Recordkeeping - in 7 stappen naar een digitaal archief

Presentatie over: "Recordkeeping - in 7 stappen naar een digitaal archief"— Transcript van de presentatie:

1 Recordkeeping - in 7 stappen naar een digitaal archief

2 © VHIC Auteursrecht Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op andere wijze dan zonder voorafgaande toestemming van VHIC BV. No part of this presentation may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from VHIC BV, Polakweg 23, 2288 GG Rijswijk.

3 Processen NEN-ISO 15489 Bepalen welke documenten worden opgenomen Welke documenten behoren in het archiefsysteem te worden opgenomen? Dit gebeurt op basis van analyse van voor de organisatie geldende wet- en regelgeving, eisen met betrekking tot de bedrijfsvoering en verantwoording en risicoanalyse.

4 Processen NEN-ISO 15489 Bepalen hoe lang archiefbescheiden bewaard moeten worden Ook dit gebeurt op basis van analyse van voor de organisatie geldende wet- en regelgeving, eisen met betrekking tot de bedrijfsvoering en verantwoording en risicoanalyse. Uitvoering van dit proces leidt tot een selectiedocument.

5 Processen NEN-ISO 15489 Opnemen van archiefbescheiden in het archiefsysteem Er wordt een relatie gelegd met de maker en de ontstaanscontext van het stuk. Het stuk krijgt een plaats in het systeem en er worden relaties gelegd met andere stukken.

6 Processen NEN-ISO 15489 Registratie Doel: bewijs leveren dat stuk is opgemaakt of opgenomen in systeem. Het stuk wordt voorzien van een uniek kenmerk en kan teruggevonden worden.

7 Processen NEN-ISO 15489 Classificatie Classificatie wordt gebruikt voor verschillende doeleinden, o.a. voor het leggen van koppelingen en het verlenen van toegang. Classificatie is een belangrijk onderdeel waar we nog op terug komen.

8 Processen NEN-ISO 15489 Opslag en behandeling Archiefstukken behoren op passende media en onder de juiste omstandigheden bewaard te worden

9 Processen NEN-ISO 15489 Toegang Wie verkrijgt toegang, wie niet? Gelden voorwaarden voor het verlenen van toegang? Het toekennen van rechten op toegang tot documenten gebeurt aan de hand van een classificatie.

10 Processen NEN-ISO 15489 Volgen Waar bevindt zich een archiefstuk? Wat is de status? Hoe wordt het gebruikt? Denk aan voortgangsbewaking, workflow.

11 Processen NEN-ISO 15489 Implementatie van verwijdering Dit betreft de systematische vernietiging dan wel overbrenging. Processen die herkenbaar zijn vanuit de Archiefwet.

12 Processen NEN-ISO 15489 Documenteren informatie- en archiefmanagementprocessen Vastleggen van bevoegdheden, beslissingen en keuzes. Zie wat er verwacht en gevraagd wordt in kader van het archieftoezicht of de baseline.

13 En ook nog NEN-ISO 15489 Toezicht en controle Wordt voldaan aan de gestelde eisen? Voldoet het archiefsysteem aan de verwachtingen? Kortom: evalueren en bijstellen waar nodig (plan, do check, act).

14 Tenslotte Opleiding Draag zorg voor een permanent opleidingsprogramma. Iedereen die binnen en met het archiefsysteem werkt moet voldoende opgeleid zijn.

15 Wij volgen: Digitaal archiveren
Vastleggen / verwerven keuze om het document al dan niet op te nemen in de collectie Opslag in een bestand (fysiek / digitaal)

16 Documentaire processen
Ordening het aanbrengen van samenhang tussen documenten Beschrijving contextuele informatie en metadata (deels al bij vastleggen)

17 Documentaire processen
Processen rondom de actualiteit van materiaal en collectie, waardering materiaal Selectie Verwijdering Bewaren

18 Documentaire processen
BESCHIKBAARSTELLEN toegang en toegankelijkheid