Toelichting Jaarrapport 2013 Jaarplanning 2014 toezichtprojecten Agentschap inspectie rwo Afdeling Toezicht 28 mei 2014.

Presentatie over: "Toelichting Jaarrapport 2013 Jaarplanning 2014 toezichtprojecten Agentschap inspectie rwo Afdeling Toezicht 28 mei 2014."— Transcript van de presentatie:

1 Toelichting Jaarrapport 2013 Jaarplanning 2014 toezichtprojecten Agentschap inspectie rwo Afdeling Toezicht 28 mei 2014

2 Toelichting Jaarrapport 2013 Anke thuy toezichthouder

3 Organogram Afdeling Toezicht

4 Overzicht presentatie
Overheidsopdrachten Administratief beheer Financieel beheer Sociale verhuring Overdrachten Sociale leningen Overzicht schorsingen en vernietigingen Ingebrekestellingen Domiciliefraude Taalbereidheid Klachten en verhalen kandidaat-huurders

5 Overheidsopdrachten Directie actoren
Prioriteit: Gunningen > euro (zonder overleg VMSW); Gunningen < euro (hoog aantal inbreuken verleden); Aanstelling architecten. 174 steekproeven (rapportering, notulen, bestuursdocumenten, boekhouding en/of inspectie). 20 inspecties. Frequente substantiële vaststellingen: Geen of onvoldoende concurrentie; Foutief inroepen hoogdringendheid (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking); Foutieve toepassing lijst geselecteerden (aanstelling ontwerpers).

6 Administratief beheer Directie actoren
Toezichtprojecten: Bekendmaking bezoldigingspakket directeurs SHM’s (website VMSW en jaarverslag); Huishoudelijk reglement SHM’s (conformeren aan nieuwe (model)statuten); Opvragen/opmaken procedures SHM’s (m.n. financiële procedures, deontologische code bestuurders en personeel en klachtenprocedure); Klachtenprocedure SHM’s (conform het Klachtendecreet); Vergoedingen bestuurders SHM’s (presentiegelden, verplaatsingskosten en eventuele andere vergoedingen); Interne controle SVK’s (inventariseren + sensibiliseren inzake zelfcontrole).

7 Financieel beheer Directie actoren
Toezichtprojecten: Financiële controle SHM’s Controle op basis van financiële rapportering: Verschil tussen de rapportering en de neergelegde jaarrekening bij 31 SHM’s. Inventarisatie participaties SHM’s in andere vennootschappen: 17 SHM’s hebben participaties. Controle op de aanleg van de wettelijke reserve: Niet in orde bij 1 SHM. Controle op de volstorting van de aandelen:

8 Financieel beheer Directie actoren
Toezichtprojecten: Financiële controles SVK’s, Huurdersbonden en Vlaams Huurdersplatform: Controle op basis van financiële rapportering: Verschil tussen de rapportering en de interne jaarrekening bij 7 SVK’s. Controle 22 SVK’s, 2 huurdersbonden en het Vlaams Huurdersplatform: Fouten in de subsidieafrekening bij 16 woonactoren; Behoorlijk werkend systeem van interne controle. Financiële analyse SHM- en SVK-sector: Op basis van het financieel analysesysteem van de afdeling Toezicht werd een financiële trend- en sectoranalyse opgemaakt.

9 Sociale verhuring Directie klanten
Toezichtprojecten: Registers en toewijzingen SHM’s en SVK’s: Voorbereiding inspectieronde Naleven huurreglementering lokale besturen en Vlaams Woningfonds: Breed onderzoek diverse aspecten verhuring 8 OCMW’s en 1 stad; Tekortkomingen inzake het inschrijvingsregister, de toetsing van de inschrijvings- en toelatingsvoorwaarden en de toepassing van de voorrangen; Onvoldoende tools en ondersteuning + niet goed op hoogte van wetswijzigingen.

10 Sociale verhuring directie klanten
Huurlasten SHM’s en SVK’s: Opvolging actie- en aandachtspunten controles 90 SHM’s 2011 en (opvolg)inspecties; Proefproject controle huurlasten 10 SVK’s. Huurprijzen Proefinspecties 10 SHM’s. Inspecties 20 SHM’s: Inbreuken inzake materiële vergissingen en softwareproblemen. Woningkwaliteit Meer en meer verhalen tegen schrapping van kandidatuur ingevolge 2 weigeringen, gemotiveerd op basis van slechte kwaliteit van de woning. Inschatting klachten inzake kwaliteit => Samenwerking afdeling Toezicht en Inspectie.

11 Overdrachten directie klanten
Toezichtprojecten: Verkoop sociale kavels lokale besturen: Proefcontrole bij 1 Intergemeentelijk Samenwerkingsverband; Voorbereiding systematische controles. Inspectie inschrijvingen en toewijzingen sociale koopwoningen 17 SHM’s: Inbreuken bij alle SHM’s. Controle verkoop sociale kavels 6 SHM’s: SHM’s moeten nauwgezetter de woonbehoeftigheidsvoorwaarden van de kandidaat-kopers aftoetsen aan de wettelijke normen. Verkoopprijzen sociale koopwoningen: Proefcontrole bij 1 SHM.

12 Sociale leningen directie klanten
Geen inspecties omwille van wetswijzigingen. Toezicht ontwikkelde een digitale tool met het oog op toekomstige vlotte en efficiënte controles van de door de EKM’s, VMSW en VWF verstrekte sociale leningen.

13 Schorsingen en vernietigingen
18 beslissingen geschorst en 30 vernietigd.

14 ingebrekestellingen 48 ingebrekestellingen.

15 ingebrekestellingen Het Comité B sprak zich uit over:
16 verweerschriften. 8 administratieve geldboetes: 6 voor niet tijdig rapporteren; 1 voor niet (tijdig) aannemen van de door de Vlaams Regering opgelegde statuten; 1 voor het uitvoeren van een vernietigde beslissing en het negeren van de uitspraak in beroep van de minister.

16 Domiciliefraude toezichtinstrumenten en sancties
35-tal dossiers ontvangen met voornamelijk adviesaanvragen voor Toezicht. 1 administratieve maatregel wegens onrechtmatige bijwoonst: situatie tijdig geregulariseerd. 10 processen-verbaal opgesteld. Sinds 2010 werden 22 dossiers, waarvan 1 werd heropend, door Toezicht bezorgd aan het parket: Beginperiode: verschillende seponeringen. Eerste resultaat (begin 2012): minnelijke schikking van 250 euro. Recent (eind begin 2014): Dagvaardingen in 3 dossiers; 3 dossier werden overgemaakt aan het arbeidsauditoraat; In 1 dossier werd een minnelijke schikking aangeboden aan de huurder.

17 Domiciliefraude toezichtinstrumenten en sancties
Nieuw sedert 21/07/2013: specifieke bevoegdheid voor het opvragen van verbruiksgegevens van water, elektriciteit en gas. Verdere acties inzake een efficiëntere bestrijding domiciliefraude: De knelpunten inzake sanctionering wegwerken en de administratieve procedure vereenvoudigen; De opmaak van een draaiboek domiciliefraude ten behoeve van de sociale verhuurders; Meer gegevensuitwisseling tussen verschillende diensten/instanties mogelijk maken.

18 taalbereidheid toezichtinstrumenten en sancties
Resultaten: 12 huurders werden in gebreke gesteld + aangemaand om zich in regel te stellen; 5 huurders kregen een administratieve geldboete. Knelpunten: Communicatieproblemen tussen Huis van het Nederlands en verhuurders (geen uitwisselingslijnen); Interpretatieproblemen reglementering m.b.t. bevoegdheid tot input data in KBI-databank. => Nieuw registratiesysteem sedert eind 2013.

19 Klachten en verhalen kandidaat-huurders
Daling van 7,3% t.o.v Vooral het aantal klachten over huurlasten en domiciliefraude is teruggevallen. 53 onontvankelijk: Eerst richten tot de actor; Duidelijk ongegrond. 61 ontvankelijk: 20 gegrond/deels gegrond. 264 verhalen Stijging van 74% t.o.v Voornamelijk te wijten aan actualisatie inschrijvingsregisters (schrappingen). 50 onontvankelijk. 85 gegrond.

20 Toelichting Jaarplanning 2014 anke thuy toezichthouder

21 toezichtactiviteiten
Twee soorten toezichtactiviteiten: Vraaggestuurde activiteiten; Risicogestuurde activiteiten en toezichtprojecten.

22 Vraaggestuurde toezichtactiviteiten
Deze gebeuren op vraag van derden. Het gaat om: Behandeling klachten; Behandeling verhalen kandidaat-huurders; Behandeling beroepen kandidaat-kopers; Bestrijding domiciliefraude, behandeling inbreuken taal- of inburgeringsbereidheid en behandeling inbreuken leefbaarheid/burenhinder.

23 Risicogestuurde activiteiten en toezichtprojecten
Activiteiten om de risicoanalyse te kunnen opmaken en activiteiten die voortvloeien uit deze risicoanalyse. Deze worden uitgevoerd door de binnendiensten en de toezichthouders, al dan niet samen. Het gaat onder meer om: Opvolging samenstelling bestuursorganen; Opvolging rapportering aan de afdeling Toezicht; Screening agenda’s en nazicht beslissingen (notulen) beheersorganen; Bijwonen van bestuursvergaderingen.

24 Risicogestuurde activiteiten en toezichtprojecten
Risicogestuurde projecten lopen over 1 of meerdere jaren: Sociale verhuring; Overdrachten; Sociale leningen; Administratief beheer; Financieel beheer; Overheidsopdrachten; Tegemoetkomingen.

25 Risicogestuurde activiteiten en toezichtprojecten
Sociale verhuring: Inschrijven van kandidaat-huurders en toewijzen huurwoningen bij SHM’s en SVK’s; Inschrijvingen kandidaat-huurders, toewijzen huurwoningen, huurprijzen en huurlasten bij VWF en lokale besturen; Huurprijzen bij SHM’s; Huurlasten bij SHM’s. Overdrachten: Inschrijvingen kandidaat-kopers, toewijzingen sociale en middelgrote koopwoningen en kavels en verkoopprijzen kavels bij SHM’s en lokale besturen; Verkoopprijzen koopwoningen bij SHM’s.

26 Risicogestuurde activiteiten en toezichtprojecten
Sociale leningen: VMSW, VWF (toekenning leningen) en EKM’s (toekenning leningen + erkenningsvoorwaarden). Administratief beheer: Nazicht interne reglementen SHM’s; Nazicht klachtenprocedure SVK’s. Financieel beheer: Vergoedingen bestuurders SHM’s; Verloning directeurs SHM’s; Inspecties SHM’s, SVK’s (interne controle), Huurdersbonden en Vlaams Huurdersplatform.

27 Risicogestuurde activiteiten en toezichtprojecten
Overheidsopdrachten: Steekproeven op basis van kwartaalrapportering; Steekproeven op basis van boekhoudkundige gegevens. Tegemoetkomingen: Renovatiepremies.

28 Inschrijvingen en toewijzingen huurwoningen SVK’s en SHM’s
Project Inschrijvingen en toewijzingen huurwoningen SVK’s en SHM’s Chris hubin toezichthouder

29 PROJECT “SOCIALE HUURWONINGEN”
Correcte registratie kandidaten en toewijzingen steeds aandachtspunt van de afdeling Toezicht. Voorheen: : registers en inschrijvingen; : toewijzingen. Nu: Geïntegreerde aanpak.

30 Geïntegreerde aanpak Het onderzoek spitste zich toe op drie domeinen:
Informatieverstrekking aan de kandidaat-huurder; De registratie van de kandidaat-huurders; De toewijzing van sociale huurwoningen.

31 Inventarisatie mogelijke inbreuken
Doel inventarisatie: Gelijkvormig toezicht door de verschillende toezichthouders bevorderen. In totaal 168 mogelijke inbreuken vastgesteld.

32 Omvang onderzoek In de eerste vier maanden van 2014: 15 actoren.
Selectie actoren op basis van risicoprofiel: Vaststellingen vorige inspecties; Openstaande actiepunten; Vorige inspectie reeds 3 à 4 jaar geleden.

33 Omvang inspectie Controle van informatie aan de kandidaat-huurder aan de hand van effectief gebruikte documenten. Controle inschrijving kandidaat-huurders: ± 20. Controle toewijzingen: 5 à 6.

34 Selectie dossiers Combinatie van willekeurige en gerichte selectie:
Oude / nieuwe dossiers; Weinig voorkomende prioriteiten; Mutaties; …

35 Overzicht vaststellingen
In totaal 260 vaststellingen in 88 verschillende categorieën:

36 Standaarddocumenten 134 Inschrijvingsregister 34 Registratie kandidatendossiers 67 Toewijzingen sociale huurwoningen 24 Andere vaststellingen 1

37 Inschrijvingsformulier (of in IHR indien dit wordt meegegeven aan de kandidaat-huurder)
38 Inschrijvings- of ontvangstbewijs 31 Aanbodbrief (+ eventueel antwoordformulier) 23 Brief gemotiveerde weigering 4 Actualisatiebrief (en herinneringsbrief) 14 3 Patrimoniumlijst (SVK's) Intern huurreglement Schrappingsbrief Standaarddocumenten - algemeen 1

38 Prioriteitscodes 18 Vermeldingen register 16

39 Inschrijvingsvoorwaarden - algemeen
20 Inschrijvingsvoorwaarden - inschrijving bevolkingsregister 1 Inschrijvingsvoorwaarden - eigendomsvoorwaarde 14 Inschrijvingsvoorwaarden - inkomensvoorwaarde 10 Inschrijvingsvoorwaarden - taalbereidheidsvoorwaarde 3 Inschrijvingsvoorwaarden - inburgeringsvoorwaarde Actualisatie Schrappingen (inschrijvingen en toewijzingen) Registratie kandidaat-huurder 12

40 Procedure toewijzingen
12 Toewijzingsvoorwaarden 5 Afhandeling toewijzing 1 Toewijzingen - volgorde & aanbod 6

41 Evaluatie Interne evaluatie.
Externe evaluatie door middel van een kort tevredenheidsonderzoek.

42 Tevredenheidsonderzoek - doel
Nagaan wat de actoren vinden van onze toegepaste werkwijze: Algemene mailing; Aanpak inspecties; Rapportering (verslag en bijlagen). Niet werkwijze van individuele toezichthouder.

43 Tevredenheidsonderzoek - hoe
15 vragen in 4 categorieën: Planning Voorbereiding en inspectie Verslag en bijlagen Algemeen 3 soorten vragen: Waarde 1 tot 5 Ja / neen Suggesties / opmerkingen Bevraging van 15 actoren (waaronder 2 SVK’s)

44 Tevredenheidsonderzoek - resultaten
Hoge respons: 12 ingevulde vragenlijsten; 1 reactie zonder vragenlijst in te vullen wegens visitatie (druk). Meestal positief

45 Tevredenheidsonderzoek - gevolg
Verschillende aandachtspunten voor volgende fase in project: Planning: Doel bezoek beter omschrijven; Beter spreiden van verschillende inspecties bij eenzelfde actor. Voorbereiding en inspectie: Meer info op voorhand over verloop inspectie, duur, …; Duidelijker vermelden welke stukken gecontroleerd zullen worden en dus aanwezig moeten zijn.

46 Tevredenheidsonderzoek - gevolg
Verslag en bijlagen: Men hecht vooral belang aan de conclusie; Veel interesse om de globale resultaten van het project te kennen, doch de helft van de ondervraagden heeft nog geen ‘eindrapport’ gelezen; De verschillende actie- en aandachtspunten moeten makkelijker identificeerbaar zijn.

47 www.rwo.be Meer informatie Eindrapport
Presentatie van de resultaten van het tevredenheidsonderzoek

48 Vervolg 2014 e.v. Controle registratie kandidaten en toewijzingen sociale huurwoningen blijft aandachtspunt voor afdeling Toezicht. Geïntegreerde aanpak.

49 Project Huurprijsberekening Bij SHM’s Sara leper toezichthouder

50 Project huurprijsberekening
Methodiek en selectie Resultaten fase I (2013) Planning fase II (2014) In 2013 gestart met de inspecties met 2 toezichthouders. Tweede semester 2013 meet 4 toezichthouders, en sinds kort een 5de toezichthouder in opleiding.

51 Methodiek Actuele XML en gegevens VMSW Steekproef 50 dossiers:
Marktwaarden Huurprijsberekening Het XML bestand en de gegevens van de VMSW worden verwerkt tot een excelbestand dat als basis dient voor een gerichte selectie van de te controleren dossiers ter plaatse. 10 à 15 panden voor marktwaarden Overige voor huurprijsberekening

52 Gerichte selectie Marktwaarden
Voor de selectie van de marktwaarden worden onder meer volgende indicatoren gebruikt: Panden die geschat zijn door de notaris, doch waar er een verschil is tussen de geïndexeerde geschatte marktwaarde en de toegepaste marktwaarde door de SHM Onmogelijke marktwaarden indien het pand is geschat in Je ziet op de printscreen dat er telkens wordt aangegeven hoeveel panden er mogelijks fout zijn op basis van die indicator. Als blijkt dat een groot aantal panden mogelijks dezelfde fout bevatten, wordt aan de actoren tijdens of na de inspectie via het verslag een lijst bezorgd van al deze panden. De SHM moet in dat geval nagaan of dezelfde fout ook bij deze dossiers is gebeurd en ook daar de nodige rechtzettingen doorvoeren.

53 Gerichte selectie Marktwaarden
Een pand vergeleken met buurpand (zelfde straat, type en aantal slaapkamers) doch met een lagere marktwaarde dan het buurpand Een pand vergeleken met buurpand (zelfde straat en type, meer slaapkamers) doch gelijke of lagere marktwaarde dan het

54 Gerichte selectie Huurprijsberekening: Inkomen Personen ten laste
Huurprijzen Huurprijsherziening Referentiehuurder (sinds mei 2014) Aanvulling ad random Al deze onderzoeksitems worden op basis van de volgende indicatoren geselecteerd: Inkomen: onder leefloongrens, niet uit referentiejaar, fout geïndexeerd, mogelijks verkeerd meegeteld Personen ten laste: aantal personen ten laste en aantal handicaps Huurprijzen: foutieve parameters, basishuurprijs, minimale huurprijs Herziening: samengaand met inkomenswijziging, samengaand met wijziging PTL (maar gelijk inkomen) Referentiehuurder: mogelijks bij aanvang huurovereenkomst andere 18+ die geen partner zijn van het gezinshoofd Ad random

55 Gerichte selectie Huurprijsberekening
Hier ziet u een aantal voorbeelden (printscreens) uit onze selectietool mbt. huurprijsberekening. Telkens wordt aangegeven hoeveel panden zich mogelijks in dat geval bevinden.

56 Gerichte selectie Huurprijsberekening

57 Resultaten inspecties Fase I
In 2013 werden 30 inspecties uitgevoerd. Hiervan werd een rapport gemaakt dat terug te vinden is op onze website afdeling Toezicht > publicaties > rapporten Tijdens de inspecties worden 7 thema’s behandeld, en de vaststellingen werden in het rapport overgenomen per thema. Op deze grafiek ziet u het aantal vaststellingen per thema. Zo zijn er bij 19 actoren fouten vastgesteld mbt. de marktwaarden Bij 25 zijn er fouten vastgesteld mbt. de personen ten laste : aantal personen ten laste en aantal handicaps Bij 28 zijn er fouten vastgesteld mbt. het inkomen : onder leefloongrens, niet uit referentiejaar, fout geïndexeerd, mogelijks verkeerd meegeteld Bij 22 zijn er fouten vastgesteld mbt. de huurprijsberekening : foutieve parameters Bij 21 zijn er fouten vastgesteld mbt. de huuurprijsherzieningen : samengaand met inkomenswijziging, samengaand met wijziging PTL (maar gelijk inkomen) Bij 26 zijn er fouten vastgesteld mbt. de informatieverstrekking : onvoldoende of foutieve informatie mbt. huurprijsherzieningen, berekening van de huurprijs en halve gezinskorting, foutieve toepassing van artikel 52 § 2 KBSH Geen vaststellingen mbt. de vorderingen in de boekhouding Bij 17 actoren waren er ook andere vaststellingen, namelijk vragen mbt. de mogelijke overbezetting van woningen of de niet toepassing van artikel 33 van het KBSH voor gehuwden die niet meer samen gedomicilieerd zijn in de sociale woning.

58 Resultaten inspecties fase I
Inkomen: Bij 7 SHM’s werden er inkomsten van personen met een handicap onterecht meegeteld. In deze tabel ziet u hoeveel de betrokken huurder maandelijks te veel betaalde in Aan deze SHM’s werd gevraagd de huurprijs recht te zetten tot 5 jaar terug indien de fout toen ook is gebeurd.

59 Resultaten inspecties fase I
Aanbevelingen: Eenduidige regels inzake de berekening van het huidig inkomen; Jaarlijkse telex met gewijzigde bedragen voor forfaitaire beroepskosten, vakantiegeld, … Rapport:

60 Planning 2014 Inspecties overige 58 actoren:
Waarvan 34 uitgevoerd op 28/05/2014 Nog 18 uit te voeren uiterlijk op 31/10/2014 Opvolging inspecties fase I en fase II Opvolgingsinspecties en opvolging genomen acties door SHM’s

61 vragen en gedachtewisseling