Inhoud Inleiding Aanleiding Historiek Het e-dossier Tips andere besturen.

Presentatie over: "Inhoud Inleiding Aanleiding Historiek Het e-dossier Tips andere besturen."— Transcript van de presentatie:

1 Hoe digitale sociale dossiers van het OCMW realiseren Felixpakhuis 05/06/2014

2 Inhoud Inleiding Aanleiding Historiek Het e-dossier Tips andere besturen

3 Inleiding

4 Inleiding Samenwerking OCMW en stadsarchief Antwerpen (2010) Anno 2014: digitaal werken bij stad en OCMW: Netwerk informatiebeheerders Gemeenschappelijk klassement/mappenstructuur of bedrijfstoepassing Medewerkers weten hoe ze digitaal moeten werken Digitaal klasseren

5 Aanleiding

6 Aanleiding Archivering in de sociale centra
Bestuursakkoord: digitaal werken bij OCMW en stad 1SSB Digitaal werken vereenvoudigt de werkprocessen en verbetert de diensten aan de burger 1SSB De Antwerpenaar heeft maximale digitaal toegang tot (bestuurs)documenten en -informatie Inspectie POD MI: antwoord najaar 2013 Opdracht bestuursdirecteur MI: klantendossiers digitaal in 2014

7 Historiek

8 Sociale dossiers : Tot 2013 volledig op papier Niet 1 dossier per klant. Verschillende OCMW diensten hebben een eigen dossier over dezelfde klant: Schuldhulpverlening, Activering, Werkervaring, Vrije Tijd, Sociale steunpunten Gezondheid… Vanaf 1991 klantenregistratieprogramma (KLR, Apash en e-Vita)

9 Problematiek: Problemen bij archivering (opslag en verwerking) Verschillende dossiers rond 1 klant: dubbel werk + dubbele documenten

10 Het e-dossier

11 E-dossier! De oplossing = het e-dossier Geïmplementeerd in e-Vita
1 dossier voor 1 klant (diensten werken samen) Achterliggende bewaarstrategie Nood aan afspraken: Naamgeving Wie klasseert waar en wanneer workflows

12 Technische randvoorwaarden
Dubbele schermen Draagbare handscanners Om grotere volumes beter in te scannen scanners voorzien van een duplex (dubbelzijdige) scanmodule. Toetsenbord gekoppeld aan toestel voor directe naamgeving Upgrade software zodat je een voorbeeldweergave kan zien van je gescand document. Rechtstreeks scannen naar e-dossier

13 Workflows Klant geeft documenten af aan het loket
Klant geeft documenten af aan MW tijdens spreekuur/huisbezoek Documenten komen toe per (interne) post Documenten komen toe via algemene mailbox centrum Klant mailt documenten naar zijn/haar MW Documenten komen toe via VIP14 Klant geeft documenten af aan loket die bestemd zijn voor AE Facturen AE komen binnen per post MW = maatschappelijk werker AE = Administratie Extern, dienst voor de medische facturen

14 Communicatie Intranet, yammer, nieuwsbrief, infosessies en opleidingen
Sensibilisering medewerkers (weerstand tegen digitaal werken) Nood aan werkgroep met betrokken diensten (communicatie, ICT, archief, medewerkers werkveld…)

15

16 Tips andere besturen

17 Tips Dossiers consequent, logisch en praktisch opbouwen. Maak hierover afspraken. Ordelijk klassement = efficiënter werken Stem digitale dossiers af op de papieren Klasseer dossiers altijd op dezelfde manier, bv. op dossiernummer, op naam klant, … Stop met printen! (onnodige dubbels en dikke papieren dossiers). Print niet wat je digitaal hebt. Interne communicatie: zoveel mogelijk of uitsluitend digitaal

18 Externe communicatie: vraag bij partners/instellingen om digitale briefwisseling
Hou een overzicht/register bij van welke dossiers je hebt, eventueel met minimale beschrijving Maak overzicht van wat te bewaren in sociaal dossier (en hoelang), zodat de medewerkers weten wanneer en wat ze mogen schonen Indien mogelijk: bekijk de optie voor een scanner om dossiers volledig digitaal te krijgen.