Slagkracht met kwaliteit

Presentatie over: "Slagkracht met kwaliteit"— Transcript van de presentatie:

1 Slagkracht met kwaliteit
24 januari 2007 Presentatie Slagkracht met kwaliteit Themagedeelte bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland Op 24 januari 2007 Themabijeenkomst Kwaliteitskring Zeeland 24 januari 2007. (van uur tot uur, aansluitend op jaarvergadering KKZ en rondleiding statenzaal). Thema:Slagkracht met kwaliteit  Met inleidingen van gedeputeerde drs. Harry van Waveren en provinciesecretaris mr.drs.Viek Verdult Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

2 Provincies: presteren met uitvoeringskracht
24 januari 2007 Provincies: presteren met uitvoeringskracht Inzet provincies: focus op uitvoering Het is niet voor iedereen even eenvoudig zich een voorstelling te vormen van de betekenis van de provincie als middenbestuur. Voor rijk en gemeenten ligt dat gemakkelijker. De rijksoverheid komt dagelijks wel in het nieuws door de vele actuele "grote kwesties" die spelen. Ook met concrete diensten en producten van gemeenten hebben we als burger frequent te maken, bijvoorbeeld in het plaatselijk verkeer, tijdens een wandeling langs het gemeentelijk groen, als de vuilnis wordt opgehaald of wanneer we een paspoort, rijbewijs of ander document nodig hebben bij de front office in het gemeentehuis. Taken van de provincie krijgen typeringen mee als middenbestuur, intermediair (tussen rijk en lokaal bestuur) en regisseursfunctie. Deze zijn dikwijls minder direct zichtbaar voor individuele burgers. De gezamenlijke provincies zijn zich bewust van deze positie en hebben de ambitie uitgesproken hun maatschappelijke betekenis duidelijker tot uiting te laten komen en. Zij pakken actief hun verantwoordelijkheden en rollen op. Dat betekent ook het leveren van kwaliteit. Men spreekt in dat verband wel over presterende provincies, nadruk op realisatie van beleid en het vergroten van de uitvoeringskracht. Immers van krachtdadige uitvoering kunnen burgers en/of betrokken instellingen iets merken. De betekenis van de provincie komt dan voor het voetlicht. Overigens, gaat het invullen van deze ambitie niet vanzelf. Het leveren van kwaliteit vergt een slagvaardige organisatie met deskundige medewerkers van wie we creativiteit en een externe oriëntatie vragen. Daarover later meer. Eerst bespreken we een aantal elementen van de Zeeuwse aanpak om uitvoeringskracht te versterken. Het gaat daarbij om de slagkracht van de provincie gericht op het leveren van kwaliteit. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

3 Kwaliteit door externe oriëntatie Kenmerken:
24 januari 2007 Kwaliteit door externe oriëntatie Kenmerken: Realisatie voorop Duurzaam, integraal Participatief Herkenbaar Kwaliteit van beleid: externe oriëntatie is de basis Van kwaliteit bestaan tal van definities. Daarin komt in het algemeen terug, dat kwaliteit te maken heeft met verwachtingen en wensen van klanten/externe partners. In het verlengde daarvan worden kwaliteitsafspraken over de levering gemaakt. Externe oriëntatie is derhalve de basis voor kwaliteit. Uiteindelijk beoordeelt de gebruiker de kwaliteit van een product of dienst. Hij of zij doet dat doorgaans aan de hand van de bruikbaarheid daarvan. Zo ook van de uitkomsten van beleid van de provincie. Zeeuwen en bezoekers van onze provincie beoordelen de kwaliteit van Zeeland! Wensen en behoeftes van mensen (en maatschappelijke instellingen) zijn er altijd. Niet alles kan echter (tegelijk). We moeten daarom keuzes maken en ons daarop focussen teneinde de gekozen thema's ook kwalitatief goed neer te zetten. Het provinciale bestuur heeft gekozen voor evenwicht en samenhang tussen de diverse beleidsterreinen, met de nadruk op realisatie van beleid. Thans belichten we enkele belangrijke kenmerken met voorbeelden van onze aanpak om de bruikbaarheid (= kwaliteit) van ons provinciale beleid te versterken. Deze kenmerken (u mag deze ook zien als uitgangspunten) zijn: 1. Realisatie voorop stellen 2. Kiezen voor duurzaamheid en evenwicht: integrale afweging 3. Betrokkenheid en participatie 4. Herkenbaarheid bevorderen Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

4 Uitvoeringskracht Voor bruikbaar en dynamisch beleid 24 januari 2007
                                                        Realisatie voorop stellen Beleid wat niet tot realisatie leidt, bijvoorbeeld omdat het onuitvoerbaar blijkt of omdat er geen of onvoldoende uitvoeringskracht beschikbaar is, zal niet hoog scoren op de kwaliteitsladder. De (potentiële) gebruiker of belanghebbende wil juist bruikbaar en dynamisch beleid, waar hij of zij iets mee kan. Het voorgaande betekent, dat het accent verschuift van beleidsplanning en ontwikkeling naar realisatie. In situaties waar het opstellen van een beleidsplan noodzakelijk is, krijgen uitvoeringsmaatregelen een stevig gewicht. - We vinden dat bijvoorbeeld terug in het omgevingsplan. Dit is doordesemd van acties en prestaties. Overigens is tegen de achtergrond van ons thema het noemen waard, dat wij een kwaliteitsteam hebben ingesteld om een impuls te geven aan het kwaliteitsdenken bij de uitvoering van het omgevingsbeleid. - Ook in ons cultuurbeleid neemt realisatie een prominente plaats in. Naast een aantal instrumenten die het meerjarenbeleid (nota Cultuur continu) bevat, kent dit beleidsveld tal van subsidies aan Zeeuwse organisaties en instellingen die concrete voorzieningen en activiteiten op cultuurgebied mogelijk maken. Wie kent niet één of meer voorbeelden van aanbod in het veld zoals de Zeeuwse bibliotheek, het Zeeland nazomerfestival en de talrijke grotere en kleinere festivals, evenementen, uitvoeringen, tentoonstellingen, aanbod van cursussen op kunstzinnig gebied etc? - Daarnaast blijven doorlopende activiteiten van de provincie, zoals onderhoud provinciale wegen en kanaal door Walcheren, vergunningverlening en -handhaving milieu en veiligheid uiteraard de noodzakelijke aandacht houden. We blijven continu kiezen voor uitvoering met kwaliteit en waar mogelijk verbetering. Zo is het afgelopen jaar onze werkeenheid voor vergunningverlening op milieugebied ISO-gecertificeerd. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

5 Duurzaam en integraal Sociaal-cultureel Economisch- fysiek
24 januari 2007 Duurzaam en integraal Sociaal-cultureel Economisch- fysiek Ruimtelijk-ecologisch Kiezen voor duurzaamheid en evenwicht: integrale afweging Vanuit maatschappelijke verantwoordelijkheid die verder reikt dan vandaag, mag verwacht worden dat beslissingen en maatregelen ook rekening houden met effecten voor later. Ook evenwicht en samenhang tussen verschillende beleidsactiviteiten achten wij van groot belang. Duurzaamheid en samenhang kunnen niet zonder een integrale afweging. - Wij geven duurzaamheid en evenwicht in ons beleid vorm door middel van de zogenaamde duurzame driehoek. Dit beeldmerk staat symbool voor samenhang in beleid tussen drie belangrijke domeinen van provinciale activiteiten. In dit bestek is het niet mogelijk om al te diep op deze domeinen in te gaan en volstaan we met een korte typering in steekwoorden. De domeinen, ofwel pijlers, van deze duurzame driehoek zijn: a. het sociaal-culturele domein (maatschappelijke participatie, leefbaarheid en sociale veiligheid) b. het economisch fysieke domein (kansrijke economie, innovatie, kwaliteit in het recreatief-toeristische product en mobiliteit op maat) c. het ruimtelijk-ecologische domein (duurzaam ruimtegebruik, ecologische evenwicht, gezond leefmilieu, de dynamiek in onze getijdengebieden en behoud van natuur en landschap). Er zijn tal van samenhangen tussen deze domeinen. Als we bijvoorbeeld de economische dynamiek willen versterken, vergt dat tegelijkertijd investeringen in woonomgeving, zorg en onderwijs. Ook verkeersmobiliteit en ruimtebeslag komen dan vaak aan de orde. De opgave is dan om dit zo uit te werken, dat dit niet ten koste gaat van de kwaliteiten van onze Zeeuwse omgevingskwaliteiten in natuur, landschap en milieu. Het zal duidelijk zijn, dat behoud en versterking van ons leefklimaat, Zeeuwse kwaliteiten bij uitstek, niet mogelijk zijn zonder het telkens opnieuw zoeken naar evenwicht en samenhang. - Duurzaam ontwikkelen is ook het centrale uitgangspunt in ons vorig jaar vastgestelde omgevingsplan voor de komende zes jaar. Dit uitgangspunt stelt ons voor de opgave om kansen van de Zeeuwse kwaliteit optimaal te benutten, zonder dat de unieke, alom gewaardeerde leefomgeving verloren gaat. Dat houdt bijvoorbeeld in dat, naast verdere ontwikkelingen van bedrijvigheid van grote haventerreinen en in stedelijke gebieden, in de zogenaamde groen-blauwe zones daarvoor geschikte, kleinere bedrijvigheid mogelijk is. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

6 Samenwerken met partners
24 januari 2007 Samenwerken met partners Vervolg “Duurzaam en integraal”. Zo kan op evenwichtige wijze een bredere economische structuur worden gerealiseerd met behoud van genoemde kernkwaliteiten. Het voorgaande illustreert de noodzaak van integrale aanpak. Duurzaamheid en evenwicht zijn hier beide elementen van integraliteit. -Duurzaamheid is op zich ook een van de belangrijkste accenten in genoemd sociaal-economisch beleidsplan. De drie domeinen van de duurzame driehoek die we eerder noemden, worden in dit plan – hoe kan het anders – als kapitaalsvormen betiteld. U kunt ze tegenkomen als de termen People, Planet en Profit. Vanuit duurzaamheid is het uitgangspunt, dat alle drie de kapitaalvormen groeien en dat het in ieder geval niet zo mag zijn dat de ene vorm groeit ten kosten van de andere. - Een ander wezenlijk aspect van genoemd omgevingsplan was het formuleren van een integrale visie op de fysieke leefomgeving. Waren er voorheen drie beleidsstukken voor milieu, streekplan en waterhuishouding, thans zijn als deze gebieden opgenomen in één omgevingsplan. - Een integrale aanpak kan ook gebiedsgericht zijn. Een voorbeeld is het gebiedsplan "Natuurlijk Vitaal" voor West Zeeuws-Vlaanderen. Dit plan behelst een kwaliteitsimpuls voor het gebied die gezonde economische pijlers in een aantrekkelijk gebied moet opleveren. Betrokkenheid en participatie Een manier om het gehalte aan bruikbaarheid te versterken, is het betrekken van de gebruiker/doelgroep bij de vorming en uitvoering van beleid. Dergelijke betrokkenheid draagt bij aan de uitvoerbaarheid van het uiteindelijke beleidsproduct en creëert of vergroot tegelijkertijd draagvlak. Dat laatste is natuurlijk mooi meegenomen in een omgeving waarin besluiten worden genomen door of namens een democratisch gekozen orgaan, provinciale staten. Een evident voorbeeld van participatie betreft de totstandkoming van ons cultuurbeleid. Bij het totstandkomen daarvan spelen de zogenaamde dragende culturele organisaties in de provincie een belangrijke rol. Ook is samenwerking en afstemming met gemeenten essentieel. Spreiding van cultuuraanbod in de provincie betekent immers dat culturele activiteiten in deze gemeenten plaats vinden. Ten slotte is er de realisatie van het cultuuraanbod. Zonder de inspanningen van vele organisaties en vrijwilligers, zou deze nooit tot stand kunnen komen. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

7 Laten weten wie je bent en wat je doet
24 januari 2007 Laten weten wie je bent en wat je doet Open dagen Herkenbaarheid bevorderen Wat de boer niet kent, dat eet hij niet is een oud gezegde. Onbekend maakt onbemind, is er nog zo één. Dat geldt ook voor provinciaal beleid. Hoe kan men al een kwaliteitsoordeel over iets vormen, wanneer men het thema niet eens kent? Naast de onder 3 genoemde directe betrokkenheid van doelgroepen/partners bij beleidsvorming en uitvoering, kan bredere bekendheid met de provincie en haar taken bijdragen aan het oordeel over de provincie, haar producten en diensten en de kwaliteit daarvan. Reeds langer bestaande manieren om daaraan bekendheid te geven zijn bijvoorbeeld informatierubriek in de huis-aan-huisbladen, de provinciale website beschikbaar stellen van allerlei informatiemateriaal via onze afdeling Communicatie, programma's over provinciale actualiteiten op Omroep Zeeland. Recentere voorbeelden zijn de mogelijkheid van het on-line volgen van vergaderingen van provinciale staten via internet en het project e-Provincies waarbij de Provinciale Producten Catalogus is ondergebracht in de provinciale website. Ten slotte noemen we de campagne die in het teken staat van de verkiezingen van provinciale staten van Zeeland op 7 maart aanstaande. Via themagerichte open dagen kunnen burgers kennis maken met vele aspecten van (het werk van) de provincie Zeeland. Op 3 maart is de algemene open dag, waarbij taken en bestuur van de provincie in en rond het abdijcomplex worden getoond. kies en stem Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

8 Bij de les blijven en verder bouwen
24 januari 2007 Bij de les blijven en verder bouwen Blijven focussen op eigen opgaven Vasthouden slagkracht Lessen en uitdagingen Kwaliteitsmanagement heeft als wezenlijk kenmerk leren en verbeteren. Voor besturen met kwaliteit kan men hetzelfde principe huldigen. Slagkracht, synoniem aan slagvaardigheid, vergt voortdurende scherpte op vernieuwing en verandering in de omgeving. Twee leerpunten, die tevens een uitdaging voor ons vormen, zijn: 1.       Blijven focussen op onze eigen provinciale opgaven, bijvoorbeeld ten opzichte van ontwikkelingen op het terrein van gemeenten; 2.       Het vasthouden van slagkracht, hetgeen betekent dat we soms de verleiding moeten weerstaan nog een onderzoek te doen of een beleidsplan te schrijven. Tijd voor verrichten dus. Dat laatste is een goed punt om te belichten hoe organisatieontwikkeling met kwaliteit kan bijdragen aan onze slagkracht. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

9 Kwaliteit is mensenwerk
24 januari 2007 Kwaliteit is mensenwerk bedrijfsvoering kwaliteitsmanagement Hiervoor ging het over bestuurlijke ambities van de provincie Zeeland. Nu nog de uitvoering. Hoe krijgen we het voor elkaar? Het gaat daarbij om het toerusten van medewerkers, inrichting van de organisatie en natuurlijk de wijze waarop management en medewerkers kwaliteit vormgeven. De uitdaging daarbij is: bestuurlijke ambities waarmaken met mensenwerk! Het merendeel van de provinciale producten en diensten bestaat uit mensenwerk. Goede producten en diensten leveren lukt daarom alleen als je daarvoor geschikte mensen met de juiste kennis, deskundigheid, vaardigheden, gedragseigenschappen, houding e.d. (ofwel competenties) kunt inzetten. Tegen die achtergrond hebben we ingezet op een wederzijdse versterking van kwaliteitsmanagement en personeelsbeleid. Om medewerkers in staat te stellen hun werk te doen volgens vereiste kwaliteitsmaatstaven, moeten organisatie en bedrijfsvoering goed op orde zijn. HRM/ organisatieontwikkeling Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

10 Kwaliteit staat niet op zichzelf
24 januari 2007 Kwaliteit staat niet op zichzelf wensen klant waardering afspraken resultaten organisatie & management kwaliteit medewerker Kwaliteitsmanagement als integraal onderdeel van het bedrijfsvoeringsconcept Kwaliteitsmanagement staat derhalve niet op zichzelf. Het is gericht op het leveren van de juiste dingen die voldoen aan afgesproken en/of toegezegde vereisten en is daarom gericht op de omgeving. Kwaliteit is tevens een kwestie van cultuur en mentaliteit. Je kunt kwaliteit van diensten dan ook niet los zien van de inrichting van management en organisatie als onderdelen van ons totale bedrijfsvoeringsconcept. In dat bedrijfsvoeringsconcept staat de omgeving bovenaan. Bedrijfsvoering wordt door deze benadering alleen maar leuker. competenties planning Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

11 Methodische kwaliteitszorg
24 januari 2007 Methodische kwaliteitszorg Methodische kwaliteitszorg Te beginnen met een korte terugblik naar de start van invoering van methodische kwaliteitszorg bij de provincie, belichten we nu onze aanpak. Hoewel kwaliteit in- en expliciet altijd wel een item is geweest van het werk en onze medewerkers, zijn we omstreeks 10 jaar geleden, als sluitstuk op een toenmalige reorganisatie, gestart met methodische kwaliteitszorg over de gehele linie van de organisatie. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

12 Kwaliteitsmodel provincies
24 januari 2007 Kwaliteitsmodel provincies 3. mede-werkers 10. eind- resultaten 7. waarde- ring door medewerkers 2.manage- ment 1. beleid & strategie 6. Proces-sen 8. waarde- ring door partners en doelgroepen 4. finan-ciën Kwaliteitsmodel provincies Zoals zo vele (overheids)organisaties in die periode, zijn we "volgens het boekje" gestart met de introductie van het instrumentarium van zelfevaluaties met behulp van variant op het bekende INK-kwaliteitsmodel, gevolgd door een interne audit. We kunnen u zeggen, dat dit zeer leerzaam was. De systematische aandacht voor kwaliteitszorg heeft het systematisch denken en handelen volgens kwaliteitsnormen impulsen gegeven. Ook zijn hieruit vele concrete verbeteracties voortgekomen. 9. waarde- ring door derden 5. infor- matie Organisatie Resultaat Leren en verbeteren Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

13 Voorbeelden verbeteracties
24 januari 2007 Voorbeelden verbeteracties -  Telefonische bereikbaarheid -   Beheersing doorlooptijd stukken -  Termijn afhandeling bezwaarschriften -   Procesbeschrijving en beheersing -   Kwaliteitssysteem milieuvergunningen gecertificeerd -  Afstemming subsidies -  Betere samenwerking in- en extern -  Professionalisering bedrijfsvoering Enkele voorbeelden verbeteracties: -          Verbeteren telefonische bereikbaarheid -          Beheersing doorlooptijd stukken -          Beheersing termijn afhandeling bezwaarschriften -          Procesbeschrijving en beheersing -          Kwaliteitssysteem milieuvergunningen (inmiddels gecertificeerd) -          Afstemming subsidies -          Versterking samenwerking in- en extern -          Professionalisering bedrijfsvoering Al snel hebben we, tegen de achtergrond van het concept van integrale bedrijfsvoering, intern afgesproken dat het jaarlijkse werkplan voor iedere afdeling minstens twee verbeteracties bevat. Met zo'n 25 afdelingen, kom je als totale organisatie dan al gauw op 50 verbeteracties per jaar en dat gedurende een reeks van jaren. Tel uit je kwaliteitswinst!  Het uitvoeren van concrete verbeteracties is op zich noodzakelijk. Maar dat is niet alles. In de organisatie groeide het bewustzijn van het belang van samenhang in het werk. Men kon, onder andere aan de hand van zelfevaluaties, een ontwikkeling waarnemen van een meer activiteitgerichte oriëntatie naar een meer procesgerichte oriëntatie. Hoe goed ook je het eigen werk verricht, vaak ben je slechts een schakel in een reeks (proces)stappen. En het verhaal van de zwakste schakel behoeft geen uitleg. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

14 Oriëntatie op integraliteit en omgeving
24 januari 2007 Oriëntatie op integraliteit en omgeving activiteit proces systeem Een volgende stap bestond uit een versterking van de oriëntatie op integraliteit en omgeving. Nadat we de procesoriëntatie steeds meer onder de knie hadden, is onze aandacht verder verschoven naar een oriëntatie op de externe omgeving. Immers, daarvoor doen we het. De provincie ontleent, net als iedere andere organisatie, haar bestaansgrond aan wensen, verwachtingen en eisen uit de omgeving. In dit geval meer dan Zeeuwse burgers met daarin, gezien ons takenpakket, vooral de talloze instellingen, andere overheden en bedrijven die onze diensten vragen en in een aantal gevallen daarvan ook afhankelijk zijn (bijvoorbeeld milieuvergunningen of subsidies). Met het beleggen van themabijeenkomsten voor management en andere betrokkenen en publicaties via de interne media, hebben we gewerkt aan versterking van het bewustzijn van het belang van deze benadering van kwaliteitsmanagement. Ons directieteam heeft ook expliciet de ambitie uitgesproken, dat we willen doorontwikkelen naar een volledig op de omgeving georiënteerde organisatie. In de ontwikkeling van deze oriëntatie "van buiten naar binnen" zitten we nog volop. Omgevingseisen zijn uiteindelijk leidend voor ons werk. Het uiteindelijke streven is het werken volgens een ketenbenadering in de wetenschap dat veel slechts tot stand kan komen, wanneer (opeenvolgende) ketenpartners daaraan een bijdragen willen en kunnen leveren. Ook voor de interne organisatie blijkt dit een vruchtbare benadering, die mogelijke effecten van maatregelen (ook op andere terreinen dan bedoeld) scherp in beeld kan brengen. Voorbeelden: a) destijds stationsgebied Middelburg, met o.a. gemeente, waterschap, NS en provincie als ketenpartners; b) de N57/aquaduct met rijk, gemeenten en provincie; c) aquacultuur met provincie, visserij en toeristensector; d) omgevingsplan, met Europa, rijk, provincie, gemeenten, waterschappen, belangenorganisaties en Zeeland Seaports als actoren; e) integrale, interdisciplinaire aanpak van voorbereiding verbetering infrastructuur A58/N62 inclusief effecten op het landschap. activiteiten processen systeem samenwerking omgeving Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

15 Speerpunten voor ontwikkeling van organisatie/kwaliteit
24 januari 2007 Speerpunten voor ontwikkeling van organisatie/kwaliteit Kwaliteit van medewerkers door competentieontwikkeling Externe oriëntatie = leidraad voor bedrijfsvoering Thema’s organisatieontwikkeling: kwaliteit, externe oriëntatie, integraliteit en samenwerking Speerpunten voor ontwikkeling van organisatie/kwaliteit Wanneer we aan de hand van voorgaande ontwikkelingen focussen op de actuele organisatie- en kwaliteitsontwikkelingen, kunnen we succesfactoren met bijbehorende speerpunten onderkennen. Op basis van onze ervaringen en inzichten denken we dat deze succesfactoren eraan kunnen bijdragen, dat we inderdaad als provinciale organisatie kunnen waarmaken wat we voornemen. (De tegenhanger hiervan is, dat succes uitblijft wanneer desbetreffende maatregelen niet goed worden aangepakt. Genoemde factoren zijn dus tevens randvoorwaarden voor succes). Deze factoren zijn: 1. kwaliteit van medewerkers, 2. bedrijfsvoeringcyclus op basis van externe oriëntatie en 3. organisatieontwikkeling gericht op kwaliteit, externe oriëntatie en integraliteit. Kwaliteitsmanagement is daarbij geen geïsoleerde actie of techniek. Het maakt integraal deel uit van bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling. De uitwerking van deze 3 factoren vormen voor ons speerpunten in het organisatiebeleid. We zullen ze nu stuk voor stuk nader belichten. Tussen de punten is een grote mate van samenhang en wederzijds afhankelijkheid. Ook is sprake van een verbinding naar kwaliteitsmanagement. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

16 HRM: jaarcylus met competentieonwikkeling
24 januari 2007 HRM: jaarcylus met competentieonwikkeling Kwaliteit met competenties integraal werken omgevingsbewust klantgericht coöperatief resultaatgericht 1.       Kwaliteit van medewerkers: competentieontwikkeling centraal De gezamenlijke provincies hebben de afgelopen jaren een vernieuwd personeelsbeleid ontwikkeld, tegen de achtergrond van de vraag: hoe krijgen we het met onze mensen voor elkaar dat we als provincie merkbaar presteren? De maatschappelijke vraag naar meer uitvoeringsgerichtheid van de provinciale bestuurslaag trekt ook een wissel op de ambtelijke organisatie. Hier was duidelijk sprake van de ambitie een stevige kwaliteitsslag te maken. Naast het aantrekken van nieuwe medewerkers die voldoen aan gewijzigde vereisten, is investeren in aanwezige medewerkers noodzaak om te kunnen blijven voldoen aan kwaliteitseisen. Ontwikkelingen zoals langer blijven doorwerken door ouderen en de (krapper wordende) arbeidsmarkt versterken deze noodzaak nog. Elementen van het gemoderniseerd personeelsbeleid zijn: a) een consequente jaargesprekkencyclus waarin prestatie en ontwikkelingsafspraken worden gemaakt; b) beloning op basis van – beoordeling van - resultaten en meerwaarde en c) gerichte ontwikkeling van competenties van medewerkers. In dat personeelsbeleid zetten wij hoog in op het ontwikkelen en benutten van competenties van medewerkers. Twee belangrijke competenties tegen de achtergrond van kwaliteitsmanagement zijn: integraal werken en omgevingsbewustzijn (externe oriëntatie). Ook de competentie klantgerichtheid sluit hierbij goed aan. Ten slotte zijn coöperatief gedrag en resultaatgerichtheid benoemd als vitale generieke (algemeen geldende) competenties. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

17 Cyclus bedrijfsvoering
24 januari 2007 Cyclus bedrijfsvoering Externe invloeden, vragen, wensen koers ontwikkel/ jaarplan SWOT/zelf-evaluatie initiëren/ stimuleren bijsturen kwaliteit waarderen bepalen realiseren afspreken 2. Bedrijfsvoeringcyclus op basis van externe oriëntatie  Na een aantal jaren te hebben gewerkt met methodische kwaliteitszorg, kwam regelmatig de vraag op: wat levert dat nu op voor onze eenheid, het management, de medewerker? De eerlijkheid gebied te zeggen, dat men ook wel een beetje moe was, van de "techniek" van het kwaliteitssysteem Voorts was een wens kwaliteitsmanagement nog steviger te verankeren in integrale bedrijfsvoering. Ten slotte was er de eerder geschetste ambitie de externe oriëntatie te versterken. Met deze ingrediënten hebben we, na een heroriëntatie op de invulling van kwaliteitsmanagement, een systematiek van ontwikkelplannen opgezet. Het doel van een ontwikkelplan is kort gezegd het verschaffen van inzicht in de ontwikkelingen in de omgeving en de vertaling daarvan naar consequenties voor de organisatie. Een gedachte daarbij was voorts, dat stilstaan bij in- en externe ontwikkelingen en mogelijke consequenties daarvan de oriëntatie op de omgeving bevordert. Het ontwikkelplan is als het ware de sleutel voor van buiten naar binnen denken en werken. In termen van kwaliteitsmanagement betekent dat: het stimuleren van een ontwikkeling naar fase III. In deze opzet bevat een ontwikkelplan: -          een omgevingsschets, uitgedrukt in kansen en bedreigingen; -          de ontwikkelingsfase van de organisatie met behulp van een zelfevaluatie, met daaruit naar voren komende sterke en zwakke punten; -          een SWOT-analyse op basis van de punten 1 en 2; -          op basis van het voorgaande: een set actiepunten voor de noodzakelijke ontwikkelingsrichting. Kwaliteitsfunctionarissen, waarover elke directie beschikt, faciliteren afdelingen bij het opstellen van het ontwikkelplan. In de uiteindelijke vormgeving wordt het ontwikkelplan een hoofdstuk/vast onderdeel van het jaarplan van alle afdelingen in de provinciale organisatie. We hebben met deze specifieke invulling van een instrumentarium voor kwaliteitsmanagement een rechtstreekse verbinding gelegd tussen externe oriëntatie en bedrijfsvoering. Kwaliteitsmanagement is daarbij volledig geïntegreerd in de bedrijfsvoeringscyclus. We durven te spreken van een (voorzichtige) omslag van technisch instrument naar praktisch ontwikkelplan. uitvoeren ontwikkelen verantwoorden evalueren Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

18 Organisatieontwikkeling gericht op kwaliteit
24 januari 2007 Organisatieontwikkeling gericht op kwaliteit Kenmerken/doelen: Structuur: versterking integraliteit Cultuur van samenwerken en externe oriëntatie Ontwikkeling competenties 3. Organisatieontwikkeling gericht op kwaliteit, externe oriëntatie en integraliteit Een organisatie is altijd in ontwikkeling. Om nog beter te kunnen inspelen op uitvoering van programma's uit de eerder genoemde duurzaamheidsdriehoek zal een gedeeltelijk herordening van de structuur plaatsvinden. De opzet daarbij is samenhangen tussen verschillende disciplines te versterken en organisatie-eenheden meer in balans te brengen, zowel qua inhoudelijk terrein als de bedrijfsvoering. De driehoek wordt zo ook in de vernieuwde hoofdstructuur herkenbaar. De versterkte synergie tussen afdelingen moet de kwaliteit van het beleid en de uitvoering ten goede komen.  De hiervoor genoemde versterking van de cultuur met behulp van competentieontwikkeling van medewerkers, gericht op externe oriëntatie, integraal werken en samenwerking, gaat onverminderd door en krijgt waar nodig extra impulsen. Dat doen we bijvoorbeeld met behulp van intensieve workshops rond het thema vitale generieke competenties. Leidinggevenden maken in de jaargesprekken concrete afspraken met medewerkers over competentieontwikkeling. Slagvaardig en integraal werken vereisen een brede blik van management en medewerkers. Ook bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers letten wij uiteraard op de aanwezigheid van de vereiste competenties. Naast de genoemde punten, werken wij op verschillende terreinen aan de ontwikkeling van de organisatie. Zonder volledig te willen zijn, noemen we er enkele: -          digitalisering van documentenstroom; organisatiebrede integratie DIV-functie -          beschrijven, eventueel verbeteren en beheer van alle vitale processen -          zelfonderzoek door college en/of management naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur en organisatie -          continuering en waar nodig versterking van gezonde arbeidsomstandigheden en een goed arbeidsklimaat (met als indicatie een relatief laag verzuim van rond de 3 ½ % de laatste jaren) -          een actief beleid voor personeelsmobiliteit, gericht op ontwikkeling en verbreding van de oriëntatie. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

19 Leerervaringen kwaliteitsmanagement
24 januari 2007 Leerervaringen kwaliteitsmanagement Gedegen instrumentarium is nodig maar onvoldoende Kwaliteitsmanagement niet isoleren Integrale aanpak bedrijfsvoering/km Kwaliteitsmanagement en organisatieontwikkeling versterken elkaar Kwaliteit verbindende factor van buiten naar binnen Lessen over kwaliteitsmanagement De kwaliteitscirkel is niet rond als we geen lering uit onze ervaringen kunnen of willen trekken. Onze belangrijkste lessen over kwaliteitsmanagement de afgelopen jaren waren: -          Niet blijven steken in instrumenten, maar doorontwikkelen als praktisch gebruiksmiddel voor management en medewerkers. -          Meerwaarde zoeken in integraal concept: kwaliteitsmanagement is geen geïsoleerde actie. -          Verbindingen maken met andere aspecten van bedrijfsvoering, zoals HRM (kwaliteit is ten slotte mensenwerk). -          Samenhang/wisselwerking tussen kwaliteitsontwikkeling en organisatie(cultuur)ontwikkeling. Beide zaken kunnen elkaar versterken. -          Het consequent denken en handelen in termen van kwaliteit maakt de verbinding van buiten naar binnen explicieter en stimuleert (daardoor) een cultuur van externe oriëntatie. Wij delen deze lessen graag met u. Slagkracht met kwaliteit, thema bijeenkomst KwaliteitsKring Zeeland

20 KwaliteitsKring Zeeland
Einde presentatie KwaliteitsKring Zeeland 24 januari 2007