Optimaliseren van de documenthuishouding Starten vanuit de basis

Presentatie over: "Optimaliseren van de documenthuishouding Starten vanuit de basis"— Transcript van de presentatie:

1 Optimaliseren van de documenthuishouding Starten vanuit de basis
16 maart 2010, Woerden

2 Agenda Denkkader voor documentbeheer De rol van het DSP
Toepasbaarheid bij ROC’s

3 Archiveren is meer dan documenten bewaren
Uitdagingen Archiveren is meer dan documenten bewaren Trends Informatie wordt een steeds belangrijker bedrijfsasset Groeiende maatschappelijke verantwoording geeft grotere druk op informatievoorziening De uitdaging De kloof tussen analoge en digitale documentvoorziening dichten met gewaarborgde continuïteit en een juiste balans tussen kosten en baten

4 Stappen in plaats- en tijdonafhankelijk werken
Digitaal archief Digitaal dossier Digitale routering ( workflow ) Digitale flow Alleen digitale opslag Scannen vooral aan eind proces Papierarm werken Scannen aan het begin van proces Digitaal ‘geboren’ documenten Ordening Inhoudelijk beheer Basis Ketenintegratie Kennismgt . Portals ………. Digitaal werken Niveau C Niveau D DIV - Ambitietrapmodel E Niveau B Niveau A

5 Vier in balans document beheer visie op document management
kennis en vaardigheden document beheer programmatuur / content draagvlak

6 De document levenscyclus: Het document wordt een record
SharePoint BCT Decos Circle TRIM Het record is geboren! Beheer Auteur Beheer Organisatie Document Creatie Wettelijke regels Regelgeving Overeenkomst Business Rules Autorisatie Activiteit Actieve Distributie & Gebruik Definitief, Classificeren volgens DSP Teopassen retentie afspraken Opslaan/Overbrengen Opslag & Beheer Archivistische/ Historische waarde Samenwerking Metadata Workflow gestuurd of Retentie Vernietiging Tijd creatie beheer/gebruik digitaal digitaal/fysiek

7 Document Services fasenplan
1. Strategie 2. Tactiek 3. Implementatie 4. Operatie Visiedocument, Business Case, Verandermanagement (Mens, Proces, Technologie) Strategie op informatie-, documents- en records management. Bepalen van de positie over 5 tot 10 jaar 1 Document Structuur Plan Procesmodellering, PID Tactische richtlijnen over de manier waarop invulling wordt gegeven aan de strategie. 2 Systematieken,iteratieve onwikkeling, Prince II proj. mgt. Implementatie dienstverlening nadat middelen en inrichting zijn bepaald. Systemen en procedures kunnen los van elkaar worden geimplementeerd. 3 Diensten, SLA, KPI’s 4 Operationele invulling van activiteiten met betrekking tot de executie van de middelen en diensten voor de uitvoering.

8 Document Structuur Plan
Drijfveren voor een DSP: Voldoen aan wet- en regelgeving Het waarborgen van kennis en kwaliteit; Het waarborgen van continuïteit; Het optimaliseren van de logistiek en transport; Het waarborgen van de rappelfunctie; Het realiseren van een kosten reductie; Het centraliseren van het archief.

9 Documentair Structuur Plan
Degelijke strategie   fysiek archief  Archief Protocol/ Documentair Structuur Plan digitaal archief

10 Inhoud DSP ordeningsplannen opstellen vernietigingslijsten opstellen
gestructureerde opslag

11 Vraagstukken waarin documentbeheer ondersteunend kan zijn
Deelnemersdossiers Personeelsdossiers Bekostigingsdossiers Subsidieaanvragen Postafhandeling Doeltreffende archivering ….. Vaak een combinatie van: Dossiervorming Afhandelen van een proces Gerelateerd aan een primair systeem

12 Basisactiviteiten Bepaal een ambitie (workshop) en stel een stappenplan op Maak een DSP-op-maat Faciliteer eenvoudige en doeltreffende digitaliseringsmogelijkheden Hybride archivering blijft veelal gewenst; maak afspraken Processen vormen de basis; plaats functie boven techniek

13 VRAGEN

14 Bij vragen kunt u contact opnemen met:
Joost van Bommel Hans Hakkens Océ-Nederland BV Brabantlaan 2 ‘s-Hertogenbosch T 073 –

15