G!DS Basismodule Trainingsdag 3 Naam, functie Datum, Plaats.

Presentatie over: "G!DS Basismodule Trainingsdag 3 Naam, functie Datum, Plaats."— Transcript van de presentatie:

1 G!DS Basismodule Trainingsdag 3 Naam, functie Datum, Plaats

2 Programma  Oefeningen bespreken  Korte herhaling trainingsdag 1 en 2  G!DS Beheer  Gegevens controleren  G!DS Redacteuren trainen (Train de Trainer)  Afronding

3 Oefeningen  Laat zien:  Wat heb je ingevoerd?  Wat ging goed?  Waar liep je tegenaan?  Waar wil je nog wat extra uitleg over?  Heb je nog opmerkingen?  Beschouw je medecursisten als leerlingen.

4 Korte herhaling dag 1 en 2  Contract aanmaken, organisatie invoeren.  Complexe organisaties  Productgegevens invoeren  Profielen

5 G!DS Beheer

6 Verschillende rollen  Accountmanager  Beheerder  Uitvoerbeheerder  Redacteur

7 Verschillende rechten  Afhankelijk van de rollen die een gebruiker heeft, ontvangt hij rechten en heeft hij plichten.  Komt een gebruiker zijn plichten niet na (bijvoorbeeld controle van een organisatie) gaat er een seintje naar een gebruiker die in G!DS één niveau hoger staat.

8 Schematische structuur G!DS PSO 1PSO 2 Landelijke organisatie VOB Bibliotheek A Lokale organisatie Bibliotheek B Provinciale organisatie Lokale organisatie

9 Rol: Accountmanager  Beheert en is verantwoordelijk voor onderliggende organisaties.  Mag nieuwe contracten (dus nieuwe organisaties) aanmaken.

10 Rol: Beheerder  Kan gebruikers aanmaken voor zijn organisatie, en deze gebruiker één of meerdere rollen geven.

11 Rol: Uitvoerbeheerder  Kan profielen aanmaken en beheren.

12 Rol: Redacteur  Is een medewerker van een organisatie die gegevens van de eigen organisatie invoert en beheert.

13 Rechten toekennen  Geef aan organisaties de juiste rechten.  Meerdere vestigingen? Bedenk dan:  Geef je de organisatie accountmanagement- rechten?  Accountmanagement onder eigen beheer en geef je de organisatie alleen redacteurrechten?

14 Gebruiker toevoegen  Kies of zoek de betreffende organisatie waar een gebruiker aan toegevoegd moet worden.

15

16  Kies in het linkermenu “Overig” voor “Gebruikers”.

17

18 Gebruiker aanmaken  De gebruiker zit nog niet in het systeem.  Klik op “Nieuwe gebruiker”

19  Het “Nieuwe gebruiker”-venster verschijnt.

20  Vul de gegevens in:  Voor- en achternaam  E-mailadres (is tevens de inlognaam)  Wachtwoord  Kies vervolgens de juiste rollen.  Kies “Opslaan”

21

22  Zo kunnen meerdere gebruikers aangemaakt worden.  Geef aan de aangemaakte gebruiker door hoe hij in kan loggen.  Door een gebruiker te selecteren, komen er andere mogelijkheden beschikbaar.

23  Voer wijzigingen toe (e-mail, wachtwoord, naam of rechten).  Verwijder de gebruiker.  Beheer van de gebruiker overdragen aan een andere organisatie.

24 Externe gebruiker toevoegen  Gebruiker die in G!DS al bij een andere organisatie een rol vervult.

25 Externe gebruiker toevoegen  Kies of zoek de betreffende organisatie waar de gebruiker aan toegevoegd moet worden.

26

27  Kies in het linkermenu “Overig” voor “Gebruikers”.

28

29  Kies in het menu “Gebruikerstaken”, voor “Externe gebruiker toevoegen”.

30  Vul in het scherm wat verschijnt het e- mailadres in van degene die aan de organisatie toegevoegd moet worden.

31  Voorwaarde: gebruiker is bekend in G!DS.

32

33 1 e keer inloggen (redacteur)  Als de redacteur van de organisatie de eerste keer inlogt, krijgt hij een melding die hij moet accepteren.  Een redacteur zal alleen het scherm van de organisatie te zien krijgen.

34

35 Zelf aan de slag  Zie oefeningenblad  Ga naar de trainingsomgeving van G!DS: www.gids2.nl/zandbak www.gids2.nl/zandbak  Denk aan:  Wie geef je welke rechten?

36 Lunch

37 Gegevens controleren

38  In elk contract is ingesteld dat de gegevens van een organisatie om een bepaalde tijd (aantal weken) gecontroleerd moet worden.  Na controle wordt deze termijn weer opnieuw gestart.

39  Op de Mijn G!DS-pagina verschijnt het bericht: Controleer gegevens van… In dit bericht staat ook de deadline voor het controleren van de gegevens.  Het op tijd controleren van gegevens is zeer belangrijk! Alleen dan kan G!DS goed up to date blijven.

40  Als gegevens niet op tijden worden gecontroleerd, escaleert het bericht naar de bovenliggende accountmanager (bijvoorbeeld naar het provinciaal servicemanagement).  Deze onderneemt hier vervolgens actie op, door de gegevens zelf aan te passen of de verantwoordelijke aan te spreken.

41  Ga naar de organisatie die gecontroleerd moet worden.  Klik op “Gegevens controleren”.

42  Het venster wat verschijnt, moet volledig doorlopen worden.  Naar alle producten staan snelkoppelingen.

43  Als er iets gewijzigd moet worden, klik dan op het potloodje in de blauwe balk.

44  De knop om de controle te bevestigen wordt pas zichtbaar als je alle informatie doorgenomen hebt.

45 Organisaties trainen

46 Organisaties en redactie  Organisaties die zelf redactie gaan voeren krijgen een twee uur durende module.  Deze training wordt georganiseerd en verzorgd door de bibliotheek.  Ondersteuning van provinciaal servicemanager is in overleg mogelijk.

47 Training  Afgeslankte vorm van Basismodule G!DS.  Materiaal is beschikbaar.

48 Materiaal  Powerpoint èn bijbehorende documentatie te vinden op http://gids2-moodle.bngron.nl/http://gids2-moodle.bngron.nl/  Maak hiervoor zelf een inlog aan.

49

50

51

52 Materiaal  Materiaal staat bij “Trainingsmateriaal voor G!DS-module voor redacteuren”  Voer sleutel voor toegang in: Red248

53 Communicatie  Communiceer altijd professioneel met organisaties.  Zoek bij gemeentelijke trajecten samenwerking met de gemeente. Schrijf organisaties aan vanuit de gemeente.

54 Communicatie  Zorg dat duidelijk beschreven is waarvoor medewerking gewenst is. Geef ook aan hoeveel tijd het gaat kosten.  Overleg met het provinciaal servicemanagement als het gaat om het uitnodigen van regionale of provinciale organisaties.

55 Communicatie  Vaak stelt een organisatie een marketing of communicatie medewerker aan, die de informatie in G!DS bij gaat houden. Houd hier ook rekening mee.

56 Complexe organisatie?  Maak eerst met de organisatie een individuele afspraak om de organisatie goed in kaart te brengen.

57 Aandachtspunten  De bijeenkomst is een visitekaartje van je eigen organisatie.  Belangrijk: de redacteuren moeten hun informatie voor jóu bij gaan houden. Zorg dus dat je ze “in de watten legt”.

58 Aandachtspunten  Zorg dat alles klaar staat als de redacteuren komen.  Pc, beamer, scherm, werkende internetverbinding  Koffie, thee en water  Visitekaartjes en contactinformatie  Informatie over G!DS en de bibliotheek die meegenomen kan worden  Etc.

59 Programma van de training  Welkom heten van de aanwezigen en voorstellen.  Inleiding in G!DS: Wat is het? Waarom moeten wij er iets mee?  Rondleiding in G!DS.  Eigen organisatie beheren (aanvullen en aanpassen).  Producten toevoegen en beheren (aanpassen, verwijderen).  Wat als we er niet uitkomen?

60 Succes!

61 Afronding

62 Je staat er niet alleen voor  Helpdesk en vragen: Provinciaal servicemanagement  Opleidingen: Provinciaal servicemanagement  Handleidingen: te vinden in G!DS  Én…

63 G!DS helpt je! Je wordt door G!DS begeleid door vooraf opgestelde formats.

64 Dank voor uw aandacht! Vragen?