Welke stappen moet u zetten om op tijd gereed te zijn? Voorlichtingsbijeenkomst MKB Nederland Helvoirt 12 juni 2012 Gaston Aussems.

Presentatie over: "Welke stappen moet u zetten om op tijd gereed te zijn? Voorlichtingsbijeenkomst MKB Nederland Helvoirt 12 juni 2012 Gaston Aussems."— Transcript van de presentatie:

1 Welke stappen moet u zetten om op tijd gereed te zijn? Voorlichtingsbijeenkomst MKB Nederland Helvoirt 12 juni 2012 Gaston Aussems

2 Praktisch stappenplan naar SEPA 1.Stel een plan van aanpak op 2.Bepaal de overgangsdatum 3.Informeer medewerkers, klanten, leveranciers 4.Maak tijdig afspraken met uw softwareleverancier(s) 5.Bepaal de consequenties voor uw processen 6.Laat u informeren door uw bank

3 1. Stel een plan van aanpak op (2 weken) 1.Benoem een coördinator/projectleider 2.Maak een plan waarin staat: -Wat u wilt bereiken (ambitieniveau) -Welke afdelingen betrokken zijn -Welke systemen en processen geraakt worden -Hoe u het gaat aanpakken -Wie verantwoordelijk is en wie het werk uitvoert 3.Reserveer voldoende tijd en capaciteit -SEPA heeft vaak meer impact dan u denkt -Vraag budget aan of reserveer binnen het huidige budget

4 2. Bepaal de overgangsdatum Hoe eerder u begint: -Hoe meer onder- steuning u kunt verwachten van uw bank -Hoe meer capaciteit er in de markt aanwezig is (advies, testen) -Hoe meer flexibiliteit u heeft, mocht er iets tegenzitten Voor- bereiding Migratie

5 3. Informeer medewerkers, klanten, leveranciers -U heeft al een IBAN -Vermeld uw IBAN op loonstroken, facturen, formulieren, briefpapier, websites -Uw medewerkers, klanten en leveranciers ook -Verzamel de IBANs van al uw relaties -Individuele rekeningnummers of bestanden kunt u naar IBANs converteren via www.ibanbicservice.nlwww.ibanbicservice.nl

6 4. Maak afspraken met uw softwareleverancier -Uw systeem zal wijzigingen moeten ondergaan -Andere bestandsformaten naar en van de bank -Beheer van machtigingen -Waar moet u op letten? -Is uw softwareleverancier (ruim) op tijd klaar? -Hoe veel tijd heeft u nodig om daarna de upgrade te doen? -Wat moet u nog doen naast de upgrade? -Valt deze aanpassing onder het onderhoudscontract?

7 5. Bepaal de consequenties voor uw processen -Geen signifcante wijziging SCT t.o.v. overschrijving -Andere aanleveringsmomenten Europese Incasso (SDD) -Productvoorwaarden en additionele consumentenbescherming -Kan leiden tot groter percentage weigeringen en storno’s -Kan impact hebben op -Facturerings-, betalingsruns -Debiteurenbewaking -Cash management

8 6. Laat u informeren door uw bank -Uw bank is uw eerste aanspreekpunt! -Banken ondersteunen hun klanten; -Informatie in brochures en websites -Informatiebijeenkomsten in het land -Helpdesks -Maak er gebruik van: uw uitdagingen zijn (meestal) niet uniek!

9 SEPA raakt vaak het gehele bedrijf ICT: ERP- aanpassingen evt. uitfaseren ‘oude’ systemen Directie: Formeren Projectteam Accorderen Budget en Actieplan Directie: Formeren Projectteam Accorderen Budget en Actieplan Financiën: Wijzigen processen Financiën: Wijzigen processen Incasso en Acceptgiro: Alternatieven overwegen Processen herzien Incasso en Acceptgiro: Alternatieven overwegen Processen herzien ICT en Financiën: Keuze van bestanden en formaten ICT en Financiën: Keuze van bestanden en formaten Communicatie: Medewerkers Cliënten Leveranciers Communicatie: Medewerkers Cliënten Leveranciers Debiteuren en crediteuren: Opvragen en informeren over IBAN en BIC Debiteuren en crediteuren: Opvragen en informeren over IBAN en BIC Projectteam: Actieplan opstellen Migratiemoment vaststellen Projectteam: Actieplan opstellen Migratiemoment vaststellen BEDRIJF

10 Vragen Explain Who What When How Why Where Why Who Explain Where How What When