FUIFBUDDIE OPLEIDING 2015.

Presentatie over: "FUIFBUDDIE OPLEIDING 2015."— Transcript van de presentatie:

1 FUIFBUDDIE OPLEIDING 2015

2 Fuifbuddie opleiding Attest: voorwaarden Bewijs van deelname
Opleiding volledig volgen 18 jaar Na positieve advies door de politie Bewijs van deelname Uitnodiging voor de uitreiking

3 Fuifbuddie opleiding Sessie 1 Organiseren van evenementen en fuiven
E.H.B.O op fuiven Naleving alcohol- en rookwetgeving Sessie 2 Systeem Safe Party Zone, hoe en wat Geluidsnormen Drugsproductinfo & intoxicatie Sociale vaardigheden op fuiven Sessie 3 Wetgeving private veiligheid en persoonscontrole + Massa in beweging/risico’s op fuiven/ regels voor, tijdens en na de fuif

4 Organiseren van evenementen en fuiven

5 Overzicht fuiven 2014 / 2015

6 Overzicht fuiven 2014 / 2015

7 ORGANISEREN Wat is een fuif? Drugs Naambekendheid Dansen Risico
Bijeenkomst van jongeren Risico (Eentje) drinken Organisatie Enthousiast opbouwen Dikke leute Administratieve rompslomp DJ’s boeken $$$$$$$$ Muziek Vechtpartijen Overlast voor de buren Decor Met nen zere kop opkuisen

8 ORGANISEREN Wat is een fuif?
Een fuif is veel meer dan het voorzien van muziek en drank en tickets verkopen. Drugs naambekendheid Dansen Bijeenkomst van jongeren risico (eentje) drinken Als organisator ga je een overeenkomst aan met de fuiver: Zij betalen, de organisatoren geven als return de fuif. Administratieve rompslomp Enthousiast opbouwen organisatie Dikke leute DJ’s boeken muziek Als organisator ben je verantwoordelijk voor de goede gang van zaken: organisatorisch, vergunningen, veiligheid,……. $$$$$$$$ Met nen zere kop opkuisen vechtpartijen Overlast voor de buren Decor

9 TEAM Check de grootte van uw team en hoeveel tijd er kan geïnvesteerd worden… Team Hoofdorganisator Veiligheidscoördinator Zakelijk organisator Programmator Communicator Technieker/decorateur Opbouw Algemene controle Aansturing veiligheid Verkoopsitems/zakelijke org Technische riders/podium Zaalcommunicatie Inrichting & decoratie Afbouw Algemene coördinatie Opkuis Financiën Voorbereiding Algemeen/vergunningen Verzekeringen/Security… Leveranciers/sponsordeals Boekingen/zaaltechniek Publiciteit & bekendmaking Locatie & zaalindeling Event Algemeen aanspreekpunt Security & veiligheidsco Bar/vestiaire/bonnetjes Ontvangst artiesten Snelle Interventies Technische opvolging

10 ZAAL Winst is niet altijd afhankelijk van opkomst. Bekijk zeker de retributies van de zaal! Eigen drank of niet? Muziekinstallatie aanwezig? Lichtinstallatie aanwezig? Personeelsinzet in dienst van zaaluitbater? Verlichting aanwezig? Security (verplicht?)

11 Spreek op voorhand de data af met collega organisatoren.
ZAAL Soms lijkt een zaal op het eerste zicht duurder maar kan uiteindelijk meer winst opleveren. Winst is niet altijd afhankelijk van opkomst. Bekijk zeker de retributies van de zaal. Spreek op voorhand de data af met collega organisatoren. Eigen drank of niet Muziekinstallatie aanwezig Personeelsinzet in dienst van zaaluitbater Boek zeker op voorhand de zaal! Bij populaire zalen soms best een jaar op voorhand. lichtinstallatie security Verlichting aanwezig

12 OC Aalbeke OC De Troubadour OC De Vonke OC De Wervel OC Marke
Overzicht zalen OC Aalbeke OC De Troubadour OC De Vonke OC De Wervel OC Marke Molenheem JC Tranzit … 949 780 1049 435 1197 120 400

13 Opbrengst fuif Drank Aantal Bezoekers Inkomst Aantal Bezoekers
De opbrengst van een fuif kan je via een eenvoudige formule bij benadering bepalen Drank Netto winst bier x 4. Netto winst fris x 1. Aantal Bezoekers Netto winst jen. x 1. Inkomst Aantal Bezoekers Ticketverkoop

14 Don’t forget the sponsoring!!!!
Opbrengst fuif Voorbeeld: [(0,80 x 4) + 0,80 + 0,93 ] x 400= € 1920 + 400 x 5 = € 2000 Totaal: € 3920 De opbrengst van een fuif kan je via een eenvoudige formule bij benadering bepalen Netto winst bier x 4. Netto winst fris x 1. Aantal Bezoekers Netto winst jen. x 1. Don’t forget the sponsoring!!!!

15 Kosten fuif Zaal Gage DJ’s Verzekering Lichtinstallatie
Security: € 300/persoon Lichtinstallatie Billijke vergoeding Sabam EHBO Muziekinstallatie Promotie (Drank) Decor

16 1 jaar tot 6 maanden vooraf
Zaal reserveren 6 maanden vooraf Brandverzekering afsluiten Toestemming aan het gemeentebestuur bij openluchtevenement of tent Effe aankloppen bij JC Tranzit Evenementenfiche !! + materiaal aanvragen bij uitleenwinkel Begroting opstellen DJ’s / band boeken !!!!!! Grote namen eerder!!!! Firma boeken voor licht en geluid Sponsordossier opstellen / grote sponsors Aanvragen parking, afzetten straat / bij evenementen

17 4 maanden vooraf 3 maanden vooraf Kleine sponsors
Promotiemateriaal ontwerpen Verkooppunten contacteren Offertes voor drukwerk aanvragen Promotieplan opstellen Via evenementen aanvragen Parking 3 maanden vooraf Promotiemateriaal aanleveren bij drukker Drukwerk afhalen Takenoverzicht maken Affiches verdelen / stadsplakker 1e fase promoplan: mail / FB / website Security + Vrijwilligers belast met de (zie website) Indien eigen drank: Taps, frigo, drank bestellen Eetstanden Safe Party zone aanvragen!!

18 2 maanden vooraf Verlenging sluitingsuur / Dienst mihro
Kaarten in voorverkoop/ punten en medewerkers Zoektocht naar medewerkers Praktische afspraken met Artiesten Verzekeringen: BA / brand / contractuele aansprakelijkheid / ongevallen / polis alle risico’s Buren !!!! Inlichten !!!! Flyeren op andere evenementen SABAM Billijke vergoeding Plak en Flyerronde 2 (don’t plak over anderen) Opvolgen voorverkoop Afspraken maken met Politie

19 (Minder dan)1 week vooraf
3 weken vooraf Persbericht Plak en Flyerronde tris Taakverdeling definitief maken en verdelen naar medewerkers !!!!! Duidelijke Afspraken !!!! Verzekering voor medewerkers afsluiten: namen doorgeven. Lijst contactgegevens opstellen Noodplan opstellen (Minder dan)1 week vooraf Artiesten / security / eetstanden opnieuw contacteren: check up Parking voorzien van plakkaten Wegwijzers uithangen (aanduiden op plan) Fuifzone opbouwen 1e fase Buurtbewoners opnieuw inlichten Afrekenen voorverkoop / kaarten ophalen Medewerkers briefen / laatste afspraken Lijst telefoonnummers aanvullen Wisselgeld halen Takenlijsten uithangen Bar uitbouwen: tapinstallatie: water en 24 koelen

20 Dag zelf Na de fuif Barmateriaal voorzien Discobar en lichtinstallatie
Zaal inrichten / let op voorwaarden contract Inventaris drank Onthaal organiseren (Sound)check Lijst met shifts en telefoonnummers ophangen Enveloppen met geld klaarleggen, contante betaling Medewerkers briefen/ afspraken herhalen Paaaaaaaaaaaaarrrrrrrrrrrrrttttttttttttyyyyyyyyyyyy Na de fuif Zaal EN omgeving opruimen / let op contract Inventaris drank / controle voor brouwerij: $$$$$ Wegwijzers, affiches, borden weghalen (thanks to the plan), anders $$$$$ Facturen betalen Materiaal terugbrengen Financieel verslag maken Bedanking medewerkers (nen goeien drinken) Evaluatie met medewerkers en organisatoren Next party

21 Vergunningen Verzekeringen Brandverzekering
Evenementenfiche Verlenging sluitingsuur / convenant Vrijwilligers Maarten Vanderstichele Bij openlucht / tent / toestemming vragen aan burgemeester Toelating plaatsen borden Sinds 1 januari 2013 !!!!!!!!!Geluidsnormen!!!!!!!!!! Verzekeringen Brandverzekering Burgerlijke aansprakelijkheid Contractuele aansprakelijkheid

22 Vermijd concentratie van drukpunten!!!
Zaalindeling Vermijd concentratie van drukpunten!!! B

23 Vermijd concentratie van drukpunten!!!
Opbouw fuifzaal Zaalindeling Vermijd concentratie van drukpunten!!! B

24 Ondersteuning van de stad
Uitleenwinkel Klank en licht Herbruikbare bekers Containers werf/JR Podia Tenten Afvalcontainers Promotie Aanplakborden Affiches openbare gebouwen Lokale pers Digitale schermen: openbare gebouwen (indien fuif daar doorgaat) / ledwalls CJP filmpje Website stad kortrijk FB JC Tranzit NIEUW: Fuifkalender Kortrijk!

25 Ondersteuning van de stad
Financiële ondersteuning Subsidie openluchtevenementen Straat buurt en dorpsfeesten Safe party zone