Projectmanagement Auteur: Roel Grit Zelfstudie

Presentatie over: "Projectmanagement Auteur: Roel Grit Zelfstudie"— Transcript van de presentatie:

1 Projectmanagement Auteur: Roel Grit www.roelgrit.nl Zelfstudie
Hogeschool Drenthe Auteur: Roel Grit Zelfstudie 4 x bijeenkomst Projecten Projecthandboek Plannen Opdrachten Plan van aanpak Vragen maken

2 Soorten werkzaamheden

3 Projecteigenschappen
Wat is een project? Projecteigenschappen (Duidelijk) eenmalig doel Een project moet worden opgestart Een project heeft een opdrachtgever Meestal multidisciplinair Tijdelijk d.w.z. startdatum en einddatum Eigen (vast) budget Eigen projectorganisatie Een project moet je creëren!!

4 Principes projectmatig werken
Eerst denken, dan doen! Project doordenken van voor naar achter ÈN van achter naar voor. Werken van grof naar fijn: d.w.z. Top-Down werken. Dus eerst de grote lijnen, dan de details!

5 Faseren van een project
En waarom? Vraag: Waarom wordt fasering toegepast?

6 De 6 alternatieve fasen van een project 
Enthousiast begin Diepe teleurstelling Ongebreidelde paniek Zoektocht naar de schuldige Straffen van de onschuldige Belonen van de verkeerde

7 Het project en de buitenwereld
Ext. Opdrachtgever Leveranciers Consultants Klanten Overheid Referentiegroep Projectleiders Werkgroepleiders Secretaris Archivaris Projectleden Interne opdrachtgever Afdelingen Andere projecten Directie Moeder organisatie Projectgroep Buitenwereld Uitwisseling van: - Informatie - Geld - Middelen - Mensen

8 Projectorganisatie Stuurgroep Beheersen meerdere projecten
Informatie-uitwisseling Bestaat uit directielid + projectleiders Werkgroep Uitvoering deeltaken Bestaat uit projectleden Samenwerking

9 Matrixorganisatie Maximaal ingericht op projectmatig werken
Projectgroepen worden uit afdelingen samengesteld

10 Mislukken van projecten
Een succesvol project Levert het juiste projectresultaat Kost niet meer dan afgesproken Wordt op tijd opgeleverd Bij een mislukt project wordt aan één of meer van deze punten niet voldaan. Vraag: Waardoor mislukken projecten?

11 Het beheersen van een project
Hoe houd ik mijn project onder controle? Welke afwijkingen van de specificaties zijn acceptabel? Meetbare criteria Interne en externe samenwerking, toewijzing van taken en verantwoordelijkheden, besluitvorming, organisatie van vergaderingen TGKIO-factoren

12 Hoe organiseer ik een project?
Het Plan van Aanpak inhoudsopgave De achtergronden Doelstelling De projectopdracht Projectactiviteiten Projectgrenzen De producten Kwaliteit De projectorganisatie Planning Kosten en baten Risico-analyse PvA Bij een groot project moet je vooraf verplicht een plan van aanpak maken! Meestal doet de project- leider dit.

13 Planning (van een automatiseringsproject)

14 ? Doel planning Doel van een planning
Doel planning Doel van een planning Wie? Wat? Wanneer? Plan ning Organiseren van het werk van de projectmedewerkers Vaststellen totale projecttijd Vaststellen van de gevolgen van een vertraging Vaststellen van de kosten van het project Bewaken van de voortgang en de kosten ? Wat moet je weten om te kunnen plannen? Welke activiteiten zijn er? Hoeveel tijd per activiteit Welke mensen nodig? Welke middelen nodig? Welke afhankelijkheden zijn er tussen activiteiten? Lange termijn planning

15 Planning - opstellen Opstellen planning Verzamelen gegevens
Opsporen activiteiten Schatting tijdsduur van elk Vaststellen afhankelijkheden Wie moet activiteit uitvoeren? Netwerkplanning (Pertchart, CPM-chart) Analyseren gegevens Opstellen netwerkplanning Vaststellen kritieke pad Maken strokenplanning Strokenplanning (Barchart, Ganttchart)

16 Uitwerking voorbeeld Netwerkplanning = Pert chart Kritieke pad = 14
Activiteitentabel Ná Tijd A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen 6 C Leveren CV ketel 5 D Leveren radiatoren E Installeren radiatoren F Installeren CV ketel C, B G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV installatie F, G Netwerkplanning = Pert chart Uitwerking voorbeeld Kritieke pad = 14 B=6 A=2 F*=2 C=5 F*=2 H*=2 G*=4 D=2 E=2 H*=2 G*=4 Strokenplanning Speling = marge As soon as possible = ASAP ALAP Must start on Milestones Resources A=2 = Gantt chart 5 10 8 14 2 12 B=6 G*=4 C=5 speling H*=2 D=2 F*=2 speling E=2 speling D, E

17 Het kritieke pad Is die serie activiteiten die de mimimale tijdsduur bepaalt van het hele project Als 1 van deze activiteiten (een z.g. kritische activiteit) vertraging oploopt, dan is het gehele project vertraagd

18 Managementsamenvatting
Verantwoording & conclusies Aanbevelingen & beslispunten verleden toekomst Afgesloten project of fase Management samenvatting Exploitatie project of volgende fase Tijd

19 Doelen/opdrachten moeten SMART zijn
Specifiek Meetbaar Aanwijsbaar & Acceptabel Realistisch Tijdgebonden Met Uitdagend wordt het USMART U: ook nog uitdagend De levering van onze producten moet worden verbeterd. Ik wil gezonder leven.

20 Time management Matrix
Dringend Niet dringend Activiteiten Crises Urgente problemen Projecten met deadline Activiteiten Voorzorgsmaatregelen Werken aan relaties Nieuwe mogelijkheden onderzoeken Belangrijk Activiteiten Interrupties Sommige telefoontjes Sommige post & rapporten Sommige vergaderingen Aanstaande kwesties Aardigheden tov anderen Activiteiten Beuzelarijen Sommige telefoontjes Sommige post Tijdverdrijf Aanstaande kwesties Plezierige activiteiten Niet Belangrijk