Animal events Locatiedirecteur Introductie dia – nog niets uitleggen.

Presentatie over: "Animal events Locatiedirecteur Introductie dia – nog niets uitleggen."— Transcript van de presentatie:

1 Animal events Locatiedirecteur Introductie dia – nog niets uitleggen

2 Evenement Een evenement is een bijeenkomst van
“veel” mensen met een gezamenlijk doel. Een evenement kan georganiseerd worden voor: Commerciële redenen Pr activiteit

3 Doelstellingen Als er meer dan 1 doelstelling is zal men
moeten gaan splitsen in hoofddoelstellingen en nevendoelstellingen. Doelstellingen maken dat je ergens naar toe kan werken bij het evenement maar ook dat de evaluatie gericht is.

4 Doelstellingen Doelstellingen kunnen verschillend geformuleerd zijn.
Minimaal 500 bezoekers per dag op een tentoonstelling Zoveel mogelijk inschrijvingen Een gezellige dag

5 Doelstellingen S  specifiek M  meetbaar A  acceptabel
R  realistisch T  tijdsgebonden De opdrachtgever zal in de eerste plaats aan moeten geven wat het doel van het evenement is; en wanneer hij dus tevreden is.

6 Doelstellingen Specifiek. Wat gaan we precies doen?
Zorg voor een concrete en ondubbelzijdige omschrijving van de activiteit. Dit gaat meestal om een zelfstandig naamwoord en een werkwoord. Bv wij gaan de vuilinsbakken buiten zetten. Meetbaar. Meetbaarheid kan ervoor zorgen dat er een resultaat zichtbaar wordt en maakt het geheel wat overzichtelijker. Bv wij gaan de vier vuilnisbakken buiten zetten.

7 Doelstellingen Acceptabel.
Is er draagvlak voor? Draagvlak is belangrijk , want zonder draagvlak kun je wel iets doen maar, beklijft het niet. In ons voorbeeld is er een duidelijk draagvlak, want volle vuilnisbakken, daar heeft niemand iets aan. Realistisch. Kan het wat we willen? Het plannen van activiteiten moet gebaseerd zijn op de realiteit. In het voorbeeld gaan we uit van vier overvolle en dus zware vuilnisbakken. We moeten dus hulptroepen organiseren: dus als twee collega’s even helpen duwen.

8 Doelstellingen. Tijdsgebonden.
Eeuwige doelen zijn geduldig maar helpen niet veel bij het oplossen van problemen. Zeker niet voor vuilnisbakken dus voor 9 uur morgenochtend (omdat dan de vuilnisman komt)

9 Doelstellingen. Soms zijn er doelstellingen die geen
hoofddoelstelling zijn en geen nevendoelstelling. We noemen ze dan deeldoelstellingen. Deeldoelstellingen zijn nodig om het hoofddoel te bereiken.

10 Doelstellingen Doelstellingen die niet direct het hoofddoel
dienen, maar wel direct een deeldoelstelling noemen we subdoelstelling.

11 Doelstellingen Subdoelstelling Hoofddoelstelling Deeldoelstelling
Nevendoelstelling Deeldoelstelling Subdoelstelling Deeldoelstelling Subdoelstelling

12 Doelstellingen De oma van Sofia moet een geweldige dag hebben want Sofia is gek op haar oma. (deeldoelstelling) Er moet een goede band komen want iedereen behalve Sofia dan is houdt van dansen. (deeldoelstelling) De zaal moet er picobello uitzien. (subdoelstelling) De bruidstaart moet van bakker Joop zijn, want dat is de toekomstige buurman van Dirk-Jan en Sofia. (nevendoelstelling) Dominee Jansen moet de kerkdienst leiden want onder zijn bezielende leiding van de jongerenclub hebben ze elkaar leren kennen. (deeldoelstelling) Op het gemeentehuis zullen de kinderen uit groep 5 met een ereboog klaar staan. Het moet ook een beetje feest voor de kinderen zijn.(deeldoelstelling) Hoofddoelstelling?

13 Evenement. De keuze van een evenement is niet alleen
afhankelijk van de doelstelling (wensen van de opdrachtgever) maar bijvoorbeeld ook van: Financiële middelen Jaargetijde Omstandigheden (bv personele bezetting)

14 Evenement. Let bij de keuze van een evenement op:
De doelstelling (promotie kinderboerderij met uitje naar slachthuis) Praktische uitvoerbaarheid (ruimte, omgeving en financieel) Passend in jaargetijde Verzadiging Uitvoerbaarheid (kan de organisatie het aan)

15 Evenement Evenementen kunnen verdeeld worden waarbij:
De deelnemers actief zijn (prestatieloop) De deelnemers passief zijn (bezoekers tentoonstelling) De deelnemers zijn zowel actief als passief (carnavalsoptocht)

16 Evenement Evenementen met passieve deelnemers zijn
het gemakkelijkst te organiseren. Evenementen met actieve deelnemers zal je goed moeten begeleiden juist omdat de deelnemers bezig zijn. Dit vraagt vaak ook een groter aantal servicegerichte medewerkers.

17 Opdracht 1. Vorm groepen van vier tot vijf personen.
Brainstorm in deze groepen over een mogelijk evenement Zoek een mogelijke opdrachtgever Bespreek met de opdrachtgever de mogelijkheden en de wensen. Bepaal de doelstellingen. Product: - Op papier uitgewerkt plan waarin de opdrachtgever, de doelstellingen en het evenement beschreven worden.

18 Budget. Het organiseren van een evenement kost
vaak geld. De opdrachtgever die vaak de geheel of gedeeltelijke verplichtingen op zich neemt zal voordat hij geld beschikbaar stelt eerst een realistische begroting willen zien.

19 Budget. Het type evenement (en dus de
doelstellingen) is bepalend of al het geïnvesteerde geld terugverdiend moet worden. Naast de opdrachtgever kan je ook denken aan intreegelden, sponsoring, subsidies enz als inkomstenbron voor het evenement.

20 Budget. Het opstellen van de begroting en het
bewaken van het budget zijn belangrijke taken van een organisator. Hou bij het opstellen van de begroting dus rekening met een post onvoorziene uitgaven. Controleer met meerdere mensen de financiële stand van zaken. Twee zien meer dan één.

21 Opdracht 2. Stel voor het evenement een begroting op.
Bedenk mogelijkheden om aan extra financiële middelen te komen. Bespreek de begroting met de opdrachtgever. Product: Een begroting in Excel gemaakt met een onderbouwing van de verschillende posten.