TRAINING DIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN

Presentatie over: "TRAINING DIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN"— Transcript van de presentatie:

1 TRAINING DIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN
FORMULIEREN Voor de training moeten tijdig de juiste formulieren worden ingestuurd naar de servicedesk: Definitieve datum training formulier Nieuw rollenformulier voor te trainen medewerkers. Dit wordt door de intaker naar de contactpersoon gestuurd. Dit formulier moet minimaal 3 dagen voor de training worden teruggestuurd naar de De servicedesk zal na ontvangst van de formulieren: De accounts aanmaken Testfacturen klaarzetten voor de betreffende lokaties (kostenplaatsen) OP LOKATIE Een training duurt tussen de 2-4 uur in totaal. Dit is afhankelijk van de grootte van de groep, de complexiteit van de afspraken en het niveau van de medewerkers. Voor een training op lokatie moet het volgende worden geregeld: Een trainingslokaal met projector en minimaal 2 oefen PC’s. De pc’s moeten toegang hebben tot het internet In een kleine groep is het ook mogelijk op de werkplek te trainen (optioneel) een scanner waarop het scannen kan worden gedemonstreerd (optioneel) oefenfacturen te gebruiken als voorbeeld TE TRAINEN MEDEWERKERS Meestal volstaat het om de administratief medewerkers van de scholen te trainen. De meeste stappen in de training hebben namelijk met deze rol te maken. In de praktijk werkt het het beste als de administratief medewerkers tijdens de oefenperiode eerst met het systeem werken en alvast wat facturen afhandelen. Zodra men dit onder de knie heeft kan men de fiatteringsstap uitleggen aan de directeur door de facturen samen te doorlopen. TRAINERS De training kan het beste met 2 personen worden gegeven. Vooral tijdens de praktijk is het erg handig als 1 persoon kan presenteren en de ander kan rondlopen/vragen beantwoorden. Als voorbereiding is het aanbevolen om de handleiding / veelgestelde vragen door te nemen. MATERIAAL Zorg ervoor dat de volgende zaken worden meegenomen om uit te delen: Handout van de presentatie Klantspecifieke variant van het processchema Handleiding / veelgestelde vragen Accountformulieren (aangeleverd door servicedesk na aanmaken accounts. Zorg ervoor dat deze tijdig worden aangevraagd bij de servicedesk) Stickervellen met de tekst “InvoiceIN Bijlage” (2 per school/lokatie) Op de accountformulieren na kan alles door de vestiging zelf worden uitgeprint.

2 Agenda Achtergrond en fasering Procesinrichting en rollen
Zelf met het systeem werken Vervolgstappen DOEL Het doel van de training is: Gebruikers inzicht geven in het proces van digitale factuurafhandeling en de voordelen ervan. Uitleg geven over het overeengekomen proces De verschillende stappen leren kennen Hands-on ervaring opdoen met de facturen applicatie INDELING De training begint met een stuk theorie aan de hand van de slides. Daarna neemt men plaats achter de computer en gaat men zelf met het systeem werken Het eerste gedeelte duurt ongeveer minuten.

3 Achtergrond Doelstelling en voordelen van digitalisering factuurstromen Doelstelling: Het digitaliseren van het factuurproces tussen de klant en Dyade van binnenkomst tot betaling Voordelen Factuur digitaal beschikbaar, nooit meer zoeken in mappen Altijd inzicht in de status van elke factuur, geen Excel lijstjes meer nodig Op bestuursniveau inzicht in het facturenproces van alle scholen Sneller afhandelen van facturen (o.a. door digitaal werken en profilering) Elke school werkt volgens hetzelfde proces en met hetzelfde systeem Eenvoudig een rol overnemen tijdens ziekte of vakantie Web applicatie, waardoor locatie onafhankelijk kan worden gewerkt Geen facturen meer opsturen, facturen kunnen niet kwijt raken, en scheelt in de portokosten. Haak in op enkele voordelen, ze hoeven niet stuk voor stuk behandeld te worden. De klant geeft meestal zelf aan als er een vraag is. DOEL Het digitaliseren van het factuurproces tussen de klant en Dyade van binnenkomst tot betaling. Dit betekent: De factuur wordt zo snel mogelijk gescand en geupload Digitale afhandeling binnen de school en het bestuur. Dit omvat: interne accordering, interne fiattering en eventueel communicatie met en fiattering op bestuursniveau Nadat het proces binnen het bestuur is afgehandeld wordt de factuur direct (en per stuk) aangeleverd aan Dyade voor controle. Ook Dyade werkt met hetzelfde systeem. Zodra een factuur door Dyade is goedgekeurd wordt deze direct (en per stuk) geboekt in het financiele pakket. Vanaf dan doorloopt de factuur het bestaande verwerkings- en betalingsproces. De digitale aanlevering is als het ware de vervanging van de OTBF of het intypen door Dyade. ARCHIVERING Er hoeven geen facturen meer te worden opgestuurd Het digitale facturensysteem wordt het nieuwe archief. De fysieke factuur blijft op de scholen en hoeft niet meer op naam of boekstuknummer te worden gearchiveerd, archiveren op scandatum volstaat. Als de fysieke factuur nodig is wordt deze eerst in het digitale archief opgezocht, en vervolgens kan deze op scandatum worden opgezocht in het fysieke archief. VOORDELEN Factuur digitaal beschikbaar, nooit meer zoeken in mappen. Het bestaande fysieke archief wordt vervangen door een digitaal archief. Hierin kan een geautoriseerde gebruiker op elk moment de facturen bekijken en uitprinten. Er hoeft niet meer bij Dyade gearchiveerd te worden (dat doen we in het vervolg dus digitaal) Altijd inzicht in de status van elke factuur, geen Excel lijstjes meer nodig. Doordat er wordt gewerkt met een digitale workflow is op elk moment inzichtelijk in welke status een factuur zich bevindt. Het is dus meteen duidelijk of er nog gefiatteerd moet worden, of dat de factuur al in het financiele pakket is geboekt. Op bestuursniveau inzicht in het facturenproces van alle scholen. Autorisatie is in te regelen op lokatieniveau. Dit betekent dat een gebruiker toegang kan krijgen tot de facturen en het register van een of meerdere scholen (=kostenplaatsen) of bestuursbreed. Het is dus mogelijk om op bestuursniveau een oogje in het zeil te houden bij de verschillende scholen. Sneller afhandelen van facturen (o.a. door digitaal werken en profilering). De facturen hoeven niet meer opgestuurd te worden, en de factuur zit direct na het ‘doorzetten’ in het postvak van de volgende medewerker. Tevens wordt het coderen vereenvoudigd door middel van profielen, waarin vaste boekingsregels kunnen worden opgeslagen. Elke school werkt volgens hetzelfde proces en met hetzelfde systeem. Het facturenproces op de scholen wordt gestandaardiseerd doordat iedereen met hetzelfde systeem gaat werken, en niet meer met eigen lijsten werkt. Hierdoor is het overnemen van werk van een andere school veel eenvoudiger. Eenvoudig een rol overnemen tijdens ziekte of vakantie. Doordat het systeem rolgebaseerd werkt kunnen eenvoudig extra medewerkers worden ingeregeld in geval van ziekte of vakantie. Het werkt dat nog klaarstaat kan meteen worden overgenomen. Web applicatie, waardoor locatie onafhankelijk kan worden gewerkt. De applicatie is via internet te benaderen vanaf elke locatie. Het is zelfs mogelijk via de mobiele telefoon op vakantie facturen goed te keuren. Geen facturen meer opsturen, facturen kunnen niet kwijt raken, en scheelt in de portokosten. Het fysieke proces waarin facturen worden rondgestuurd wordt volledig digitaal gemaakt.

4 Voorlichting en intake
Fasering Overgang naar digitale factuurafhandeling Alles is naar wens, we gaan uitrollen We gaan ervoor Volledig digitaal Voorlichting en intake Training Oefenen Evaluatie & livegang Uitrol 3 weken per groep Voorlichting en intake. Uitleg over de voordelen van het systeem en intake van de wensen van de klant Training. Medewerkers gaan zelf aan de slag met het systeem. Oefenen. Na een training kan men zelf met het systeem werken. Boekingen worden in de testomgeving gedaan en niet in de productie omgeving. Evaluatie & livegang. Na de testperiode wordt overgegaan naar de productieomgeving. Er hoeft nu niet meer dubbel te worden gewerkt. Uitrol. Vervolgens wordt verder uitgerold naar de overige scholen in groepen van 5-10 scholen. Elke groep doorloopt het proces: training, oefenen en evaluatie & livegang. FASERING De klant doorloopt de volgende fasen: Voorlichting. Gebeurt dmv. een folder, een persoonlijk gesprek of een informatieavond Intake. Meestal een gesprek met het bestuur. De specifieke wensen worden opgenomen. Eerste groep: training, oefenen en evaluatie. De eerste groep is erg belangrijk om het vertrouwen van het bestuur te winnen. Als deze groep enthousiast is besluit het bestuur meestal om de nieuwe werkwijze naar alle scholen uit te rollen. Uitrol: training, oefenen en evaluatie van overige groepen. Als de beslissing is genomen om te gaan uitrollen worden groepen opgesteld en deze doorlopen vervolgens achter elkaar het proces van trainen, oefenen en livegang. AFSPRAKEN Dit is een goed moment om voor de huidige groep een planning voor de oefenperiode af te spreken. Het eenvoudigst is om de agenda te pakken en 3 weken vooruit te tellen. Spreek af dat in de komende 3 weken wordt geoefend en daarna via /telefonisch met de contactpersoon wordt geevalueerd. Het werkt het beste om alle facturen die binnenkomen digitaal te oefenen, en niet selectief te zijn. Daarom adviseren wij om in de 3 weken zo snel mogelijk 1 week te kiezen waarin schaduw wordt gedraaid. Na deze week is meestal duidelijk of alles werkt en kan gestopt worden met oefenen. VRAGEN Alle op- en aanmerkingen over het oefenen moeten aan de intaker worden gemeld. Op deze manier blijft de intaker op de hoogte van de gang van zaken. Voor (technische) vragen over (de werking van) het systeem moet men contact opnemen met de servicedesk (en niet de intaker!)

5 Factuur gaat wel terug na elke wijziging door Dyade
Inrichting proces Variant A1: Basis Medewerker / docent Coderen Administratief medewerker Scannen en uploaden Scancontrole Controle Codering Automatische export naar fin. systeem. Medewerker Dyade School directeur Eerste fiattering Factuur gaat wel terug na elke wijziging door Dyade Verwerken en betalen (bestaand) Administrateur Dyade Procuratie- houder bestuur Klant Verplichte overgang Processtap Keuze optie Dyade Optionele overgang

6 Medewerkers en rollen Overzicht en bevoegdheden van de verschillende medewerkers
Uitdelen inloggegevens en controleren rollen Minimaal 3 dagen voor de training zijn de accounts doorgegeven en aangemaakt door de servicedesk. Deel nu de ontvangen accountformulieren uit aan de cursisten. De inloggegevens van de directeuren kunnen worden uitgereikt aan de administratief medewerkers van de betreffende school. Vraag iedereen om de gegevens op het inlogformulier te controleren: Naam Kostenplaats(en) Rollen Licht de rollen kort toe. ----- PAUZE MINUTEN

7 Zelf met het systeem werken Een factuur door het hele proces halen
Scannen Uploaden Coderen Fiatteren Controleren Als de rollen zijn gecontroleerd is het tijd voor de praktijk. Laat iedereen achter een PC plaatsnemen. Het is aan te raden met z’n 2’en te werken. De verschillende stappen van het proces worden doorlopen. De optionele stap accorderen kan worden toegelicht onder Coderen. De optionele stap tweede fiattering kan worden toegelicht onder fiatteren.

8 Scannen Scan een factuur in formaat: M-TIFF, zwart wit, 300 dpi
Bij voorkeur naar een fileshare, maar is ook mogelijk Indien sla het scanbestand op op de computer De scans kunnen worden geopend door te dubbelklikken op het bestand. Controleer het aantal pagina’s van de scan met het originele aantal pagina’s. Tips: Kopier bonnetjes en geeltjes op een apart A4’tje en voeg deze toe aan de stapel facturen Als bedragen moeten worden gestort op “de schoolrekening” moet dit nummer wel worden opgenomen op de scan Als een bedrag naar meerdere personen moet worden overgemaakt dit aub. op aparte scannen. Er geldt namelijk: 1 factuur = 1 betaling. Voordat met de computer wordt gewerkt nog even wat theorie. Uitleg over het scannen werkt het beste als de medewerkers er een stapel facturen bijhalen. Maakt niet uit welke, volledig willekeurig. Aan de hand van de voorbeelden kunnen onderstaande situaties worden toegelicht. Uitgangspunt is dat alles op A4 formaat moet worden gemaakt, zodat het in 1x kan worden gescand. Dit betekent: Geen geeltjes Geen stempels waardoor de tekst onleesbaar is Geen nietjes Geen paperclips Geen losse bonnetjes. Kopieer deze op een apart A4, of scan ze onder de klep los van de hele stapel Dubbelzijdig. Maak hiervoor 2 stapels, een met enkelzijdige facturen en een met dubbelzijdige facturen Tijdens het uploaden straks kunnen meerdere bestanden worden geupload. Het is alleen makkelijker en sneller om zo weinig mogelijk stapels te hebben. DEMONSTRATIE Indien mogelijk kan het scannen op de lokale scanner worden voorgedaan. Dit betekent dat de hele groep naar de scanner loopt en 1 van de medewerkers het apparaat bedient. Deze hands-on ervaring werkt vaak heel goed. Meestal worden de facturen naar een adres gescand, maar een folder kan ook TESTFACTUREN De gescande facturen zullen straks wel geupload worden, maar deze zijn nog niet gecontroleerd als er met het systeem gewerkt gaat worden. Vandaar dat voor de training een aantal testfacturen is klaargezet waarmee getest kan worden. In de oefenperiode is het wel de bedoeling dat men de echte facturen gebruikt.

9 Inloggen Om in te loggen op de digitale facturenomgeving, ga naar: Acceptatie omgeving: <- testomgeving, voor nu Productie omgeving: <- “echte” omgeving Laat de cursisten de computer opstarten, inloggen en naar de facturenapplicatie gaan. Dit duurt meestal minuten.

10 Hoofdmenu Uploaden facturen Postvak met taken die klaarstaan
Postvak met taken die al uitgevoerd zijn Geef uitleg over het hoofdmenu en geef aan dat niet alle opties zichtbaar zullen zijn voor iedereen. Uploaden factuurscans is alleen zichtbaar als je de rol uploaden hebt. Uploaden factuurscans. Hiermee kan het scanbestand worden aangeboden aan Dyade voor de scancontrole Postvak IN. Bevat alle facturen die nog moeten worden afgehandeld. Een leeg postvak betekent: geen werk meer. Postvak UIT. Bevat alle facturen die reeds door de ingelogde persoon zijn afgehandeld. Zo kan makkelijk worden bijgehouden in welke status een factuur zich bevindt Register. Bevat alle facturen waar de ingelogde gebruiker toegang toe heeft: van nieuwe tot reeds afgehandelde Profiel. Hier kunnen de gebruikersinstelligen worden gewijzigd, inclusief het wachtwoord Afmelden. Zorg ervoor dat iedereen zich altijd afmeldt. Zo weet je zeker dat niemand je account kan overnemen door binnen 10 minuten terug te gaan naar de facturenapplicatie. ---- ACTIE: Wachtwoord wijzigen. Laat elke gebruiker zijn wachtwoord wijzigen onder Profiel. Vul het wachtwoord twee keer in en druk op de diskette linksboven. Het nieuwe wachtwoord is vanaf dan actief. Register met alle facturen van het hele bestuur: nieuw, bezig, afgewerkt Profielgegevens wijzigen, inclusief wachtwoord wijzigen! Uitloggen

11 Uploaden Log in op het systeem, ga naar uploaden factuurscans
Selecteer de school / het bestuur. Facturen op bestuursniveau moeten op de kostenplaats van het bestuur worden geupload. Klik op toevoegen Indien er echt gescand is tijdens de training kan het echte scanbestand gebruikt worden om te uploaden. Gebruik anders het testbestand digitale facturen. Meestal is er 1 medewerker die toegang heeft tot het adres waarnaar is gescand. Ga met de groep achter deze PC staan en doorloop het scan upload proces. CONTROLEREN Alvorens de bestanden te uploaden moet men eerst kijken of de bestanden wel goed gescand zijn. Ga hiervoor naar het bestand en dubbelklik erop. Als het goed is opent een bestandsviewer waarmee de inhoud van het TIF bestand kan worden bekeken. Laat zien hoe door de verschillende bladzijden kan worden gebladerd. Een scanfout in een vroeg stadium ontdekken scheelt weer werk achteraf. UPLOADEN Ga naar het upload scherm en volg de instructies op de slide.

12 Uploaden Voeg elke scan toe door middel van “Bladeren” (Choose File) en daarna Koppel Na het selecteren van alle bestanden klik op sluiten Klik in het overzichtsscherm op Uploaden De facturen zijn nu verstuurd naar Dyade. De basisgegevens van de factuur worden gelezen en we streven ernaar de scan controle binnen 4 uur uit te voeren. Daarna is de factuur beschikbaar om te coderen. Indien de scan via de is binnengekomen moet deze eerst lokaal worden opgeslagen, bijvoorbeeld op het bureaublad. In de werkpraktijk is het handig hier een vaste archieflokatie van te maken. VERWERKING Let op: de scans zijn niet meteen zichtbaar is postvak IN. Het duurt maximaal 4 uur voordat ze klaar zijn om te coderen. Ze verschijnen dan automatisch in het postvak IN. Het kan voorkomen dat deze facturen al tijdens de training binnenkomen.

13 Overzicht Log in op het systeem, ga naar postvak IN
Deze lijst kan worden gefilterd (door het invoeren van de velden bovenaan) of gesorteerd (door op de kopjes te klikken) Selecteer een factuur uit de lijst Ga na het uploaden terug naar het hoofdmenu en kies Postvak IN. Het is belangrijk even stil te staan bij het overzichtsscherm facturen. Dit is namelijk 1 van de 2 belangrijkste schermen. Het overzicht in Postvak UIT en register ziet er precies hetzelfde uit. OVERZICHT Het overzicht toont de facturen in het postvak. Leg uit wat de verschillende kolommen betekenen KNOPPENBALK Leg de verschillende knoppen uit: Terug. Terug naar het hoofdmenu Alles selecteren Niets selecteren Verversen. Ververst het huidige overzicht (nieuwe facturen worden zichtbaar) Geselecteerde facturen openen. Hiermee kunnen de geselecteerde facturen worden geopend. Het handige hiervan is dat zodra een factuur is gecodeerd, en de workflow wordt geactiveerd, automatisch de volgende factuur verschijnt. Dit werkt sneller CSV export. Hiermee kan het overzicht van geselecteerde facturen worden geexporteerd naar CSV formaat. CSV is te lezen door Excel. SORTEREN Door op de kopjes te klikken kan worden gesorteerd op dat veld. Door nog een keer te klikken draait de sortering om. Met het knopje links in de balk kan de sortering worden opgeheven. FILTEREN De lijst kan worden gefilterd door een waarde in de witte balken in te voeren (onder de kopjes). Er kunnen meerdere filters worden gecombineerd. Het filter wordt actief door in een veld op enter te drukken. Het filter wordt gewist door op de knop met het kruisje te klikken links op de filter regel (alleen zichtbaar bij filter) LET OP: Bedragen met comma’s moeten met punten worden ingevoerd, bijv: ipv 34,10 Op het middenstuk van een naam kan worden gezocht dmv. “*”, bijv: “*ONDERWIJS*”

14 Codeerscherm 1. Controleer gegevens factuur 2. Voeg boekingsregels toe
Het factuur detailscherm is het tweede belangrijke scherm van de applicatie. Leg de verschillende onderdelen stap voor stap uit en leg als laatste het coderen uit. ALGEMEEN Het scherm is in 3’en gedeeld: Links de scan Rechts de basisgegevens Beneden tabbladen met opmerkingen, codeerinformatie en overige informatie SCAN De scan toont de factuur zoals deze is geupload. Het is mogelijk dat de factuur meerdere pagina’s beslaat. Met de knopjes rechtsboven onder “Pagina” kan door de verschillende pagina’s worden gebladerd. Tevens kan hier in- en uitgezoomd worden KNOPPENBALK De acties inbox doen het volgende: Huisje. Terug naar het overzicht van de facturen. Deze knop moet altijd gebruikt worden als men terug wil naar het overzicht. Het is niet aan te raden de back knop van de browser te gebruiken Diskette. Een factuur kan tussentijds worden opgeslagen door op de diskette te klikken. Alle ingevulde/gewijzigde gegevens blijven dan bewaard. Workflow activeren. Deze knop doet hetzelfde als de knop midden rechts. Hiermee wordt de factuur eerst gecontroleerd op volledigheid en vervolgens doorgezet naar de volgende stap. Indien er zich fouten voordoen (ontbrekende velden) verschijnt een rode foutmelding. Paperclip. Hiermee kunnen de attachments bij deze factuur worden getoond en beheerd. Standaard is de feitelijke scan de eerste (en meestal enige) bijlage. Het is echter mogelijk extra bijlagen toe te voegen, zoals bijvoorbeeld een bevestiging. Printen. Hiermee kan de factuur worden afgedrukt. Als het factuurscherm moet worden afgedrukt moet de printerfunctie van de browser worden gebruikt. Refreshen. Hiermee kan het huidige scherm worden gerefresht Laten vervallen (rood kruis). Hiermee kan men de factuur laten vervallen. Dit is niet hetzelfde als verwijderen, aangezien de factuur altijd in het systeem blijft als “Vervallen”. Het is niet mogelijk een factuur volledig uit het systeem te verwijderen (omwille van audit redenen). Bij het laten vervallen is een opmerking verplicht. CONTROLEREN FACTUURGEGEVENS Zie volgende slide 2. Voeg boekingsregels toe

15 Factuurgegevens controleren
Controleer of alle velden goed zijn overgenomen van de factuur. Leverancier wordt automatisch bepaald adhv het crediteur (bank) nummer. Als het bankrekeningnummer niet klopt kan dit gewijzigd worden. Leg elk veld uit en geef aan dat het belangrijk is dat de administrateur de juistheid controleert. Dyade doet haar best alle velden zo goed mogelijk te herkennen, maar het kan voorkomen dat een veld fout wordt herkend. VELDEN Lokatie. Geeft aan op welke lokatie de factuur is ingestuurd. Dit bepaalt welke codeerder/fiatteerder de factuur in het postvak in krijgen. Indien dit niet correct is kan dit worden aangepast dmv. de “…” knop. Na het selecteren van een nieuwe lokatie moet de factuur worden opgeslagen. Bank. De bank waarvan betaald moet worden. De standaardbank kan worden geconfigureerd per bestuur. Bank/crediteur. De crediteur (=bankrekeningnummer) waarnaar betaald moet worden. Indien onbekend staat aangevinkt kan het volgende aan de hand zijn: Crediteur nog niet bekend. De crediteur staat nog niet in het crediteurenbestand van Dyade. Laat de crediteur op onbekend staan. Dyade maakt in de stap controleren de crediteur automatisch aan. Bankrekeningnummer verkeerd herkend. Als er iets fout is gegaan bij de herkenning van de crediteur is deze niet terug te vinden in het crediteurenbestand. Als de klant zeker weet dat de crediteur bestaat kan het bankrekeningnummer in het veld worden ingetypt en de crediteur wordt dan alsnog herkend (naam/plaats worden zichtbaar). Het is ook mogelijk om onbekend aan te vinken. Nadeel is dat de factuur bij controle door Dyade terug zal worden gestuurd (ivm. Het wijzigen van de crediteur) Controleer als administrateur alle velden en vul deze aan: Factuurnummer Factuurdatum. Deze is bepalend voor de boekjaar/periode. Zorg dus dat deze correct is. Debiteurnummer. Deze is niet automatisch herkend, maar moet de eerste keer door de klant worden ingevuld. Door vervolgens te PROFILEREN (na toevoegen boekingsregels) wordt deze vast opgeslagen voor deze lokatie/crediteur Totaalbedrag Kredietbeperking. Indien een bedrag kredietbeperking is gevonden wordt het hier getoond. Het totaal te verdelen bedrag is: Totaalbedrag – kredietbeperking Reeds betaald. Deze moet worden aangezet voor automatische incasso’s (wordt nu nog niet opgeslagen per crediteur) Reeds betaald voor automatische incasso’s

16 Boekingsregels toevoegen
Selecteer het tabblad “Grootboek” en klik op de + om regels toe te voegen Verdelen over meerdere kostenplaatsen is alleen mogelijk op bestuursniveau! Gebruik een duidelijke omschrijving Leg eerst alle tabbladen uit en ga als laatste in op het coderen onder grootboek TABBLADEN Opmerkingen. Iedereen kan een persoonlijke opmerking toevoegen aan een factuur. Deze is later altijd in te zien. Als een factuur wordt afgewezen, gewijzigd door Dyade of bij het vervallen is een opmerking verplicht Grootboek. Hier kunnen meerdere codeerregels worden toegevoegd (later meer details) Historie. De status overgang van de factuur wordt hierin bijgehouden. Zo is altijd te zien op welke datum de factuur bijv. Van coderen->fiatteren is gegaan. . Vanaf hier kan een worden verstuurd met de gescande factuur als bijlage. Ideaal om een leverancier te informeren, of om interne accordering te regelen Boeken. Details met betrekking tot de boeking zijn hier terug te vinden. ZO kan hier het boekjaar/periode worden ingevuld, is de vervaldatum in te stellen en is het uiteindelijke boekstuknummer terug te vinden. Vervaldatum: Door de vervaldatum in te vullen kan worden bepaald wanneer de factuur moet worden betaald. Zo wordt voorkomen dat facturen te vroeg worden betaald. Als hiermee wordt gewerkt moet dit worden doorgegeven aan de betalers. CODEREN / GROOTBOEK Onder het grootboek tabblad kunnen de boekingsregels worden toegevoegd. Door middel van het + teken aan de linkerkant kunnen regels worden toegevoegd. Per regel moet worden ingevuld: Kostenplaats Activacode (indien de klant dit zelf invuld; dit is een configuratie optie) Grootboek Kostendrager Financieringsbron Omschrijving Bedrag Het systeem is gekoppeld met de inrichting in Web Financieel. De klantspecifieke gegevens zijn in het pakket beschikbaar. Als met de muis over het veld wordt bewogen komt een hint met de beschrijving van het veld. Als men het grootboek/KD/FB niet uit het hoofd weet kan men met de “…” bladeren door de lijsten. PROFILEREN Leer de medewerkers om alle leveranciers de eerste keer te profileren. Hiermee kunnen meerdere regels vast worden opgeslagen voor de crediteur. De volgende keer zullen deze regels alvast ingevuld staan (KP, Grootboek, omschrijving, debiteurnummer). Dit scheelt veel tijd en voorkomt boekingsfouten. Meerdere boekingsregels kunnen worden toegevoegd. Het maakt niet uit dat sommige regels op 0 euro biljven staan. Het beste is dus de vaste meest voorkomende regels toe te voegen Voor het de eerste keer opslaan van het debiteurnummer is profilering verplicht Sla vaste regels op met behulp van “Profileren”

17 Alles ingevuld: workflow activeren
Na het coderen kan de factuur worden doorgezet naar de volgende stap. De status wordt geupdate Met de groene workflow knop kan de factuur worden doorgezet naar de volgende stap. Als nog niet alle velden goed zijn ingevuld geeft het systeem vanzelf een foutmelding. Pas nadat alles akkoord is wordt de factuur doorgezet naar de volgende stap De status is in het workflow scherm af te lezen

18 Accorderen (optioneel)
Interne vragen of accordering kan met de ad hoc workflow worden gefaciliteerd. Een factuur kan worden doorgeplaatst naar een ander persoon, die deze ontvangt in het postvak IN. Klik “AdHoc” workflow aan en selecteer een medewerker en klik “Workflow activeren” De factuur verschijnt in het postvak IN van de medewerker. De factuur kan op elk moment worden teruggetrokken uit het ad hoc proces door de codeerder. Indien de klant gebruik maakt van interne accordering kan deze slide worden behandeld. De klant heeft 3 opties met betrekking tot accorderen: Van tevoren alles accorderen, voordat er gescand wordt. De scan zal een paraaf bevatten. Accorderen via . Via het tabblad wordt een mail gestuurd naar de persoon die moet accorderen Via de applicatie. Met behulp van de ad hoc functie wordt een factuur doorgezet naar een persoon die een account heeft binnen het systeem. Het is direct inzichtelijk waar de factuur zich bevindt. Door de workflow te veranderen in “AdHoc” en door vervolgens een persoon te kiezen (“…”) kan de factuur worden aangeboden aan een ander. Gebruik het opmerkingenveld om een bepaalde vraag te stellen. Workflow activeren knop. Hiermee gaat het systeem naar de volgende stap (als alle velden goed zijn ingevoerd)

19 Fiatteren (1e of 2e fiattering)
1. Ga als fiatteerder naar het postvak in en selecteer een factuur om te fiatteren 2. De factuur verschijnt alleen lezen op het scherm. Er kunnen alleen opmerkingen worden toegevoegd. Het is goed om de fiattering tijdens de training te laten zien. Meestal heeft elke cursist ten minste 1 factuur afgehandeld, en het is nuttig om vervolgens als fiatteerder van een van de scholen in te loggen. De directeuren zijn doorgaans niet aanwezig op de training, en het zijn vaak de administratief medewerkers die de werking van het pakket uitleggen aan de directeur. Login als directeur Ga naar postvak IN Selecteer alle facturen Open deze allemaal Keur ze goed of af. Bij een afwijzing moet altijd een opmerking worden ingevuld. 3. Een factuur kan worden goedgekeurd of afgekeurd. Klik op het workflow icoon om naar de volgende stap te gaan. 4. Bij afkeuring moet een opmerking worden ingevuld.

20 Dyade controleert de boekingsgegevens en wijzigt deze indien nodig.
Controleren (Dyade) De goedgekeurde facturen komen in de status Controleren. Dyade controleert de boeking conform codeerafspraken. Zodra Dyade de factuur heeft gecontroleerd wordt deze aangeboden aan het financiele pakket en komt deze op “Afgehandeld” te staan. Afhankelijk van de bestuursinstellingen gaat de factuur terug naar de codeerder als Dyade iets wijzigt. Het is mogelijk dit uit te zetten (op bestuursniveau), maar dat raden we niet aan. AFGEHANDELD Als een factuur op afgehandeld staat is de factuur in Web Financieel beschikbaar onder inkomende facturen. Deze moet nog worden gereedgemeld en verwerkt in het grootboek. Optioneel moet ook nog de vaste activa worden verdeeld. Aan deze werkwijze wijzigt niets ten opzichte van de huidige situatie. De factuur kan vervolgens in het betaalproces worden meegenomen. Dyade controleert de boekingsgegevens en wijzigt deze indien nodig. Afhankelijk van de inrichting worden gewijzigde facturen teruggestuurd naar de codeerder

21 Vervolgstappen Training, en nu?
Oefenen. Oefenen op de acceptatieomgeving met verschillende facturen. Het bestaande proces blijft nog in stand. Evaluatie. Overleg of het systeem aan de wensen voldoet en de facturen goed afhandelt. Sluit het systeem aan bij het proces? Besluit nemen over de uitrol. Vragen? Vragen over de oefenperiode: de contactpersoon digitalisering / intake Bij vragen over het facturensysteem of bij technische problemen: servicedesk van Dyade: Vragen over de boekhouding / manier van aanleveren / betaling: Huidige contactpersoon Dyade (vestiging) AFSPRAKEN Op het eind van de training worden de afspraken nogmaals kort herhaald: Leg uit dat men minimaal een week moet oefenen dmv. Schaduwdraaien (alles dubbel). Als men alles snapt kan men stoppen met oefenen. Bevestig de periode die is afgesproken om te oefenen en het evaluatie moment (via /telefoon) VRAGEN Medewerkers kunnen met hun vragen bij de volgende personen terecht: Voor vragen over de uitrol / het oefentraject: de intaker Vragen over de werking van het systeem / technische problemen: de servicedesk Administratie: bestaand contactpersoon vestiging