COPERNICUS Sturing & Controle in de federale overheidsdiensten IRG Belgium Dagcongres 24 November, 2000 Brussel, Radisson SAS Hotel Marc Van Hemelrijck.

Presentatie over: "COPERNICUS Sturing & Controle in de federale overheidsdiensten IRG Belgium Dagcongres 24 November, 2000 Brussel, Radisson SAS Hotel Marc Van Hemelrijck."— Transcript van de presentatie:

1 COPERNICUS Sturing & Controle in de federale overheidsdiensten IRG Belgium Dagcongres 24 November, 2000 Brussel, Radisson SAS Hotel Marc Van Hemelrijck Tom Auwers Kabinet van de Minister van Ambtenarenzaken Kabinet van de Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Besturen Luc Van den Bossche

2 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 2/31 Inhoud l Sturing & Controle en Copernicus l Voorstellen van de werkgroep Controlecyclus  Nieuwe budgettaire cyclus  Evaluatierol Inspectie van Financiën  Interne audit  Interne controle

3 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 3/31 Copernicus: 5 radicale moderniseringsprogramma’s Nieuw organogram Invoeren mandaatsysteem Herdefiniëren budgettaire controlecyclus Invoeren HRM-policy Invoeren van communicatiebeleid

4 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 4/31 Objectief van Copernicus Responsabilisering van de FOD’s l de FOD’s moet aan integraal management kunnen doen l FOD als een aparte bedrijfsentiteit met verregaande autonomie m.b.t. operationele beslissingen l elke FOD moet ook voldoen aan een aantal minimumnormen en heeft verantwoordings- en rapporteringsverplichtingen. l de FOD’s moeten een intern controlesysteem opzetten l de FOD’s moeten de nodige instrumenten en gegevens ontwikkelen

5 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 5/31 Stelling 1 Responsabilisering in de federale administratie had momenteel weinig zin

6 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 6/31 Argumentatie Federale ministeries nu: l Beleidsmatig deficit:  verstrengeling politiek en administratie  visie ‘Begroting’: focus op ex-ante controle l Beheersmatig deficit:  aansturingscapaciteit van contractualisering  geen homogene takenpakketten  visie ‘Ambtenarenzaken’: dwangbuis van personeelsformaties  gebrek aan prestatie-informatie  onaangepaste financiële informatiesystemen  onaangepast evaluatiesysteem l

7 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 7/31 Stelling 2 Responsabilisering in de federale overheid zal leiden tot een suboptimale situatie

8 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 8/31 Redenen voor suboptimaliteit Geen eenduidigheid over sturings- en controlemechanismen Gebrekkige visie op personeelsbeleid voor topmanagement Geen goede afbakening van de managementdomeinen

9 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 9/31 Hervorming van de federale administratie l Zinvolheid responsabilisering wordt gefaciliteerd door herziening/invoering van  Organisatiestructuur, inclusief relatie politiek en administratie  Wettelijke onderbouw mandaatsysteem  Aangepaste Sturing- en Controlemechanismen

10 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 10/31 Mandaatsysteem: principes in het ontwerpKB l  Evaluatie  Eindbeoordeling  Jaarlijkse engagementen  Contractbijlagen  Contractuele verbintenis  Verloning  Duur  Selectie  Aantal managementniveaus

11 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 11/31 Responsabilisering: Copernicuswerkgroepen Werkgroep Budget & Beheerscontrole Werkgroep Interne controle Werkgroep Interne audit Consultants: Nieuwe organisatie B&BC

12 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 12/31 Modernisering Sturings- & Controle-instrumentarium Principe De opvolging en controle van de FOD’s moet op een adequate manier gebeuren, in lijn met de responsabilisering  evolutie van externe controle naar interne controle  evolutie van a priori controles naar a posteriori controle (evaluatie en audit)  garanties en stimuli voor een secuur financieel beheer door een goede combinatie van maatregelen van allerlei aard De horizontale FOD B&B heeft een sleutelrol in:  de samenvoeging van gegevens  het vastleggen van richtlijnen en normen (in overleg met de FOD’s)  monitoring en onderzoek  ondersteuning van de FOD’s

13 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 13/31 Modernisering Sturing & Controle-instrumentarium Acties Herziening van de budgettaire cyclus Herziening van de controletaken Inspectie van Financiën Invoering interne auditfunctie Ontwikkeling van systemen voor interne controle

14 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 14/31 Betrokken actoren  Minister en beleidsraad  Lijnmanagement  Inspectie van Financiën  Interne audit  Directie Budget en Beheerscontrole  FOD Budget en Beheerscontrole

15 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 15/31 Cascadeprincipe l Strategisch plan van minister/beleidsraad:  visie 4 jaar l Jaarlijks operationeel plan met streefdoelen en prestaties:  horizon 3 jaar l Prestatiebegroting:  budget 1 jaar

16 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 16/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Technischebilaterales Opmaak operationeel plan Beoordeling Consolidatie Politiekebilaterales Definitievegoedkeuring Afbakening budgettaire ruimte Afbakening egislatuur

17 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 17/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 0: aanvang legislatuur l Inschatting globale budgettaire ruimte l Definitie macrobudgettair beleid legislatuur Stap 1: begrotingsjaar X-1 l Vastlegging budgettaire ruimte jaar X l Samenstelling bundel enveloppes per FOD

18 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 18/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 2 l Opmaak operationeel plan binnen enveloppe  strategische en operationele doelstellingen (zowel ‘routine’ als ‘nieuw beleid’)  verwachte volumes aan prestaties  kostprijzen van de te leveren prestaties  kostprijzen van de te leveren prestaties. l Plan per opdracht  Voortrollend over 3 jaar  Consolidatie van operationele plannen verschillende operationele directies

19 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 19/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 3 l Beoordeling operationeel plan  budgettaire weerslag  uitvoerbaarheid  correctheid van inputs en outputs  toets op het doelmatigheidsonderzoek l Advies van IF aan minister Stap 4 l Technische bilaterales  in kaart brengen opportuniteitsvragen  oplossen van budgettaire knelpunten  validatie berekeningsmethode tussen doelstellingen en prestaties

20 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 20/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 5 l Consolidatie van alle operationele plannen  Inventarisatie knelpunten  Vastleggen berekeningsmethode transversale knelpunten Stap 6 l Politieke bilaterales  wegwerken van overblijvende budgettaire  heroverwegingen Stap 7 l Goedkeuring resultaat bilaterales op ministerraad l Voorlegging aan parlement

21 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 21/31 Controle ex ante: invoering types dossiers l Onderscheid tussen dossiers van :  Type 1  Type 2  Type 3 l Risicograad als doorslaggevend criterium l Beperkter toepassingsgebied van opschortend advies van IF

22 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 22/31 Type 3: Inperking opschortend advies van IF Beoordeling blijft nodig inzake Wettigheid Regelmatigheid Budgettaire inpasbaarheid Opportuniteit

23 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 23/31 Controle ex nunc & ex post Ex-nunc l horizontale knipperlichtfunctie Ex-post l accent op interne auditfunctie l ad hoc onderzoeken door IF l evaluatie van jaarverslag van FOD door IF l IF in auditcomité

24 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 24/31 Positionering interne auditfunctie Operationele directies DG Ministerraad Minister Beleidsraad Voorzitter: Minister Voorzitter Directiecomié Algemeen Secretariaat enLogistieke Diensten Directie ICT (X) Directie Personeel &Organisatie(X) Directie Begroting &Beheerscontrole(X) Persoonlijk kabinet Cel Beleids- voorbereiding Dienst Interne Audit Auditcommité

25 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 25/31 Taakstellingen interne auditfunctie  Oordelen over de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het interne controlesysteem binnen een FOD.  De werking en de doelmatigheid van het systeem van kwaliteitszorg binnen een FOD nagaan.  Bijdragen tot de ontwikkeling van Control Self Assessment (CSA) in de FOD  Specifieke opdrachten

26 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 26/31 Rapportering vanuit interne auditfunctie l Gedetailleerd vertrouwelijk verslag   het betrokken diensthoofd;   het hoofd van de operationele directie;   de voorzitter van het directiecomité.   het auditcomité l Syntheserapport  de minister   het directiecomité.   het auditcomité l Opvolging implementatie aanbevelingen   het hoofd van de operationele directie;   de voorzitter van het directiecomité.   het auditcomité

27 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 27/31 Opdrachten auditcomité l Interne controle l Het auditproces l De financiële informatie

28 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 28/31 Basisprincipes interne controle: verleden çsterk gericht op budgettaire cyclus / boekhouding ç doelstelling = rechtmatigheid ç gebaseerd op supervisie en verificatie ç nul - tolerantie ç absolute zekerheid

29 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 29/31 Basisprincipes interne controle: toekomst RechtmatigheidEfficiëntie RechtszekerheidEffectiviteit RechtsgelijkheidZuinigheid Risico-aversOndernemend Interne controle = het bereiken van de van de FOD

30 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 30/31 Basisprincipes Interne controle Interne controle is een continu proces, verweven in de organisatie en geen “bijkomend systeem” Interne controle is de zaak van iedereen in de organisatie Interne controle geeft redelijke maar geen absolute zekerheid Interne controlemaatregelen bestaan om risico’s af te dekken en zijn geen doel op zich en zijn geen doel op zich

31 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 31/31 Implementatietraject Stap 4 Implementeer de controle- maatregelen Implementeer de controle- maatregelen Stap 0. Verbeter de controleomgeving Stap 5. Bouw een monitoringsysteem Stap 3 Schat de risico’s in Schat de risico’s in. Stap 2 Identificeer Identificeer de doel- stellingen de doel- stellingen Stap 1 Map de processen

32 IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 32/31 Randvoorwaarden l Uitbouw van een interne kwaliteitsborging op de regelmatigheid en wettigheid van uitvoeringsdossiers l Invoering nieuw boekhoudkundig instrumentarium l Versoepeling van mogelijkheden tot verschuiven van kredieten l Parallellisme tussen afbouw en uitbouw van nieuw controle-instrumentarium