Durven met dienstverlening Ellen Bocher – coördinator interne ondersteuning gemeente en ocmw.

Presentatie over: "Durven met dienstverlening Ellen Bocher – coördinator interne ondersteuning gemeente en ocmw."— Transcript van de presentatie:

1 Durven met dienstverlening Ellen Bocher – coördinator interne ondersteuning gemeente en ocmw

2 Inhoud Situering Doelstelling Drie projecten –personeel & HRM –dienstverlening –integratie gemeente en ocmw 15/10/2015Durven met dienstverlening2

3 Situering Historisch gegroeide samenwerking –goede relaties gemeente – ocmw –Aanzet: lokaal sociaal beleidsplan 2006 –deelname secretarissen in beide managementteams –toevoeging ocmw-voorzitter in college Combinatie van opportuniteiten –afstemming RPR, BBC –pensioen secretaris –verhuis oud rusthuis => bestemming site 15/10/2015Durven met dienstverlening3

4 Situering Pragmatische aanpak –geleidelijk proces, vooral op niveau van ondersteunende diensten –aanwerving gecombineerde functies: stafmedewerker, ict-coördinator, boekhouder,... –uitbreiden bestaande diensten: personeelsdienst, secretariaat, financiële dienst, onthaal Versnellende factoren –externe audit administratie gemeente en ocmw –nota Homans 15/10/2015Durven met dienstverlening4

5 Doelstelling Wat ons bindt is belangrijker dan waarin we verschillen –één aanspreekpunt gemeente en ocmw –gemeenschappelijke huisvesting ACDC 1 + 1 = 3 –klemtoon op kwaliteit, in mindere mate kostenbesparend –optimaliseren en afstemmen van processen tussen beide organisaties 15/10/2015Durven met dienstverlening5

6 Drie projecten – personeel & HRM (1) visietekst samenwerking beheersovereenkomst uitwerken nieuwe geïntegreerde organisatiestructuur uitwerken van gezamenlijk organogram, personeelsformatie en functieomschrijvingen afstemmen RPR en arbeidsreglement aanwerven of heroriënteren personeel naar nieuwe functies 15/10/2015Durven met dienstverlening6

7 Drie projecten – personeel & HRM (2) 15/10/2015Durven met dienstverlening7

8 Drie projecten – dienstverlening (1) logica van de burger – klantgerichte benadering producten en diensten als bouwsteen bewust omgaan met diverse kanalen werking centraal onthaal – frontoffice en backoffice 15/10/2015Durven met dienstverlening8 Visie nieuw dienstverleningsconcept

9 Drie projecten – dienstverlening (2) 15/10/2015Durven met dienstverlening9

10 Drie projecten – dienstverlening (3) 15/10/2015Durven met dienstverlening10 creëren van draagvlak bij personeel door plaatsbezoeken bij inspirerende lokale besturen (Oostkamp, Zwevegem en Torhout) infosessie ‘Van klantvriendelijk naar klantgericht’

11 Drie projecten – dienstverlening (4) “Spring jij mee”… naar 1 juli 2015 –nieuwe publieksuren fysiek loket en telefonie –leidraad dienstverlening door coördinatoren –2 daagse opleiding personeel  website als voorkeurskanaal  werken met telefoongroepen en emailgroepen  werken op afspraak 15/10/2015Durven met dienstverlening11

12 Drie projecten – dienstverlening (5) huisvesten personeel gemeente en ocmw in het gemeentehuis (behalve vrijetijd) – voorjaar 2015 uitwerken van werking centraal onthaal – 1 juli 2015 –Interne producten onthaal: registreren en reserveren van lokalen, catering, inkomende en uitgaande briefwisseling, poolwagen bijhouden agenda’s vergaderruimten, burgemeester –Externe producten onthaal: verkoop restafvalzakken, PMD, tickets activiteiten, inschrijvingen, … ontvangen en afleveren van afgewerkte producten doorverwijzen naar frontoffice en deskundigen 15/10/2015Durven met dienstverlening12

13 Drie projecten – dienstverlening (6) Producten onthaal –snelle versus tijdsintensieve producten –eenvoudige versus complexe producten –reguliere versus uitzonderingsproducten Afspraken tussen onthaal en sectoren omtrent wisselwerking tussen onthaal, frontoffice en backoffice 15/10/2015Durven met dienstverlening13 Product publiekOnthaalFrontofficeBackoffice Product Xgestelde handeling Europees rijbewijsafleveren rijbewijsaanvragen rijbewijsverwerken rijbewijs

14 Drie projecten – dienstverlening (7) nieuw logo, huisstijl, look & feel, website en sociale media – 1 juli 2015 15/10/2015Durven met dienstverlening14

15 Drie projecten – dienstverlening (8) VIP-avond personeel – 4 september 2015 opendeurdag – 5 september 2015 persoonlijke enquête en evaluatievergaderingen – najaar 2015 15/10/2015Durven met dienstverlening15

16 Drie projecten – dienstverlening (9) 15/10/2015Durven met dienstverlening16

17 Drie projecten – integratie gemeente en ocmw gezamenlijk managementteam sedert 1 januari 2015 één secretaris sedert 1 augustus 2015 volledige integratie van ondersteunende diensten tegen 2018 15/10/2015Durven met dienstverlening17

18 15/10/2015Durven met dienstverlening18 Kortom, we zoeken samen voor u een helder antwoord! en gaan ‘Gedreven vooruit!’ VRAGEN?