S+ kopie CRF. Faculteit Wetenschappen 8 bachelor opleidingen 30 Masteropleidingen 5 Master na Master opleidingen +- 2400 studenten.

Presentatie over: "S+ kopie CRF. Faculteit Wetenschappen 8 bachelor opleidingen 30 Masteropleidingen 5 Master na Master opleidingen +- 2400 studenten."— Transcript van de presentatie:

1 S+ kopie CRF

2 Faculteit Wetenschappen 8 bachelor opleidingen 30 Masteropleidingen 5 Master na Master opleidingen +- 2400 studenten

3 Afdeling van de ModuleAantal activiteitenPlanner Aantal Activiteiten 13259SPDAUser13347 Faculteit Ingenieurswetenschappen3654U00276772266 Faculteit Geneeskunde2431u00626941733 Faculteit Bewegings- en Revalidatiewetenschappen2280U00888831382 Faculteit Wetenschappen2251u00971061277 Faculteit Letteren2034u0062519830 KU Leuven @ Kulak2032u0062720737 Faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen1930u0024235662 Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen1084u0074224598 Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen1055u0060070533 Faculteit Sociale Wetenschappen566u0000402522 Faculteit Rechtsgeleerdheid550 Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen473 Faculteit Farmaceutische Wetenschappen416 Faculteit Theologie en Religiewetenschappen260 Hoger Instituut voor Wijsbegeerte241 Bijzondere Faculteit Kerkelijk Recht87 KU Leuven - Universiteit7 Eindtotaal34610

4 AfdelingAantal studentensetsAfdeling Aantalstu diepaden Faculteit Bewegings- en Revalidatiewetenschappen603Faculteit Letteren269 Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen549Faculteit Geneeskunde221 Faculteit Ingenieurswetenschappen461Faculteit Wetenschappen220 Faculteit Geneeskunde327Faculteit Ingenieurswetenschappen199 Faculteit Letteren313Faculteit Bewegings- en Revalidatiewetenschappen123 Faculteit Wetenschappen304Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen70 Faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen134Faculteit Sociale Wetenschappen66 Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen116Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen64 Faculteit Sociale Wetenschappen113Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen54 Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen89Faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen44 Faculteit Rechtsgeleerdheid59Hoger Instituut voor Wijsbegeerte35 Hoger Instituut voor Wijsbegeerte35Faculteit Rechtsgeleerdheid33 Faculteit Farmaceutische Wetenschappen9 9 KU Leuven - Universiteit3KU Leuven @ Kulak3 3KU Leuven - Universiteit1 Eindtotaal3118Eindtotaal1411

5 Scenario kopie 2014-2015 STAP 1: Alles werd gekopieerd: – Modules – Docenten – Studieprogramma’s – Zalen – Studiepaden – Studentensets – Activiteiten Alles wat gekopieerd werd kreeg in gebruikerstekst 5 “CRF” ZZ9 werd verwijderd Wanneer Kopie??

6 Scenario kopie 2014-2015 STAP 2: Synchronisatie met SAP – Alles waar SAP “master” voor is werd gesynchroniseerd met SAP – Docenten, Modules, Zalen, Studieprogramma’s,… – “CRF” werd vervangen door “SAP” Alles wat niet meer bestaat in SAP blijft op “CRF” staan Wanneer CRF verwijderen??

7 Scenario kopie 2014-2015 Activiteiten zijn allemaal gekopieerd Activiteiten staan allemaal op CRF Activiteiten zijn allemaal geroosterd Lokalen, Studentensets, Docenten zijn allemaal bezet op de momenten van vorig academiejaar Indien iets vrij is in S+ is het vrij te gebruiken! Onmiddellijk nadat je wijzigingen aanbrengt

8 Nieuwe planning maken Activiteiten – Andere Studentensets (programmawijzingen) – Andere Docenten (nieuwe benoemingen) – Andere Zalen (zalen niet beschikbaar) – Andere feestdagen – …

9 Studieprogramma’s Studieprogramma’s kunnen gewijzigd zijn – OLA weg – OLA bijgekomen Studentensets moeten aangepast worden

10 Studentensets: Optie 1 Alle studentensets verwijderen – Opnieuw aanmaken via studiepaden – Alle studentensets zijn aangepast aan programmawijzigingen – Alle activiteiten blijven geroosterd – Activiteiten zijn niet gekoppeld met de nieuwe studentensets – Bij het overlopen van de activiteiten worden de studentensets terug gekoppeld met de activiteiten

11 Studentensets: Optie 2 Studentensets manueel aanpassen – OLA(modules) die uit een studentenset gehaald worden Studentenset verdwijnt bij de gekopieerde activiteiten van die OLA. – OLA die bijkomen in een studentenset : Studentenset verschijnt (ongekoppeld) bij alle activiteiten van het OLA. Bij het overlopen van de activiteiten kan de studentenset eventueel gekoppeld worden

12 Studentensets: Optie 2 Gevaarlijke onderneming! – Met ctrl-toets. Indien je een fout maakt (en verandert en terugschrijft). Studentenset met 1 OLA Bij alle activiteiten van de andere OLA verdwijnt de studentenset Als je terug hersteld, dan moeten nog alle activiteiten terug gekoppeld worden met de studentenset

13 Studentensets: Optie 3 Bij optie 1 is er geen enkele activiteit nog gekoppeld met een studentenset Bij optie 2 zijn alle activiteiten gekoppeld met studentensets. Hoorcolleges verplaatsen is moeilijk omdat oefeningen in de weg staan Oplossing: optie 3 – Eerst scenario optie 2 – Dan via activiteitssjablonen studentsets loskoppelen van activiteiten (oefeningen). Enkel de HC blijven gekoppeld.

14 Activiteitsjabloon-> toewijzen

15

16 Studentensets: Optie 3 Nadeel. Achteraf oefeningen en practica terug aan studentensets koppelen Alternatief is in het rooster kijken welke activiteiten de studentenset blokkeren

17 Activiteiten Lijst uit BW met alle OLA in onze programma’s – Docenten – Contacturen – Werkvorm (HC / OEF,PRACT, EXC) Eerst de hoorcolleges nakijken per studiejaar In S+ de activiteiten opzoeken – Docenten nakijken – Studentensets koppelen – Feestdagen (kalender) – Paasvakantie – Opmerkingen docent – … – Gebruikerstekst 5 veranderen van “CRF” naar “verzend” Wanneer CRF ontroosteren / verwijderen??

18 S+ naar SAP Wat mag naar SAP/ Wat is nagekeken Op een eenvoudige manier alles wat nagekeken is op “verzend” zetten – Optie 1: onmiddellijk gebruikerstekst 5 op verzend – Optie 2: Stempel “nagekeken”/ filteren mogelijk – Optie 3: activiteit per activiteit,… – Optie 4: … (Enterprise??) Wanneer moet de interface opstaan van S+ naar SAP

19 Activiteiten verplaatsen Een activiteit moet verplaatst worden – Conflict door nieuwe studentenset – Conflict door nieuwe docent – Opmerkingen docent – …

20 Activiteiten verplaatsen Oplossing zoeken zonder lokaal Het lokaal dat je niet meer nodig hebt, wordt vrijgegeven Indien er een lokaal beschikbaar is :ok Indien er geen lokaal beschikbaar is: probleem – Er gaan nog lokalen vrijkomen door andere verplaatsingen – Er gaan nog lokalen vrijkomen door activiteiten die verdwijnen (feestdagen/ afgeschafte vakken/ …)

21 Probleem lokalen CRF activiteiten moeten verwijderd worden indien ze niet meer nodig zijn Versnippering lokalen tegengaan: hoe??? Wanneer CRF verwijderen / ontroosteren

22 Planning volledig Lijst uit BW met alle OLA is afgewerkt Alle activiteiten staan op verzend Alle activiteiten met CRF zijn verwijderd

23 Vragen Wanneer kopie nemen: – Voorstel: vrijdag van de voorlaatste week voor de start van het academiejaar – Feestdagen/inhaallessen die pas daarna aangepast worden zitten niet in de kopie – 1 ste en 2 de semester! – Misschien in de toekomst beter vroeger

24 Vragen Wanneer activiteiten met “CRF” ontroosteren – Voorstel 1 augustus – Centrale actie – lokalen/docenten/studentensets komen vrij – Iedereen kan de vrijgekomen resources gebruiken – 1 ste en 2 de semester! – Misschien in de toekomst beter vroeger Wanneer alles met “CRF” verwijderen – Voorstel: bij de kopie naar volgend jaar worden de activiteiten die nog op CRF staan niet mee gekopieerd

25 Vragen Hoe versnippering van lokalen tegen gaan Voorstel: – Om de X jaar alle activiteiten met CRF al in April/Mei ontroosteren – Korte periode (bv 1 maand) om alles te kopiëren wat echt nodig is bv de PDS-activiteiten, … – Daarna zijn alle lokalen vrij te boeken. Je kan nog zoveel mogelijk kopiëren (eventueel het jaar voordien momenten/ zalen vast zetten)

26 Vragen Wanneer Interface van S+ naar SAP – Onmiddellijk ?? – Ten laatste 1 juli ??

27 Tips Aanpassen van een geroosterde activiteit Activiteit verplaatsen naar een bezet moment (geen diamant) Kalender weken/feestdagen

28 Aanpassen van geroosterde activiteit Weken toevoegen Docenten aanpassen Studentensets toevoegen Indien er een conflict ontstaat door de aanpassing dat geen echt conflict is: Lokaal vast zetten ipv joker Ontroosteren/Roosteren (wiebelen) Anders wordt de wijziging niet overgenomen (bug in S+)

29 Activiteit verplaatsen (geen diamant)

30 Info dubbele boekingen

31 Opgepast. Standaard worden er maar 8 redenen getoond waardoor een activiteit niet kan geplaatst worden Beeld -> gebruikersvoorkeuren

32 Feestdagen / Weken KALENDER 2014-2015 zaterdag zondag maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag september 123456789101112131415161718192021w2-22232425262728w3-2930 oktober 12345w4-6789101112w5-13141516171819w6-20212223242526w7-2728293031 november 12w8-3456789w9-10111213141516w10-17181920212223w11-24252627282930 december w12-1234567w13-891011121314w14-1516171819202122232425262728293031 2014 januari 12345678910111213141516171819202122232425262728293031 februari 12345678w22-9101112131415w23-16171819202122w24-232425262728 maart 1w25-2345678w26-9101112131415w27-16171819202122w28-23242526272829w29-3031 april 12345w30-6789101112w31-13141516171819w32-20212223242526w33-27282930 mei 123w34-45678910w35-11121314151617w36-1819202122232425262728293031 juni 123456789101112131415161718192021222324252627282930 juli 12345678910111213141516171819202122232425262728293031 augustus 123456789101112131415161718192021222324252627282930 september 31123456789101112131415161718192021222324252627282930 semester examen feestdagen1e sem : wk 2-14 2e sem : wk 22-36 (paasvakantie wk 30-31) verlof deliberatie blok vrije lesdagen 1e sem : dinsdag 11/11 (wk 9) vrije lesdagen 2e sem : vrijdag 1/5 (wk 33) en donderdag 14/5 (wk 35)

33 Samenvatting Wanneer kopie nemen? De week voor de start van het tweede semester. Wanneer activiteiten met CRF ontroosteren? 15 juli. Proberen om deze datum te vervroegen. Hoe/wanneer alle CRF verwijderen die niet meer van toepassing zijn? Vlak voor de kopie genomen wordt. Wanneer de interface starten van S+ terug naar SAP? Zo snel mogelijk na de kopie in productie gebracht te hebben. Hoe studentensets aanpassen? Drie opties. Hoe een overzicht houden op wat je moet plannen/ nakijken/al nagekeken hebt? Rapport op OLA-niveau, Hoe enkel jouw nagekeken activiteiten eenvoudig van S+ naar SAP krijgen (op verzend zetten)? 4 opties. Hoe versnippering van lokalen tegen gaan? Om de x jaar alles ontroosteren na de Kopie.