Plaats – en tijdsonafhankelijk werken HR-netwerk 18 juni 2014

Presentatie over: "Plaats – en tijdsonafhankelijk werken HR-netwerk 18 juni 2014"— Transcript van de presentatie:

1 Plaats – en tijdsonafhankelijk werken HR-netwerk 18 juni 2014

2 9u15 – 9u45 Toelichting OZB PTOW - Charlotte Van den Bossche
9u45 – 10u45 Praktijkcases                 Case Afschaffen prikplicht - Birgit Van Damme, departement EWI                 Case Doelstellingenmanagement - Anne Delarue, departement BZ               - Case Plaatsonafhankelijk werken - Vicky Van den Berge, agentschap BB 10u45 – 11u00 Ondersteuningsaanbod PTOW - Gerda Serbruyns 11u00 – 11u30 Pauze 11u30 – 12u30 Panelgesprek (facilitator Guy Geerens) Panel: Xavier Suykens, Matthias Roman, Ivo Francis, Els Cornelis, Gerda Serbruys, en Charlotte Van den Bossche 12u Netwerklunch

3 1. Toelichting OZB PTOW Kader 1.1. Filosofie 2. Principes
1.2. Definities en Toepassingsgebied 1.3. Totstandkoming 2. Principes 3. Wat verandert niet? 4. Basisdocumenten

4 1. Kader 1.1 Filosofie plaats- en tijdsonafhankelijk werken (1/5)
Ambitie VO = flexibele en dynamische werkgever; Traditie binnen VO: inzetten op nieuwe arbeidsvormen (bijvoorbeeld telewerk sinds 2006)

5 1. Kader 1.1 Filosofie PTOW – grafiek (2/5)

6 1. Kader 1.1 Filosofie PTOW (3/5)
Nieuwe OZB: telewerken evolueren naar plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) Inspelen op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen Concept HNW – principes: - diversiteit van werkplekken - afstemming van de werkplekinrichting op de activiteit - geen vaste toewijzing werkplekken aan personeelsleden - mogelijkheden tot PTOW

7 1. Kader 1.1 Filosofie PTOW (4/5)
Focus = leveren van prestaties en het behalen van resultaten Evolueren naar prestatiebeoordeling Prikklok = instrument tijdsregistratie, geen meting effectieve prestaties => afbouwen Focus = niet langer op aanwezigheid op het werk Doelstellingenmanagementsysteem, VO breed, aansluiten bij PLOEG cyclus – Presentatie Ann Delarue

8 1. Kader 1.1 Filosofie PTOW (5/5)
Focus = Continuïteit garanderen van de dienstverlening en de bereikbaarheid van de dienst voor klanten Cruciaal = goede afspraken tussen leidinggevenden en personeelsleden over inzet en resultaten Focus = niet langer op aanwezigheid op het werk

9 1. Kader 1.2 Definities PTOW (1/3)
Plaatsonafhankelijk werken = werken op om het even welke plaats die voor arbeid geschikt is. Personeelsleden kunnen op verschillende plaatsen werken.

10 1. Kader 1.2 Definities PTOW (2/3)
Tijdsonafhankelijk werken = werken zonder dat het personeelslid gebonden is aan een werkrooster, waarbij niet de uren waarop het personeelslid werkt, van belang zijn, maar wel het resultaat dat het personeelslid behaalt.

11 1. Kader 1.2 Toepassingsgebied PTOW (3/3)
Alle personeelsleden van de diensten van de Vlaamse overheid (DVO), zoals gedefinieerd in het VPS van 13 januari 2006 Niet: De Lijn, VRT, …

12 1. Kader 1.3 Totstandkoming OZB PTOW
Traject opgestart sinds mei 2013; - Via co creatie met verschillende partners binnen het beleidsdomein Bestuurszaken (afdeling HR en organisatieontwikkeling, afdeling regelgeving, afdeling Preventie en Bescherming, dienst Diversiteitsbeleid, het Facilitair Bedrijf, het Agentschap voor Overheidspersoneel), en het Agentschap voor Onderwijsdiensten; Advies SOPO (28 mei en 25 juni 2013); OKA P&O (26 juni 2013) het CAG (1 juli 2013); Taaladvies (28 juni 2013); Sectorcomité XVIII: 13 maart 2014 en 28 april 2014 Protocol van akkoord (met opmerkingen); Mededeling VR 16 mei 2014; Inwerkingtreding OZB PTOW: 1 juni 2014; Implementatie PTOW: transitietraject voorzien van 1,5 jaar tot 3 jaar, uiterlijk eind 2020.

13 2. Principes OZB PTOW (1/5) OZB PTOW: vastleggen algemene kader Maatwerk mogelijk voor de entiteiten bij de implementatie OZB NIEUW: onderscheid tussen occasioneel en structureel telewerk verdwijnt -Entiteitseigen beleid PTOW op het EOC; -Rekening houden met personeelsleden met specifieke behoeften omwille van handicap of chronische ziekte; -Indien nodig: aanpassingen AR.

14 2. Principes OZB PTOW (2/5) Zo veel mogelijk PTOW
In principe = alle personeelsleden NIEUW: Geen expliciet akkoord van de lijnmanager of voorafgaande schriftelijke overeenkomst nodig Mogelijkheid tot motivatie waarom bepaalde functiehouders behorende tot een bepaalde functie(groep) niet in aanmerking komen voor PTOW (volg – of verklaarprincipe)

15 2. Principes OZB PTOW (3/5) - Mogelijkheid tot intrekken of weigeren van PTOW omwille van organisatorische, financiële of competentie- gebonden redenen of bij vaststelling van misbruik. - Geen verplichting om thuis te werken.

16 2. Principes OZB PTOW (4/5) Principe van zelfroosteren = Vrijheid voor de personeelsleden die kunnen PTOW om i- te bepalen op welke plaats (die voor arbeid geschikt is) ze werken; ii- op welk tijdstip zij werken. ! niet de uren zijn van belang maar wel het resultaat -Principe zelfroosteren niet onbeperkt

17 2. Principes OZB PTOW (5/5) Entiteiten nemen alle barrières weg bij implementatie PTOW

18 3. Wat verandert er niet (1/3)
Het privégebruik van de middelen die de entiteit ter beschikking stelt; Geen maaltijdvergoeding, of een vergoeding van reiskosten bij PTOW; De kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de gebruikte middelen en gegevens zijn voor rekening van de entiteit, behalve bij bedrog, zware fout of veel voorkomende lichte fout van het personeelslid; Onderzoek van de werkplek door de preventieadviseurs mits voorafgaandelijke afspraak met het personeelslid;

19 3. Wat verandert er niet (2/3)
De regeling met betrekking tot de ziektecontrole

20 3. Wat verandert er niet (3/3)
De regeling met betrekking tot de arbeidsongevallenverzekering

21 4. Basis documenten Visienota HNW - OZB PTOW
- OZB PTOW

22 9u15 – 9u45 Toelichting OZB PTOW - Charlotte Van den Bossche
9u45 – 10u45 Praktijkcases                 Case Afschaffen prikplicht - Birgit Van Damme, departement EWI                 Case Doelstellingenmanagement - Anne Delarue, departement BZ               - Case Plaatsonafhankelijk werken - Vicky Van den Berge, agentschap BB 10u45 – 11u00 Ondersteuningsaanbod PTOW - Gerda Serbruyns 11u00 – 11u30 Pauze 11u30 – 12u30 Panelgesprek (facilitator Guy Geerens) Panel: Xavier Suykens, Matthias Roman, Ivo Francis, Els Cornelis, Gerda Serbruys, en Charlotte Van den Bossche 12u Netwerklunch

23 Plaats- en tijdsonafhankelijk werken
    Plaats- en tijdsonafhankelijk werken bij het departement Economie, Wetenschap en Innovatie… … prikken of niet prikken ? … telewerken of naar kantoor sporen ? Birgit Van Damme Juni 2014

24 Het departement Economie, Wetenschap en Innovatie
telt momenteel 124 personeelsleden; is gehuisvest in het Ellipsgebouw te Brussel; heeft geen buitendiensten; werkt in een open kantooromgeving. staf en 5 afdelingen tellen elk 12 à 50 personen. doet overwegend klassiek kantoorwerk: kerndepartement: beleidsvoorbereiding, monitoring en –evaluatie; managementondersteunende diensten: administratie. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

25 Wat zegt de nieuwe omzendbrief?
Tijdsonafhankelijk werken: werken zonder dat het personeelslid gebonden is aan een werkrooster, waarbij niet de uren waarop het personeelslid werkt, van belang zijn, maar wel het resultaat dat het personeelslid behaalt. …dienstverlening centraal stellen en houden..(kernaspect van het Nieuwe Werken) Voor een succesvolle invoering is het belangrijk dat de leidinggevende goede afspraken maakt met de personeelsleden over de inzet om prestaties te leveren en resultaten te behalen…personeelsleden zijn autonoom verantwoordelijk en inzetbaar en in ruil daarvoor geeft de entiteit aan het personeelslid de mogelijkheid en het vertrouwen om te werken op de plaatsen en tijdens de uren die daartoe geschikt zijn. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

26 Wat zegt de nieuwe omzendbrief?
Een prikklok is een instrument voor tijdsregistratie en meet niet de effectieve prestaties van een personeelslid. Entiteiten worden opgeroepen om…de prikklok zoveel mogelijk gedeeltelijk of geheel af te bouwen. Door het gebruik van zelfroosteren hebben personeelsleden in principe de vrijheid om zelf hun uren te bepalen, waarbij ze rekening houden met de beschikbaarheid of bereikbaarheid die de entiteit vraagt. Samen garanderen ze de continuïteit van de dienstverlening en de bereikbaarheid van de dienst voor de klanten door afgesproken servicetijden te respecteren. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

27 Prestaties versus ‘uren kloppen’
De omzendbrief legt de nadruk op prestaties en output, meer dan op het op een geregistreerd moment ‘aanwezig zijn in een bepaalde ruimte’. Tijdsregistratie garandeert geen efficiënte aansturing op resultaten en inschatting/evaluatie van prestaties en output. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

28 Opheffing van de prikplicht (2007)
Maatschappelijke tendens naar ‘afrekenen op resultaten in plaats van op het aantal gepresteerde uren’. Cultuur van vertrouwen, openheid en integriteit versterken. Administratieve vereenvoudiging (winst voor personeelslid én administratie)! Niet alle collega’s prikten… (hogere graden, buitendiensten,…): quid gelijke behandeling? Momenteel gebruiken nog slechts 3 personeelsleden (2,4 %) van het departement EWI de prikklok. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

29 Voorwaarden en principes (1)
Gelijktijdigheid en Vrijwilligheid: Op hetzelfde moment voor alle personeelsleden die prikten opgeheven wie wilde blijven prikken, kon dit doen. Verantwoordelijkheid van de leidinggevende: Het is de leidinggevende die – ook op de werkvloer – coacht, aanstuurt en afrekent op resultaten, veeleer dan op arbeidstijd of aanwezigheid. Wie lang op kantoor aanwezig is, werkt daarom nog niet hard… Omkeerbaarheid: Bij dysfunctie kan een personeelslid verplicht worden om (opnieuw) te prikken. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

30 Voorwaarden en principes (2)
Permanentie: de dienstverlening staat centraal Om de dienst te verzekeren worden de stamtijden alleszins behouden: iedereen is verplicht aanwezig tussen 9u15 en 11u45 en 13u45 en 16u en presteert gemiddeld 7u36. Billijkheid en Zelfroostering/Zelfsturing Iedereen registreert aan/afwezigheden in Vlimpers/de Outlook kalender er wordt van iedereen een constructieve en realistische houding verwacht; anderzijds zorgt sociale controle voor een zeker evenwicht. Aansturing Het evaluatiesysteem PLOEG zorgt voor goede afspraken (planning) en zorgt ervoor dat problemen en dysfuncties ter sprake worden gebracht en bijgestuurd (evaluatiegesprekken, opvolging…). Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

31 Arbeidstijdregeling EWI
In arbeidsreglement Specifieke werktijdregeling Alle personeelsleden kunnen eenzijdig op hun verzoek vrijgesteld worden van prikken. Alle vrijgestelde personeelsleden kunnen op ieder ogenblik hun beslissing herzien en terug opnieuw prikken. Een mededeling hiervan gebeurt aan de lijnmanager en de personeelsdienst. Afhankelijk van de behoeften van de dienst kan de lijnmanager, na overleg in het bevoegde overlegcomité, aan een aantal personeelsleden een specifieke werktijdregeling opleggen.   Dit is onder meer het geval voor de personeelsleden van niveau C en D voor de organisatie van het onthaal van bezoekers (zie bijlage 4). Voor de chauffeur van de secretaris-generaal geldt een specifieke werktijdregeling in overleg met de secretaris-generaal. Het bevoegde overlegcomité kan evenwel geen nieuwe voordelen of compensaties opleggen die strijdig zijn met de statutaire bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. Bij deze uitzonderlijke werktijdregeling kunnen onder meer verplichtingen worden opgelegd om sommige vaste uren te presteren binnen de glijtijden; andere glijtijden worden opgelegd en vaste dienstroosters worden opgelegd. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

32 Hoe aansturen op resultaten ?
Onze functiebeschrijvingen zijn realistisch en concreet: zo weet iedereen wat verwacht wordt. Elk jaar wordt voor iedereen een individuele planning opgesteld, met concrete doelstellingen (incl. timing, op te leveren producten,…). Deze individuele doelstellingen zijn gekaderd in de strategische en operationele doelen van het departement en het jaarlijks ondernemingsplan. De individuele doelstellingen worden het volgende jaar geëvalueerd, en indien nodig tussentijds. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

33 Een opvallende parallel: telewerk
EWI heeft ook telewerk ingevoerd. Eigenlijk gelden hier dezelfde normen: vertrouwen; openheid en integriteit. Op vrijwillige basis, voor alle functies waar dit verantwoord is, m.a.w. waar concrete afspraken over output mogelijk zijn; na aanvraag en op goedkeuren van de directieraad. Op basis van een ondertekend afsprakenkader tussen leidinggevende en medewerker. Aansturing op resultaten en output via duidelijke afspraken en controle. Enkel mogelijk als je minstens 80% werkt. Max. 1 dag per week, niet op maandag, en mits flexibele omgang met je telewerkdag, het dienstbelang en de permanentie primeren. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

34 Arbeidstijdregeling EWI
Huidige visie In principe gelden de stamtijden. In het kader van een goede afstemming tussen privéleven en werk zijn wel korte pauzes mogelijk, mits de globale bereikbaarheid is gewaarborgd. De agenda wordt hiertoe maximaal aangevuld. Verplichte bereikbaarheid via en telefoon tijdens de stamtijden. s van leidinggevenden worden ten laatste een half uur na ontvangst behandeld. Verplichte aanvraag (2 dagen vooraf) en registratie via het Vlimperssysteem en verplichte zelfroostering in de Outlook agenda met vermelding van je gsm nummer. Er wordt afgesproken met de leidinggevende welke documenten mogen meegenomen worden De leidinggevende kan beslissen om het telewerk stop te zetten. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

35 Toekomstige visie en traject
Aftoetsing van de entiteitseigen visie en beleid aan de nieuwe omzendbrief. Nieuwe denkwijze en terminologie/afschaffen van de begrippen structureel-occasioneel telewerk. Verhogen van het aantal telewerkdagen? Prikklok afschaffen? Andere servicetijden/dienstpermanentie? Opname van het concept HNW in het preventieplan. Alle personeelsleden/-functies komen principieel in aanmerking voor PTOW tenzij de lijnmanager motiveert waarom niet. Digitale registratie van elk personeelslid dat niet in aanmerking komt voor PTOW. … Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

36 Een opvallende parallel: telewerk (2)
Een enquête rond ‘anders werken’ op kantoor en telewerk bij de EWI-personeelsleden in januari-februari 2010 wees het volgende uit: Respons: van de 119 rondgedeelde formulieren werden er 88 ingevuld ingediend (74 %). 59 respondenten maakten zich als telewerker kenbaar (67 %). Conclusie: telewerk wordt zowel door personeelsleden als leidinggevenden als zeer positief ervaren en vormt een tegengewicht tegen de negatieve aspecten van werken in de open kantooromgeving. (concentratiestoornissen, lawaaihinder…). Een opmerkelijke gelijkenis tussen de perceptie van personeelsleden en management ! Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

37 Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (1)
Doordat ik thuiswerk…kan ik mijn werk meer zelf organiseren. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

38 Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (2)
Doordat ik thuiswerk…ben ik meer gemotiveerd. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

39 Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (3)
Doordat ik thuiswerk…is mijn productiviteit gestegen. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

40 Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (4)
Hoewel ik thuiswerk…... kan mijn chef mijn werk voldoende opvolgen. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

41 Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (5)
Ik maak duidelijke afspraken met mijn chef over wat ik thuis ga doen. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

42 Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (6)
Mijn chef stuurt mij veeleer aan op resultaten dan op tijdsbesteding. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

43 Arbeidstijdregeling EWI
Algemene conclusies Het afschaffen van de verplichte tijdsregistratie en het invoeren van telewerk staan of vallen met… Vertrouwen. Aanvaard dat een personeelslid veel autonomer is in zijn of haar tijdsbesteding. Kan je deze basishouding niet opbrengen, doe het dan niet of beperk je tot een proefproject. Efficiëntie. Waak over permanentie en ‘aanspreekbaarheid’ van het team. Sta thuiswerk enkel toe voor takenpakketten die zich ertoe lenen. Vat de afspraken samen in een contract. Opvolging. Schep duidelijkheid over verwachtingen en timing van resultaten, op de werkvloer én thuis. Terugkoppeling. Waardeer of geef kritiek, stuur bij indien nodig. Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

44 Arbeidstijdregeling EWI
Vragen ? Mei 2014 Arbeidstijdregeling EWI

45 Sturen op prestaties Praktijkcase binnen het Departement Bestuurszaken Anne Delarue

46 Overzicht van de presentatie
Introductie: Het Nieuwe Werken binnen DBZ Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning Integratie in de individuele prestatiemanagement-cyclus Leerpunten Naar een geïntegreerd doelstellingenmanagement voor de VO

47 1. Introductie: Het Nieuwe Werken binnen DBZ
Departement BZ: 256 personeelsleden 9 Afdelingen/diensten (incl. MOD) Opdracht: Uitwerken, opvolgen en evalueren van het beleid inzake bestuurszaken ter ondersteuning van de minister Huisvesting: grotendeels in het Boudewijngebouw

48 1. Introductie: Het Nieuwe Werken binnen DBZ
Prikklok in de meeste afdelingen afgeschaft Open kantooromgeving, geen vaste werkplekken, clean desk principe In 2012: 32% 30 dagen of meer telewerk 40% dagen telewerk 28% geen enkele dag telewerk Gebruik van ondersteunende ICT-toepassingen (ikv prestatiemeting en informatiebeheer)

49

50 What about The wall The tabel and chairs The glass wall? They breath our values

51 Believe it or not but these workplaces are in the same building, even the the same tower.
And we share the same values !!

52 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Verschillende toepassingen ondersteunen de resultaatgerichte werking binnen DBZ: Prestatiemanagementsysteem PITA/MODO (zie verder) Digitalisering van procesflows (dossieropvolging en volume-indicatoren) Document Management Systeem

53 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Wat is PITA/MODO? PITA = ProjectInformatie en TijdsAdministratie Registratiemodule waarin medewerkers projecten kunnen beheren, de stand van zaken kunnen rapporteren, (eventueel) tijd kunnen registreren MODO = MOnitoring van DOelstellingen Dashboard dat toelaat aan verschillende doelgroepen (management, medewerkers, kabinet) om steeds een actueel zicht te hebben op doelstellingen, projecten, acties, indicatoren,… en dit volgens verschillende invalshoeken + overeenkomstige rapportering MODO wordt permanent gevoed met data vanuit PITA

54 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Waarom PITA/MODO? gezamenlijke strategische focus samenhang tussen doelstellingen overzicht over geheel consistente formulering meetbare doelstellingen, resultaatgerichtheid overleg, prioritisering vlottere rapportering 54 18 juni 2014

55 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe is PITA/MODO opgezet? 1) Optimale integratie van de beleids- en de beheerscyclus 2) Opbouw van een doelstellingencascade: - strategisch – operationeel niveau - beleidsdomein– departement – afdeling – medewerker 3) Het CAF-model als strategisch kader om alle doelstellingen, activiteiten en prestatieresultaten van het departement te structureren en te integreren 55 18 juni 2014

56 Integratie van de beleids- en beheerscyclus
Vijfjaarlijkse cyclus Jaarlijkse cyclus Beleidscyclus - Regeerakkoord - Beleidsnota Beleidbrief Beheerscyclus - Managementovereenkomst - Ondernemingsplan Actieplan organisatie-beheersing Financiële cyclus Meerjarenbegroting Begroting + memorie van toelichting HRM-cyclus - Planningsdocument leidend ambtenaren - PLOEG-cyclus medewerkers 56 18 juni 2014

57 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe is PITA/MODO opgezet? Online- applicatie: van ‘overal’ toegankelijk Rollen/rechten systeem gekoppeld aan log in Niveau van detail is technisch onbeperkt: flexibiliteit voor de afdelingen hoe ze hier mee omgaan Invoer gebeurt slechts 1 keer, op 1 plaats (“single version of truth”) – voor elke doelstelling en voor elk project/taak/actie is één verantwoordelijke aangeduid Rapportering kan tot 6 maanden gecorrigeerd/aangevuld worden Dagelijks 2 laadmomenten vanuit PITA naar MODO 18 juni 2014

58 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe is PITA/MODO opgezet? • ‘Kwalitatieve’ doelstellingen (projecten/acties/taken) Opgevolgd volgens een stand van zaken tov een vooropgestelde timing Maandelijkse invoer (kleurcode + opmerkingen) door de projectbeheerder via invoermodule PITA ‘Kwantitatieve’ doelstellingen (processen, prestatieresultaten) Opgevolgd dmv actuele (berekende) waarden tov doelwaarden Veelal actuele waarden in andere bronsystemen (bv. financiële indicatoren, SLA’s , ziekteafwezigheid, brutoVTE,…) Rechtstreekse koppeling van bronsysteem naar MODO (via ETL) 58 18 juni 2014

59 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe ziet PITA/MODO er uit? 59 18 juni 2014

60 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe ziet PITA/MODO er uit? 60 18 juni 2014

61 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe ziet PITA/MODO er uit? 61 18 juni 2014

62 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe ziet PITA/MODO er uit? 62 18 juni 2014

63 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe ziet PITA/MODO er uit? 63 18 juni 2014

64 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe ziet PITA/MODO er uit? 64 18 juni 2014

65 18 juni 2014

66 18 juni 2014

67 18 juni 2014

68 18 juni 2014

69 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe wordt PITA/MODO gebruikt? • Begin van het jaar: opmaak van de planning, invoer van doelstellingen uit beleidsbrief/ondernemingsplan, medewerkers zorgen dat al hun projecten in PITA zijn opgenomen en aangevuld (projectplanning, medewerkers gekoppeld,…) Maandelijks actualiseren van de status (kleurcode + duiding) Tussentijds bijhouden van projectinformatie en projectmanagement (o.a. business case, project plan,…) Eventueel: tijdsregistratie (en eventueel planning) per week Einde van het jaar: invoeren van globale jaarevaluatie (kleurcode + duiding) op niveau van doelstellingen en projecten 69 18 juni 2014

70 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Door wie wordt PITA/MODO gebruikt? 58 % van de personeelsleden van DBZ gebruikt de toepassing actief als ‘projectbeheerder’. Het gaat vooral om beleids- en organisatieondersteunende functies die projectmatig werken, kleiner aandeel bij uitvoerende functies (bv. dossierbehandelaars, verpleging,…). Gebruik van PITA voor de planning/opvolging van projecten door het projectbureau van DBZ Gebruik van het dashboard in directiecomité, teamoverleg, functioneringsgesprekken, overleg met kabinet, … Standaardrapportering voorzien ikv verplichte rapportering (beleidsnota, ondernemingsplan, PLOEG,…) 70 18 juni 2014

71 2. Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning
Hoe wordt gebruik van PITA/MODO ondersteund? • Intensieve toelichting/begeleiding na implementatie van de toepassing in 2010 Handleidingen Functionele en technische helpdesk ‘Super user’ per afdeling Inzetten op ondersteuning van het management Onderdeel van het onthaalbeleid voor nieuwe medewerkers 71 18 juni 2014

72 3. Integratie in de prestatiemanagement-cyclus
Opmaak van de doelstellingencascade Beloning: Functioneringstoelage (FUTO) Planning: Bepalen van individuele doelstellingen en resultaten Evaluatie 01 Kwartaalrapportering Q4 12 02 Kwartaalrapportering Q1 03 11 PRESTATIE MANAGEMENT Loopbaan check point 10 04 Talentmanagement Bespreken van loopbaan- aspiraties Evaluatie van de competenties Uitwerken van een ontwikkel- programma 1 05 09 Kwartaalrapportering Q3 08 06 07 Kwartaalrapportering Q2 Functioneringsgesprek 18 juni 2014 72

73 Gebruik van PITA/MODO ikv PLOEG-cyclus
73 18 juni 2014

74 4. Leerpunten Prestatiemanagement is meer dan monitoring
Effectief gebruik in de planningscyclus (van organisatie tot individu) is kritieke succesfactor Vraagt resultaatgericht, coachend leidinggeven Belangrijk om het juiste ‘niveau’ te vinden – risico om te verdrinken in details Aandacht voor cultuurverandering is cruciaal – vergt vertrouwen maar ook verantwoordelijkheid Wacht niet op perfectie – je leert door het te doen 74 18 juni 2014

75 5. Naar een geïntegreerd doelstellingenmanagement voor de VO
Eind 2013 ging het CAG akkoord met de opstart van een VO-breed project rond doelstellingenmanagement Het project is gericht op 3 resultaatsblokken: taxonomie, richtlijnen voor beleids- en beheersinstrumentarium en technische oplossing 1 Monitoringstoepassing als alternatief voor VO-brede monitoring van aantal overkoepelende plannen, maar die ook toelaat om volledige cascade van een entiteit op te volgen (tot op niveau van acties van individuele medewerkers) Obv open offertevraag is gekozen voor toepassing pmProjectTeam (TenForce/Cegeka) Meer informatie: doelstellingenmanagement Wordt vervolgd… 75 18 juni 2014

76 Vragen? 76 18 juni 2014

77 Contactgegevens anne.delarue@bz.vlaanderen.be (0486 880913)
Departement Bestuurszaken Afdeling Coördinatie Boudewijnlaan 30 – bus 30 1000 Brussel 77 18 juni 2014

78 Plaats- en tijdsonafhankelijk werken HR-deelnetwerk 18 juni 2014
Vicky Van den Berge Afdelingshoofd ABB Oost-Vlaanderen

79 Situatie binnen ABB Oost-Vlaanderen
Vóór 10 juni: Provinciehuis als werkplek Aparte bureaus Ieder zijn vaste werkplek Veel papier Personeel verspreid over verschillende verdiepingen Telewerk: ad hoc & proefproject binnen 1 team Verhuis naar VAC Gent = echte aanleiding om werk te maken van “samen anders werken” en van “telewerken” (plaats-onafhankelijk werken)

80

81 Traject verhuis naar VAC Gent

82 Telewerk binnen traject verhuis naar VAC Gent
Workshop met de leidinggevenden Met ondersteuning van AgO (Gerda Serbruyns) Baseline: “vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen”

83 Telewerk binnen traject verhuis naar VAC Gent
Doel van de workshop: Stilstaan bij de rol van leidinggevenden bij telewerk Opmaak afsprakenkader telewerken Spreken over de 4 leiderschapsrollen

84 Van telewerk naar plaats-onafhankelijk werken
Met omzendbrief PTOW in vooruitzicht Eigen leidraad plaats-onafhankelijk werken voor ABB Gebaseerd op principes omzendbrief PTOW Starten met plaats-onafhankelijk werken ABB = piloot voor “Het Nieuwe Werken” > tijdsonafhankelijk werken

85 Principes leidraad POW binnen ABB
De taken lenen zich tot telewerk Competentieprofiel Plaats-onafhankelijk werken Telewerken thuis Werken in satellietkantoor Werken op een andere werkplaats die geschikt is voor arbeid Voorzieningen Geen extra vergoedingen Beëindigen plaats-onafhankelijk werken

86 Principes leidraad POW binnen ABB
Afspraken Bereikbaarheid tijdens plaats-onafhankelijk werken Agenda en Outlook Opvolgen van de resultaten Omgaan met documenten Ingeval van technische problemen Checklist voor leidinggevende en voor telewerker

87 En in de praktijk …

88

89 9u15 – 9u45 Toelichting OZB PTOW - Charlotte Van den Bossche
9u45 – 10u45 Praktijkcases                 Case Afschaffen prikplicht - Birgit Van Damme, departement EWI                 Case Doelstellingenmanagement - Anne Delarue, departement BZ               - Case Plaatsonafhankelijk werken - Vicky Van den Berge, agentschap BB 10u45 – 11u00 Ondersteuningsaanbod PTOW - Gerda Serbruyns 11u00 – 11u30 Pauze 11u30 – 12u30 Panelgesprek (facilitator Guy Geerens) Panel: Xavier Suykens, Matthias Roman, Ivo Francis, Els Cornelis, Gerda Serbruys, en Charlotte Van den Bossche 12u Netwerklunch

90 HR-netwerk Plaats- en tijdonafhankelijk werken
Instrumenten en ondersteuning rond Plaats- en tijdonafhankelijk werken

91 ‘Het nieuwe werken biedt nieuwe kansen aan entiteiten.
En dat vraagt denkwerk.’ F. Boelaert, secretaris-generaal DMOW seminarie Een jonge blik op werken, van JongMOW

92 Ondersteuningsaanbod AgO
Organisatie Behaviour Bytes HNW product- en dienstenportfolio Bricks = Ondersteuning op maat van elke entiteit binnen elk van de 4 thema’s, uitgaande van het feit dat elke entiteit binnen de VO op een verschillend maturiteitsniveau staat. Projectleider: Xavier Suykens (het Facilitair Bedrijf) HR Netwerk 18/06/2014

93 Toolbox Plaats- en Tijdonafhankelijk Werken
Doelstellingen: tweedelijnsondersteuning bieden aan entiteiten om hier zelf projectmatig mee aan de slag te gaan. Cfr. Format andere toolboxen AgO Inhoud: - groepering van bestaande, aan te passen en nieuw te ontwikkelen instrumenten en tools op het vlak van personeels- en organisatieontwikkeling die kunnen ondersteunen bij plaats- en tijdonafhankelijk werken. - inspirerende praktijkvoorbeelden. Timing: eind september 2014.

94 Aanzet Toolbox: projectmatige en thematische aanpak

95 Tool: ptow: voor welke functies / taken ? (1)
TELEWERKBAARHEIDSKWADRANT Hoe invullen ? - lijst je taken op of plak ze op post-its - noteer ze in een van de 4 vakken. - de taken in de rechterboven/onderhoek (alleen / niet op kantoor) komen in aanmerking voor plaatsonafhankelijk werken. TAKEN: ALLEEN KANTOOR NIET OP KANTOOR SAMEN

96 Tool: ptow: voor welke functies / taken ? (2)
Voorbeeld: management assistent

97 Tool: (nieuwe) werkplekspel
Simulatie open kantooromgeving; discussie over situaties ivm plaats- en tijdonafhankelijk werken Informatief, oriënterend, sensibiliserend Doel: oriëntatie plaats- en tijdonafhankelijk werken opmaak afsprakenkaders beter werken in open kantooromgeving …

98 Tools: resultaatgericht werken
Voor medewerkers: Bestaand aanbod Kwaliteitsvol communiceren met je leidinggevende (PLOEG) Summer school gebruik sociale media. Nieuw aanbod, vanaf najaar 2014 Opleiding in open aanbod : Modern timemanagement en slimmer werken Ontwikkeltraject, in house : Efficiënter werken in teams Meer informatie:

99 Nieuw in open aanbod: Timemangement en slimmer werken Wat ?
Een intensieve 1-daagse training , boordevol praktische tips en technieken waarmee je direct aan de slag kunt, met een persoonlijke coaching op de werkplek , achteraf en onbeperkte follow up. Je leert o.a. : slim omgaan met , papierwerk en verzoeken optimaal gebruik te maken van je programma moderne timemanagement methodes zoals Getting Things Done, de Pomodoro Techniek en Covey effectief én consequent in de praktijk toepassen effectief plannen en prioriteiten stellen, zonder flexibiliteit te verliezen grip krijgen op storingen, afleidingen en onderbrekingen effectief omgaan met ad-hoc taken en het voorkomen van uitstelgedrag bij lange termijn taken geconcentreerd werken met minder onderbrekingen en afleiding (ook in een anders werken omgeving) …

100 Nieuw enkel ‘in house’:
Efficiënter werken in teams Wat ? Ontwikkeltraject rond hoe ervoor zorgen dat we als team onze werkefficiëntie kunnen verhogen. Na een intake, doorloopt het volledige team een traject waarbij in een eerste workshop de leerdoelen gedefinieerd worden. Deze leerdoelen worden vervolgens uitgewerkt in verschillende interventies of sessies, die meestal op de werkvloer plaats vinden. Via telefoon, skype, of andere e-coaching wordt de voortgang bewaakt. De interventies kenmerken zich door hun eenvoud en hun praktische aanpak: “al doende leren”.

101 Tools: resultaatgericht werken
Voor leidinggevenden: Coachend leidinggeven: Het coachproject binnen de Vlaamse overheid heeft als voornaamste doel het versterken van leiderschap binnen de Vlaamse overheid Meer informatie: Ontwikkelaanbod leidinggevenden: Workshop: outputgericht leidinggeven Leidinggeven: workshop prestatiemanagement Meer informatie:

102 Outputgericht leidinggeven
U kunt als leidinggevende onmogelijk voortdurend controleren wat uw medewerkers doen, en hoe ze hun opdracht uitvoeren. Niet in de klassieke kantooromgeving en zeker niet in open kantooromgeving of met teams die op afstand werken. U leert: heldere opdrachten formuleren, met duidelijke doelen en criteria, zodat dit duidelijkheid, eigenaarschap en uitdaging creëert bij uw medewerker. medewerkers te begeleiden in hun opdracht output te controleren medewerkers waar nodig te aanspreken. omgaan met de polariteit tussen instrueren vs loslaten, controle vs vertrouwen en krijgt hierbij specifieke tips voor anders werken, thuiswerk en virtuele teams. Duur: 2 dagen

103 Leidinggeven: workshop prestatiemanagement
Prestatiemanagement (PLOEG) is gericht op motivatie, sturing en ontwikkeling van medewerkers om resultaten te boeken en vormt dus de basis van goed leiderschap. U leert: goede (jaar)afspraken maken en vastleggen in een planningsgesprek uw medewerker in de loop van het jaar opvolgen, waarderen en feedback geven het jaar afronden met een opbouwend evaluatiegesprek dat oog heeft voor de toekomst constructieve gesprekken voeren met uw medewerkers, waarbij wederzijdse communicatie en concrete afspraken centraal staan De gebruikte cases zijn afgestemd op reële situaties, en vertrekken vanuit uw ervaring. Ook moeilijke gesprekken en situaties komen aan bod. Duur: 3 dagen De opleiding kan op vraag ‘in-house’ georganiseerd worden, met extra aandacht voor HNW

104 Goede praktijken Resultaatgericht werken Voorbeeld: IVA Zorginspectie: Traject leidinggeven op afstand. Meer informatie: Goede praktijken hr-netwerk 18 juni Meer informatie:

105 Tools: Organisatieontwikkeling (1)
Toolbox Functiefamilies en functieclassificatie Toolbox Innovatieve ArbeidsOrganisatie (IAO) Advies en projectmatige ondersteuning bij de omschakeling naar een IAO en het creëren van actieve jobs. Toolbox projectmanagement

106 Tools: Organisatieontwikkeling (2)
Toolbox Personeelsplannen/pep Toolbox Organisatiecultuur /waarden (Online vanaf begin juli) Toolbox Belanghebbendenmanagement (BHM) (Online vanaf begin juli)

107 Algemeen: Ondersteuning (1)
Toolbox Plaats- en tijdonafhankelijk werken. Timing: September 2014 Train de trainer toolbox ptow: introductie op P&O-event oktober 2014

108 Ondersteuning (2) Op maat:
Voor de implementatie van de omzendbrief in uw eigen entiteit biedt AgO advies en ondersteuning. Afhankelijk van uw noden kan u bij AgO terecht voor een klankbordgesprek of een traject op maat. U blijft daarbij aan het roer staan en realiseert  resultaten, ondersteund door de interne organisatieadviseurs adhv de theorie en methodes, best practices binnen Vlaamse overheid (en breder), adviseren over de uitvoering, bijstaan tijdens werksessies of stuurgroepen, … U kan ook een beroep doen op een van de betalende raamcontracten met externe partners. Desgewenst werken we mee aan, bijvoorbeeld, het projectplan en/of ondersteunen we in de uitvoering. AgO zorgt hierbij steeds voor de kwaliteitscontrole, eindevaluatie en een intern aanspreekpunt bij vragen en problemen. Meer informatie:

109 Vragen ?

110 9u15 – 9u45 Toelichting OZB PTOW - Charlotte Van den Bossche
9u45 – 10u45 Praktijkcases                 Case Afschaffen prikplicht - Birgit Van Damme, departement EWI                 Case Doelstellingenmanagement - Anne Delarue, departement BZ               - Case Plaatsonafhankelijk werken - Vicky Van den Berge, agentschap BB 10u45 – 11u00 Ondersteuningsaanbod PTOW - Gerda Serbruyns 11u00 – 11u30 Pauze 11u30 – 12u30 Panelgesprek (facilitator Guy Geerens) Panel: Xavier Suykens, Matthias Roman, Ivo Francis, Els Cornelis, Gerda Serbruys, en Charlotte Van den Bossche 12u Netwerklunch

111