Implementatie Office 365, “Kwestie” van loslaten Pieter Vorstenbosch Senior adviseur Onderwijs&ICT 9 december 2015.

Presentatie over: "Implementatie Office 365, “Kwestie” van loslaten Pieter Vorstenbosch Senior adviseur Onderwijs&ICT 9 december 2015."— Transcript van de presentatie:

1 Implementatie Office 365, “Kwestie” van loslaten Pieter Vorstenbosch Senior adviseur Onderwijs&ICT 9 december 2015

2 Visie op Onderwijs (voorjaar 2014) In de creative community SintLucas... werken wij aan de vervulling van ambities leren en werken we in co-creatie ontdekken en ontwikkelen we onze kracht en identiteit leren en werken we in een contextrijke omgeving zetten we mensen, middelen en materialen bewust en verantwoord in.

3 Visie op gebruik van ICT in het onderwijs (zomer 2014) SintLucas zal bij inzet van ICT voor communicatie, ontsluiten van leermateriaal, begeleiden van studenten en automatisering van ondersteunende processen, in eerste instantie gebruik maken van Clouddiensten.

4 Businesscase Office365 Levert op Altijd ontsluiting van onze basale communicatie Kostenbesparing Geen aanschaf hardware Geen technisch onderhoud van ons serverpark Altijd de up to date versie Professionalisering in kleinere stappen Geschikt voor een mixed platform Apple en Microsoft Risico’s Internetverbinding Acceptatie (weer iets nieuws) Gebruik Portaal Beperkte mogelijkheden inrichting SharePoint (Sites) Locatie Data Deployment van gebruikers Ontwikkelingen Office365 (roadmap Microsoft)

5 Voorbereidingen Bezoek ROC van Amsterdam Projectplan Studenten van Exchange online naar volledig Office365 (zomer 2015) Informatiesite in ons Portaal (zomer 2015) Projectinformatie Functionele informatie Toepassing in het Onderwijs Nieuwsberichten naar onze medewerkers (september-oktober 2015)

6 Het project nadert zijn uitrol Knip in Exchange en SharePoint Voorhoede (ICT-medewerkers en Management) Discussie over Gebruik versus beheersing Compromis Professionalisering: Focus op Exchange en Toepassingen in Onderwijs Geen knoppencursus

7 Uitrol (Exchange migratie) op 9 november 2015 Weekend 8 november overzetten Groep Geniussen ter ondersteuning Professionalisering Medewerkers (250 van de 320) Twee vragen Waarin wil je nog ondersteuning? (response 120) Voor welke functie wil je meedenken over het gebruik? (response 50) Afspraak om eerst te verkennen voordat we met studenten aan de gang gaan. Kaders vaststellen samen met medewerkers Vanaf feb 2016 met studenten aan de slag.

8 Nazorg Exchange Migratie Professionalisering (60 medewerkers) Discussie over OneDrive, Groups Duidelijkheid krijgen over: Wanneer pas je Wat toe. Issues 6 belangrijke issues voor gebruikers Belangrijkste: Distributiegroepen 71 meldingen (40% problemen, 35% Informatie, 25% installatie op devices) 3 problemen met nog onbekende oplossing

9 Voorstel Kaders voor gebruik van Office365 deel 1 Portaal binnen Sites is ons SPOI voor bedrijfsinformatie Het SintLucas curriculum staat in ons Portaal (leereenheden) Nieuws en mededelingen komen in ons Portaal (niet per mail) Opslag van persoonlijke werk documenten in OneDrive, vastgestelde bedrijfsdocumenten komen in het Portaal Per 1 aug 2016 zijn alle netwerkschijven op slot. Bijlagen worden intern gedeeld vanuit de OneDrive, er gaan geen fysieke bijlagen meer met de mail mee.

10 Voorstel Kaders voor gebruik van Office365 deel 2 Sites Sites is de plek om virtuele samenwerking vorm te geven. Voor medewerkers en studenten. De houdbaarheid van een site is 6 mnd. Groups Groepen zijn bedoeld om adhoc en kortstondig samen te werken. Groupen kunnen aangemaakt worden door medewerkers en studenten. De houdbaarheid van een groep is 3 mnd. Video Key-users mogen video kanalen maken. Medewerkers mogen video’s oploaden. We moeten nog afspreken wat studenten voor rechten krijgen Yammer Yammer wordt gebruikt voor het Nieuws en Mededelingen van de dienst Communicatie. Daarnaast kan iedereen een Yammer groep aan maken om een groepscommunicatie op te zetten. Notebook voor de klas Notebook voor de Klas waarin het mogelijk is voor docenten om klassen(groep) management gemakkelijk te doen. We spreken af dat we Notebook voor de Klas niet gebruiken om onze leerinhoud in te zetten.

11 Dank p.vorstenbosch@sintlucas.nl +31883730440

12 Discussie over Functies en inrichting Office365 Onderzoek naar applicaties versus beheersing van gebruik Uitgangspunt 1: Geef medewerkers de tools en ga met ze in discussie over hoe je de Tools gaat inzetten, leidt daaruit kaders af. Richt in volgens kaders. Uitgangspunt 2: Stel vooraf kaders op waar medewerkers een leidraad aan hebben. De inrichting dwingt gebruik af.