De onderhandelingsprocedure (versie 1 januari 2010)

De onderhandelingsprocedure (versie 1 januari 2010)
Inleiding tot de problematiek van de overheidsopdrachten De onderhandelingsprocedure (versie 1 januari 2010) Urbain Bruggeman verantwoordelijke van ABA

Inhoudstafel van deze meeting
1 Wat is een onderhandelingsprocedure? 2 Algemene regel 3 Het verschil tussen de onderhandelingsprocedure en de offerteaanvraag/aanbesteding 4 De fasen van een onderhandelingsprocedure in grote lijnen 5 De wet van 24 december 1993 voor de klassieke sectoren 6 Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren 7 In welke gevallen kan men opteren voor een onderhandelingsprocedure? 8 Overzicht van de verschillende fasen van de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten 9 Vragen

1. Wat is een onderhandelingsprocedure?
Een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een procedure die enkel toegelaten is in de gevallen opgesomd in artikel 17, § 2 van de wet van 24 december 1993, en waarbij er met de inschrijvers mag worden onderhandeld tussen de opening van de offertes en de gunning van de opdracht en dit voor ALLE aspecten van de offerte. De aanbestedende overheid nodigt voldoende potentiële kandidaat-inschrijvers uit om een offerte in te dienen, teneinde voldoende concurrentie te verzekeren. Een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking is een procedure die enkel toegelaten is in de gevallen opgesomd in artikel 17, § 3 van de wet van 24 december 1993.

2. Algemene regel De algemene regel is dat alle overheidsopdrachten in concurrentie worden gesteld. De vrije markt moet een maximale kans krijgen. Opteren voor de algemene offerteaanvraag of de openbare aanbesteding is dus de algemene regel: de verhouding prijs/kwaliteit is de centrale gedachte bij een algemene offerteaanvraag en de prijs is de enige bepalende factor bij een aanbesteding. Het is enkel in uitzonderlijke gevallen dat er kan worden gekozen voor een onderhandelingsprocedure (namelijk in de gevallen opgesomd in artikel 17, § 2 en § 3 van de wet van 24 december 1993).

3. Het verschil tussen een onderhan delingsprocedure en een offerteaanvraag/aanbesteding
Geen onderhandelingen bij een offerteaanvraag en aanbesteding Bijgevolg moeten de gewenste producten of diensten met voldoende nauwkeurigheid worden beschreven in het bestek Wel onderhandelingen bij een onderhandelingsprocedure met alle of met een deel van de inschrijvers. De technische specificaties van het gewenste product of van de gewenste dienst worden verfijnd tijdens de onderhandelingen. Na het afsluiten van de onderhandelingen kunnen de inschrijvers bijkomende stukken bij hun offerte voegen of een nieuwe offerte indienen waarin de wijzigingen die aan de oorspronkelijke offerte werden doorgevoerd ingevolge de onderhandelingen, zijn verwerkt. Deze nieuwe offerte wordt ook ‘best and final offer’ (BAFO) genoemd.

4. De fasen van een onderhandelingsprocedure in grote lijnen De onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Er wordt een aankondiging van de opdracht gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen (Belgisch niveau) en in sommige gevallen in het Publicatieblad van de Europese Unie (Europees niveau)  ingevolge deze aankondiging dienen de geïnteresseerden een kandidatuur in. De kandidaturen worden onderzocht. voldoet het bedrijf aan bepaalde voorwaarden om in aanmerking te komen om een offerte in te dienen?  Indien ja, worden de weerhouden kandidaten uitgenodigd om een offerte in te dienen. De geselecteerde bedrijven dienen een offerte in.  de offertes worden onderzocht op het vlak van de administratieve en technische regelmatigheid. De aanbestedende overheid beslist met welke inschrijvers zij onderhandelingen zal voeren. De onderhandelingen gaan door. De inschrijvers betrokken bij de onderhandelingen dienen na afsluiten van de onderhandelingsrondes een ‘best and final offer’ in. De BAFO’s worden getoetst aan de gunningscriteria vermeld in het bestek. De interessantste offerte wordt weerhouden voor de gunning van de opdracht.

4. De fasen van een onderhandelingsprocedure in grote lijnen De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking De aanbestedende overheid kiest vrij een aantal bedrijven die worden uitgenodigd om een offerte in te dienen (minstens drie potentiële bedrijven). De uitgenodigde bedrijven dienen een offerte in.  de offertes worden onderzocht op het vlak van de administratieve en technische regelmatigheid. De aanbestedende overheid beslist met welke inschrijvers zij onderhandelingen zal voeren. De onderhandelingen gaan door. De inschrijvers betrokken bij de onderhandelingen dienen na afsluiten van de onderhandelingsrondes een ‘best and final offer’ in. De BAFO’s worden getoetst aan de gunningscriteria vermeld in het bestek. De interessantste offerte wordt weerhouden voor de gunning van de opdracht.

5. De Wet van 24 december 1993 voor de klassieke sectoren
Artikel 13 biedt de mogelijkheid om een onderhandelingsprocedure af te sluiten. Artikel 17. Wanneer is een onderhandelingsprocedure mogelijk? Artikel 18. Procedure te volgen bij niet gunning van de opdracht.

6 Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren Publicatieregels/Europees niveau Publicatieregels/Belgisch niveau De selectie van de kandidaten/inschrijvers De informatie Onverenigbaarheden Technische specificaties Bepaling en nazicht van de prijzen Bijzondere bepalingen inzake de onderhandelingsprocedure

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Europees niveau 1. Wanneer bekendmaking op Europees niveau? Indien geraamd bedrag opdracht ten minste bedraagt: leveringen: Euro (artikel 27) diensten: Euro (artikel 53) Aanpassing van deze bedragen is elke twee jaar mogelijk Bij diensten zijn er enkele uitzonderingen waarvoor de drempel Euro is

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Europees niveau (2) 2. Hoe gebeurt de bekendmaking van een overheidsopdracht als de Europese drempel is overschreden ( ,00 Euro, excl. BTW)? In het Bulletin der Aanbestedingen (elektronisch publicatieblad voor overheidsopdrachten op Belgisch niveau) In het Publicatieblad van de Europese Unie (elektronisch publicatieblad voor overheidsopdrachten op Europees niveau) leveringen: artikel 30 diensten: artikel 56

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Europees niveau (3) 3. Termijnen en modaliteiten. Minimum termijn voor indienen van een kandidatuur. Hoe moet een aanvraag om deelneming en een offerte worden ingediend? De ontvankelijkheid van de aanvragen om deelneming en van de offertes Welke modaliteiten moet de aanbestedende overheid respecteren bij het uitnodigen om een offerte in te dienen? (een aantal inlichtingen dienen verplicht te worden medegedeeld aan de geselecteerde kandidaten en dit op hetzelfde ogenblik) Leveringen: artikel 32 Diensten: artikel 58

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Europees niveau (4) 4. Termijn voor de aanbestedende overheid om bijkomende inlichtingen mede te delen. In de wetgeving wordt hiervoor een termijn vastgesteld Leveringen: artikel 33 Diensten: artikel 59

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Europees niveau (5) 5. Termijn voor het publiceren van de aankondiging van de geplaatste opdracht. In het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie Uiterlijk 48 dagen na de gunning van de opdracht Leveringen: artikel 34 Diensten: artikel 60

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Europees niveau (6) 6. Opstellen van een proces-verbaal voor elke gegunde opdracht. Een aantal gegevens moeten verplicht in dit PV worden vermeld Het opstellen van een PV is verplicht voor alle procedures Leveringen: artikel 35 Diensten: artikel 61

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Europees niveau (7) 7. Wanneer mogen publicaties inzake de opdracht plaats grijpen? NOOIT VOOR HET VERZENDEN VAN DE AANKONDIGING VAN DE OPDRACHT NAAR HET BUREAU VOOR PUBLICATIES VAN DE EUROPESE UNIE!!! Leveringen: artikel 30 Diensten: artikel 56

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Belgisch niveau Een onderhandelingsprocedure met bekendmaking gebeurt in principe door een aankondiging van de opdracht Leveringen: artikel 39 Diensten: artikel 65

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Belgisch niveau (2) Gegevens en termijnen voor een aankondiging van de opdracht en gegevens voor de uitnodigingen om een offerte in te dienen. Een aantal gegevens moeten verplicht in de aankondiging van de opdracht worden opgenomen. De wetgeving vermeldt termijnen die moeten worden gerespecteerd tussen de aankondiging van de opdracht en de opening van de kandidaturen. In de uitnodiging om een offerte in te dienen moeten verplicht een aantal gegevens worden vermeld. Leveringen: artikel 40 Diensten: artikel 66

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – publicatieregels/Belgisch niveau (3) Wanneer mogen publicaties gebeuren die verband houden met de opdracht? NOOIT VOOR HET VERZENDEN VAN HET AANKONDIGINGSBERICHT NAAR DE DIRECTIE VAN HET BELGISCH STAATSBLAD VOOR PUBLICATIE IN HET BULLETIN DER AANBESTEDINGEN!!! Leveringen: artikel 40Bis Diensten: artikel 66Bis

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De selectie van de kandidaten/inschrijvers In de wetgeving wordt beschreven op welke wijze de aanbestedende overheid bij een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking de kandidaten kiest die ze zal uitnodigen om een offerte in te dienen. De aanbestedende overheid kan (maar moet niet) selectiecriteria toepassen bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Het minimum aantal kandidaten waarmee onderhandelingen moeten worden gevoerd in een onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt beschreven. De wijze van indienen van een kandidatuur wordt in de wetgeving beschreven. Leveringen: artikel 42 Diensten: artikel 68

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De selectie van de kandidaten/inschrijvers (2) In de wetgeving wordt vermeldt in welke gevallen de inschrijver/kandidaat van deelneming aan de opdracht kan worden uitgesloten. Leveringen: artikel 43 Diensten: artikel 69

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De selectie van de kandidaten/inschrijvers (3) De wetgeving vermeld, in het raam van de selectie van de kandidaten of inschrijvers, dat deze in orde moeten zijn met hun verplichtingen betreffende de sociale zekerheid voor de werknemers die zij tewerkstellen. Leveringen: artikel 43Bis Diensten: artikel 69Bis

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De selectie van de kandidaten/inschrijvers (4) de aanbestedende overheid kan eisen dat de kandidaat of de inschrijver zijn financiële en economische draagkracht moet aantonen door het voorleggen van één of meerdere referenties. Leveringen: artikel 44 Diensten: artikel 70

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De selectie van de kandidaten/inschrijvers (5) de aanbestedende overheid kan eisen dat de kandidaat of de inschrijver zijn technische bekwaamheid moet aantonen door het voorleggen van één of meerdere referenties. Leveringen: artikel 45 Diensten: artikel 71

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De selectie van de kandidaten/inschrijvers (6) de aanbestedende overheid kan eisen dat het bewijs van inschrijving in het beroeps- of handelsregister wordt voorgelegd. Leveringen: artikel 46, § 3 Diensten: artikel 72, § 2

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De selectie van de kandidaten/inschrijvers (7) de aanbestedende overheid kan eisen dat het bewijs van lidmaatschap bij een bepaalde organisatie of van een bijzondere vergunning wordt voorgelegd. Dit is het geval indien de dienst slechts mag worden uitgevoerd mits een lidmaatschap bij een bepaalde organisatie of mits een bijzondere vergunning. Diensten: artikel 72, § 3

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De selectie van de kandidaten/inschrijvers (8) de aanbestedende overheid moet billijk blijven bij het bepalen van selectiecriteria op te nemen in de aankondiging van de opdracht en in het bestek. Bij het beoordelen van de minimumvereisten (kandidatuur) of van de selectiecriteria (offerte) mag de aanbestedende overheid niet verder gaan dat wat er in de aankondiging van de opdracht of in het bestek in dit verband vermeld staat. Er moet worden rekening gehouden met de fabrieks- of bedrijfsgeheimen van de kandidaat/inschrijver. Leveringen: artikel 47 Diensten: artikel 74

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De informatie aan de kandidaten/inschrijvers en aan de leveranciers/dienstverleners Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Niet weerhouden kandidaten worden geïnformeerd omtrent de reden van hun niet-selectie vooraleer de uitnodigingen tot het indienen van een offerte worden verstuurd. De motieven van de niet-selectie worden op verzoek aan de niet geselecteerde kandidaten medegedeeld binnen de 15 dagen De motieven van het niet weerhouden van de offerte wordt binnen de 15 dagen medegedeeld aan de niet voor gunning weerhouden inschrijvers. Leveringen: artikel 51 Diensten: artikel 80

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De informatie aan de kandidaten/inschrijvers en aan de leveranciers/dienstverleners (2) Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking Geraamd bedrag opdracht > het bedrag vermeld in artikel 27 (leveringen) of 53 (diensten) van het KB van 8 januari 1996: de aanbestedende overheid brengt de niet weerhouden kandidaten/inschrijvers op de hoogte van de beslissing dat de kandidatuur/offerte niet werd weerhouden. Geraamd bedrag opdracht > 5500 euro: binnen de vijftien dagen na ontvangst van hun schriftelijk verzoek wordt de gemotiveerde toewijzingsbeslissing aan de niet weerhouden inschrijver of/en aan de leverancier/dienstverlener overgemaakt. Leveringen: artikel 51 Diensten: artikel 80

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De informatie aan de kandidaten/inschrijvers en aan de leveranciers/dienstverleners (3) Bepaalde gegevens mogen niet worden medegedeeld. Leveringen: artikel 51 Diensten: artikel 80

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De informatie aan de niet geselecteerde kandidaten van de intentie van selectie van de kandidaten Indien het geraamd bedrag van de opdracht, excl. BTW, de Europese drempel bereikt of overschrijdt, moeten de niet geselecteerde kandidaten worden ingelicht van de intentie van de aanbestedende overheid van de selectie van de kandidaten (algemeen principe – enkele uitzonderingen bestaan). Voor meer gedetailleerde informatie: zie slide nr 81 van deze presentatie. Leveringen: artikel 51 Diensten: artikel 80

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – De informatie aan de niet weerhouden inschrijvers van de intentie van de gunning van de opdracht Indien het bedrag van de opdracht, excl. BTW, het Europees plafond bereikt of overschrijdt, moeten de niet weerhouden inschrijvers worden ingelicht van de intentie van de gunning van de opdracht (algemeen principe – enkele uitzonderingen bestaan). Voor meer gedetailleerde informatie: zie slides nrs 100 en 101 van deze presentatie. Leveringen: artikel 51 Diensten: artikel 80

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – Onverenigbaarheden In bepaalde gevallen kan een geïnteresseerd bedrijf niet meedoen aan een overheidsopdracht. Er zijn evenwel enkele zeer beperkte uitzonderingen. Leveringen en diensten: artikel 78

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – Technische specificaties In de wetgeving wordt een definitie gegeven van de technische specificaties en van de begrippen ‘norm’, ‘Europese norm’, ‘Europese technische goedkeuring’, ‘gemeenschappelijke technische specificatie’ en ‘fundamentele voorschriften’. Leveringen en diensten: artikel 82 _______________________________________________________ Er wordt in de wetgeving uitleg gegeven over de technische specificaties die in het bestek moeten worden opgenomen, vooral in verband met de relatie ‘nationale specificaties en normen’ - ‘Europese specificaties en normen’. Leveringen en diensten: artikel 83

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – Technische specificaties (2) In de wetgeving wordt ook gesproken over de relatie technische specificaties/vrije varianten in het Europees kader. Leveringen en diensten: artikel 84 ________________________________________________ De technische specificaties en de vrije concurrentie krijgen tevens aandacht. Algemeen principe: de technische specificaties vermeld in het bestek mogen de vrije concurrentie niet in de weg staan. Leveringen en diensten: artikel 85

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – Bepaling en nazicht van de prijzen De opdracht volgens globale prijs, de opdracht volgens prijslijst, de opdracht op grond van werkelijke prijzen en de gemengde opdracht worden gedefinieerd. Diensten: artikel 86 ________________________________________________________________ De inschrijvers moeten de gevraagde inlichtingen betreffende de prijzen vermeld in hun offerte aan de aanbestedende overheid verstrekken. Als het bestek het voorziet kan de aanbestedende overheid bij de inschrijver overgaan tot een onderzoek in de boekhouding met betrekking tot de regelmatigheid van de prijzen. Diensten: artikel 88

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – Bijzondere bepalingen inzake de onderhandelingsprocedure Voor een aantal specifieke opdrachten wordt het maximum bedrag vermeld waarvoor kan worden gekozen voor een onderhandelingsprocedure. Leveringen en diensten: artikel 120 __________________________________________ Voor onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking voor een bedrag van > ,00, excl. BTW, worden alle inschrijvers op hetzelfde ogenblik uitgenodigd om een offerte in te dienen. Er zijn een aantal verplichte vermeldingen. Leveringen en diensten: artikel 121

6. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren De overheidsopdracht van leveringen en diensten – Bijzondere bepalingen inzake de onderhandelingsprocedure (2) In de wetgeving wordt vermeld op welke wijze een onderhandelingsprocedure tot stand komt. In een aantal gevallen zijn artikelen 90, 91 en 93 van het KB van 8 januari 1996 tevens van toepassing op onderhandelingsprocedures. Leveringen en diensten: artikel 122

1 Wat is een onderhandelingsprocedure? 2 Algemene regel 3 Het verschil tussen de onderhandelingsprocedure en de offerteaanvraag/aanbesteding 4 De fasen van een onderhandelingsprocedure in grote lijnen 5 De wet van 24 december 1993 voor de klassieke sectoren 6 Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren 7 In welke gevallen kan men opteren voor een onderhandelingsprocedure? De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking De onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Overzicht van de verschillende fasen van de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten 8 9 Vragen

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 2, van de wet van 24 december 1993 Wanneer de goed te keuren uitgave het bedrag van Euro, exclusief BTW, niet overschrijdt. L D Wanneer het voorwerp van de opdracht van leveringen en diensten die geheim zijn, of waarvan de uitvoering gepaard moet gaan met bijzondere veiligheidsmaatregelen, overeenkomstig de van kracht zijnde wettelijke of reglementaire bepalingen of indien de bescherming van de fundamentele belangen van de veiligheid van het land dit vereist. L D Wanneer, voor zover strikt noodzakelijk, het dringend karakter voortvloeiend uit niet te voorziene gebeurtenissen niet toelaat de bij andere procedures gestelde termijnen na te leven. L D

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 2, van de wet van 24 december 1993 (2) Wanneer enkel onregelmatige offertes ingediend werden ingevolge aanbesteding of offerteaanvraag, of indien slechts onaanvaardbare prijzen voorgesteld werden, voor zover: de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk gewijzigd werden en de aanbestedende overheid alle inschrijvers raadpleegt die voldoen aan de minimumeisen op beroeps-, economisch of technisch vlak, zoals bepaald door de Koning (de selectiecriteria vermeld in het koninklijk besluit van 8 januari 1996), en die een offerte indienden die aan de formele eisen van de eerste procedure voldeed L D Opgelet: enkel de inschrijvers die een offerte hebben ingediend die aan de vermelde vereisten voldoen, mogen geraadpleegd worden (artikel 120bis van het KB van 8 januari 1996)

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 2, van de wet van 24 december 1993 (3) Wanneer geen enkele offerte werd ingediend ingevolge een aanbesteding of een offerteaanvraag, voor zover de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk gewijzigd werden L D Wanneer de leveringen of diensten omwille van hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de bescherming van exclusieve rechten, slechts aan één bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen toevertrouwd worden. L D

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 2, van de wet van 24 december 1993 (4) Wanneer aanvullende diensten die noch in het toegewezen oorspronkelijke ontwerp noch in de eerste gesloten overeenkomst voorkwamen en die ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk geworden zijn voor de uitvoering van het werk of de dienst zoals het beschreven werd, voor zover ze worden toegewezen aan de dienstverlener die de dienst uitvoert, en voor zover het samengevoegde bedrag van de opdrachten gegund voor de aanvullende diensten niet hoger ligt dan 50 % van het bedrag van de hoofdopdracht: wanneer deze diensten technisch en economisch niet zonder ernstig bezwaar van de hoofdopdracht kunnen gescheiden worden wanneer deze diensten alhoewel scheidbaar van de uitvoering van de hoofdopdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan D

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 2, van de wet van 24 december 1993 (5) Wanneer nieuwe diensten, bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten, aan de aannemer die de eerste opdracht kreeg, dienen toegewezen te worden door dezelfde aanbestedende overheid, op voorwaarde dat deze diensten overeenstemmen met een basisontwerp en dat dit ontwerp het voorwerp uitmaakte van een eerste opdracht, gegund na aanbesteding of offerteaanvraag. De mogelijkheid tot aanwending van deze procedure moet alleszins reeds bij de uitschrijving van de eerste opdracht vermeld worden. Ze is bovendien beperkt tot een periode van drie jaar na het gunnen van de oorspronkelijke opdracht. D

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 2, van de wet van 24 december 1993 (6) Wanneer: a) de betrokken artikelen alleen vervaardigd worden bij wijze van onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling, en geen massaproductie voorzien is met het oog op het in omloop brengen van het product in het handelscircuit of op het opvangen van de kosten die het onderzoek en de ontwikkeling meebrengen; b) door de oorspronkelijke leverancier bijkomende leveringen te verrichten zijn bestemd voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor gewoon gebruik of voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties indien bij verandering van leverancier de aanbestedende overheid zich verplicht zou zien een ander technisch materieel aan te werven dat onverenigbaarheden of buitenmaatse technische moeilijkheden inzake gebruik en onderhoud met zich meebrengt. De duur van deze opdrachten evenals van de hernieuwbare mag algemeen genomen de drie jaar niet overschrijden. L

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 2, van de wet van 24 december 1993 (7) Wanneer de dienstenopdracht die volgt op een prijsvraag voor ontwerpen en die, overeenkomstig de toepasselijke regels, gegund moet worden aan de laureaat of aan één van de laureaten van de prijsvraag. In dit laatste geval moeten alle laureaten uitgenodigd worden om aan de onderhandelingen deel te nemen. D

1 Wat is een onderhandelingsprocedure? 2 Algemene regel 3 Het verschil tussen de onderhandelingsprocedure en de offerteaanvraag/aanbesteding 4 De fasen van een onderhandelingsprocedure in grote lijnen 5 De wet van 24 december 1993 voor de klassieke sectoren 6 Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 voor de klassieke sectoren 7 In welke gevallen kan men opteren voor een onderhandelingsprocedure? De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking De onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Overzicht van de verschillende fasen van de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten 8 9 Vragen

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 3, van de wet van 24 december 1993 Wanneer ingevolge aanbesteding of offerteaanvraag, enkel onregelmatige offertes werden ingediend of enkel onaanvaardbare prijzen werden voorgesteld, voor zover: de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk gewijzigd werden en de aanbestedende overheid niet alle inschrijvers raadpleegt die voldoen aan de minimumvoorwaarden van beroeps, economische en technische aard, bepaald in het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en die een offerte ingediend hebben die aan de formele eisen van de eerste procedure voldeed. L D Wanneer in uitzonderlijke gevallen, het gaat om diensten waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen. D

7. Gevallen waarin een onderhandelingsprocedure mogelijk is De Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (artikel 17, § 3, van de wet van 24 december 1993 (2) Wanneer de aard van de dienst zodanig is dat de specificaties van de opdracht niet kunnen bepaald worden met voldoende nauwkeurigheid om de toewijzing te laten volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag. D

6 Overzicht van de verschillende fasen van de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De verschillende stappen van deze procedure + toepassing op de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking De gebruikte symbolen De kandidaturenfase De offertefase

8. Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten. De verschillende stappen van deze procedure + toepassing op de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking 1. De kandidaturenfase OPMVB OPZVB 1) Opstellen van het aankondigingsbericht x 2) Opstellen van het bestek x x 3) Advies van de inspectie van financiën vooraleer x x de procedure wordt opgestart 4) Aanvraag van het begrotingsakkoord x x 5) Voorleggen van het aankondigingsbericht en/of het x x bestek aan de Ministerraad 6) Verzenden van het aankondigingsbericht x 7) Opening van de kandidaturen x 8) Onderzoek van de minimumvereisten vermeld in x de aankondiging van de opdracht 9) Motivering van de selectie van de kandidaten x 10) Kennisgeving aan de weerhouden kandidaten x verzenden van het bestek 11) Kennisgeving aan de niet weerhouden kandidaten x OPMVB = onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking OPZVB = onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

8. Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten. De verschillende stappen van deze procedure + toepassing op de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking (2) 1. De offertefase OPMVB OPZVB 1) Verzenden van de uitnodiging om een offerte x in te dienen aan de firma’s gekozen door de aanbestedende overheid 2) Opening van de offertes x x 3) Onderzoek van de offertes in het raam van de administratieve x x administratieve regelmatigheid 4) Motivering van de administratieve regelmatigheid van de offeres x x 5) Onderzoek van de offertes in het raam van de shortlist x x 6) Motivering van de samenstelling van de shortlist x x 7) Uitnodiging voor de onderhandelingen x x 8) De onderhandelingen x x 9) Opstellen van een verslag van de onderhandelingen x x 10) Onderzoek van de BAFO’s in het raam van de gunningscriteria x x 11) Motivering van de gunning van de opdracht x x 12) Advies van de Inspectie van Financiën met betrekking tot x x het gunningsvoorstel 13) Aanvraag van het begrotingsakkoord x x 14) Voorleggen van het gunningsvoorstel aan de Ministerraad x x 15) Verzenden van de intentie van gunning aan de niet x x weerhouden inschrijvers 16) Verzenden van de kennisgeving van de gunning van de x x opdracht 17) Verzenden van de kennisgevingen aan de niet voor gunning x x weerhouden inschrijvers 18) Aankondigingsbericht van de gegunde opdracht x x 19) Opvolgen van de borgtocht x x OPMVB = onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking OPZVB = onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

= enkel van toepassing bij een onderhandelingsprocedure
8. Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De gebruikte symbolen = enkel van toepassing bij een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking = van toepassing bij een onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking = enkel van toepassing bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

DEEL 1: DE KANDIDATURENFASE
8. Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase DEEL 1: DE KANDIDATURENFASE

Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA
Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 1: OPSTELLEN VAN HET AANKONDIGINGSBERICHT Gebruik hiervoor de standaardformulieren ontworpen door het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie (indien het Europees plafond is overschreden) of door de Afdeling Overheidsopdrachten van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (indien het Europees plafond niet is overschreden) Vermeld enkel de minimumvereisten die als selectiecriteria vermeld staan in het koninklijk besluit van 8 januari 1996 Wees billijk bij het bepalen van de vereiste plafonds, zoals totale omzet, specifieke omzet, referenties van uitgevoerde leveringen en diensten … Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 2: OPSTELLEN VAN HET BESTEK Gebruik als basis de typebestekken van ABA; Ga kijken bij andere aankoopdiensten hoe zij een soortgelijke opdracht hebben uitgewerkt; Doe een grondig eerlijk marktonderzoek teneinde het technische luik van het bestek te kunnen opstellen. Controleer of de concurrentie groot genoeg is. Beperk u hierbij tot de substantiële technische voorschriften die werkelijk onontbeerlijk zijn om een goed product of een behoorlijke dienst te kunnen bekomen. Tijdens de onderhandelingen kan het oorspronkelijk voorgestelde product of dienst worden verfijnd. Blijf billijk bij het formuleren van uw eisen Behandel iedereen op dezelfde voet: een inschrijver met een valabel product of dienst mag geen slachtoffer worden van de technische voorschriften vermeld in het bestek!!!! De termijn voor het indienen van de offertes moet de inschrijver toelaten om een behoorlijke offerte in te dienen. Hou hiermee rekening! Lees eveneens de handleiding van ABA.

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 3: ADVIES VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN VOORALEER DE PROCEDURE WORDT OPGESTART Indien de aankondiging van de opdracht en/of het bestek niet aan het voorafgaand akkoord van de Ministerraad moet worden onderworpen, is de aanbestedende overheid niet verplicht om vooraleer de procedure op te starten, het advies van de inspectie van financiën te vragen Het voorleggen van het publicatiebericht en/of het bestek aan het advies van de inspectie van financiën vooraleer de procedure wordt opgestart, biedt het voordeel dat bij het voorleggen van het gunningdossier aan de inspectie van financiën, de inspectie geen ongunstig advies kan geven, wegens hiaten in het publicatiebericht en/of het bestek Houdt steeds rekening met het feit dat de Controleur der Vastleggingen de regelmatigheid van de procedure zal controleren als de inspectie geen advies gegeven heeft Voor alle nuttige info terzake: lees de handleiding van ABA.

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 4: AANVRAAG VAN HET BEGROTINGSAKKOORD Als het publicatiebericht en/of het bestek aan de Ministerraad moet worden voorgelegd, kan dit enkel mits een standpunt van de Minister van Begroting Indien de Inspectie van Financiën ongunstig advies gegeven heeft, kan er bij de Minister van Begroting een bezwaarschrift worden ingediend tegen het ongunstig advies van de Inspectie Indien de Minister van Begroting de visie van de administratie volgt, is het ongunstig advies van de Inspectie ongedaan gemaakt Indien de Minister van Begroting de visie van de Inspectie volgt (dus het ongunstig advies van de inspectie), kan de Minister van de aanbestedende overheid beslissen om het dossier toch voor te leggen aan de Ministerraad In deze Ministerraad kan de Raad beslissen om de visie van de Minister van de aanbestedende overheid te volgen. In dit geval geeft de Raad haar akkoord met het publicatiebericht en het bestek. In dit geval kan de procedure worden opgestart In deze Ministerraad kan de Raad beslissen om de visie van de Minister van Begroting te volgen. In dit geval moet de aanbestedende overheid het publicatiebericht en het bestek aanpassen in functie van de beslissing van de Ministerraad Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 5: VOORLEGGEN VAN HET AANKONDIGINGSBERICHT EN/OF HET BESTEK AAN DE MINISTERRAAD Het is noodzakelijk dat ook het publicatiebericht aan de Ministerraad wordt voorgelegd omdat in het publicatiebericht de selectiecriteria vermeld staan In principe agendeert het secretariaat van de Ministerraad een dossier op de agenda van de Ministerraad indien de agendering tijdig gebeurt en indien het begrotingsakkoord werd bekomen Van elke beslissing van de Ministerraad wordt een notificatie opgesteld. Deze dient door de aanbestedende overheid te worden opgeborgen in het dossier (omdat het deel uitmaakt van het gunningdossier) De Ministerraad kan beslissen dat ook het gunningdossier aan haar goedkeuring moet worden voorgelegd De gevallen waarbij een dossier aan de Ministerraad moet worden voorgelegd wordt geregeld in het koninklijk besluit van 14 oktober 1996 Bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wordt enkel het bestek aan de Ministerraad voorgelegd alsook de lijst met de bedrijven of organismen die zullen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Voor verder info: raadpleeg de handleiding van ABA
Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 6: VERZENDEN VAN HET AANKONDIGINGSBERICHT Het publicatiebericht wordt altijd gezonden aan het Bulletin der Aanbestedingen (per fax of bij voorkeur per ) en, indien de Europese drempel wordt overschreden, aan het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie (per die kan worden geactiveerd op de website van voormeld Bureau) Het is aangewezen om het publicatiebericht aan het Bulletin der Aanbestedingen en aan het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie op dezelfde dag te verzenden In elk geval mag geen enkele publicatie gebeuren vooraleer de verzending van het publicatiebericht naar het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie in Luxemburg, is gebeurd Voor verder info: raadpleeg de handleiding van ABA

Voor verder info: raadpleeg de handleiding van ABA
Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 7: OPENING VAN DE KANDIDATUREN In de aankondiging van de opdracht moet de dag en het uur worden vermeld waarop de kandidaturen in het bezit moeten zijn van de aanbestedende overheid De opening van de kandidaturen in een openbare zitting is niet voorzien in de wetgeving op de overheidsopdrachten De aanbestedende overheid kan evenwel de kandidaturen openen in een openbare zitting. Indien hiervoor wordt geopteerd, laat enkel de vertegenwoordigers van de kandidaten toe en vermeld de wijze waarop de opening zal gebeuren in het publicatiebericht (onder de rubriek ‘Overige inlichtingen’) Voor verder info: raadpleeg de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 8: ONDERZOEK VAN DE KANDIDATUREN IN HET RAAM VAN DE MINIMUMVEREISTEN VERMELD IN DE AANKONDIGING VAN DE OPDRACHT Het onderzoek moet gebeuren op basis van de minimumvereisten vermeld in de aankondiging van de opdracht De aanbestedende overheid moet er op toezien dat zij niet veeleisender is dan wat er in de minimumvereisten daadwerkelijk werd vermeld Van dit onderzoek wordt een verslag opgesteld dat deel uitmaakt van het gunningdossier Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 9: MOTIVERING VAN DE SELECTIE VAN DE KANDIDATEN Elke beslissing van de aanbestedende overheid moet steeds grondig worden gemotiveerd, dus ook deze motivering. Daarenboven moeten voor deze motivering de bepalingen van artikelen 51 (voor aanneming van leveringen) en 80 (voor aanneming van diensten) nauwgezet worden gerespecteerd. Deze motivering zal deel uit maken van het proces-verbaal dat bij de gunning van de opdracht moet worden opgesteld Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

De kennisgeving moet aangetekend worden verzonden
Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 11: KENNISGEVING AAN DE WEERHOUDEN KANDIDATEN + VERZENDEN VAN HET BESTEK De kennisgeving moet aangetekend worden verzonden Het bestek wordt in bijlage gevoegd Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De kandidaturenfase STAP 12: KENNISGEVING AAN DE NIET WEERHOUDEN KANDIDATEN De niet weerhouden kandidaten moeten per aangetekend schrijven worden ingelicht van dit feit In dit schrijven moet medegedeeld worden dat zij het recht hebben om de motivering van de selectie van de kandidaten op te vragen ( dit moet schriftelijk gebeuren ). Indien zij ingaan op dit voorstel, moet de motivatie hen worden opgestuurd binnen de 15 kalenderdagen In dit schrijven moet ook medegedeeld worden dat zij het recht hebben om de stukken van het dossier te komen inkijken. Indien dit gebeurt, mogen vertrouwelijke gegevens van andere kandidaten niet worden getoond In dit schrijven moeten de beroepsmogelijkheden (verzoek om schorsing of/en nietigverklaring van de beslissing van de aanbestedende overheid bij de Raad van State) duidelijk worden vermeld, alsook de termijn waarin het verzoek moet worden ingediend (anders begint deze termijn niet te lopen) De aanbestedende overheid kan de motivering waarom de kandidaat niet werd weerhouden ook onmiddellijk in de kennisgeving vermelden. Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

8. Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase DEEL 2: DE OFFERTEFASE

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 1: VERZENDEN VAN DE UITNODIGING OM EEN OFFERTE IN TE DIENEN De aanbestedende overheid kiest vrij de firma’s die zij wenst te contacteren om een offerte in te dienen. Het is aanbevolen om voldoende firma’s te contacteren opdat de aanbestedende overheid ten minste drie valable offertes kan ontvangen. Dit is het aantal offertes dat de Inspectie van Financiën als voldoende acht (voldoende concurrentie). Voeg het bestek bij de uitnodigingsbrief. Vermeld in de brief alle informatie waarover de inschrijver moet beschikken om een regelmatige offerte te kunnen indienen, uitgezonderd indien deze informatie vermeld wordt in het bestek. Verzend de brieven aangetekend. Lees eveneens aandachtig de handleiding van ABA.

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 2: OPENING VAN DE OFFERTES Tenzij de aanbestedende overheid het anders heeft beslist, gebeurt de opening van de offertes achter gesloten deuren Van de opening van de offertes wordt het best een proces-verbaal opgesteld met de gegevens die moeten worden genoteerd bij open en beperkte procedures (zie artikelen 106 en 107 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996) Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 3: ONDERZOEK VAN DE OFFERTES IN HET RAAM VAN DE ADMINISTRATIEVE REGELMATIGHEID De bepalingen inzake de administratieve regelmatigheid van de offertes voor onderhandelingsprocedures zijn weliswaar minder streng, toch moet er aan een aantal fundamentele vereisten worden voldaan: de offerte moet worden ondertekend door de persoon die hiervoor bevoegd is de offerte moet worden gedateerd er mogen in de offertes geen clausules vermeld staan die een inbreuk belichamen op de gelijke behandeling van alle inschrijvers de inschrijver moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid De aanbestedende overheid kan sommige bepalingen terzake die van toepassing zijn voor open en beperkte procedures, van toepassing maken op onderhandelingsprocedures. Dit moet dan wel duidelijk worden vermeld in het bestek of in de brief waarin de inschrijvers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen Sommige administratieve onregelmatigheden zijn substantieel Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 4: MOTIVERING VAN DE ADMINISTRATIEVE REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES Zoals voor alle beslissingen van de aanbestedende overheid, moet de beslissing inzake de administratieve regelmatigheid van de offertes, door de aanbestedende overheid worden gemotiveerd Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 5: ONDERZOEK VAN DE OFFERTES IN HET RAAM VAN DE SHORTLIST Artikel 17, § 1, geeft aan de aanbestedende overheid de mogelijkheid om slechts met een beperkt aantal inschrijvers onderhandelingen aan te knopen Tracht in elk geval voldoende inschrijvers op te nemen in de shortlist (voor onderhandelingsprocedures met voorafgaande bekendmaking is de aanbestedende overheid verplicht om minstens drie inschrijvers in deze shortlist op te nemen, uitgezonderd indien dit niet mogelijk is), zoniet bestaat het risico dat de onderhandelingspositie van de aanbestedende overheid zwak wordt Het algemeen principe voor de samenstelling van de shortlist moet zijn dat enkel inschrijvers die een offerte hebben ingediend die voldoende aansluit bij de scope van de opdracht, beschreven in het bestek of in de uitnodigingsbrief, worden toegelaten tot de onderhandelingen. Het algemeen principe geldt: hoe beter de oorspronkelijke offerte, hoe gemakkelijker de onderhandelingen kunnen verlopen Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 6: MOTIVERING VAN DE SAMENSTELLING VAN DE SHORTLIST Net zoals dit het geval is voor alle beslissingen van de overheid, moet ook de samenstelling van de shortlist worden gemotiveerd. Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 7: UITNODIGING VOOR DE ONDERHANDELINGEN De uitnodiging voor de onderhandelingen wordt per aangetekend schrijven gezonden naar de inschrijvers opgenomen in de shortlist De uitnodiging voor de onderhandelingen mag, vooraleer de aangetekende brief vertrekt waarin de inschrijver uitgenodigd wordt voor de onderhandelingen, ook per telefoon, fax, telegram of worden overgemaakt aan de betrokken inschrijvers. In de uitnodiging voor de onderhandelingen worden in elk geval de volgende inlichtingen opgenomen: de datum en uur waarop de onderhandelingen zullen plaatsgrijpen de plaats waar de onderhandelingen zullen plaatsvinden de onderwerpen waarover zal worden gesproken (om de inschrijver toe te laten zich behoorlijk voor te bereiden en de geschikte mensen mee te brengen) Aan de inschrijvers die niet in de shortlist werden opgenomen, wordt best een aangetekende brief gestuurd waarin medegedeeld wordt dat er voorlopig niet wordt onderhandeld met hen. De identiteit van de inschrijvers met wie de aanbestedende overheid zal onderhandelen, wordt tevens in de brief vermeld. Gebruik het model dat ABA heeft geplaatst op de website Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 8: DE ONDERHANDELINGEN Het algemeen principe is dat men onderhandelt tot op het bot alsof men voor zichzelf onderhandelingen zou voeren Blijf in elk geval hoffelijk ten overstaan van de inschrijver Onderhandel enkel over de onderwerpen die in de uitnodigingsbrief werden vermeld. Indien tijdens de onderhandelingen zou blijken dat ook andere aspecten ook aan bod moeten komen, is het best om deze te bespreken tijdens een volgende onderhandelingsronde, tenzij de inschrijver akkoord is om onmiddellijk over deze onderwerpen te onderhandelen (dit akkoord moet uitdrukkelijk in het verslag worden vermeld) Op het einde van de onderhandelingen wordt aan de inschrijvers medegedeeld dat zij de aanvullende stukken moeten neerleggen bij de aanbestedende overheid tegen een bepaalde datum en uur. Na lezing van deze stukken kan de aanbestedende overheid beslissen of er al dan niet een nieuwe aanvullende onderhandelingsronde moet plaatsgrijpen. Indien de aanbestedende overheid in elk geval de onderhandelingen wenst af te sluiten op het einde van de vergadering, is het aangewezen dat de inschrijver hiervan in kennis gesteld wordt. Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 9: OPSTELLEN VAN EEN VERSLAG VAN DE ONDERHANDELINGEN Van elke onderhandeling wordt door de aanbestedende overheid een beknopt verslag opgesteld Dit verslag wordt niet voor validatie, noch voor kennisgeving, aan de inschrijver overgemaakt Het verslag wordt ondertekend door de secretaris van de commissie en bij ontstentenis, door de voorzitter van de commissie of door alle commissieleden Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 10: ONDERZOEK VAN DE BAFO’S IN HET RAAM VAN DE GUNNINGSCRITERIA Nadat de BAFO’s werden ingediend dienen deze te worden onderzocht in het raam van de gunningcriteria vermeld in het bestek, teneinde de identiteit van de dienstverlener te kennen Er zijn verschillende systemen om een offerte voor elk gunningcriterium te evalueren, namelijk het toekennen van punten en een doorlopende tekst zonder punten Indien quotaties onder de vorm van punten worden gegeven, motiveer dan elke gegeven quotatie Voor sommige criteria kan het nuttig zijn om deze op te splitsen in subcriteria. In dit geval is het aangewezen om aan subcriterium hetzelfde evaluatiegewicht toe te kennen, tenzij de aanbestedende overheid het verschil in gewicht grondig kan motiveren Voor de prijs wordt best de regel van drie toegepast, waarbij de offerte met de laagste prijs het maximum van de punten krijgt Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

De niet weerhouden inschrijvers kunnen deze motivering opvragen
Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 11: MOTIVERING VAN DE GUNNING VAN DE OPDRACHT Zoals voor alle bestuurshandelingen moet de beslissing van de aanbestedende overheid inzake de gunning van de opdracht ook worden gemotiveerd De niet weerhouden inschrijvers kunnen deze motivering opvragen In deze motiveringsdocument wordt best verwezen naar het verslag van de evaluatiecommissie dat in bijlage gevoegd wordt. Deze techniek biedt het grote voordeel dat er geen tegenstrijdige teksten kunnen bestaan tussen deze van het evaluatieverslag en deze van de samenvatting van het evaluatieverslag in de motiveringsakte zelf Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 12: ADVIES VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN IN VERBAND MET HET GUNNINGSVOORSTEL Dit advies moet verplicht worden ingewonnen indien: voor onderhandelingsprocedures met en zonder voorafgaande bekendmaking: het totaal bedrag van de opdracht, inclusief BTW, meer bedraagt dan euro Een negatief advies van de Inspectie kan worden aangevochten door beroep aan te tekenen bij de Minister van Begroting Indien de Minister van Begroting het negatief advies van de Inspectie volgt, ligt het laatste woord bij de Ministerraad Indien ook de Ministerraad het negatief advies van de Inspectie blijft volgen, moet de procedure worden herbegonnen Indien er geen advies van de Inspectie van Financiën vereist is, zal de Controleur der Vastleggingen de regelmatigheid van de procedure nagaan Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 13: AANVRAAG VAN HET BEGROTINGSAKKOORD Het begrotingsakkoord moet worden aangevraagd bij de Minister van Begroting indien het gunningdossier moet worden voorgelegd aan de Ministerraad Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 14: VOORLEGGEN VAN HET GUNNINGSVOORSTEL AAN DE MINISTERRAAD De Ministerraad kan beslissen dat ook het gunningvoorstel aan haar goedkeuring moet worden onderworpen Indien de Ministerraad akkoord gaat met het gunningvoorstel, kan de opdracht worden gegund Indien het plafond vermeld in het koninklijk besluit van 14 oktober 1996 wordt overschreden (dit kan indien de opdracht geraamd werd op een bedrag dat lager was dan dit plafond, maar dat in werkelijkheid het plafond wordt overschreden) dient in bepaalde gevallen het gunningvoorstel ook aan de goedkeuring van de Ministerraad te worden onderworpen vermijd in elk geval het gevoelig overschrijden van het geraamd bedrag van de opdracht! De Inspectie van Financiën, de Minister van Begroting en de Ministerraad kunnen in dat geval vermoedens koesteren dat de opdracht met opzet minder werd geraamd dan in werkelijkheid het geval is! Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 15: VOORLEGGEN VAN DE INTENTIE VAN GUNNING AAN DE NIET WEERHOUDEN INSCHRIJVERS Bijkomende stap in de procedure ingevolge het arrest ‘Alcatel’ Verplichting van informatie aan de niet weerhouden inschrijvers vooraleer de opdracht wordt gegund Enkel van toepassing voor: Overheidsopdrachten waarvan het geraamd bedrag het Europees plafond bereikt of overschrijdt Maar niet van toepassing: Wanneer de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking werd gekozen Procedure: niet voor gunning weerhouden inschrijvers worden via het snelst mogelijk communicatiekanaal ingelicht van het niet weerhouden voor gunning van de offerte + tegelijkertijd kennisgeving van de intentie van niet gunning, met de motivering van de gunning van de opdracht in bijlage, naar de niet weerhouden inschrijvers verzenden per aangetekend schrijven. De niet weerhouden inschrijvers krijgen 15 kalenderdagen om een procedure in kortgeding in te dienen voor de justitiële rechter of een procedure wegens uiterst dringende noodzakelijkheid bij de Raad van State. Indien een niet weerhouden inschrijver een beroep heeft ingediend, moet de aanbestedende overheid hiervan kennis krijgen ten laatste dag van de voormelde termijn, anders kan de aanbestedende overheid de opdracht rechtgeldig gunnen.

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 15: VOORLEGGEN VAN DE INTENTIE VAN GUNNING AAN DE NIET WEERHOUDEN INSCHRIJVERS (2) Wanneer de kennisgeving van de intentie van de gunning van de opdracht verzenden: Voor de dossiers waarvoor het gunningsvoorstel aan de Ministerraad moet worden voorgelegd: Nadat de Ministerraad akkoord is gegaan met het gunningsvoorstel van de opdracht. Wacht tot op het ogenblik dat u in het bezit zijt van de notificatie van de Ministerraad Vooraleer de kennisgeving van de gunning van de opdracht aan de leverancier of dienstverlener wordt verzonden Voor de dossiers waarvoor het gunningsvoorstel niet aan de Ministerraad moet worden voorgelegd: Nadat de Inspectie van Financiën een gunstig advies inzake het gunningsvoorstel gegeven heeft Aan wie moet de intentie van gunning van de opdracht worden verzonden: Aan de inschrijvers die een substantieel onregelmatige offertes hebben ingediend Aan de inschrijvers die weliswaar een administratief regelmatige offerte hebben ingediend, maar die niet in de shortlist werden opgenomen Aan de inschrijvers die een administratief regelmatige offerte hebben ingediend, die in de shortlist werden opgenomen en waarmede onderhandelingen werden gevoerd, maar die uiteindelijk niet voor de gunning van de opdracht werden voorgesteld

vermeld het bedrag van de te storten borgtocht
Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 16: VERZENDEN VAN DE KENNISGEVING VAN DE GUNNING V VAN DE OPDRACHT Deze kennisgeving dient bij aangetekend schrijven te worden verzonden aan de aannemer, leverancier of dienstverlener. Voeg een kopie van de goedgekeurde offerte in bijlage (voor eensluidend afschrift verklaard) Vermeld de identiteit en de bevoegdheden van de leidend ambtenaar, indien deze niet werden vermeld in het bestek vermeld het bedrag van de te storten borgtocht In dit verband kan het aangewezen zijn om de aandacht van de aannemer, leverancier of dienstverlener te vestigen op de maatregelen van ambtswege die kunnen worden genomen ten overstaan van de aannemer, leverancier of dienstverlener in geval van verzuim van het tijdig stellen van de borgtocht Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 17: VERZENDEN VAN DE KENNISGEVINGEN AAN DE NIET VOOR GUNNING WEERHOUDEN INSCHRIJVERS De niet voor de gunning weerhouden inschrijvers moeten per aangetekend schrijven worden ingelicht van dit feit, zelfs indien zij reeds werden ingelicht in de kennisgeving inzake de intentie van de aanbestedende overheid om de opdracht te gunnen aan een andere inschrijver In dit schrijven moet medegedeeld worden dat zij het recht hebben om de motivering van de gunning van de opdracht op te vragen (dit moet bij aangetekend schrijven gebeuren). Indien zij ingaan op dit voorstel, moet de motivatie hen worden opgestuurd binnen de 15 kalenderdagen In dit schrijven moet ook medegedeeld worden dat zij het recht hebben om de stukken van het aanbestedingsdossier te komen inkijken. Indien dit gebeurt, mogen vertrouwelijke gegevens van andere inschrijvers niet worden getoond In dit schrijven moeten de beroepsmogelijkheden (verzoek om schorsing of/en nietigverklaring van de beslissing van de aanbestedende overheid bij de Raad van State) duidelijk worden vermeld, alsook de termijn waarin het verzoek moet worden ingediend (anders begint deze termijn niet te lopen) Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 18: AANKONDIGINGSBERICHT VAN DE GEGUNDE OPDRACHT Voor opdrachten waarvoor de Europese drempel wordt overschreden moet er een publicatie gebeuren van de geplaatste opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

Overzicht van de verschillende stappen van een onderhandelingsprocedure met en zonder bekendmaking en de belangrijkste aandachtspunten De offertefase STAP 19: OPVOLGING VAN DE BORGTOCHT De aanbestedende opdracht moet nagaan of de verschuldigde borgtocht al dan niet wordt gesteld Dit dient te gebeuren binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de gunning van de opdracht Het laattijdig stellen van de borgtocht geeft steeds aanleiding tot het toepassen van boeten die maximum 2 % bedragen van de aannemingssom, tenzij het bestek anders vermeldt Voor meer info terzake: lees aandachtig de handleiding van ABA

? Zijn er nog vragen? 9. VRAGEN
In elk geval kunnen er aan ABA vragen worden gesteld tijdens de kantooruren door te telefoneren op het nummer 02/ (Urbain) of 02/ (Inge) of door een te zenden naar één van de volgende adressen: of

De onderhandelingsprocedure (versie 1 januari 2010)

Verwante presentaties

Presentatie over: "De onderhandelingsprocedure (versie 1 januari 2010)"— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback

Inloggen

Inloggen via een sociaal netwerk:

De onderhandelingsprocedure (versie 1 januari 2010)

Verwante presentaties

Presentatie over: "De onderhandelingsprocedure (versie 1 januari 2010)"— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback