Agenda Introductie en achtergrond Doelstellingen van deze sessie = ''Zelf aan de slag kunnen'' Theorie Idee-management – Kwaliteit van Ideeen – Samenwerken Platform gebruiken Inzicht in hoe verder? Praktijkoefening Pauze Gebruik van platform Oefening Co-creatie Hoe ziet de volgende periode eruit Evaluatie 3

5 4 Uitnodiging Sector Servicecentrum Betreft uitnodiging voor de introductiebijeenkomst E-missie. Beste collega's, In vervolg op Eindhoven Eén heeft waarnemend gemeentesecretaris Ger Peeters in samenspraak met De Ander Centraal besloten om de pilot E-missie onder leiding van Kaizengine te starten. E-missie staat voor ‘Eindhoven-missie’ en heeft als doel ideemanagement (verder) te ontwikkelen. E-missie is opgezet vanuit de overtuiging dat inzet van creativiteit, innovatieve kracht en betrokkenheid van medewerkers, het welbevinden van medewerkers, de kwaliteit van onze dienstverlening én de efficiency van de interne processen verbetert. 4

6 5 4 x Pilots E-Missie Kort geleden heeft de directie van de gemeente Eindhoven de beslissing genomen om een aantal pilots te doen om creativiteit te bevorderen. De directieraad heeft in samenspraak met het programma "De Ander Centraal" de indruk dat meer resultaten geboekt kunnen worden op het gebied van IDEE-MANAGEMENT. Door hogere betrokkenheid en benutting van ideeen van medewerkers, afdelingen en sectoren moet het mogelijk zijn om de dienstverlening van de gemeente en de efficiency van de interne processen te verbeteren.Om die reden heeft de Gemeente hulp gezocht bij een specialist op dat gebied: KaiZengine (http://www.kaizengine.com). Samen met KaiZengine zullen er initiatieven worden ontwikkeld in de sectoren KlantcontactCentrum, Ondersteuning Stadspleinen, ServiceCentrum en Sector Admin,Inkoop& Huishoudelijk. In totaal 13 weken tijd zal een kleine groep van maximaal 15 mensen uit je sector aantonen dat er veel inspiratie en creativiteit leeft in de sector en dat je met enige hulp in staat blijkt om werkelijk positieve resultaten te boeken. 5

7 6 De theorie Idee-management 6

8 7 Wat is eigenlijk een idee? 7 LinkWiki

9 8 Wat is eigenlijk een idee? Latijn : idea = voorstelling, ideaal; Grieks. idea = uiterlijke verschijningsvorm, voorkomen, gesteldheid, hoedanigheid., afkomstig van de stam id = zien Van Dale : gedachte, denkbeeld, voorstelling, begrip, inval. In de praktijk: Idee verbindt een probleem/kans met een oplossing. Probleem / Kans Oplossing 8 LinkWiki

10 9 Probleem Oplossing Co-creatie Akkoord Evaluatie Uitvoer Planning Alternatief De creativiteit zit hem (ook) in de slimheid waarmee je ideeën snel tot resultaat brengt 9 Idee Issue Irritatie klacht suggestie haalbaarheid Uitvoerbaar? Probleem weg? Gaat men akkoord? Goed plan=akkoord Concete uitvoer = makkelijk OK Dat is handiger

11 10 Een streng selectieproces i i i i i i i i i i € p p p p p e e e e IdeeResultaatPlanUitvoer i i i i i € € € € € i i i i i i i i i € i i i i i i i i Strenge selectie voorkomt afvallers. 10 Issues Verstoringen Stilstand Irritatie Klacht Suggestie Incident Over Budget Analyse Meeting

12 11 Wij zien de fuik graag zo Adoptie beslissen verrijken clusteren plannen uitvoer Test

13 12 Wij zien de fuik graag zo Adoptie beslissen verrijken plannen uitvoer

14 13 Kijk anders naar de wereld dan u gewend bent Associeer meer Denk in kansen (Ja en,)('baas vindt dat nooit...) Denk door! Neem afstand Neem risico's Versterk uw verbeeldingskracht ''Alles kun je leren daar zijn oefingen voor'' Creatieve processen

15 14 De statistieken zijn bemoedigend elke medewerker heeft minstens 1 goed idee per maand ; de gemiddelde opbrengst van een idee is ongeveer €500,-* per idee en dat levert gemiddeld 6000,- euro per jaar. Voor een organisatie van 250 man betekent dat een plus saldo van minimaal ,- / jaar. * Uit japanse studies blijken ideeën gemiddeld ongeveer €350,- terwijl de ervaringen van KaiZengine en andere Europese bronnen ongeveer €1000,- per idee is. In de werkelijkheid kunnen bedrijven in Europa tot nog toe niet meer dan 1 idee per persoon per jaar aanpakken 14

16 15 Welk middelste rondje is het grootst? We beginnen met een opdracht waarbij u een taart in acht gelijke stukken moet verdelen. Er is alleen één probleem: u mag maar drie keer snijden. Veel succes! Oefening: Taart snijden

17 16 Welk middelste rondje is het grootst? We beginnen met een opdracht waarbij u een taart in acht gelijke stukken moet verdelen. Er is alleen één probleem: u mag maar drie keer snijden. Veel succes! Oefening: Taart snijden

18 17

19 18 De KaiZengine methode 18

20 19 We gebruiken graag een rond idee-proces, dan ontstaat er herhaling Uitvoer Idee Resultaat Plan 19

21 20 KaiZengine methode De team/bedrijfs- doelen begrijpen Veel verstoringen, verliezen en kansen ZIEN Daarvan hoogwaardige ideeën maken Die samen verrijken tot parels in weinig tijd Leren snel te kiezen ; welke wel en welke niet Vervolgens de ideeën invoeren en evalueren En dan de volgende...zodat een machine ontstaat 20

22 21 Nu de praktijk! Schrijf in 5 minuten je naam, de datum, de idee- titel en de idee-omschrijving duidelijk op! 21

23 22 Massaal inspiratie En hebben jullie inzage in al deze kansen en verstoringen? VOER VOOR IDEEEN! tevredenheidsonderzoek 22

24 23....om ideeën hanteerbaar te maken. Elk idee kun je uitleggen aan je oma - alleen dan kan iemand je helpen Kans/Probleem + Oplossing horen bij elkaar Maak geen container idee - opsplitsen - klein idee is vaak makkelijk uitvoerbaar Je idee moet in max 6 maanden realiseerbaar zijn Probeer niet over de buren te praten Je idee hoeft niet briljant te zijn We stellen eisen aan ideeën 23 LinkWiki

25 24 Goede ideeën hebben vaak de volgende ingrediënten (maar niet altijd!) Vaak hoog frequent Vaak simpel Elimineren stappen in bedrijfsprocessen Makkelijker en snel Weinig externen (zoals IT) nodig Lage invoerkosten Er zijn meestal meerdere voordelen 24

26 25 Idee-principes 25 een idee heeft een eigenaar beslissingen worden zo laag mogelijk genomen beslissingen worden expliciet genomen samen meer volume (1+1=3) samen betere kwaliteit helder taalgebruik goede ideeen dragen bij aan bedrijfsdoel snelle resultaten hebben voorrang goede ideeen hebben weinig woorden nodig heeft korte terugverdientijd heeft weinig resources nodig (zoals IT)

27 en.... je kunt ook hulp vragen bij een idee.... als meer mensen eens zijn, dan zijn kansen hoger.... je idee kan ook in je eigen omgeving starten.... een getest idee is meer waard dan een groot plan We stellen eisen aan ideeën 26

28 27 Nog een keer... Schrijf nieuwe Idee of Verbeter eerste Idee 27

29 28 PAUZE 28

30 29

31 30 hoeveel personen telt u?

32 31 OEFENING 2 e iDEE 31

33 om meer van elkaar te leren Het doel is meer uit het idee te halen En de idee-eigenaar op te leiden Feedback moet positief zijn (positive enquiry) Naarmate de relatie beter wordt mag het ook kritischer Dicht bij bedrijfsdoelen en verbeterprincipes blijven Het is niet vies als Feedback inhoudelijk wordt Feedback moet leiden tot nieuwe stappen Feedback is snel (<48 uur) en kort (max 50 woorden) Feedback geven

34 33 Presenteer Idee (Titel + Omschrijving) (Titel op bord zetten) Iedereen geeft feedback Iedereen geeft sterren (hoe?) * ** **** 33 Feedback geven

35 34 Wees feitelijk Richt feedback op het idée of gedrag, en niet op de persoon Beschrijf concreet en waardevrij, (ver-)oordeel niet Beschrijf het hier & nu Tip & top Check of de ander je begrijpt Feedback geven

36 Zie het als een kans Luister Ga je niet verdedigen of verklaren Vraag duidelijkheid als je het niet begrijpt Bedank de gever Feedback ontvangen

37 36 -de groep gaan in een inhoudelijke discussie -de feedback is niet concreet; -het idee wordt er niet beter van -de feedback wordt administratief van aard -het duurt veel te lang Valkuilen

38 37 Uitvoer Idee Resultaat Plan 37 Plan

39 38 Plan-principes 38 heeft een eigenaar met veel kracht is snel uitvoerbaar heeft vooraf de steun geregeld kent aanpak met mijlpalen en risico's heeft berekening van controller heeft support van collega's vraagt om help ipv nee kent verschillende wegen naar succes

40 39 Kansen vergroten door het goede plan of het goede idee of beiden Goed Idee (Inhoud) Mooi Idee“vorm” Aardig idee Buitengewoon idee of innovatie Slordig en onduidelijk Strak, gedragen, onderbouwd, samen 3M? NoordZuid Lijn? Iedereen snapt dat dit succesvol is Iphone Hoe vind je ze Lijkt goed maar is weinig Als het maar goedkoop is kan het Doen 39

41 40 Voorwaarden voor een mooi idee (de vorm) 40 elk idee kun je uitleggen aan je oma heeft een eigenaar met veel kracht is snel uitvoerbaar heeft vooraf de steun geregeld kent aanpak met mijlpalen en risico's heeft berekening van controller heeft support van collega's vraagt om help ipv nee kent verschillende wegen naar succes betreft geen buren ideeën er zijn weinig woorden nodig

42 41 vaak hoog frequent vaak simpel elimineren stappen in bedrijfsprocessen makkelijker en snel weinig externen (zoals IT) nodig lage invoerkosten, makkelijk uitvoerbaar er zijn meestal meerdere voordelen zeker niet altijd briljant zijn rechtstreeks gericht op het bedrijfsdoel 41 Voorwaarden voor een goed idee (de inhoud)

43 42 Idee management is als een fiets sommige onderdelen zijn essentieel (een wiel) maar anderen zijn vooral handig (het zadel)

44 43 Uitleg platform 43

45 44 Introductie Kaizengine Life rondgang door KaiZengine platform 44

46 45 PAUZE 45

47 46 Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Puzzelen maar De glazen moeten afwisselend vol en leeg naast elkaar staan. Daarvoor mag u maar één glas verplaatsen.

48 47 Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Puzzelen maar De glazen moeten afwisselend vol en leeg naast elkaar staan. Daarvoor mag u maar één glas verplaatsen. Oplossing: Neem het vijfde glas en giet de inhoud in het tweede lege glas. Op die manier heeft u afwisselend een leeg en een vol glas.

49 48 Vraagstelling aan 'ServiceCentrum' ‘Hoe wordt het Servicecentrum de vanzelfsprekende ingang voor Interne Dienstverlening?’ of ‘Hoe worden wij preferred supplier?’ 48

50 49 Zet uw brein snel in de creatieve stand Voorbeeld: start met water -> drinken - cola - Amerika - Bush - Irak - oorlog - vrede - kerst - kaarsjes - vet - patat – mayonaise - 1. Start met ‘paddestoel’. Pak nu pen en papier en probeer zo veel mogelijk associaties te maken op het woord in één minuut. Hoeveel had u er? 2. Nu met ‘viool’.... en minstens 50% meer !! bron: Oefening: Associatieketting

51 50 Oefening CO-creatie Stap 1.0 Brainstorm over Preferred Suppliership Neem de vraagstelling Preferred Suppliership. Neem 5 geeltjes per persoon. Schijf op elk geeltje op wat dat begrip voor jullie klanten betekent. 10min. Stap 1.1Clusteren Gezamenlijk clusteren van deze onderwerpen. 5min. 50

52 51 Oefening CO-creatie Stap 2.1Brainstorm Idem dito, maar dan wat het voor jullie betekent. Cluster deze onderwerpen. 10min. Stap 2.1Clusteren Gezamenlijk clusteren van deze onderwerpen. 5min. 51

53 52 Oefening CO-creatie Stap 3.1 Prioriteren (Staand bij de 'muur' en de onderwerpen) Welke van de clusters heeft de meest siginificante onderwerpen (voegen het meest toe)?. We doen het nog even niet-kwantitatief. Korte discussie en conclusie. 5min Stap 3.2ID-Generatie Op dit cluster van onderwerpen: elk persoon plakt 3 verbeter-ideeen (geeltjes) op de muur 10 min 52

54 53 Oefening CO-creatie Stap 4.1 Feedback Kort rondje: een aantal person vertelt aan de hele groep welke idee hij het best geformuleerd vindt. Interactief. 10min Stap 4.2 Waardering (Staand bij de muur bij de ideeen) Elk persoon krijgt 2 stikkers en plakt die bij het beste idee. 53

55 54 Oefening CO-creatie Dit proces illustreert hoe je een abstract begrip kunt concretiseren. Door de samenwerking ontstaat een grotere scherpte. Deze oefening is een prelude voor de komende 13 weken. Deze ideeen kun je al zelf in Kaizengine invoeren. 54

56 55 Hoe nu verder ? 55

57 56 - Inrichting van ideeen meeting - Afspraken meeting 1x per 2 weken etc.atze vult inhoud op wiki 56

58 57 ID-BORD ServiceCentrum WeekNo:.... Team-Idee-Doelstelling: Het ServiceCentrum wil in 13 weken >= 30 ideeen met >= 10 geaccordeerde ideeen realiseren en/of een waarde van >= €10.000, dat een gevolg is van het creeren van Preferred Suppliership binnen de gemeente Eindhoven. Acties dd... Idee-overzicht 01feb10 Trend Kansen of issues (deze week): - Team ServiceCentrum: naam: aantal ideeen, status, totaal

59 58 Intro Idee & samen Plannen & Berekening Beslissen & Uitvoer Eval Tweede golf Voortgang Top 10 ideeen Connectie org 58 Idee meeting I meeting I-uur KaiZengine Team Laag fruit Idee meeting 28/1 20/2 28/3 De idee meeting moet een standaard manier worden om (2) wekelijks ideeen te volgen Soms kruipen 3 of 4 mensen even bij elkaar voor een idee verdieping, creativiteit volgens KaiZen

60 59 Doelen Pilot 59 1.Minstens 30 ideeën waarvan minstens 10 akkoord voor uitvoer 2.De waarde van de akkoord ideeën is minstens € Er is een positieve ontwikkeling in kwaliteit ideeën. Van een rapportcijfer We blijken steeds minder tijd per idee nodig te hebben.

61 60 Rekenen aan ideeen We worden straks geholpen door het financiele team: Controller/Controller 60

62 61 Opdracht en verwachting 1.Registreer tenminste 1 of twee ideeën in KaiZengine deze week; liefst komende dagen 1.Website: 2.Wachtwoord is “achternaam” login=“idem” 3.Verander wachtwoord in eigen wachtwoord bij “profiel” 2.Waardeer een paar ideeën van collega's 3.Kijk wie van je collega’s goede ideeën en meningen heeft en regeer daarop 4.Daarnaast kun je feedback verwachten van KaiZengine 5.Geef meerdere ideeen in de komende weken 61

63 62 Wat kun je de komende 13 weken verwachten ? OnderwerpTiming Invoeren ideeën en reacties per internet Elke week meerdere keren door KaiZengine en mng Idee-meetingElke twee weken op dinsdag 11:00-11:17 Startend met 90 min->17 min KaiZenOefening met steeds kleine groepen vanuit LEAN/KAIZEN 3 a 4 keer; te bepalen... Low Hanging Fruits (resultaat) Op datum uur Bierviltje; makkelijk rekenenTraining per internet en tevens tijdens idee- meetings NieuwbriefElke twee weken op de hoogte van de vorderingen en tips Cadeatjes2 x cadeautjes per persoon Evaluatiedatum

64 63 Vervolgafspraken VerbeterMeetings 1.Datum 1 2.Datum 2 3.Low Hanging Fruits 4.Einddatum evaluatie 63

65 64 Check Kwaliteit van Ideeen Feedback & samenwerken Platform beetje leren kennen Al veel goede ideeen Weten wat doelstelling is Kortom klaar voor 13 weken Pilot

66 65 Evaluatieformulier Graag formulier invullen

67 66 Welk middelste rondje is het grootst? Maak twee vierkanten die elkaar niet raken door acht lucifers te verwijderen.

68 67 Welk middelste rondje is het grootst? Maak twee vierkanten die elkaar niet raken, door acht lucifers te verwijderen

69 68 Welk middelste rondje is het grootst? DANK VOOR JULLIE AANDACHT. ERG VEEL SUCCES EN PLEZIER !! OP NAAR DE RESULTATEN en TOT BINNENKORT !!

70 69 Bijlagen

71 70 Eigenaar: Datum: Titel idee (5 a 10 woorden) Omschrijving (max 30 woorden) Eigenaar: Datum: Titel idee (5 a 10 woorden) Omschrijving (max 30 woorden)

72 71 Aanpak & Trainingen Aanpak & Trainingen Beloning & Feedback Beloning & Feedback Analyses & Services Analyses & Services Platform Een uitgekiende combinatie Introductie training (1/2dg) Training managers (2dg) Training medewerkers (1dg) Low Hanging Fruit sessie (1dg) Formuleren en structureren Samenwerking / 'wiki' Business case / prioritering 71 + Souffleren Belonen, Waarderen en feedback Communicatie Top idee Idee van de maand WeekIdeeMeeting

73 72 Probeer zo veel mogelijk overeenkomsten te vinden tussen twee termen. Bijvoorbeeld: ‘zonnebloem’ en ‘spiegelei’ hebben gemeen dat ze - geel zijn, een - ronde kern hebben, op een - boerderij te vinden zijn, een - sunny side up hebben enzovoorts. Probeert u het eens met ‘voetbal’ en ‘meeuw’. bron: Oefening: Overeenkomsten

74 73 de planken zijn allemaal even recht

75 74 Welk middelste rondje is het grootst? welke middelste rondje is het grootst?

76 75 Aanpak & Trainingen Aanpak & Trainingen Beloning & Feedback Beloning & Feedback Analyses & Services Analyses & Services Platform KaiZengine wat kun je verwachten 75

77 76 LinkWiki Voorwaarden voor succes

78 77

79 78 IW

80 79 M.B.

81 80 S.M.

82 81 Welk middelste rondje is het grootst?

83 82 Welk middelste rondje is het grootst?

84 83 Doel van de afdeling (specifiek voor de pilot) Het ServiceCentrum moet DE preferred supplier zijn. Service Centrum Logisch toch? Wat is daarvoor nodig? Hoge kwaliteit, luisteren naar interne klanten en ideeen voor verbetering, meten van effect 83

85 84 KICKSTART een “action learning” programma Intro Idee & samen Plannen & Berekening KaiZengine Manager + Team Beslissen & Uitvoer Eval Tweede golf Start1ste selectieTop 5 ideeIdeeproces Evaluatie Opdrachtgever Voortgang Top 10 ideeen LHF KwaliteitCo-creatie€ resultPlan Select Creativiteit& Analyse BewakenScoren KZ: Platform / Incentives / Rapportage PlatformFeedbackAnalyse cadeautjesActies Connectie org Feedback BeleidFeeback Organisatie 84

86 85 Daarnaast kennen we nog succes-principes Een idee heeft een eigenaar Samenwerking verhoogd de kwaliteit Zeg ook Nee tegen ideeën Wees ondeugend maar goed voor de zaak Zorg voor hoge doorloopsnelheid Maak de drempel voor nieuwe ideeën laag Beslissingen expliciet nemen Het idee dat snel resultaat geeft heeft voorrang Goede ideeën dragen bij aan een bedrijfsdoel Voorkom pottenkijkers Doe het zelf werk consultants weg Maar vooral...kies steeds de slimste weg 85

87 86 welke mannetje is het grootst?

88 87

89 88 Start bij ‘schoen’ en via ‘sushi’ eindigen bij ‘lood’. bron: Oefening: Associatieketting (2)


Download ppt "0 Introductie KaiZengine. 1 Missie Kaizengine Kaizengine is de katalysator die massaal beschikbare ideeen laat om zetten in significante en concrete resultaten."

Verwante presentaties


Ads door Google