Betrouwbaarheidstypologie

Presentatie over: "Betrouwbaarheidstypologie"— Transcript van de presentatie:

1 Betrouwbaarheidstypologie
Handelsbedrijven à contant: behandeld filiaalbedrijf

2

3 Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid
Belangrijkste aanknopingspunten voor volledigheid opbrengsten en juistheid kosten Door directie geautoriseerde brutomarge, prijsprocedure. Betrouwbare werking Point of Sale apparatuur. Beginvoorraad + Inkoop – Eindvoorraad = Verkocht + Kasverschillen + Voorraadverschillen. Inventarisatie als sluitstuk van de geld-goederenbeweging

4 Toepassingsvraag 1 Binnen het controleteam waar je deel van uitmaakt ontstaat er discussie over de waarden waarin de BETA-formule (BV + Inkopen – Eindvoorraad = Verkocht) gemeten moet worden. Wat stel jij voor?

5

6 Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s
Juistheid kasverschillen Juistheid voorraadverschillen

7 Toepassingsvraag 2 Kun je nog een aantal andere betrouwbaarheidsrisico’s noemen die je bij dit type bedrijven vaak zult tegenkomen?

8 Preventieve IC maatregelen

9 Begroting, normen en tarieven

10 1.1 Begroting, normen, tarieven
Verkoopbegroting, Inkoopbegroting, Begrote Brutomarge Begrote omloopsnelheid van de voorraad Begrote diefstal (Begrotingen zijn vaak per filiaal).

11 Toepassingsvraag 3 Waarom is het vanuit de volledigheid van de opbrengsten zo belangrijk dat de interne organisatie rond het begroten van de brutomarges adequaat is?

12 1.2 CT functiescheiding Hoofdkantoor: Inkoop (beschikkend), Centraal magazijn (bewarend); verkoop (intern beschikkend over te hanteren prijzen), Administratie (controlerend) Hoofdkantoor  filiaal Filiaal: bedrijfsleider (beschikkend), kassamedewerkers (uitvoerend.

13 Toepassingsvraag 4 Waarom zouden wij hier de kassamedewerkers vooral als uitvoerend zien terwijl ze toch bezig zijn met het verkopen van artikelen en verantwoordelijk zijn voor de voorraad geld en artikelen?

14 1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen
Prijsprocedure Kasprocedure Offerte en contractprocedure bij inkoop Inventarisatieprocedure. Regelgeving op het gebied van winkelsluiting Oogtoezicht, tascontrole, zonder bon wordt niet geruild, procedure rondom retouren.

15 Toepassingsvraag 5 Wat zijn de belangrijkste stappen uit de kasprocedure?

16 Managementinformatie

17 1.4 Belangrijke managementinformatie
Exploitatie voor het geheel en per filiaal Omzet Kostprijs verkopen Bruto marge Omloopsnelheid van de voorraad (per productcategorie) Kasverschillen Voorraadverschillen (per productcategorie

18 Toepassingsvraag 6 Door welke informatie blijft de directeur op de hoogte van het gelopen risico ten aanzien van de incourantheid van de voorraden?

19 Gegevens in bestanden  Informatie

20 1.5 Essentiële bestanden Inkoopbestand Crediteurenbestand
Artikelbestand Voorraadbestand Verkoopbestand Het POS-systeem bevat het artikelbestand (geautoriseerde prijzen + actuele voorraad) en het verkoopbestand.

21 Toepassingsvraag 7 Welke maatregelen zou het hoofdkantoor moeten nemen om er voor te zorgen dat ieder filiaal met het juiste en volledige artikelbestand werkt?

22 Repressieve IC-maatregelen

23 Cijferanalyse

24 2.1 Cijferanalyse Werkelijke brutomarges versus begrote brutomarges per product en productcategorie Werkelijke voorraadverschillen (per filiaal) versus norm voor diefstal Werkelijke kasverschillen (per filiaal) versus norm

25 Toepassingsvraag 8 Waarom is de filiaalvergelijking zo belangrijk voor het beoordelen van de betrouwbaarheid van de informatie?

26 Verbandscontroles

27 2.2 Verbandscontroles Beginvoorraad + Inkopen – Eindvoorraad = Kostprijs verkopen; Afboeking artikelbestand (POS)= Opboeking verkoopbestand (POS) +/- voorraadverschillen; Afboeking verkoopbestand (POS)= Opboeking bank + kasverschillen

28 Toepassingsvraag 9 Tijdens de interim-controle van filiaalbedrijf constateer je voor één filiaal dat het volgende verband nooit lijkt te sluiten: Afboeking verkoopbestand (POS)= Opboeking bank + kasverschillen De controleleider is verrast en roept: Dan hebben we hem te pakken. Een mooi geval van slepen. Wat bedoelt hij?

29 2.3 Detailcontroles Controle op de juistheid van de gehanteerde inkoopprijzen; Controle op de juiste verkoopprijzen in het artikelbestand

30 Waarneming ter plaatse

31 2.4 Waarneming ter plaatse
Inventarisatie van voorraad en kas Controle op naleving regelgeving winkeltijden

32 Casus Superstore

33 Superstore N. V. exploiteert een landelijke keten van 8 warenhuizen
Superstore N.V. exploiteert een landelijke keten van 8 warenhuizen . In deze warenhuizen worden allerhande huishoudelijke artikelen verhandeld. De interne organisatie van de locale warenhuizen is als volgt: Bedrijfsleider (1) Caissières (4) Administratie (1) Bij Superstore maakt men gebruik van Point of Sale apparatuur. Alle goederen dienen van het hoofdkantoor betrokken te worden. Klanten kunnen contant, met pinpas, chipper of creditcard betalen. Regelmatig worden er vanuit het hoofdkantoor opruimingen van seizoensgevoelige artikelen georganiseerd die in de landelijke pers worden aangekondigd.

34

35 Toepassingsvraag 10 Welke risico’s bestaan er met betrekking tot de volledigheid van de verantwoorde opbrengsten bij een handelsbedrijf dat tegen contante betaling levert wel, die er bij een handelsbedrijf dat op rekening levert niet bestaan?

36 Toepassingsvraag 11 In hoeverre verschilt POS-apparatuur van een geautomatiseerd kasregister? Welke bestanden heeft POS-apparatuur minimaal nodig om te kunnen werken? Welke maatregelen op het gebied van biv kunnen bij Superstore de juistheid van de prijzen waarborgen?

37

38 Toepassingsvraag 12 Welke aanvullende maatregelen zou u de directie van Superstore willen adviseren om diefstal door klanten en personeel te voorkomen?

39 Toepassingsvraag 13 Eénmaal per jaar worden van oudsher de filialen van Superstore integraal geïnventariseerd. Dit gebeurt meestal op 2 januari en de winkels zijn dan voor publiek gesloten. Wat is uw mening ten aanzien van de geschetste procedure?

40 Toepassingsvraag 14 Welke informatie zou het hoofdkantoor van Superstore willen ontvangen zodat ze de gang van zaken bij de filialen kunnen beheersen?

41 Toepassingsvraag 15 Welke verbandscontroles zou men bij Superstore kunnen leggen?