Foto: ondernemingsdossier.nl

Presentatie over: "Foto: ondernemingsdossier.nl"— Transcript van de presentatie:

1 Foto: ondernemingsdossier.nl
Suzette Gijzen

2 Introductie Milieuhandhaving bij Regionaal Milieuhandhavingsteam gemeente Tilburg Werkgroep: Informatiestroom tussen overheid en bedrijfsleven vereenvoudigen  eerste versie Ondernemingsdossier Goedemiddag, mijn naam is Suzette Gijzen en ik ben sinds 1 juni werkzaam bij de Omgevingsdienst Midden- en West Brabant. Daarvoor heb ik 13 jaar als milieuhandhaver gewerkt bij het Regionaal Milieuhandhavingsteam dat een onderdeel was van de gemeente Tilburg. Ik voerde controles uit voor regiogemeentes en bij bedrijven die onder het bevoegd gezag van de provincie vallen. Enkele jaren geleden heb ik deelgenomen aan de werkgroep die als doel had na te gaan op welke wijze de informatiestroom tussen overheid en bedrijfsleven vereenvoudigd kan worden. Van hieruit heb ik meegewerkt aan de ontwikkeling van een eerste versie van het ondernemingsdossier voor de rubber- en kunststofindustrie. Inmiddels voer ik controles uit middels het ondernemingsdossier. In deze presentatie wil ik graag mijn ervaringen mbt het werken met het od en bedrijven met u delen. Als u tijdens de presentatie vragen heeft, dan hoor ik dat graag van u. 2

3 Van start gaan Bedrijven en het Ondernemingsdossier
Wantrouwen tav toezichthouder: angst voor extra toezicht Beperkte tijd gesteld voor controles OMWB OD wordt alleen gebruikt bij geplande controles Alleen verplichte wijzigingen zijn interessant voor toezichthouder (zoals plaatsen nieuwe bovengrondse tank, milieujaarverslag) Voordat bedrijven aan de slag gaan met het ondernemingsdossier kunnen er nog issues zijn die hun ervan weerhouden met het ondernemingsdossier aan de slag te gaan. Ik merk dat bedrijven een soort van wantrouwen hebben ten aanzien van de toezichthouder; angst voor extra toezicht, het gevoel dat het bevoegd gezag altijd over je schouder meekijkt met wat je doet. Deze angst vind ik niet gegrond. Vanuit de OMWB gaan we controles voor de gemeentes uitvoeren. De gemeentes geven aan hoeveel uur er aan een controle besteed kan worden. Hierdoor zijn wij genoodzaakt om efficiënt met die tijd om te gaan om binnen de beschikbaar gestelde uren de controles uit te voeren. Wij hebben dus geen tijd om in de gaten te houden wat er allemaal in het od wordt geplaatst; alleen die informatie die voor een milieucontrole relevant is, zullen we doornemen. Advies: vertel aan de bedrijven dat ze niet meer of diepgaander worden gecontroleerd dan bedrijven die niet met het od werken. Het zal op den duur mbt de handhaving in hun voordeel werken dat zij met het od werken. Kom ik straks nog op terug. Sommige bedrijven geven middels een mail aan dat er nieuwe documenten in het od zijn geplaatst. Dit is niet nodig. Zoals ik eerder aangaf, gaan wij aan de slag met een od als een controle gepland is; wijzigingen tussendoor zijn voor een toezichthouder alleen interessant als het een wijziging betreft die gemeld moet worden zoals bijvoorbeeld het plaatsen van een nieuwe bovengrondse tank of interessante informatie voor ons is bijvoorbeeld een MilieuJaarVerslag. Advies: leg uit van welke wijzigingen je een mail wilt ontvangen. Afbeelding: ondernemingsdossier.nl 3

4 Van start gaan Bedrijven en het Ondernemingsdossier
Plaatsen voorschriften Activiteitenbesluit: voorschriften automatisch ingevoerd Bij milieuvergunning: handmatig invoeren Als bedrijven aan de slag gaan met het ondernemingsdossier, moeten er eerst voorschriften in het ondernemingsdossier worden geplaatst. Als een bedrijf onder het activiteitenbesluit valt, dan worden de van toepassing zijnde voorschriften vanuit Activiteiten Internet Module automatisch in het od ingevoerd. Heeft het bedrijf een milieuvergunning dan moeten de voorschriften handmatig in het od worden geplaatst. 4

5 Van voorschrift naar maatregel
Invoeren van voorschriften Behapbaar, simpel en direct resultaat Afspraken maken over controles. Voorbeeld: Meer persoonlijk contact Op afstand volgen Ruimte en vertrouwen geven Als ik met een bedrijf aan de slag ga met het od dan vind ik het belangrijk dat het voor het bedrijf behapbaar moet zijn, simpel en direct resultaat moet opleveren. Ik spreek met bedrijven altijd af welke voorschriften ik in het eerste jaar middels het ondernemingsdossier ga controleren zodat bedrijven die voorschriften en de daarbij horende documenten in het od kunnen plaatsen. Bij mijn eerste bedrijf waarmee ik het met od aan de slag ben gegaan, hadden we per controle (twee contoles per jaar) drie voorschriften geselecteerd. Achteraf bleek dat het bedrijf een tweetal voorschriften niet op orde had en heeft daar in dat jaar extra in geïnvesteerd om er wel aan te voldoen. Met het bedrijf heb ik toen afgesproken dat het bedrijf ervoor gaat zorgen dat er aan de voorschriften wordt voldaan en bij de tweede controle heb ik samen met het bedrijf bekeken in hoeverre er aan de voorschriften werd voldaan. Ik had met het bedrijf meer persoonlijk contact en het bedrijf stelde zich zodanig op dat ik het gevoel had dat ze er serieus mee bezig waren en heb daarom de zaak op een afstand gevolgd. Het bedrijf gaf aan hoeveel tijd ze nodig hadden om e.e.a. op te pakken en ik heb ze die ruimte gegeven. Deze manier van handhaven is niet gebruikelijk maar vanuit vertrouwen kan dit wel zo verlopen. Advies: - Check bij het bedrijf in hoeverre zij aan de geselecteerde voorschriften denken te voldoen. - Geef het bedrijf de gelegenheid hun zaken op orde te brengen als tijdens het invoeren van de gegevens in het od blijkt dat niet alle gegevens aanwezig zijn. Je moet naar mijn inziens, dan niet strak gaan handhaven. Foto: 5

6 Van voorschrift naar maatregel
Invoeren van voorschriften Kost denktijd in beginfase Voordeel: bewust worden van verplichtingen Wijze van aantonen dat er voldaan is aan voorschrift: Werktijden: klokkaarten / vragen over werktijden Brandblusmiddelen: jaarcontract / rekening Plan van Aanpak door invullen Ondernemingsdossier ipv korte termijn handelen nav aanschrijving Dit kost even tijd en het daarom zinvol om na te gaan welke voorschriften je als bedrijf als eerste in het od wilt plaatsten. Advies: realiseer je dat bedrijven met een milieuvergunning meer tijd moeten investeren in het vullen van het od mbt de voorschriften dan een bedrijf die onder het activiteitenbesluit vallen. Bij het invoeren van de voorschriften in het od moeten bedrijven nadenken hoe ze van een voorschrift komen tot een maatregel. Dat kost wel even denktijd in de beginfase. Een voordeel is dat bedrijven zich bewuster worden van hun verplichtingen tav de vergunning of de voorschriften uit het activiteitenbesluit. Bedrijven gaan zich ook afvragen hoe ze kunnen aantonen dat ze aan een bepaald voorschrift voldoen. Bijvoorbeeld de tijden waarop een inrichting in werking mag zijn. Kun je middels klokkaarten aangeven maar wij kunnen ook medewerkers vragen stellen over hun werktijden. Een ander voorbeeld; hoe tonen bedrijven aan dat hun brandblussers zijn gekeurd? Niet met een contact waarin staat dat de blussers elk jaar door bedrijf x worden gekeurd. Een nota met daarop het aantal en type brandblusmiddelen is het beste. Advies: geef aan het bedrijf aan dat wanneer ze twijfelt welke informatie ze in het od moet plaatsen; vraag het na bij bijvoorbeeld de branchevereniging of de toezichthouder. Ik merk nu dat bedrijven vaak tijdens een controle horen wat ze hadden moeten doen met als gevolg een aanschrijving dat zij op korte termijn de zaken op orde moeten krijgen. Als het od wordt gevuld dan wordt vanzelf inzichtelijk in hoeverre er aan de voorschriften wordt voldaan en kan het bedrijf een plan van aanpak maken. 6

7 Ondernemingsdossier Tips: Heldere omschrijving documenten
Versie nummer in bestandsnaam Documenten duidelijk scannen en correct plaatsen Bespreek vooraf met de toezichthouder voor welke onderwerpen hij/zij gemachtigd wordt. Regelhulpen (niet op zijn kop) Plaatsen van documenten in het od. Voorbeeld ondernemingsdossier Als je als bedrijf documenten in het od plaatst, let er dan op dat wanneer bij het voorschrift meerdere documenten zijn geplaatst, de naam de documenten zodanig is gekozen dat het voor iedereen helder is wat de inhoud van het document zal zijn. Als de omschrijving vaag is, kost het veel tijd om de inhoud van de documenten na te gaan Als je meerdere versies van een document heb, geeft dan aan in de naam van het bestand zodat duidelijk is wat de laatste versie is. Zorg dat documenten duidelijk gescand zijn. Als je bijvoorbeeld een slechte kopie gaat scannen dan is deze moeilijk leesbaar en gaat het nut ervan verloren. Plaats documenten goed in het od en niet op z’n kop. Bespreek met de toezichthouder voor welke onderwerpen hij/zij gemachtigd wordt. Het kan later ook aangepast worden maar ik vind dat je als toezichthouder van te voren moet weten wat je wilt inzien in het od. Vanuit de brede handhaving zou ik ook aan het bedrijf vragen om bij de documenten m.b.t. brandveiligheid te kunnen. Wat er handig is zijn de regelhulpen in het od. Die geven namelijk aan wat een ondernemer moet doen om de regels na te leven. 7

8

9 Ga met het Ondernemingsdossier aan de slag en ontdek de mogelijkheden!
Vragen? Kortom: ga met het od aan de slag en ontdek de mogelijkheden! Zijn er nog vragen? 9