Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties

Presentatie over: "Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties"— Transcript van de presentatie:

1 Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties
Albert Meijer en Martijn Ridderbos College 4: 6 oktober 2011 Bestuurlijke Informatievoorziening

2 Programma Wat is bestuurlijke informatiekunde?
Wat hebben we geleerd uit de artikelen? Wat zijn de wortels van het vakgebied? Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied? Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening? Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd? Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen? Hoe levert een MIS informatie aan het management?

3 1. Wat is bestuurlijke informatiekunde?
Bestuurlijk informatiekunde is het vakgebied dat zich richt op het ontwikkelen van methoden en technieken voor het vaststellen van informatiebehoeften bij het besturen van organisaties en het ontwikkelen van systemen die de gevraagde informatie kunnen leveren. Laudon & Laudon (2000): Management Information Systems

4 Opkomst van het vakgebied
Technologische dynamiek Moore’s Law Sterkere internationale concurrentie Globalisering Basisdisciplines Computer science Management science Operations science

5 VRAAG Waarom moeten managers verstand hebben van bestuurlijke informatiekunde?

6 2. Wat hebben we geleerd uit de artikelen?

7 3. Wat zijn de wortels van het vakgebied?
Cognitief perspectief op organisaties Carnegie-Mellon (Simon, March, …) Focus: Besluitvorming (op verschillende niveaus) Verwerken van informatie Bekendste begrip: Bounded rationality Centrale idee: Mensen kunnen worden gestuurd door hen bepaalde informatie wel of niet te geven. Centrale vraag: Hoe kun je het functioneren van een organisatie verbeteren door de informatievoorziening en –verwerking te versterken?

8 4. Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied?
Input Output Verwerken Feedback

9 VB: Ledenadministratie
Invoer Adresgegevens Zoekvraag Uitvoer Stickers voor een mailing Telefoonnummer Verwerken Adressen op juiste plek in database Aantal mensen in bepaalde wijk Feedback Incorrecte gegevens Ontbrekende gegevens

10 Goede brongegevens zijn van cruciaal belang

11 Enkele kernbegrippen Informatiesysteem: Een samenhangend geheel aan componenten om informatie te verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden om besluitvorming, coördinatie, beheersing, analyse en visualisatie in een organisatie mogelijk te maken. Data: Stromen van ruwe gegevens die gebeurtenissen in een organisatie of de fysieke omgeving representeren voordat deze gegevens zijn gearrangeerd op een manier waarop mensen ze kunnen begrijpen en gebruiken. Informatie: Gegevens die zijn gevormd op een manier dat ze begrijpelijk en bruikbaar zijn voor mensen.

12 Onderscheiden Formele versus informele informatie-systemen
Gestructureerde versus ongestructureerde informatie

13 Informatievoorzieningen
Informatie-architectuur IT-infrastructuur

14 Computer Input Output Algoritme Opslag Communicatie

15 Ontwikkelen van een eenvoudig systeem
Welke informatie wordt opgeslagen in het systeem? Welke functionaliteiten moet het systeem bieden? Wie binnen de organisatie moet wat met het systeem doen?

16 Naam Adres Team Familie Betaling Adressen terugzoeken X Overzicht van leden per team Overzicht van individuele betaling Overzicht van wanbetalers

17 Naam Adres Team Familie Betaling Adressen-administratie CRUD R Teamindeling Financiële administratie Algemene informatie

18 OPDRACHT Maak een analyse voor het financiële informatiesysteem van jullie organisatie: Data en functionaliteiten Gebruikers en rechten

19 5. Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening?
Strategisch niveau Topmanagers Executive Support System (ESS) Management niveau Middenmanagers Management Information System (MIS) Uitvoerende niveau Operationele managers Transaction Processing System Verkoop Productie Financien Accounting HRM

20 OPDRACHT Breng voor jullie organisatie in kaart wat deze niveaus zijn en welke informatiebehoeften er op deze niveau’s bestaan.

21 6. Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd?
Systemen en informatieverandering Ontwikkeling van informatiesystemen Beheren van informatiesystemen Rollen binnen de organisatie

22 6.1. Informatie-analyse Vier manieren: (Bemelmans (1982)
Ober strategie Referentie strategie Ontwikkel-zelf strategie Evolutionaire strategie

23 Gewenste omgang met informatie of communicatie
Huidige omgang met informatie en communicatie Ondersteuning door oud systeem communicatie voorzieningen Ondersteuning door nieuw systeem communicatie voorzieningen

24 ICT en organisatieverandering
Automatiseren Rationaliseren Business Process Redesign Paradigma Shift Bron: Laudon & Laudon (2000: 339)

25 6.2. Ontwikkeling van informatiesystemen
Pakket selecteren Systeem ontwikkelen Traditionele ontwikkeling Prototyping

26 Traditionele systeemontwikkeling
Project definiëren Systeem bestuderen Ontwerpen van het systeem Programmeren Installeren van het systeem Post-implementatie audit: werkt het?

27 Risico: project loopt uit de hand!

28 Nieuwbouw volgens Prince2

29 Prototyping Identificeren van basale voorzieningen
Ontwikkelen van een prototype Gebruiken van het prototype Gebruiker tevreden? Ja: operationeel prototype Nee: aanpassen van het prototype

30 6.3. Beheren van informatiesystemen
Functioneel beheer Technisch beheer Applicatie beheer

31 Beheer bestaand volgens BiSL

32 BISL

33 IT Governance IT regie IT uitvoering IT vraag

34 6.4. Rollen binnen de organisatie
Programmeurs Systeem analysten Systeembeheerders IT Managers Eindgebruikers CIO

35 7. Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen?
ERP Een ERP is een bestuurlijk informatiesysteem dat alle facetten van een bedrijf integreert, zoals planning, productie, verkoop en financiën, zodat deze beter onderling worden gecoördineerd door informatie met elkaar te delen.

36 Nieuwe trends en ontwikkelingen (2)
Datamining Datamining is het analyseren van grote hoeveelheden gegevens om patronen en regels te vinden die kunnen worden gebruikt bij besluitvorming en om toekomstig gedrag te voorspellen.

37 Nieuwe trends en ontwikkelingen (3)
Data warehouse Een data warehouse is een database met mogelijkheden om te zoeken en rapporten te maken die zowel actuele als historische gegevens bevat die worden gehaald uit verschillende operationele systemen en die deze gegevens beschikbaar maken om rapporten en analyses voor het management te maken. Interne gegevens - Allerlei processen - Historisch en actueel Externe gegevens - Allerlei soorten Extract and transform Data Warehouse Toegang tot data en data analyse

38 Nieuwe trends en ontwikkelingen (4)
Digitale toegankelijkheid (online access)

39 8. Hoe levert een MIS informatie aan het management?
Planning Waarneming Beoordeling Bijsturing productiesysteem data uit de omgeving doelstellingen herplanning plannen en instucties normen en regelgrenzen methoden van waardering en dataverwerking bijsturings- report data- registratie verwerking bijsturingsactie Keuze bijsturingsmethode data Rapportage Ja nee Beheersing Uitvoering inputs outputs Samenhang van Management- en Productiesystemen verzoek om nieuwe data Ver- schil met norm beheers- baar

40 Wat moet een MIS leveren?
Informatie voor het jaarplan Informatie voor het jaarverslag Informatie voor management-rapportages

41 Dashboard

42 OPDRACHT Analyseer welke informatie nodig is ten behoeve van het jaarplan en het jaarverslag van de gekozen casus (operationele, tactische en strategische informatie). Geef aan op welke wijze deze informatie het beste kan worden verzameld. Benoem de inhoud, vorm en frequentie van de managementrapportage.