Template Status Voortgang rapportage

Presentatie over: "Template Status Voortgang rapportage"— Transcript van de presentatie:

1 Template Status Voortgang rapportage
Dit document is de template voor het weergeven van de status voortgang op projectniveau. Het doel is deze template voor meerdere overleggen te kunnen gebruiken, om dubbel werk te voorkomen. Voor de (landelijke/interne) stuurgroep, programma overleg en zorgverzekeraarsmeeting is deze template geschikt. Het niveau van detail en toelichting op acties/besluiten zal per overleg wisselen. Bijvoorbeeld: voor de landelijke stuurgroep is met name interessant of het project per afgesproken datum de beoogde doelstelling behaalt. En indien dit in gevaar is (oranje, risico) of niet gaat lukken (rood, knelpunt) wat de acties zijn die genomen worden (oranje, door het project) of gevraagd worden van de landelijke stuurgroep zelf (rood). Dit is op een hoger niveau dan de informatie die relevant is voor de interne stuurgroep. Het proces voor rapporteren is beschreven op de volgende pagina’s, aan de hand van het Programma team overleg.

2 Proces Status Voortgang rapportage (1/2)
Vanuit het programma office wordt er een herinnering gestuurd om de rapportage in te vullen en te en. Elke maand leveren de projectleiders een update in de template. Deze worden een week voor het overleg naar het programma office g d op: De rapportages worden samengevoegd in een programma rapportage, geschikt voor de verschillende overleggen, waaronder het programma overleg in de daaropvolgende week De totale presentatie en notulen worden na het overleg rondg d door het programma office naar de projectleiders

3 Proces Status Voortgang rapportage (2/2)
T + 2 werkdagen T – 1 week T Stuurgroep/ Programma Meeting (bijv programma overleg) Secretariaat Reminder sturen rapportage inleveren Aggregeren programma rapportage Notulen rondsturen Projectleider Invullen en en template Voorbeeld tijdlijn Programma overleg: 1ste do vd mnd 2de do vd mnd maandag na overleg

4 Programma status overzicht [mm-yy]
Dit is het voorblad van de stukken voor bijvoorbeeld het Programma Team overleg. Het geeft in 1 pagina het overzicht vanalle lopende projecten en waar aandacht nodig is Programma status overzicht [mm-yy] Projectnaam Planning (R/O/G) Actie/Besluit (J/N) Opmerkingen ... Expertise Centrum (EC) N Transmuraal Patienten Portaal (TPP) Landelijk Dooverwijzen (LD) CRC 3.0 Wordt het mogelijk om het project binnen de tijdslijnen op te leveren? Ja: groen Misschien: (er zijn risico’s) oranje Nee: rood

5 [Projectnaam startdatum-einddatum]
[project doelstelling] [datum/periode status voortgang] In 1 zin de doelstelling van het project Wat is er bereikt de afgelopen periode? Wat gaat er gebeuren de komende periode? [omschrijving] Hoogte/dieptepunten van afgelopen periode. Wat is er gedaan en bereikt? Belangrijkste activiteiten komende periode. Afh van rapportage periode (week/maand) Mijlpaal Oplever datum Voortgang Status Opmerking/actie/besluit [omschrijving] [dd/mm/yy] [xx%] [R/O/G] Alleen mijlpalen opnemen die rondom de datum van rapportage liggen en de moeite waard zijn om te delen. Richtlijn: maximaal 8 Het niveau van detail voor de landelijke stuurgroep is hoger dan voor de interne stuurgroep Origineel geplande oplever datum van de mijlpaal (kan ook in geschiedenis zijn) Rood: escalatie, actie/besluit nodig buiten macht van het project Oranje: probleem, maar binnen macht van het project Groen: geen problemen Bij rood: actie/besluit dat nodig is van stuurgroep Bij oranje: actie dat ondernomen wordt door projectgroep EN omschrijving wat er gebeurt indien dit niet lukt/voldoende is. 0%: nog niet gestart 25% net gestart (orientatie, taakverdeling) 50% (inhoudelijk nog actief) 90%: bijna klaar (laatste review) 100%: afgerond Issue/Risico Status Impact [omschrijving] (ROG) [kritiek/hoog/medium/laag] (belangrijkste) project/programma overkoepelende risico’s of knelpunten

6 [Projectnaam startdatum - einddatum]
[project doelstelling] [datum/periode status voortgang] Wat is er bereikt de afgelopen periode? Wat gaat er gebeuren de komende periode? [omschrijving] Mijlpaal Oplever datum Voortgang Status Opmerking/actie/besluit [omschrijving] [dd/mm/yy] [xx%] [R/O/G] Issue/Risico Status Impact [omschrijving] (ROG) [kritiek/hoog/medium/laag]

7 Mogelijke oplossingen
[Projectnaam] [project doelstelling] [datum/periode status voortgang] Deze pagina is alleen nodig bij een actie/besluit van het overleg orgaan Situatie [Omschrijving aanleiding en achtergrond] Knelpunt [Omschrijving van het probleem/dilemma] Mogelijke oplossingen [Omschrijving mogelijke oplossingen/scenario’s, eventueel inclusief voor/nadelen, kostenimpact] Advies [Omschrijving advies vanuit project tav oplossing en motivatie] Gevraagd besluit / actie [Omschrijving besluit/actie in 1 zin, met impact van geen besluit/actie]