Partner in automatisering software - hardware - IT services WWW.CAC.BEWWW.DIAS.BE.

Presentatie over: "Partner in automatisering software - hardware - IT services WWW.CAC.BEWWW.DIAS.BE."— Transcript van de presentatie:

1 partner in automatisering software - hardware - IT services WWW.CAC.BEWWW.DIAS.BE

2 HISTORIEK 1987 1988 1989 20021990 1992 1997 1999 2008 2006

3 Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

4 WWW.DIAS.BE MODULAIRE OPBOUW Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

5 WWW.DIAS.BE - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

6 WWW.DIAS.BE WELKE DOCUMENTEN? Inkomende correspondentie Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s Commerciële administratie E-mails …

7 WWW.DIAS.BE DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT  Printer  Fax  E-mail  Werkstations  Intranet  Internet  Citrix / VPN  Mobile devices  CD-ROM  DVD  Tape  WORM

8 WWW.DIAS.BE Aandachtspunten:  Keuze van het scantoestel  Barcodeherkenning  OCR Optical Character Recogniton  VRS Virtual Rescan Software INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN

9 WWW.DIAS.BE DIAS = scanner onafhankelijk  Aantal pagina’s per dag  Formaat  Single / Duplex  Kleur / Zwart wit  Automatische documentinvoer KEUZE DOCUMENTSCANNER

10 WWW.DIAS.BE Functies van de barcode:  Documentseparator  Herkenning documenttype  Flowinformatie  Automatische afhandeling BARCODE HERKENNING PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET

11 WWW.DIAS.BE OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

12 WWW.DIAS.BE MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING VRS SOFTWARE

13 WWW.DIAS.BE DOCUMENT BATCH NO VRS A B = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2 DE SCANNING = VRS AUTO-BRIGHTNESS = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2 DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS

14 WWW.DIAS.BE Kofax Virtual Re-Scan (VRS) Gemarkeerde tekst Koffie vlekken gekleurde background Doorslagen handschrift Dot Matrix Text Low Contrast Logo

15 WWW.DIAS.BE Image File Size = 213 KB Kofax Virtual Re-Scan (VRS)

16 WWW.DIAS.BE DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT  Printer  Fax  E-mail  Werkstations  Intranet  Internet  Citrix / VPN  Mobile devices  CD-ROM  DVD  Tape  WORM

17 WWW.DIAS.BE DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, … CTI-

18 WWW.DIAS.BE Microsoft Outlook knoppenbalk INTEGRATIE MS OUTLOOK  Centraal archiveren van inkomende / uitgaande e-mails  Archiveren / toevoegen van bijlages  Opzoeken van adressen

19 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE MS WORD / EXCEL  Centraal archiveren van documenten  Centraal beheer van sjablonen  Gebruik van adresgegevens Microsoft Word knoppenbalk

20 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

21 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE FAX

22 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE WEB

23 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen:  Synchronisatie van klanten / leveranciers  Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)  Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

24 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE SOFTWARE APP.

25 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE TELEFONIE

26 WWW.DIAS.BE DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

27 WWW.DIAS.BE FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

28 WWW.DIAS.BE - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

29 WWW.DIAS.BE DOCUMENT ACTIES  Lokaal opslaan van een document  Afdrukken van een document  Handtekenen van een document  Toevoegen aan favoriete documenten  Document versturen (e-mail / fax)  Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

30 WWW.DIAS.BE VERSIEBEHEER

31 WWW.DIAS.BE BEHEER HISTORIEKEN

32 WORKFLOW

33 WWW.DIAS.BE EEN FLOW CREËREN

34 WWW.DIAS.BE AUTOMATISCHMANUEEL WORKFLOW voorgedefinieerde flow Jos Piet Jan Jos PolJan Piet

35 WWW.DIAS.BE SERIEELPARALLEL WORKFLOW Piet Jan Jos Piet Jan

36 WWW.DIAS.BE < 2.500 > 2.500 VERWERKING MET CONDITIES

37 WWW.DIAS.BE Voordelen workflow:  historisch traceerbaar  snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen  betere opvolging WORKFLOW

38 CENTRAAL ADRESSENBEHEER

39 WWW.DIAS.BE ADRESSENBEHEER

40 WWW.DIAS.BE FLEXIBELE INTERFACE

41 WWW.DIAS.BE AGENDABEHEER

42 WWW.DIAS.BE - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

43 WWW.DIAS.BE Andere documentenProjecten Contactperso(o)n(en) Wagenpark Document type Metadata Planning Workflow ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT

44 WWW.DIAS.BE CENTRAAL ZOEKSCHERM ZOEKEN RESULTAAT WORKFLOW VOORBEELD

45 WWW.DIAS.BE  Al uw documenten in 1 centraal archief  Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart  Full text search vb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt  Krachtige zoekmotor VOORDELEN ZOEKFUNCTIES

46 WWW.DIAS.BE CONCLUSIE Boekhouding / ERP Telefonie Digitale fax Website Scanner Andere toepassingen Multimedia Gebruiker

47 WWW.DIAS.BE  Tijd besparen  Routine automatiseren  Meer uniformiteit en transparantie  Security  Snellere dienstverlening  Ruimte besparen VOORDELEN EDM (algemeen)

48 WWW.DIAS.BE VOORDELEN DIAS  Integratiemogelijkheden  Combinatie met workflow en CRM  Maximale parametrisatie  Gebruiksvriendelijk  Permanente ontwikkeling  Groeipotentieel

49 WWW.DIAS.BE PRODUCTIE DISTRIBUTIE DIENSTVERLENING ONZE KLANTEN LEAF DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES

50 WWW.DIAS.BE