Microsoft® Office Word 2007-cursus

Microsoft® Office Word 2007-cursus
PTCC Afd. Oss-Den Bosch presenteert: Microsoft® Office Word 2007-cursus [Opmerkingen voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor uitgebreide informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Adobe Flash-animaties: deze sjabloon bevat Flash-animaties die in PowerPoint 2000 en hoger kunnen worden afgespeeld. Als u deze sjabloon echter in PowerPoint 2007 wilt opslaan, slaat u deze op in de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot). (U ziet de bestandstypen in het dialoogvenster Opslaan als naast Opslaan als type.) Waarschuwing: als u de sjabloon in een PowerPoint 2007-bestandsindeling opslaat, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet behouden in het opgeslagen bestand. Opmerking: aangezien deze presentatie Flash-animaties bevat, wordt er misschien een waarschuwingsbericht weergegeven over persoonlijke gegevens wanneer u de sjabloon opslaat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK.] Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings
Trainingsinhoud Overzicht: grote mailings Les 1: werkwijze Les 2: de lijst met geadresseerden instellen Les 3: een volledige samenvoegbewerking uitvoeren Twee van de drie lessen bevatten een lijst met voorgestelde taken en elke les bevat een reeks testvragen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Overzicht: grote mailings
U moet aan elk van uw medewerkers een brief of bericht sturen met persoonlijke informatie over de loonbelasting en het salaris. Als u elke item afzonderlijk zou moeten maken, zou dat vele uren vergen. U kunt beter de functie Afdruk samenvoegen gebruiken. Als u Afdruk samenvoegen gebruikt, maakt u een document met de informatie die voor elk exemplaar hetzelfde is. Dit document is tevens voorzien van enkele plaatsaanduidingen voor informatie die in elk exemplaar uniek is. Word zorgt voor de rest. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Cursusdoelstellingen
Informatie over hoe de functie Afdruk samenvoegen werkt, zodat u de gewenste resultaten verkrijgt. Een document instellen voor een grote mailing. Een elementaire samenvoegbewerking uitvoeren met de wizard Afdruk samenvoegen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Les 1 Werkwijze

Werkwijze Bij elke samenvoegbewerking hebt u te maken met drie verschillende onderdelen. Een goed begrip van deze onderdelen helpt bij het verwezenlijken van het gewenste resultaat. Het hoofddocument waarmee u begint. De gegevens van de geadresseerden die u wilt samenvoegen met het hoofddocument, zoals de namen en adressen. De voltooide documenten met de gegevens uit het hoofddocument plus de unieke gegevens van elke geadresseerde. Later in de cursus wordt uitgebreid ingegaan op de verschillende stappen van een samenvoegbewerking. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Hoofddocument Het hoofddocument is het document waarmee u begint. Het hoofddocument kan een brief, envelop, e- mailbericht of zelfs een waardebon zijn. Dit document bevat de elementen die hier worden weergegeven. Gegevens die identiek zijn in elk exemplaar, zoals de hoofdtekst van een standaardbrief. U hoeft deze tekst slechts één keer te typen, ongeacht het aantal brieven dat u van plan bent af te drukken. Tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens van elke geadresseerde. In een standaardbrief zijn bijvoorbeeld het blok met de adresgegevens en de naam in de begroetingsregel in elk exemplaar uniek. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Gegevens van geadresseerde
Bij een samenvoegbewerking worden de tijdelijke aanduidingen die u aan het hoofddocument hebt toegevoegd, vervangen door de gegevens van de geadresseerden, die in elk samengevoegd exemplaar uniek zijn. Voorbeelden van gegevens van geadresseerden zijn: adressen op enveloppen of etiketten, namen in de begroetingsregel van een standaardbrief, salarisbedragen in berichten die u aan uw medewerkers stuurt, persoonlijke opmerkingen over favoriete producten in briefkaarten die u aan uw beste klanten stuurt, of nummers op waardebonnen die kunnen worden ingewisseld. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Gegevens van geadresseerden moeten in een gegevensbron zijn opgeslagen. De term gegevensbron is een overkoepelende term waarmee een hele categorie bestanden wordt aangeduid waarmee u dagelijks werkt. De lijst met contractpersonen in Microsoft Office Outlook®- is bijvoorbeeldeen gegevensbron. Andere voorbeelden van gegevensbronnen zijn onder meer: een Word-tabel, een Microsoft Office Excel™ -werkblad, een Microsoft Office Access®-database of zelfs een tekstbestand. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De gegevens van de geadresseerden zijn meestal ingedeeld in kolommen en rijen, zoals in de tabel in de afbeelding is weergeven. Het gegevensbronbestand moet zo zijn ingedeeld dat het mogelijk is specifieke gegevens aan de tijdelijke aanduidingen in het hoofddocument te koppelen. In de volgende les leert u hoe u een adressenlijst instelt en hoe u verbinding met deze lijst maakt. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De voltooide set documenten
Als u een samenvoegbewerking hebt voltooid, beschikt u over hetgene dat in de afbeelding is weergegeven. De set afzonderlijke voltooide documenten, die u kunt afdrukken (bijvoorbeeld brieven, etiketten, enveloppen of waardebonnen) of die u elektronisch kunt verzenden tijdens het samenvoegproces (bijvoorbeeld berichten). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De voltooide set documenten
Als u een samenvoegbewerking hebt voltooid, beschikt u over hetgene dat in de afbeelding is weergegeven. Het hoofddocument. Dit is het document waarmee u bent begonnen. Het hoofddocument blijft als afzonderlijk document beschikbaar, maar het wordt niet automatisch opgeslagen na de samenvoegbewerking. Het is raadzaam om dit document zelf op te slaan. Word slaat namelijk op welke adressenlijst u met het document hebt verbonden. Als u het document later opnieuw opent, kunt u snel een nieuwe samenvoegbewerking uitvoeren. Opmerking: als u brieven, enveloppen of etiketten maakt, kunt u desgewenst ook een zogeheten uitgebreid document maken. Dit is één bestand dat alle samengevoegde documenten bevat. Aan het einde van de laatste les vindt u meer informatie over uitgebreide documenten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 1, vraag 1 Wat is het hoofddocument in een samenvoegbewerking? (Kies één antwoord.) Het document waarmee u begint, dat zowel tekst bevat die identiek is voor elke samengevoegde brief, envelop, enzovoort, als tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens van de geadresseerden. Het eerste document in de set voltooide samengevoegde documenten. Een document dat alleen die tekst bevat die identiek is in elk samengevoegd exemplaar. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 1, vraag 1: antwoord Het document waarmee u begint, dat zowel tekst bevat die identiek is voor elke samengevoegde brief, envelop, enzovoort, als tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens van de geadresseerden. Het hoofddocument is uw begindocument waaraan u alle tekst toevoegt die in elk exemplaar identiek is en waaraan u tijdelijke aanduidingen toevoegt die aangeven welke unieke gegevens van geadresseerden op welke plaats moeten worden weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 1, vraag 2 Het hoofddocument met de tekst en de tijdelijke aanduidingen wordt automatisch opgeslagen nadat de samenvoegbewerking is voltooid. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 1, vraag 2: antwoord Onwaar. U moet het hoofddocument zelf opslaan, zodat u het opnieuw kunt gebruiken als u later een nieuwe samenvoegbewerking wilt uitvoeren. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 1, vraag 3 Waarom moeten de unieke gegevens van de geadresseerden die u voor een samenvoegbewerking gebruikt, in gegevensbronbestanden zijn opgeslagen? (Kies één antwoord.) Gegevensbronbestanden zijn speciale typen bestanden die alleen worden gebruikt om een samenvoegbewerking uit te voeren. In gegevensbronbestanden zijn gegevens op een zodanige manier geordend dat u specifieke gegevenselementen kunt koppelen aan specifieke tijdelijke aanduidingen in het hoofddocument. Gegevensbronbestanden zijn zo ontworpen dat deze zeer veel gegevens kunnen bevatten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 1, vraag 3: antwoord In gegevensbronbestanden zijn gegevens op een zodanige manier geordend dat u specifieke gegevenselementen kunt koppelen aan specifieke tijdelijke aanduidingen in het hoofddocument. Het is de gestructureerde manier waarop de gegevens in de bestanden zijn geordend die het mogelijk maakt om gegevens uit een cel in een uniek document te plaatsen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De lijst met geadresseerden instellen
Les 2 De lijst met geadresseerden instellen

De lijst met geadresseerden instellen
U kent de voornaamste onderdelen van een samenvoegbewerking. Nu gaat u leren hoe u het hoofddocument instelt en hoe u een verbinding maakt tussen het hoofddocument en de adressenlijst. De adressenlijst en de tijdelijke aanduidingen die u aan uw Word-document of envelop toevoegt, vormen het hart van een samenvoegbewerking. Door de lijst en de aanduidingen te combineren, kunt u unieke gegevens invoegen in de afzonderlijke exemplaren van uw samengevoegde document. Als u eenmaal begrijpt wat deze onderdelen inhouden en hoe deze zich tot elkaar verhouden, kunt u samenvoegprojecten opzetten en uitvoeren. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Meer informatie over de adressenlijst
Een adressenlijst kan elk bestand zijn waarin gegevens van geadresseerden in kolommen en rijen zijn ingedeeld. U kunt zo'n bestand met een groot aantal programma's maken, zoals Excel, Access of Outlook. De kolommen in een lijst vertegenwoordigen een gegevenscategorie of -type. Elke kolom wordt aangeduid met een kolomkop. Een klantenlijst kan bijvoorbeeld kolommen voor de voornaam, de achternaam en de straat en het huisnummer bevatten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Een adressenlijst kan elk bestand zijn waarin gegevens van geadresseerden in kolommen en rijen zijn ingedeeld. U kunt zo'n bestand met een groot aantal programma's maken, zoals Excel, Access of Outlook. Elke rij in een lijst bevat de volledige gegevens van één geadresseerde. In de klantenlijst bevat een rij bijvoorbeeld alle gegevens van één klant: de naam van de klant, het adres van de klant, enzovoort. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Deze kolommen en rijen maken het mogelijk om unieke gegevens van geadresseerden in documenten te plaatsen tijdens een samenvoegbewerking. Vanuit het hoofddocument maakt u verbinding met de lijst. Vervolgens kunt u elke kolomkop als tijdelijke aanduiding aan het hoofddocument toevoegen. (Deze tijdelijke aanduidingen heten officieel 'velden'. Straks meer over velden.) Deze tijdelijke aanduidingen heten officieel velden. Straks meer over velden. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Deze kolommen en rijen maken het mogelijk om unieke gegevens van geadresseerden in documenten te plaatsen tijdens een samenvoegbewerking. Als de samenvoegbewerking is voltooid, hebt u voor elke persoon een voltooid document dat gegevens uit één bepaalde rij van de adressenlijst bevat. Tip: u krijgt de beste resultaten als u de adressenlijst zodanig instelt dat elke kolom het kleinst mogelijke gegevenselement vertegenwoordigt. Gebruik bijvoorbeeld aparte kolommen voor de voornaam en de achternaam in plaats van één kolom Naam. Zo hebt u de meeste flexibiliteit bij het rangschikken van velden in het hoofddocument en kunt u klanten bijvoorbeeld aanspreken met hun voornaam in de begroetingsregel. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De herkomst van de adressenlijsten
De adressenlijst die u nodig hebt, bestaat in veel gevallen al. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u toegang hebt tot een bestand waarin de volgende gegevens zijn opgenomen. Namen, adressen en andere gegevens van klanten of contactpersonen De producten en diensten die uw bedrijf aanbiedt Informatie over werknemers Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De herkomst van de adressenlijsten
Als de lijst al bestaat, kunt u tijdens de samenvoegbewerking gewoon verbinding maken met de lijst. Maar u hoeft zich geen zorgen te maken als u nog geen lijst hebt. De samenvoegbewerking omvat een stap waarin u een volledig nieuwe adressenlijst kunt maken. Meer hierover in de volgende les. Opmerking: u kunt de gegevens in de adressenlijst op elk gewenst moment wijzigen door het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen te openen tijdens de samenvoegbewerking of door het gegevensbronbestand rechtstreeks te openen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Velden Nadat u verbinding met de adressenlijst hebt gemaakt, kunt u de gegevens die u in de samenvoegbewerking wilt opnemen, opgeven met behulp van velden. Een veld is een reeks codes die Word instrueren om automatisch gegevens in een document in te voegen. Informeel kunt u velden zien als tijdelijke aanduidingen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Velden De velden die u in een mailing gebruikt, worden samenvoegvelden genoemd. Deze velden zijn de tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens die rechtstreeks uit een adressenlijst afkomstig zijn. In de afbeelding zijn bijvoorbeeld samenvoegvelden toegevoegd voor gegevens die zijn opgeslagen in de kolommen Adres en Naam van een adressenlijst. Zoals u ziet staan deze in een document tussen punthaken (« ») . Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Samenvoegvelden U kunt een samenvoegveld maken door andere velden te combineren. U kunt ook velden groeperen en vervolgens spaties, regeleinden en leestekens gebruiken, zoals in een gewone zin. U kunt bijvoorbeeld een beleefdheidstitel vóór de achternaam of volledige naam instellen door de volgende velden in het document op te nemen: «Titel» «Achternaam» «Adres» «Postcode» «Plaats», «Provincie» Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Samenvoegvelden U kunt ook bepalen hoe de gegevens van de geadresseerden er in de samengevoegde documenten uitzien door de velden op te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld namen vet of rood maken. Selecteer het veld in het hoofddocument, inclusief de dubbele punthaken ( « »). Klik op het tabblad Start, klik op een opdracht in de groep Lettertype of Alinea en kies de gewenste opmaakopties. U kunt ook op het startpictogram voor het dialoogvenster van een van deze groepen klikken als u opmaakopties wilt weergeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Aanbevolen oefeningen
De gegevens in de kolom Naam verdelen over twee kolommen. Een kolom maken met de naam Persoonlijke opmerking. Het Excel-werkblad opslaan. [Opmerking voor de cursusleider:: deze oefening heeft betrekking op het voorbereiden van de gegevensbron voor een samenvoegbewerking. Als u Excel 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Excel-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Excel 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Excel 2007 vereist) Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 2, vraag 1 Wat is de relatie tussen de adressenlijst en de velden die u in het hoofddocument invoegt? (Kies één antwoord.) Er bestaat geen relatie tussen beide. De velden komen overeen met de kolommen in de adressenlijst. Elk veld vertegenwoordigt één cel in de adressenlijst. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 2, vraag 1: antwoord De velden komen overeen met de kolommen in de adressenlijst. Als u een veld aan het hoofddocument toevoegt, worden de gegevens die in de overeenkomstige kolom in de lijst zijn opgeslagen, in de samengevoegde documenten weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 2, vraag 2 Hoe kunt u een veld onderscheiden van andere tekst in een hoofddocument? (Kies één antwoord.) Velden worden altijd vet weergegeven. Velden worden altijd cursief weergegeven. Velden staan altijd tussen dubbele punthaken (« »). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 2, vraag 2: antwoord Velden staan altijd tussen dubbele punthaken (« »). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 2, vraag 3 U moet over een bestaande adressenlijst beschikken als u een samenvoegbewerking wilt uitvoeren. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 2, vraag 3: antwoord Onwaar. U kunt deze lijst tijdens het samenvoegproces maken. Als u slechts aan enkele personen een mailing wilt sturen, kan het gemakkelijker zijn om de lijst tijdens het proces te typen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Een volledige samenvoegbewerking uitvoeren
Les 3 Een volledige samenvoegbewerking uitvoeren

Een volledige samenvoegbewerking uitvoeren
We nemen nu de procedure voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking met behulp van de wizard Afdruk samenvoegen met u door. Aan het einde van deze les behandelen we nog een andere manier om een samenvoegbewerking uit te voeren. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De wizard Afdruk samenvoegen openen
Als u een samenvoegbewerking wilt starten, klikt u op Afdruk samenvoegen starten op het tabblad Verzendlijsten en vervolgens klikt u op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Animatie: klik met de rechtermuisknop op de animatie en klik op Afspelen. In stap 1 van de wizard wordt een vraag weergegeven. Er wordt gevraagd in welk type document u informatie wilt samenvoegen. In de animatie wordt weergegeven hoe u de wizard kunt openen en hoe u het documenttype Enveloppen kunt selecteren. Tip: u kunt het taakvenster verplaatsen (loskoppelen) door op de titelbalk te klikken en het venster naar een andere locatie te slepen. U kunt ook het formaat van het taakvenster wijzigen door een van de formaatgrepen aan de zijkanten van het venster te verslepen. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk buiten de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Adobe Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat met statische afbeeldingen. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] De wizard wordt in een taakvenster aan de rechterkant van het venster geopend. Volg de aanwijzigen en klik onder aan het deelvenster op Volgende als u wilt doorgaan naar de volgende stap van de wizard (of op Vorige als u wilt terugkeren naar een eerdere stap). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De wizard Afdruk samenvoegen openen
Als u een samenvoegbewerking wilt starten, klikt u op Afdruk samenvoegen starten op het tabblad Verzendlijsten en vervolgens klikt u op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen, zoals hier wordt weergegeven. De wizard wordt in een taakvenster aan de rechterkant van het venster geopend. Volg de aanwijzigen en klik onder aan het deelvenster op Volgende als u wilt doorgaan naar de volgende stap van de wizard (of op Vorige als u wilt terugkeren naar een eerdere stap). In stap 1 van de wizard wordt een vraag weergegeven. Er wordt gevraagd in welk type document u informatie wilt samenvoegen. Tip: u kunt het taakvenster (niet weergegeven) verplaatsen (loskoppelen) door op de titelbalk te klikken en het venster naar een andere locatie te slepen. U kunt ook het formaat van het taakvenster wijzigen door een van de formaatgrepen aan de zijkanten van het venster te verslepen. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is gelijk aan de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Het hoofddocument instellen
De tweede stap in de wizard is het instellen van het begindocument. U kunt bijvoorbeeld een brief voor een directmailcampagne of een bericht opstellen, maar u kunt ook beginnen met enveloppen en etiketten. U kunt ook een adreslijst maken waarin u gegevens opslaat, bijvoorbeeld namen en adressen van klanten, productinformatie en contactgegevens van het personeel. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Welke opties in de wizard worden weergegeven, hangt af van het type document dat u in de eerste stap hebt geselecteerd. U hebt enveloppen geselecteerd waarop deze opties van toepassing zijn. Documentindeling wijzigen. Deze optie is geselecteerd omdat er een leeg document was geopend toen u de wizard startte. U wilt het geopende lege document in een envelopdocument veranderen. Klik op Envelopopties en kies het envelopformaat en de andere gewenste opties. Vervolgens wordt het lege document vervangen door het envelopdocument. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Welke opties in de wizard worden weergegeven, hangt af van het type document dat u in de eerste stap hebt geselecteerd. U hebt enveloppen geselecteerd waarop deze opties van toepassing zijn. Bestaand document gebruiken. Als er een leeg document is geopend, maar u een eerder opgeslagen envelop hebt die u wilt gebruiken voor de samenvoegbewerking, selecteert u deze optie om het lege document te vervangen door uw envelop. Opmerking: de optie Het huidige document gebruiken is niet beschikbaar wanneer u met een leeg document begint. Het huidige document is het document dat momenteel is geopend. Als u eerst een envelopdocument opent en vervolgens de wizard start, kunt u deze optie gebruiken. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Verbinding met de adressenlijst maken
In stap 3 maakt u verbinding met de adressenlijst die u met het hoofddocument wilt samenvoegen. U kunt kiezen uit drie opties: Een bestaande lijst gebruiken. Als u al een adressenlijst hebt die de gegevens bevat die u met het hoofddocument wilt samenvoegen, , selecteert u deze optie. Klik vervolgens op Bladerenin de wizard om naar dat bestand te gaan en dit te openen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

In stap 3 maakt u verbinding met de adressenlijst die u met het hoofddocument wilt samenvoegen. U kunt kiezen uit drie opties: Selecteren uit Outlook-contactpersonen. Als u de lijst met contactpersonen van Outlook als adressenlijst wilt gebruiken, selecteert u deze optie. Klik vervolgens op Contactpersonenmap kiezen om naar de gewenste lijst met contactpersonen te gaan en deze te openen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

In stap 3 maakt u verbinding met de adressenlijst die u met het hoofddocument wilt samenvoegen. U kunt kiezen uit drie opties: Een nieuwe lijst typen. Als u geen geschikte adressenlijst hebt en u er een wilt maken, selecteert u deze optie. De nieuwe lijst wordt als een mailingdatabasebestand (.MDB) in de map Mijn gegevensbronnenopgeslagen. Deze map bevindt zich in de mapDocumenten of Mijn documenten. Tip: als u tijdens de samenvoegbewerking verbinding maakt met de adressenlijst die u wilt samenvoegen met het hoofddocument, wordt in Word automatisch eerst gezocht in de map Mijn gegevensbronnen in de map Documenten of Mijn documenten. Het is daarom wellicht het handigst om uw adressenlijst in deze map op te slaan. Maar u kunt natuurlijk verbinding maken met elke gewenste adressenlijst op elke locatie op uw computer of op een server. U kunt het bestand later opnieuw gebruiken voor andere samenvoegbewerkingen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De geadresseerden voor uw mailing kiezen
Nadat u verbinding met de adressenlijst hebt gemaakt, kiest u de geadresseerden die u in de mailing wilt opnemen. U kunt bijvoorbeeld alleen een brief verzenden naar die klanten in het bestand die een specifieke postcode hebben. Ook kunt u een adressenlijst maken die slechts één productlijn bevat. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Al deze taken kunt u uitvoeren in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen, dat automatisch wordt geopend nadat u verbinding met een adressenlijst hebt gemaakt of nadat u een lijst hebt gemaakt. Naast de naam van elke geadresseerde wordt een vinkje weergegeven. Standaard worden alle geadresseerden in de mailing opgenomen. U kunt de vinkjes voor afzonderlijke geadresseerden verwijderen. U kunt ook de vinkjes voor alle geadresseerden verwijderen door het selectievakje in de kolomkop uit te schakelen. Vervolgens kunt u het selectievakje naast de naam van de persoon die u in de mailing wilt opnemen, inschakelen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Al deze taken kunt u uitvoeren in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen dat automatisch wordt geopend nadat u verbinding met een adressenlijst hebt gemaakt of nadat u een lijst hebt gemaakt. U kunt de adressenlijst aanpassen door op Sorteren… te klikken en de kolom te kiezen die u wilt weergeven en sorteren (in oplopende of aflopende volgorde). U kunt ook op Filteren… klikken en de velden en waarden die u wilt weergeven, opgeven. Als u op Duplicaten zoeken… klikt, wordt er een rapport weergegeven met alle geadresseerden die meerdere keren in de lijst voorkomen. Als u op Geadresseerde zoeken… klikt, kunt u naar een bepaalde persoon zoeken. De functie Adressen valideren… is beschikbaar als er een validatieprogramma is geïnstalleerd. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Het hoofddocument samenstellen
Vervolgens stelt u het hoofddocument samen, dat wil zeggen dat u inhoud in het document plaatst. Animatie: klik met de rechtermuisknop op de animatie en klik op Afspelen. Het adres van de afzender is op elke envelop hetzelfde. Dit adres typt u in de linkerbovenhoek. De tijdelijke aanduidingen vertegenwoordigen de adressen van de geadresseerden. Zoals in de animatie wordt weergegeven, voegt u het snelst het adres van de geadresseerde toe door op Adresblok in de wizard te klikken. Hierdoor wordt het vooraf ontworpen veld «Adresblok» aan de envelop toegevoegd. Dit veld bevat de voornaam, de achternaam, de straat en het huisnummer, en de plaats. Tip: u kunt desgewenst uw eigen adresblok samenstellen. Klik op Meer items in de wizard om het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen te openen. Als in dit dialoogvenster de optie Databasevelden is geselecteerd, wordt er een lijst met de kolomkoppen in uw adressenlijst weergegeven. U kunt elk gewenst item in deze lijst als veld in uw hoofddocument invoegen. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk buiten de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Adobe Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat met statische afbeeldingen. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Deze inhoud bestaat uit inhoud die voor elk exemplaar hetzelfde blijft en tijdelijke aanduidingen voor de informatie over geadresseerden die uniek is voor elk exemplaar. In de animatie wordt weergeven hoe een envelop wordt samengesteld. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Vervolgens stelt u het hoofddocument samendat wil zeggen dat u inhoud in het document plaatst. Deze inhoud bestaat uit inhoud die voor elk exemplaar hetzelfde blijft en tijdelijke aanduidingen voor de informatie over geadresseerden die uniek is voor elk exemplaar. Het adres van de afzender is op elke envelop hetzelfde. Dit adres typt u in de linkerbovenhoek. De tijdelijke aanduidingen vertegenwoordigen de adressen van de geadresseerden. [Opmerking voor de cursusleider:deze dia en de volgende dia zijn gelijk aan de voorafgaande dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze twee dia's gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de vorige dia voordat u de presentatie weergeeft.] Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

U voegt het snelst het adres van de geadresseerde toe door op Adresblok te klikken in de wizard. Hierdoor wordt het vooraf ontworpen veld «Adresblok» aan de envelop toegevoegd. Dit veld bevat de voornaam, de achternaam, de straat en het huisnummer, en de plaats. Tip: u kunt desgewenst uw eigen adresblok samenstellen. Klik op Meer items in de wizard om het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen te openen. Als in dit dialoogvenster de optie Databasevelden is geselecteerd, wordt er een lijst met de kolomkoppen in uw adressenlijst weergegeven. U kunt elk gewenst item in deze lijst als veld in uw hoofddocument invoegen. [Opmerking voor de cursusleider:deze dia en de vorige dia zijn gelijk aan de voorafgaande dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze twee dia's gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder deze twee dia's of de dia met de animatie voordat u de presentatie weergeeft.] Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Voorbeeld Nadat u alle inhoud en velden aan het hoofddocument hebt toegevoegd, kunt u controleren hoe de samengevoegde documenten er uitzien Als u onder aan de wizard op Volgende klikt om naar de volgende stap te gaan wordt het eerste samengevoegde document automatisch weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Voorbeeld Afhankelijk van hoe het eerste document er uitziet, beschikt u vervolgens over een aantal keuzemogelijkheden: Als u niet tevreden bent over het document, klikt u onder aan de wizard op Vorige. Hiermee keert u terug naar de vorige stap en kunt u velden toevoegen of verwijderen, velden vergelijken of andere wijzigingen aanbrengen om ervoor te zorgen dat de gegevens op de juiste manier worden weergegeven. Als het document er goed uitziet, klikt u boven aan de wizard op de knop met de dubbele pijl naar rechts om nog enkele andere samengevoegde documenten te bekijken, zoals in de afbeelding is weergegeven. Tip: als u het voorbeeld van een samengevoegd document bekijkt en u nog steeds velden en dubbele punthaken ziet in plaats van de waarden voor deze velden, klikt u op Voorbeeld van het resultaat op het tabblad Verzendlijsten. Met de opdracht Voorbeeld van het resultaat geeft u niet alleen de afzonderlijke samengevoegde documenten weer, maar schakelt u ook tussen de weergave van de veldcodes en de weergave van de waarden. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Mail merge I: Use mail merge for mass mailings
Voorbeeld Afhankelijk van hoe het eerste document er uitziet, beschikt u vervolgens over een aantal keuzemogelijkheden: Als u een voorbeeld van een samengevoegd document voor een bepaalde geadresseerde wilt bekijken, klikt u op Een geadresseerde zoeken om naar die persoon te zoeken. Terwijl u de documenten doorloopt, kunt u elke gewenste persoon van de samenvoeging uitsluiten door op Geadresseerde uitsluiten. Houd er rekening mee dat u een geadresseerde alleen uitsluit van de uiteindelijke samenvoeging. U verwijdert hiermee geen gegevens uit de adressenlijst. Als u bij het bekijken van de voorbeelden ontdekt dat er bepaalde geadresseerden in de samenvoeging zijn opgenomen die u daarin eigenlijk niet wilt opnemen, klikt u op Adressenlijst bewerkenom het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen te openen. U kunt in dit dialoogvenster de adressenlijst beperken, zoals al eerder is beschreven. Mail merge I: Use mail merge for mass mailings

Samenvoeging voltooien
Als u tevreden bent over de voorbeelden van de samengevoegde documenten, kunt u de eindresultaten afdrukken. Klik op Afdrukken om het dialoogvenster Samenvoegen naar printer te openen. Laatste wijzigingen aanbrengen? Als u de resultaten nog eenmaal wilt controleren of als u bepaalde enveloppen wilt wijzigen, klikt u op Afzonderlijke enveloppen bewerken in de wizard. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Als u tevreden bent over de voorbeelden van de samengevoegde documenten, kunt u de eindresultaten afdrukken. Klik op Afdrukken om het dialoogvenster Samenvoegen naar printer te openen. Hierdoor wordt er een afzonderlijk uitgebreid Word- document gemaakt dat alle enveloppen bevat. Nadat u de enveloppen in dit uitgebreide document hebt gecontroleerd of gewijzigd, kunt u ze onmiddellijk afdrukken. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Als u tevreden bent over de voorbeelden van de samengevoegde documenten, kunt u de eindresultaten afdrukken. Klik op Afdrukken om het dialoogvenster Samenvoegen naar printer te openen. U kunt ook het document opslaan en de enveloppen later afdrukken. Als u de wijzigingen die u in de afzonderlijke enveloppen hebt aangebracht, wilt bewaren, moet u dit document opslaan. Let op: als u een reeks samengevoegde berichten maakt, moet u deze berichten zorgvuldig controleren voordat u de samenvoeging voltooit. U hebt namelijk niet de mogelijkheid om een afzonderlijk uitgebreid document met berichten te maken. Nadat u in de wizard op Elektronische post hebt geklikt en hebt opgegeven welke kolom in de adressenlijst de adressen van de geadresseerden bevat, worden de berichten verzonden. Dit uitgebreide document staat los van het hoofddocument en is groter dan het hoofddocument. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Een samenvoegbewerking annuleren of hervatten
Als de samenvoegbewerking nog niet is voltooid, kunt u de bewerking op elk gewenst moment annuleren. U annuleert een samenvoegbewerking door het document te sluiten zonder de wijzigingen op te slaan. Het document en de verbinding met de adressenlijst worden dan verwijderd. Als u echter tijdelijk wilt stoppen met de samenvoegbewerking en als u deze later wilt hervatten, slaat u het hoofddocument op. Door het hoofddocument op te slaan, blijft de verbinding met de adressenlijst behouden. Als u het hoofddocument opslaat, worden ook de verbinding met de adressenlijst en de velden die u aan het document hebt toegevoegd, opgeslagen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Een samenvoegbewerking annuleren of hervatten
Als de samenvoegbewerking nog niet is voltooid, kunt u de bewerking op elk gewenst moment annuleren. Wanneer u het document opnieuw opent, wordt gevraagd of u de verbinding met de adressenlijst wilt behouden. Klik op Ja om de samenvoegbewerking te hervatten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Samenvoegbewerkingen uitvoeren met het lint
Hebt u gezien dat de opdrachten op het tabblad Verzendlijsten beschikbaar worden als u de stappen in de wizard volgt? Ook met het lint kunt u op eenvoudige wijze een samenvoegbewerking uitvoeren. Dit proces komt vrijwel overeen met de stappen in de wizard. Met het lint hebt u echter toegang tot meer functies, zoals de functie voor automatische controle, waarmee u kunt controleren of er fouten zijn voordat u de samenvoegbewerking uitvoert. Het lint biedt ook geavanceerde functies, waarmee u bijvoorbeeld acties of berekeningen in het hoofddocument kunt uitvoeren met behulp van velden. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De opdrachten op het tabblad Verzendlijsten zijn verdeeld in de volgende vier groepen: Afdruk samenvoegen starten: dit is het beginpunt, waarbij u een documenttype kiest en u vervolgens de adressenlijst selecteert, maakt of bewerkt. Velden beschrijven en invoegen. : hiermee kunt u de samenvoegvelden invoegen, de velden koppelen en acties in uw documenten uitvoeren met behulp van Regels. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

De opdrachten op het tabblad Verzendlijsten zijn verdeeld in de volgende vier groepen: Voorbeeld van het resultaat: hiermee kunt u de afzonderlijke samengevoegde documenten weergeven en de functie voor automatische foutcontrole uitvoeren. Voltooien: hiermee kunt u de samenvoegbewerking voltooien en de afzonderlijke documenten in één uitgebreid document invoegen, of de documenten afdrukken of elektronisch verzenden. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Aanbevolen oefeningen
De wizard Afdruk samenvoegen openen en het hoofddocument instellen. Verbinding maken met de adressenlijst en opgeven welke personen u een mailing wilt sturen. Inhoud typen en velden invoegen. Voorbeelden van samengevoegde enveloppen weergeven en velden vergelijken. De samenvoeging voltooien. [Opmerking voor de cursusleider: als u Word 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Word-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Word 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Word 2007 vereist) Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 3, vraag 1 Hoe opent u de wizard Afdruk samenvoegen? (Kies één antwoord.) Klik op de Microsoft Office-knop en klik vervolgens op Opties voor Word. Klik op het tabblad Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten. Klik op het tabblad Invoegen op Snelonderdelen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 3, vraag 1: antwoord Klik op het tabblad Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 3, vraag 2 Hoe kunt u een persoon uitsluiten van een samenvoegbewerking? (Kies één antwoord.) Door alle gegevens van die persoon uit de adressenlijst te verwijderen. Door het document dat aan die persoon is geadresseerd, te verwijderen wanneer u voorbeelden van de samengevoegde documenten weergeeft. Met behulp van de selectievakjes die in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 3, vraag 2: antwoord Met behulp van de selectievakjes die in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden weergegeven. In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen kunt u opgeven welke personen u in de samenvoegbewerking wilt opnemen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 3, vraag 3 Wanneer u een voorbeeld van de documenten weergeeft, is de samenvoegbewerking voltooid en kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Test 3, vraag 3: antwoord Onwaar. U kunt voorbeelden weergeven om de samengevoegde documenten te controleren voordat de samenvoegbewerking wordt voltooid. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het uitvoeren van een samenvoegbewerking in Microsoft Office Word U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst heen typen. U kunt dit tekstvak ook verwijderen als u deze tekst niet wilt gebruiken. Animaties: deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossen en Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Adobe Flash-animatie bevat: als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX-besturingselement (Shockwave Flash Object) op uw computer registreren. Hiervoor downloadt u de nieuwste versie van de Adobe Flash Player van de Adobe-website. Waarschuwing over het opslaan van de Flash-animaties: de Flash-animaties kunnen worden afgespeeld in versies tot PowerPoint Als u deze sjabloon echter in PowerPoint 2007 wilt opslaan, slaat u deze op naar de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.PPT) of PowerPoint sjabloon (*.POT). (U ziet de bestandstypen in het dialoogvenster Opslaan als naast Opslaan als type.) Als u de sjabloon in een PowerPoint 2007-bestandsindeling opslaat, zoals PowerPoint-presentatie (*.PPTX) of PowerPoint-sjabloon (*.POTX), blijven de animaties niet behouden in het opgeslagen bestand. Diaovergangen: tijdens de hele voorstelling wordt de overgang Wissen naar beneden toegepast. Als u een andere diaovergang wilt gebruiken, gaat u naar het menu Diavoorstelling, klikt u op Diaovergang en gaat u aan de slag met de opties die worden weergegeven. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de Snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Let op: u moet over Word 2007 beschikken om de oefensessies te kunnen bekijken. Als u niet over Word 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet oproepen. Kopteksten en voetteksten: de sjabloon bevat een voettekst met de titel van de cursus. U kunt de voetteksten wijzigen of verwijderen via het dialoogvenster Koptekst en voettekst (dat u opent via het menu Beeld). DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.

Microsoft® Office Word 2007-cursus

Verwante presentaties

Presentatie over: "Microsoft® Office Word 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback

Inloggen

Inloggen via een sociaal netwerk:

Microsoft® Office Word 2007-cursus

Verwante presentaties

Presentatie over: "Microsoft® Office Word 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback