Online instrument tevredenheidsmeting ouders

Presentatie over: "Online instrument tevredenheidsmeting ouders"— Transcript van de presentatie:

1 www.tevredenheidopvang.be Voorstelling
Online instrument tevredenheidsmeting ouders Inspiratiedag 2 april 2015 – Gent

2 Adres: www.tevredenheidopvang.be Inloggegevens
Inloggen Adres: Inloggegevens adres wachtwoord VVSG bezorgt de kinderopvangvoorziening een met de start inloggegevens

3 www.tevredenheidopvang.be verantwoordelijken:
beheren alle gegevens van kinderen, ouders en voorzieningen beheren de verzendingen van de vragenlijsten kunnen op elk moment een rapport met resultaten opvragen. Er is ook een oplossing voor ouders die geen adres hebben

4 www.tevredenheidopvang.be Op dit moment :
3 vragenlijsten voor DVO’s 4 vragenlijsten voor KDV 5 vragenlijsten voor IBO’s De vragenlijsten worden beheerd door medewerkers van het steunpunt Bijkomende vragenlijsten zullen in de toekomst beschikbaar zijn (bv vakantieopvang,…)

5 ?

6 Wachtwoord vergeten?

7

8 Inrichting = organiserend bestuur van: dienst voor onthaalouders
een kinderdagverblijf een IBO Voorzieningen Onthaalouders Vestigingsplaats IBO of KDV Leefgroep IBO of KDV Kinderen Bestuur (= organiserend bestuur DVO, KDV of IBO)

9 A. Beheer gegevens inrichting: 1. Voorzieningen
Klikken op “voorzieningen” brengt je op pagina’s voor beheer gegevens onthaalouders

10 Organiserende besturen van KDV of IBO hebben bij aanvang één inlog gekregen op niveau van het organiserend bestuur. Besturen die meerdere vestigingsplaatsen hebben en/of meerdere KDV of IBO’s beheren, kunnen er voor kiezen om de tevredenheidsmeting te beheren per vestigingsplaats of KDV/IBO. En dus een inlog te gebruiken per vestigingsplaats. Nadeel is dat de gegevens niet automatisch gebundeld worden op niveau van het organiserend bestuur. Voordeel is dat de gegevens en antwoorden niet via de algemene inlog kunnen geraadpleegd worden (en dat de toegang tot de gegevens en antwoorden van een bepaalde vestigingsplaats dus beperkt blijft tot de verantwoordelijke van deze vestigingsplaats) Bijkomende inlog? mail naar met vermelding van aanvraag van bijkomende inlog naam kinderdagverblijf of IBO, organiserend bestuur en adres.

11 Voorziening toevoegen:

12

13 Per voorziening kan je kiezen voor:
verwijderen aanpassen Naast de naam van elke onthaalouder vind je 2 icoontjes: Een voor naam onthaalouder aan te passen een om onthaalouder te verwijderen LET op! Verwijder geen voorzieningen waar nog kinderen aan gekoppeld zijn

14 NIEUW: Voorzieningen groeperen
Je kan een groep van voorzieningen (bv per regio, deelgemeente, verantwoordelijke…) aanmaken door bij de “voorziening” een koppeling te maken met een “groep”. De groep wordt ook bovenaan getoond in de rapportage, er kan dus een apart rapport gemaakt worden per aangemaakte groep.

15 Beheer gegevens inrichting: 2. Kinderen

16 lijst kinderen

17 Per kind kan je kiezen voor:
verwijderen aanpassen

18 Een kind toevoegen:

19 Selecteer eerst de voorziening aan wie het kind gekoppeld wordt

20 Het selectievakje “bevragen” is standaard aangevinkt Indien uitgevinkt, zal het uitgesloten worden en niet meer voorkomen in de matrix

21 Selecteer of de bevraging via e-mail of via post moet worden verstuurd

22 De start – en/of einddatum bepalen wanneer een vragenlijst actief wordt.

23 Start- en einddatum “bevraging start opvang” actief 7 dagen na de startdatum opvang; “bevraging algemeen” actief 6 maand (185 dagen) na de startdatum “bevraging einde opvang” actief 7 dagen na de einddatum opvang. Voor kinderdagverblijven werd een tweede algemene bevraging aangemaakt (kopie van de algemene bevraging KDV na 6 maand opvang) die na 680 dagen of +/- 1 jaar en 10 maanden actief wordt Voor Initiatieven buitenschoolse opvang werd een tweede en derde algemene bevraging aangemaakt die na 2 jaar en 6 maand en na 4 jaar en 6 maand actief worden Bijkomende vragenlijsten zullen in de toekomst worden voorzien (bv vakantieopvang,…) Als je bevraging einde opvang niet wil gebruiken moet je deze ook niet invullen

24 Indien via email verstuurd is een e-mailadres voldoende.
Voor bevragingen via de post vult u ook de andere velden in

25 NIEUW: Broers/zussen koppelen
Om te vermijden dat ouders overladen worden door tevredenheidsmetingen voor hun kinderen die op het zelfde moment in een zelfde opvang verblijven, kan je deze kinderen aan elkaar koppelen. Door de kinderen te koppelen zal een ouder maar één tevredenheidsmeting meer krijgen. Open de pagina van het kind en klik onderaan op ‘broer of zus toevoegen’ Kies hier de broer of zus die u wenst te koppelen en klik op bewaren:

26 Een lijst importeren

27 Per voorziening moet een apart bestand gemaakt worden.
Sla het bestand op, selecteer het juiste bestand en start de import.

28 Printvriendelijke versie – overzicht kinderen

29 Lijst filteren Via een druk op deze knop verschijnt een bijkomend schermpje waarin je de lijst van kinderen kan filteren op basis van de gegevens (postcode; voorziening enz) Je kan via de filter ook kinderen opzoeken op bijvoorbeeld onderdelen van de naam van een kind of ouder.

30 Beheer gegevens inrichting: 3. Bestuur
Klikken op “voorzieningen” brengt je op pagina’s voor beheer gegevens onthaalouders

31 Deze benaming wordt in een e-mail aan ouders getoond
Inloggegevens bestuur Zijn er na het versturen van een vragenlijst fouten in een adres (typefout, of onbestaand) waardoor een bevraging niet kan worden bezorgd, dan krijgt u via dit adres hiervan een melding. Na het aanpassen het adres kan u opnieuw de bevraging versturen. NIEUW

32 NIEUW: Automatische herinneringen
Het systeem maakt het vanaf nu mogelijk om automatisch herinneringen te versturen zodat u dit niet meer zelf moet doen. 10 dagen na een verzending van een vragenlijst én indien de bevraging niet of onvolledig werd ingevuld, wordt automatisch een herinnering verstuurd aan iedereen die niet op de eerste mail reageerde Vink deze optie aan indien u dit wil activeren. Indien niet aangevinkt kan je na min. 10 dagen zelf herinneringen versturen.

33 Een logo toevoegen:

34 B. Vragenlijsten

35 1. vragenlijst matrix = Nieuw overzicht

36

37 Nieuwe kleuren! Paarse vlag: Verstuurd via , maar nog niet ingevuld Gele vlag: Verstuurd via post, maar nog niet ingevuld Grijze vlag: broer of zus reeds in bevraging: u hebt de kinderen van dit gezin gegroepeerd Oranje vlag: Toepasbaar, nog niet verstuurd: dit kind beantwoordt aan de criteria om deze vragenlijst te krijgen, maar deze vragenlijst werd nog niet verstuurd. Rode vlag: Vragenlijst deels ingevuld, maar nog niet voltooid: deze ouder heeft de vragenlijst geopend en misschien enkele vragen ingevuld, maar de bevraging nog niet beëindigd. Een deels ingevulde bevraging wordt na 45 dagen automatisch afgesloten. Maw een ouder die de vragenlijst en eventuele herinnering heeft gekregen, maar na 45 dagen nog niet heeft gereageerd wordt voor deze vragenlijst afgesloten. Hij zal de vragenlijst niet meer ontvangen en krijgt een roze vlag. Blauwe vlag: Herinnering gestuurd Groene vlag: Ingevuld/voltooid Roze vlag: Een vragenlijst die niet werd geopend wordt na 45 dagen automatisch afgesloten.

38 Filter Via de filter kan u de lijst van kinderen verfijnen
NIEUW: U kan kinderen ook filteren op start en/of einddatum van de opvang. Je kan dan bv alle kinderen van een bepaald jaar oproepen.

39 Acties uitvoeren Via de matrix kan u ook verschillende kinderen selecteren of via het selectievakje voor “Naam kind” alle kinderen selecteren. Door vervolgens op de knop “export naar excell” te klikken zal in Excel een lijst aangemaakt worden met de gegevens van de geselecteerde kinderen. Bijvoorbeeld een lijst van alle kinderen van een bepaalde start en/of stopdatum. U kan op dezelfde manier kinderen ook in bulk ‘niet bevragen’ of ‘verwijderen’.

40 2. Vragenlijsten: groepsverzending

41 Selecteer eerst de gewenste vragenlijst
NIEUW: U kan optioneel kiezen om voor een enkele voorziening een vragenlijst te versturen.

42 een melding van en kan u dit aanpassen.
Postbevragingen: U kan er voor kiezen om de postbevragingen recto/verso af te drukken, hierdoor bespaart u papier. Bent u bij het ingegeven een huis- of postnummer vergeten dan krijgt u hier een melding van en kan u dit aanpassen.

43 Klik op “Download” en print de Pdf's uit.
Na de verzending zullen in de matrix de vlaggen paars (of geel voor postbevragingen) kleuren en de datum van verzending tonen zodat u weet naar wie reeds een bevraging verstuurd is. U kan voor de bevragingen die via de post verlopen de vragenlijsten hier downloaden en afdrukken. (of via historiek) Klik op “Download” en print de Pdf's uit.

44

45 Of de ouder ontvangt een e-mail.

46 Vragenlijst: een individuele ouder bevragen
Met kan de vragenlijst steeds opnieuw afgedrukt worden. Wanneer de vragenlijst teruggekomen is, kunnen met de antwoorden ingevoerd worden.

47 Antwoorden postbevraging

48 Herinneringen Na min. 10 dagen kan je tijdens een groepsverzending ook een herinnering sturen naar alle ouders die nog niet gestart zijn met het invullen van hun bevraging. Herinneringen worden niet automatisch verstuurd tenzij dit werd aangeduid op jouw eigen beheerspagina. (Kijk bij INRICHTING – BESTUUR) Selecteer opnieuw de kinderen (al dan niet via “Selecteer volledige…”) en klik op “Start Groepsverzending”. Vervolgens zal het vlaggetje blauw kleuren zodat u weet naar wie reeds een herinnering verstuurd is:

49 NIEUW: e-mail lay-out aanpassen
De tekst tussen [ ] wordt automatisch door de toepassing aangevuld. Standaard tekst of tekst vorige keer

50 NIEUW: vragenlijsten blokkeren

51 Of individueel kinderen uitsluiten voor een bepaalde bevraging via de kind-pagina. (INRICHTING- KINDEREN)

52 NIEUW: detailoverzicht
3. Vragenlijsten : historiek NIEUW: detailoverzicht

53

54 Rapportage

55 Rapportage

56 Ondersteuning of hulp nodig?
VVSG medewerkers bekijken uw vraag en lossen indien mogelijk het probleem op. Indien het om een software probleem gaat neemt VVSG contact op met de leverancier.

57 Handleiding, begeleidende brieven, voorbeeld vragenlijsten kan je ook steeds terugvinden op onze website:

58 Nog vragen? www.tevredenheidopvang.be BEDANKT VOOR JE AANWEZIGHEID!