Digitaal Archief Vlaanderen Duurzame toegankelijkheid voor digitale overheidsinformatie.

Presentatie over: "Digitaal Archief Vlaanderen Duurzame toegankelijkheid voor digitale overheidsinformatie."— Transcript van de presentatie:

1 Digitaal Archief Vlaanderen Duurzame toegankelijkheid voor digitale overheidsinformatie

2 Beslissing van 29 mei 2015 Digitaal Archief Vlaanderen toegevoegd aan project dat shared service centres inricht binnen de Vlaamse overheid

3 Beslissing van 29 mei 2015 Opdracht: eerste 5 jaar mikken op aansluiting van 700 gemeenten, OCMW’s, provincies, agentschappen en departementen van de Vlaamse overheid, het Vlaams Parlement en de administratieve rechtscolleges

4 Waarom digitaal archiveren? Conclusie uit POC’s: gearchiveerde informatie is 43% kleiner dan informatie op de werkvloer (schoning, vernietiging, detecteren meervoudige opslag) Raming: 2023 +1 PB digitaal overheidsarchief (NL: 2022) ZUINIGE OVERHEID

5 Waarom digitaal archiveren? DAV wil ‘trusted repository’ zijn; garanderen van bewijswaarde BETROUWBARE OVERHEID

6 Waarom digitaal archiveren? Semi-automatiseren van openbaarheidsaanvragen, hergebruik en wetenschappelijk onderzoek Vgl. openbaarheidsaanvragen in NL: 31-47 mio euro/j OPEN OVERHEID

7 Waarom digitaal archiveren? Bedrijven kopen big data, overheden hebben big data Vgl.: bedrijven genereren gemiddeld 6,7 mio euro extra inkomsten door mining INFORMATIEGESTUURDE OVERHEID

8 Maturiteit type 1: lage maturiteit inzake informatiehuishouding geen geëxpliciteerde procedures, geen aangeduide verantwoordelijkheden, laag bewustzijn bij het management, gebrek aan documentatie van processen, grotendeels individueel beheerde informatie, geen duidelijk toegangsbeheer type 2: gemiddelde maturiteit inzake informatiehuishouding gevalideerde en toegepaste procedures, beperkt bewustzijn bij het management, deels of volledig geïmplementeerd selectiebeleid, gemeenschappelijke klassementen, aangestelde informatiebeheerder, mature analoge archivering, geen duurzame digitale archivering type 3: hoge maturiteit inzake informatiehuishouding evaluatie en bijsturing van procedures, hoog bewustzijn bij het management, geïmplementeerd metadatamodel, operationele aanzet of mature dienst voor duurzame digitale archivering

9 Sneeuwbaleffect Jacob Leupold, Theatri Machinarum Generale Met beperkte middelen een katalysatoreffect bereiken Bewezen dat dit werkt bij papieren archiefbeheer

10 Hoe lost men het in het buitenland op? 2 scenario’s: Door nationale instelling, centraal beheerd digitaal archief DK, USA, S, F, B (federaal), multilaterale organisaties (VN, IMF) Door nationale instelling aangeboden shared service met multitenantarchitectuur NL, UK

11 Informatiearchitectuur Lage drempel: 1 beperkt metadataschema Concordant met internationale standaarden (ISAD, PREMIS…) = descriptieve en technische metadata Afnemers kunnen extensies opmaken Vb. metadata i.v.m. beslissingen inzake subsidiedossiers Semantische koppeling van archiefdocumenten aan: Andere databanken (Wegwijs Organisatie…) Andere standaarden (EuroVoc, IPDC) via gecontroleerde woordenlijsten

12 Technische architectuur Multitenant: inhoudelijk beheer en bestuurlijke verantwoordelijkheid respecteren Modulair: duurzaamheid van het beheerssysteem  Onderdeel van operationalisering: WIP

13 Meer weten? www.bestuurszaken.be/informatiemanagement @DAVlaanderen yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid